Open feedback in team retrospectives
Ik heb een tijdje in een bedrijf gewerkt waar de feedbackcultuur een kernelement was van de missie van het bedrijf. In de team retrospectives merkte ik echter dat er maar heel zelden echt constructieve feedback werd gegeven. Problemen werden soms verzwegen en medewerkers ontwikkelden zelden gezamenlijke werkstappen om kritiek te vermijden als ze niet werden gehaald. In tegenstelling tot de missie werd er geen open feedbackcultuur gehanteerd.
Dit fenomeen komt in veel organisaties voor. Want laten we eerlijk zijn: niemand van ons vindt het leuk om kritiek te uiten. En als we geen duidelijke kritiek benoemen, hebben we geen tastbaar referentiepunt voor nieuwe voornemens.
Reflecties in terugblikken
Het allerbelangrijkste van samenwerking is de regelmatige uitwisseling van informatie en constructieve communicatie. Maar om chaos te voorkomen en efficiëntie en betrokkenheid van medewerkers te bevorderen, moet iedereen goed voorbereid naar de teamvergadering komen.
Op Retrospectives is het een goed idee voor medewerkers om van tevoren na te denken over welke feedback ze willen geven en waar ze feedback op nodig hebben van hun collega’s. Onze retrospectieve tool biedt ondersteuning aan teamleden: bepaalde punten worden van tevoren gevraagd, zodat mensen voor de bijeenkomst al gevoelig zijn voor bepaalde onderwerpen.Weet je niet wat retrospectives zijn? Kijk dan eens naar onze FAQs eraan!
Onder deze omstandigheden heeft men een dynamisch, gezamenlijk werkproces en kan men vertrouwen op de kennis van alle om doelstellingen te verfijnen en maatregelen af te leiden.
Wil je de openheid in je team bevorderen en het duurzaam - meetbaar - verder ontwikkelen? Precies daarvoor hebben we onze Team Workshop Tool Echometer voor retro’s ontwikkeld. Meer info hier:
Stimuleer open feedback in het team
Klinkt eenvoudig? Onder bepaalde omstandigheden is het dat ook! En we laten je zien hoe.
Open feedback geven - Hoe? Waarom? Waarom?
Feedback is niet alleen modern en op ieders lippen, het is eigenlijk heel gunstig voor gezamenlijke en individuele prestaties. Mits het op de juiste manier wordt gebruikt.
Om ervoor te zorgen dat feedback constructief is, moet het volgens een bepaald schema verlopen (vgl. Fiege, Muck & Schuler, 2014). De eerste stap is de evaluatie. Deze moet de volgende aspecten omvatten:
Na de evaluatie moet een concreet plan volgen, waarin men verbeteringsvoorstellen ontwikkelt en (nieuwe) werkstappen afleidt.
Als je dit in gedachten houdt, werkt de samenwerking gegarandeerd beter. Elk teamlid heeft duidelijke referentiepunten, kan zich automatisch beter voorbereiden en er is open feedback op feitelijk niveau.
Om altijd up-to-date te zijn en een stap in de richting van agile te zetten, zouden dergelijke retrospectieven idealiter om de 1 - 2 weken plaatsvinden. Vooral in een agile werkomgeving werkt men vaak in heterogene teams. Dat vormt voor velen een uitdaging in de samenwerking. Met behulp van geslaagde retrospectieven en open feedback fungeren heterogene teams echter als een kans, in plaats van een uitdaging.
Praktische tips voor open feedback
Begin in je volgende retro gewoon direct met het eerste punt van het schema - je zou kunnen zeggen, de “Retro Klassieker”: Bespreking van de situatie<span;>. Het doel daarbij is om je werkproces te reflecteren en te controleren wat heeft bijgedragen aan het succes en hoe je verder wilt gaan.
Het is nuttig voor elk teamlid om te brainstormen over wat er precies is gedaan sinds de laatste retro en wat er goed en/of slecht ging. Handige vragen zijn de volgende (een ruw overzicht van de procedure met de vragen staat in de figuur):
- Op een schaal van 1-10: Hoe ver zijn we met het voltooien van de taak? En wat ontbreekt er op 10?
Je zult het zien: Tijdens het beantwoorden van zulke vragen komen veel feiten aan het licht waarvan je je eerder niet bewust was.
Na de brainstorm moet je de bevindingen plenair bespreken. Het is belangrijk dat alle deelnemers zich veilig voelen. Je kunt hier meer over lezen in ons artikel over de Psychologische veiligheid erover lezen. Ik weet zeker dat jullie elkaar kunnen helpen en zelfs een of twee concrete successen kunnen prijzen.
Hoe je kunt zien of een werkstap als “voltooid” kan worden omschreven, wordt uitgelegd in het artikel over de Definitie van Gedaan .
Hoe kunnen we helpen?
Als regelmatige en open feedback nog steeds een uitdaging is binnen je team, dan is onze Online hulpmiddel voor retrospectieven een grote hulp zijn. Op basis van psychologische knowhow hebben we voor teams als het jouwe optimaal op maat gemaakte items ontwikkeld die je prestaties verbeteren en de samenwerking versterken. Probeer het gewoon eens!
Bronnen
Klein, C., DiazGranados, D., Salas, E., Le, H., Burke, C. S., Lyons, R., & Goodwin, G. F. (2009). Werkt teambuilding? Small Group Research, 40(2), 181–222. https://doi.org/10.1177/1046496408328821
