Welke tools moet ik gebruiken voor hybride, remote of on-site retrospectives?

Nog maar een paar jaar geleden was het normaal om retrospectives op locatie uit te voeren. Maar sinds de trend van werken op afstand, zijn er veel tools die gebruikt kunnen worden om retrospectives online uit te voeren ( Tips voor werken op afstand ). Dus wat zijn de beste tools om te gebruiken voor hybride, remote of on-site retrospectives?

Laten we de verschillende voorwaarden voor terugblikken één voor één doornemen:

Online tools zijn de beste manier om een eersteklas retrospectief op afstand te maken.
Hiermee heeft iedereen volledige toegang tot het Retrospectief vanaf zijn eigen werklocatie.
Je moet echter wel letten op specifieke eisen bij het kiezen van de juiste online retro tool.

Deze vereisten zijn ontworpen om de interactie en betrokkenheid van deelnemers te maximaliseren en om efficiënt tijdbeheer en een open feedbackcultuur te ondersteunen. De belangrijkste functies die een dergelijk hulpmiddel moet bieden zijn

1. Een geïntegreerde timerDit vergemakkelijkt het tijdbeheer en zorgt ervoor dat alle agendapunten aan bod komen.
2. Live reactiesDe gebruiker kan ook andere methoden gebruiken, zoals een hand opsteken, om dynamische interactie mogelijk te maken en snel feedback of goedkeuring te krijgen.
3. De optie om verborgen plakbriefjes te delenwat vooral handig is voor brainstormsessies. Het stelt deelnemers in staat om anoniem ideeën te delen. Deze kunnen later worden onthuld en samen worden besproken, wat een open en onbevooroordeelde discussie bevordert.
4. Een generator voor incheckendie een verscheidenheid aan ijsbrekers biedt om elke vergadering op een positieve en uitnodigende manier te beginnen, waardoor de deelname en openheid onder teamleden toeneemt.

Een tool die aan al deze eisen voldoet, creëert een optimale basis voor het uitvoeren van retrospectives op afstand.

Echometer is een voorbeeld van zo’n oplossing. De tool biedt niet alleen de functies die hierboven zijn genoemd, maar ook tal van andere functies die speciaal zijn ontworpen om sessies op afstand interactief, effectief en boeiend te maken. Voor teams die aan de slag willen met hun remote retrospective biedt Echometer een eenvoudige en directe ingang, met uitgebreide informatie en begeleiding die beschikbaar is op de Echometer website.

Voorbeeld van retrospectief op afstand - Retrospectief teamverplichtingen:

🤝Retro voor het reflecteren op en definiëren van team commitments

Health Check vragen (schaal)

In het team delen we een gemeenschappelijk begrip van wat "goed werk" is.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Open vragen

Omgaan met tegenstrijdige prioriteiten: "Als ik tegenstrijdige prioriteiten opmerk, dan ...

Blokkades communiceren: 'Als ik vastloop op een taak, deel ik dat door ...'

Omgaan met conflicten: "Als ik merk dat er een conflict ontstaat in ons team, dan ...

Open deze retro nu

Bij hybride retrospectieven, die een combinatie zijn van fysieke aanwezigheid en online deelname, is er de bijzondere uitdaging om alle – deelnemers effectief te betrekken, ongeacht hun locatie. Een sleutelelement voor het succes van dergelijke sessies is de keuze van een tool die specifiek is afgestemd op de behoeften van hybride formats. Tools die een smartphone app ondersteunen zijn ideaal omdat ze gemakkelijk kunnen worden aangepast aan de verschillende omstandigheden van hybride scenario’s.

Bij het gebruik van een tool voor hybride retrospectives moet je vooral op de volgende aspecten letten:

• Toegankelijkheid: Deelname aan de retrospectieve moet mogelijk worden gemaakt door een eenvoudige uitnodigingslink of QR-code, zodat deelnemers zowel ter plekke als op afstand gemakkelijk kunnen meedoen.
• Functionaliteit van de app: Het is cruciaal dat de smartphone app alle essentiële functies biedt. Dit omvat het sturen van feedback, deelnemen aan stemmingen en de mogelijkheid om live reacties te geven.
  Deze functies helpen ervoor te zorgen dat alle deelnemers actief en gelijkwaardig betrokken kunnen zijn bij het proces, ongeacht of ze fysiek in de ruimte zijn of digitaal verbonden.

Naast een geschikt hulpmiddel is moderatie een kritieke factor voor het succes van hybride retrospectieven.
Er zijn specifieke moderatietechnieken en -strategieën nodig om zowel online als face-to-face deelnemers optimaal te integreren.

Voor meer tips en best practices over het modereren van hybride retrospectives kun je ook dit artikel bekijken: Tips voor hybride retrospectieven

Hybride Retrospectief Voorbeeld - Psychologische Veiligheid Retro:

Psychologische veiligheid Health Check

Health Check vragen (schaal)

Ik krijg regelmatig nuttige feedback over hoe goed ik presteer en hoe ik me kan verbeteren.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Als iemand in ons team fouten maakt, wordt hij of zij daar niet op afgerekend.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

In ons team mag je soms iets niet weten.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

In conflicten praten we over de zaak waar het om gaat, zodat niemand zich persoonlijk aangevallen of veroordeeld voelt.

thumb_down

thumb_up

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Open vragen

Waar willen we het nog meer over hebben?

Open deze retro nu

Voor retrospectives op locatie biedt het gebruik van traditionele hulpmiddelen zoals een flip-over, whiteboard of plakbriefjes een intuïtieve aanpak om feedback te gebruiken.
Hoewel deze media nog steeds erg populair zijn voor terugblikken op locatie, hebben ze één groot nadeel.
Om de duurzame verbetering van een team te analyseren, is het nodig om de opgenomen resultaten vervolgens om te zetten in een digitaal formaat. Dit kost veel tijd.
Vooral als retrospectives op locatie slechts af en toe plaatsvinden, kan het gebruik van een digitaal hulpmiddel vanaf het begin een efficiënt alternatief zijn.

Bij het zorgvuldig selecteren van een digitaal hulpmiddel voor retrospectieven op locatie moet rekening worden gehouden met bepaalde criteria:

• Smartphone-integratie: De tool moet een eenvoudige en ongecompliceerde deelnamemogelijkheid bieden via smartphones, idealiter met behulp van een QR-code of een uitnodigingslink. Zo kunnen deelnemers snel en gemakkelijk toegang krijgen tot het retrospectief.
• Moderatieweergave voor grote schermen: Een weergave die speciaal is ontworpen voor moderatie en die op een groot scherm kan worden weergegeven, is essentieel. Het moet zo ontworpen zijn dat alle deelnemers de inhoud duidelijk kunnen zien, waardoor het makkelijker wordt om je te concentreren en samen te discussiëren.
• Optie voor vooronderzoeken: Als het gebruik van smartphones tijdens de retrospective niet gewenst is, is het aan te raden om een tool te kiezen waarmee van tevoren enquêtes kunnen worden afgenomen. Hierdoor kan waardevolle input van het team vooraf worden verkregen en efficiënt worden geïntegreerd in de vergadering.

Deze punten betekenen dat je de traditionele voordelen van een vergadering op locatie niet hoeft op te geven, maar wel kunt profiteren van alle voordelen van een digitaal hulpmiddel.

Het gerichte gebruik van een dergelijk hulpmiddel kan daarom niet alleen de implementatie van retrospectives op locatie ondersteunen, maar ook de efficiëntie ervan aanzienlijk verhogen.

Voorbeeld van een retrospectief op locatie - Battery Retrospective:

Batterij retrospectief

Hoe vol is jouw persoonlijke batterij in procenten op dit moment?

Wat heeft je batterij onlangs leeggemaakt?

Wat heeft je batterij onlangs opgeladen?

Wat zou jou helpen om de komende weken energie te besparen?

Open deze retro nu

Conclusie - Welke tool moet ik gebruiken als mijn team zowel hybride, op afstand als op locatie retrospectives uitvoert?

Tot slot kan worden gesteld dat het uitvoeren van retrospectieven - of het nu hybride, remote of on-site is - een centrale rol speelt in de voortdurende verbetering en de samenhang van een team. Omdat deze verschillende manieren van werken ook verschillende uitdagingen met zich meebrengen, heeft Echometer het zich tot taak gesteld een tool te creëren dat voldoet aan de steeds veranderende eisen van de moderne werkomgeving.

Echometer is als een holistische tool voor teamontwikkeling ontworpen voor zowel hybride, remote als on-site retros

– Christian Heidemeyer, psycholoog & medeoprichter van Echometer

Naast de essentiële functies voor een goede retrotool, hebben we er ook voor gezorgd dat we het volgende hebben geïntegreerd:

• Een interactieve online modus voor retrospectieven op afstandwat betrokken deelname en actieve feedback mogelijk maakt, zelfs over fysieke afstanden.
• De optie om deel te nemen via smartphone voor hybride retrospectievenom te zorgen voor gelijke betrokkenheid van alle deelnemers, ongeacht hun fysieke locatie.
• De optie om onderzoeken vooraf uit te voerendie het mogelijk maakt om belangrijke informatie en stemmingen in het team vast te leggen voorafgaand aan de terugblik.

Als je het geheel vrijblijvend wilt testen, kun je binnen de volgende 2 minuten een van de meer dan 50 retro sjablonen uitproberen en je eerste retro testrun starten: