Wat is een retrospectief?
Een retrospective is een vergaderroutine waarin regelmatig wordt gereflecteerd op de samenwerking in het team om daaruit voortdurende verbeteringen af te leiden.
Vooral met iteratieve ("agile") manieren van werken zoals Scrum, Kanban of ook OKR's retrospectives (of "scrum retrospectives") worden gebruikt als een centraal hulpmiddel voor continue ontwikkeling en verbetering in teams.
Hoewel retrospectieven vooral bij softwareontwikkeling ingeburgerd zijn geraakt, zijn er geen grenzen aan het toepassingsgebied van Retrospectives ook buiten ITomdat elk team baat kan hebben bij dit regelmatige reflectieproces!
Doel van een retrospectief
Het doel van een retrospectief is om de perspectieven en ervaringen van alle betrokkenen te gebruiken om
- om verschillende meningen te delen en met elkaar te verzoenen,
- nieuwe inzichten te genereren en
- doelgerichte maatregelen ontwikkelen voor toekomstige verbetering.
Een maatregel hoeft niet noodzakelijkerwijs uit elke retrospectieve afgeleid te worden. Simpelweg de ruimte creëren om perspectieven binnen het team te vergelijken is vaak een toegevoegde waarde voor vertrouwen en teamontwikkeling.
Retrospectives verbeteren ook de Psychologische veiligheid in teamswat aantoonbaar doorslaggevend is voor teamsucces op de lange termijn.
Retrospectives in Scrum en andere use cases
Retrospectives in het Scrum Framework
Op Scrum raamwerk Retrospectives zijn een vast onderdeel van elke Scrum sprint. Scrum retrospectives gaan specifiek over het samen reflecteren op het werk van de vorige sprint.
In Scrum vindt de retrospective helemaal aan het einde van elke sprintcyclus plaats:
Een cyclus in Scrum duurt meestal tussen een week en een maand. Daarom vinden retrospectives in Scrum-teams wekelijks tot minstens maandelijks plaats.
Retrospectives die het Scrum-raamwerk volgen en zich richten op een Scrum Team Deze worden scrum retrospectives genoemd. De focus van deze Scrum retrospectives ligt vaak op de toepassing van het Scrum framework.
Retrospectives zijn echter niet gebonden aan Scrum, zoals we in de volgende paragraaf zullen zien.
Retrospectives op teamniveau
Analoog aan Scrum retrospectives zijn er bijvoorbeeld ook OKR terugblikken en Kanban retrospectievenIn elke iteratie wordt de implementatie van het betreffende raamwerk op een gerichte manier weergegeven.
Omdat teams meestal geen aparte retrospectives doen voor elk individueel kader, worden retrospectives die betrekking hebben op teamwerk in het algemeen vaak een "team retrospective" genoemd.
Retrospectives op teamoverstijgend niveau
Retrospectives hoeven niet altijd op teamniveau plaats te vinden. Er zijn ook, binnen het kader van agile werkmodellen zoals SAFe retrospectieven, LeSS Algemene Terugblik of "Scrum van Scrums" RetrospectivesDeze vinden plaats op teamoverstijgend niveau om na te denken over de raakvlakken en onderlinge afhankelijkheden tussen teams en de organisatorische randvoorwaarden.
In deze teamoverschrijdende retrospectieven verzamelen de individuele teams vaak vooraf hun onderwerpen en sturen ze elk individuele teamleden om hun onderwerpen op teamoverschrijdend niveau in te brengen.
Voorwaarden voor retrospectieven
Focus van een retrospectief
Volgens de verschillende use cases van retrospectives is het belangrijk om de focus van een retrospective van tevoren te communiceren. Zo weten alle deelnemers welke onderwerpen ze in deze retrospectieve kunnen inbrengen.
Deelnemers aan een retrospectief
Daarnaast is het belangrijk dat zo veel mogelijk mensen deelnemen aan de retrospectieve, d.w.z. ten minste één vertegenwoordiger per team in het geval van retrospectives tussen teams. Dit zorgt ervoor dat zoveel mogelijk indrukken kunnen worden ingebracht en zo ongefilterd mogelijk kunnen worden besproken.
Let op: Hoe groter het team, hoe veeleisender de begeleiding. Teams moeten over het algemeen niet veel groter zijn dan 10 deelnemers. Als dat niet mogelijk is, zijn hier een paar tips voor het faciliteren van retrospectives in grote teams.
Psychologische veiligheid in retrospectieven
Om ervoor te zorgen dat alle perspectieven en percepties aan bod komen, is "psychologische veiligheid" in het team / de groep deelnemers enorm belangrijk. Als de psychologische veiligheid van het openlijk kunnen aankaarten van kritische kwesties beperkt is in de groep deelnemers, is het een goed idee om een anoniem feedbackkanaal op te zetten. Dit maakt het gemakkelijker om kwesties aan te kaarten. De discussie over anonieme onderwerpen is dan natuurlijk niet meer anoniem.
Als aan deze voorwaarde nog niet is voldaan, leer dan eerst hoe je Psychologische veiligheid in het team creëren kan.
Frequentie van retrospectieven
Tot slot worden retrospectives gekenmerkt door het feit dat ze regelmatig plaatsvinden. Formats zoals "Lessons Learned Workshops" of "Post Mortem Analyses" zijn vaak lange afspraken die worden gehouden bij bepaalde mijlpalen of projectconclusies. En dit is precies waarin ze verschillen van retrospectives.
Retrospectives moeten kort en regelmatig zijn. In agile teams is een ritme van wekelijkse tot maandelijkse frequentie succesvol gebleken. Retrospectiefrequenties van meer dan 6 of 8 weken zijn vrij ongebruikelijk en moeten kritisch worden bekeken op effectiviteit.
Tijdsbestek van een retrospectief
Afhankelijk van de frequentie kunnen retrospectives 45-90 minuten duren. Als de frequentie wat langer is, bijvoorbeeld maandelijks, zou je geneigd zijn 90 minuten in te plannen. Voor wekelijkse retrospectives kunnen 45 of 60 minuten worden gebruikt.
Voor retrospectives geldt: "korter en frequenter" is beter dan "langer en minder frequent". Korte frequenties creëren snelle leerprocessen, zodat teams zo vroeg mogelijk kunnen reflecteren op de effectiviteit van hun maatregelen die in eerdere retrospectives zijn gedefinieerd en deze zo nodig kunnen aanpassen (Tips voor goede maatregelen uit retrospectives). Vooral met het oefenen van het format wordt het dan ook makkelijker om je beter aan het tijdsbestek te houden (Tips voor timeboxing in retrospectives), of het zelfs in te korten.
retrospectives uitvoeren
Retrospectieve procedure
Klassiek spreekt men van de 5 fasen van een retrospectief:
- De weg bereiden (Inchecken)
- Gegevens en feedback verzamelen
- Inzichten genereren
- Maatregelen
- Conclusie (Check-Out)
Om beter te begrijpen hoe deze stappen van een retrospectief werken, raden we aan om te kijken naar het "Double Diamond" model.
Belangrijkste vragen van een retrospectief
Om de retrospectieven te diversifiëren, variëren de facilitators vaak het format met verschillende metaforen. De kernvragen zijn echter altijd hetzelfde:
- Wat ging er goed?
- Wat ging er mis?
- Wat kunnen we de volgende keer beter doen?
Een van de populaire metaforen voor deze kernvragen is bijvoorbeeld de zeilboot terugblik.
Moderatie van een retrospectief
De moderatie van een retrospective moet zo neutraal mogelijk zijn. Daarom is het optimaal als een neutraal persoon (bijvoorbeeld een Agile coach) het kan leiden.
Als je geen teamcoach hebt, kun je een externe persoon de opdracht geven om te faciliteren of, als eerste stap, de facilitering overnemen als teamleider. De leider moet het team echter zo snel mogelijk in staat stellen om retrospectives uit te voeren zonder de leider (of in ieder geval zonder hun moderatie).
Als er op de lange termijn geen neutrale facilitator is, is het de moeite waard om de faciliterende rol gewoon binnen het team te laten rouleren.
Het maakt niet uit of je een nieuwkomer bent of een ervaren moderator: In dit eBook hebben we de best practices voor het faciliteren van retrospectives voor je samengevat:
Conclusie: Retrospectives zijn niet alleen geschikt voor Scrum-teams
Zoals je hebt gezien, zijn retrospectives een centraal hulpmiddel voor Goed presterende teamsdie met een beetje oefening ook in elk team kan ontstaan.
Als je team nog niet met retrospectives werkt, probeer het dan bijvoorbeeld uit over een periode van 3 maanden.
Tip: Vraag het team na elke retrospective naar de "Return on Time Invest" (ROTI):
De ROTI geeft je een direct beeld van hoe de indeling door je team wordt ontvangen. Uiterlijk na drie iteraties zou je een gemiddelde waarde van rond de 8 / 10 moeten krijgen. Zo niet, kijk dan eens naar ons eBook over het faciliteren van retrospectives.
Hou je van datagestuurd? Dan raad ik je aan eens te kijken naar onze Analyse van 30.000 retrospectieven!
