Wat is Value Stream Mapping? Een voorbeeld van een ijssalon
Productontwikkeling is als een labyrint. Je weet dat er een output – is dat het eindproduct is. Maar je weet alleen ongeveer hoe je daar moet komen. Omdat je geen idee hebt welke weg het snelst is.
Value Stream Mapping helpt je om vanaf het beginpunt te weten welk pad naar het doel leidt en welk pad naar een doodlopende weg. Value Stream Mapping laat zien welke processen en paden een bijzonder hoge waarde hebben voor jou en productontwikkeling, zodat je de directe weg naar het doel kunt nemen.
Ik zal je precies laten zien hoe Value Stream Mapping werkt, hoe je het toepast en hoe jouw organisatie ervan kan profiteren. Ik zal ook uitleggen waarom Value Stream Mapping vooral nuttig is aan het begin van een project. agile transformatie is een belangrijk hulpmiddel voor jou en je bedrijf.
Wat is Value Stream Mapping?
Voordat we duidelijk maken wat Value Stream Mapping is, stellen we eerst de vraag:
Wat zijn waardestromen?
Waardestromen verwijzen naar alle relevante processtappen die een organisatie nodig heeft om een product of dienst te produceren. Value Stream Mapping – is een bedrijfsmethode om deze processen in kaart te brengen in een waardestroom. Productie en Service en dus sneller meer waarde genereren. Oorspronkelijk komt value stream mapping uit de Lean denken.
Value stream mapping analyseert de huidige staat van processen. Het onthult de operationele waardestromen –, d.w.z. de processen die echt waarde toevoegen. Tegelijkertijd brengt het ook de processen aan het licht die minder waarde toevoegen. Dit stelt je in staat om de waardestromen in je bedrijf te prioriteren. Je zet de operationele waardestromen bovenaan. Deze optimaliseer je als eerste. Want door ze te verbeteren, genereer je een bijzonder hoge waarde.
Wat doet value stream mapping precies?
Een waardestroomanalyse optimaliseert processen – Dit klinkt abstract en theoretisch. In de praktijk kan het bijvoorbeeld betekenen dat een waardestroomanalyse je helpt om onnodig werk te verminderen en de raakvlakken tussen de betrokken organisatorische eenheden te verbeteren. Je kunt value stream mapping bijvoorbeeld gebruiken om onnodige wachttijden te optimaliseren en zo geld te besparen.
Voorbeeld van Value Stream Mapping uit de praktijk
Om de definitie van waardestromen beter te begrijpen, kijken we naar een (vereenvoudigd) voorbeeld van Value Stream Mapping: Je hebt een ijssalon. Stel dat je in totaal 10 soorten ijs produceert. Voor sommige van deze soorten heb je meer inspanning nodig: Om het biologische walnootijs en biologische appelijs te produceren, heb je een extra parttime kracht in dienst en gebruik je een machine om de noten voor het walnootijs te malen. De “-stroom” is dus voor het walnootijs en het appelijs iets “langer” of ingewikkelder - maar zijn ze ook “waarde-“?
Via de waardestroomanalyse merk je dat de appel- en walnootvariëteiten, ofwel 20 procent van je hele assortiment, zelden worden gegeten.
De conclusie op basis van Value Stream Mapping: Je moet deze smaken uit je assortiment halen. Want: Ze nemen ruimte in beslag in de productie en in de uitstalling van je ijssalons zonder dat ze verkoop genereren. Je moet daarom of nieuwe ijssoorten testen of populairdere ijssoorten produceren en deze aanbieden. Dit is voordeliger en zorgt voor meer tevreden klanten.
Het voorbeeld van value stream mapping kan nog verder gaan: Stel dat je je realiseert dat in je ijssalon de verkoop van koffie goed is voor 45% van je omzet. Na het doen van een waardestroomanalyse (die hier relatief kort kan zijn), weet je dat: Je investeert echter nauwelijks tijd voor deze grote omzet in relatie tot de ijsproductie, de “lengte van de stroom is erg kort”. Wow!
Misschien moet je je koffieassortiment daarom (gericht) uitbreiden. Hier komt dan een volgende stap: communicatie met de klant. Vroeg of laat moet elke Value Stream Mapping ertoe leiden om met klanten in contact te komen om de achtergrond van hun gedrag te begrijpen. Waarom maakt koffie zo’n groot deel uit van de omzet? Als we naar onze cijfers kijken, merken we: ‘s Ochtends verkopen we nauwelijks ijs, maar bijna alleen koffie. We moeten dus de klanten op dit moment van de dag beter begrijpen. Aha, het zijn pendelaars. Ze waarderen dat je zo snel bent in het koffiezetten. Dat zijn meerwaarden, unique selling points, die kunnen worden uitgebouwd - allemaal op basis van onze waardestroomanalyse.
Dit Value Stream Mapping voorbeeld laat zien hoe ver een waardestroomanalyse kan gaan. Wie weet - misschien zal de ijssalon zich op een gegeven moment volledig op de doelgroep “pendelaars” richten?
Hieraan moet worden toegevoegd dat we het in ons voorbeeld van value stream mapping heel eenvoudig hebben gehouden. Want: het product en de toegevoegde waarde die het genereert zijn relatief eenvoudig. Voor veel B2B producten en use cases is het in kaart brengen van de waardestroom veel complexer. Je tekent een echte “kaart” van het hele proces van waardecreatie om cruciale punten op een duidelijke manier te identificeren.
Hoe ga ik te werk bij het in kaart brengen van de waardestroom?
Het in kaart brengen van de waardestroom bestaat in principe uit de volgende stappen:
- Product en proces verfijnen
- Team samenstellen
- Processtappen bepalen en documenteren
- Verzamel gegevens en kerncijfers over de afzonderlijke processtappen
- Proces visualiseren
- Procesgegevens evalueren
- Processen optimaliseren
Het doel van value stream mapping is om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen bij een proces – samenwerken, zodat middelen niet worden verspild en mogelijkheden onbenut blijven.
Wat zijn de voordelen van value stream mapping?
De voordelen van value stream mapping liggen voor de hand. Je kunt het gebruiken om
- Onthul de oorzaken van de verspilling van middelen,
- verspilling van hulpbronnen te verminderen,
- Identificeer potentieel voor verbetering,
- Prioriteiten voor actie onthullen
- Verbind interfaces in de organisatie efficiënter,
- Productkwaliteit verhogen en
- Managers een beter inzicht geven in relevante processen in het bedrijf.
Dit laatste is de reden waarom value stream mapping altijd de moeite waard is, vooral voor complexe producten: de managers hebben een duidelijker gemeenschappelijk beeld voor ogen en trekken daardoor beter samen op.
Nadelen en uitdagingen van value stream mapping
Zoals je ziet, kun je je organisatie op vele niveaus ondersteunen met een consistente optimalisatie van operationele waardestromen. Voor welke uitdagingen sta jij?
Kies de juiste processen
Bij complexe operaties in grote organisaties kan het identificeren van operationele waardestromen een uitdaging zijn. Dit is echter cruciaal voor het efficiënt in kaart brengen van de waardestromen. Zorg er daarom voor dat je vooraf de processen met het grootste besparingspotentieel identificeert.
Inschatting van de inspanning
Voordat je een waardestroom in Lean identificeert en optimaliseert, moet je een schatting maken van de inspanning die dit met zich meebrengt. De verschillende inspanningen die gepaard gaan met een waardestroomanalyse kunnen aanzienlijk variëren, afhankelijk van het proces en het product. Daarom moet je van tevoren een afweging maken tussen de inspanning en de voordelen van een waardestroomanalyse.
Houd daarbij de Return on Investment (POI) in de gaten. Als je in principe het gevoel hebt dat het bedrijf inefficiënt werkt, er tijd wordt verspild, de klanten niet goed worden begrepen of ontevreden zijn - dan zijn dat tekenen voor de zinvolheid van een Value Stream Mapping.
De juiste medewerkers kiezen
Om een waardestroom in Lean te optimaliseren, heb je ervaren mensen nodig. Als regel geldt Leidinggevenden een waardestroomanalyse.
Gebruik agile waarden
Om een waardestroom in Lean Agile te verbeteren, vertrouw je op de bewezen waarden van wendbaarheidzoals betrokkenheid, moed, respect, focus en transparantie.
Software voor analyse en visualisatie in vergelijking (VSM Software)
Value stream mapping doe je niet met pen en papier. Om processen in kaart te brengen en te optimaliseren, heb je geavanceerde analyse- en visualisatiesoftware nodig. Onder andere deze producten kunnen je daarbij helpen:
Hoe passen wendbaarheid en value stream mapping bij elkaar?
De Geschaald Agile Framework (SAFe®) organiseert teams rond de waarde van processen. Om dit te doen, moet je echter eerst weten wat waarde heeft en hoe het wordt gecreëerd. Value stream mapping identificeert operationele waardestromen – dat wil zeggen, de processen die de meeste waarde creëren. Het laat dus zien waar “waarde” vandaan komt en hoe het wordt gedefinieerd.
Dit betekent: Value Stream Mapping is vooral belangrijk aan het begin van een agile transformatie De introductie van het Scaled Agile Framework is een belangrijke bouwsteen voor de introductie van lean-agile werken op alle niveaus van je organisatie.
In de praktijk onderschatten bedrijven dit vaak. Maar alleen met een consistente focus op operationele waardestromen kan je organisatie klantgerichte bedrijfsflexibiliteit bereiken – Dit is precies het doel van SAFe®.
Wat is Value Stream Mapping - Conclusie
Agile werken vereist een organisatie op alle niveaus. Om efficiënt producten met toegevoegde waarde te creëren, moeten bedrijven de operationele waardestromen in het bedrijf in kaart brengen. Value stream mapping is hiervoor je hulpmiddel. Het onthult processen op zo’n manier dat je agile teams rond de waarde kunt plaatsen.
Welke andere uitdagingen staan je te wachten bij een agile transformatie, laat je zien Project Scagile. Hierin wordt in verschillende workshops uitgelegd welke 7 fouten je moet vermijden op weg naar behendigheid. Neem een kijkje, de workshops zijn gratis.
