Managers in retrospectives? 5 tips en gedachten

De vraag of een manager moet of mag deelnemen aan agile retrospectives hangt af van verschillende factoren en er zijn verschillende meningen in de agile gemeenschap. Maar wat als je geen keuze hebt? De teammanager wil de sprint retrospective bijwonen. Laten we dit eens nader bekijken.

De basisregel is waarschijnlijk duidelijk: managers moeten over het algemeen wegblijven van de retro, omdat ze waarschijnlijk de openheid in het team beperken. Tegelijkertijd zijn managers in een perfecte wereld in zekere zin onderdeel van het team, zijn ze dienend leider en hebben ze ook een vertrouwensrelatie met hun medewerkers. Dus wat te doen? 

Er is ook in sommige Scrum-certificeringen de vraag: “De teammanager wil deelnemen aan de sprintretrospectieve. Wat moet je doen?”

Het juiste antwoord volgens de test is: “Stel een ander forum voor waar de manager het team kan ontmoeten.” Dit zou in principe ook de eerste impuls moeten zijn. Bovendien moet de behoefte in twijfel worden getrokken: waarom wil de manager überhaupt deelnemen aan de retro? Misschien kan de dorst naar kennis ook anders worden bevredigd.

Tegelijkertijd, als een manager wil deelnemen aan Retros, zie dit dan als een kans. Hij/zij kan je zeker helpen met een aantal van je obstakels. 

Bovendien, zie het agile: een experiment moet het waard zijn dat hij/zij er een keer bij komt. Eens kijken hoe het werkt - precies zo leer je empirisch.

Dus als de teammanager de sprint retrospective wil bijwonen, kunnen de volgende tips en mentale modellen worden gebruikt om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

• Stel duidelijke verwachtingen:

  • Transparantie is een belangrijke waarde in agile methoden. Wanneer een manager deelneemt aan de retrospective, kan dit de openheid van teamleden beïnvloeden. Sommige leden kunnen terughoudend zijn om hun meningen of zorgen te uiten als ze bang zijn dat de manager hun bijdragen negatief zal interpreteren. Bespreek de verwachtingen over de deelname van de manager vooraf met het team en de manager. Verduidelijk welke rol de manager zal spelen en hoeveel invloed hij of zij mag hebben op de discussie.

• Benadruk de rol van waarnemer:

  • Benadruk desgewenst de rol van de manager als waarnemer, die dient om de dynamiek van het team te begrijpen en te ondersteunen in plaats van actief tussenbeide te komen in de discussies. Dit kan helpen om het vertrouwen van het team te behouden. Benadruk tegelijkertijd het waarnemerseffect: het is duidelijk dat alleen al de aanwezigheid van de manager de discussie kan beïnvloeden. Het effect kan daarom enigszins worden afgezwakt.

• Geef feedback na de retrospectieve:

  • Vraag de manager om zijn feedback en observaties na de retrospectieve te delen, in plaats van tijdens de sessie - of misschien zelfs nooit. Dit stelt het team in staat om in ieder geval een gevoel te krijgen van wat de manager nu in de kern uit de retrospectieve kon of wilde halen.

Er zijn nog andere tips waarmee je rekening kunt houden in deze context en bij het overwegen of managers in retros moeten zitten.

• Leg de nadruk op zelforganisatie:

• • Benadrukt het belang van de zelforganisatie van het team. De manager moet begrijpen dat het belangrijkste doel van de retrospectieve is dat het team zelf verbeteringen identificeert en doorvoert.
  • Tegelijkertijd kan het natuurlijk ook gezien worden als een kans om de manager actief te betrekken. Sommige argumenten ondersteunen de deelname van managers om leiderschapsondersteuning en coaching te bieden. Een manager kan waardevolle feedback en perspectieven van een hoger niveau inbrengen om het team te helpen verbeteren: Welke externe factoren buiten onze controle als team houden ons op dit moment tegen? Waar zou de manager ons mee kunnen helpen?
  • Overeenkomstige vragen kunnen uw retrospectieve workshop ook productiever maken. Het mag dan echter niet eindigen in een “rechtvaardigingsmonoloog” van de manager. In plaats daarvan moet het voor de manager duidelijk zijn dat het er in eerste instantie alleen om gaat spanningen van het team te begrijpen en mee te nemen om ze eventueel op een hoger niveau te bespreken.

• bieden workshops en trainingen aan:

  1. Biedt de manager de mogelijkheid om deel te nemen aan workshops of trainingen gericht op het verdiepen van het begrip van agile principes en werkwijzen. Dit kan helpen om een gemeenschappelijke basis voor samenwerking te creëren.

• Beïnvloed door vragen, niet door instructies

  • Als de manager zich ermee bemoeit: zet in plaats van instructies te geven in op vragen die de reflectie stimuleren. Een voorbeeld: in plaats van te zeggen “We moeten dit sneller doen”, vraag: “Hoe kunnen we onze processen verbeteren om sneller vooruit te komen?”. Dat versterkt de focus op zelforganisatie en commitment.

Tot slot is er een specifiek hulpmiddel dat je kan helpen bij een retrospectief met managers, bijvoorbeeld door de gegevens anoniem te houden en te helpen bij datagestuurde voortdurende verbetering.

"Veel teamleden durven zich niet uit te spreken!"

Los deze uitdaging op

"We ontdekken te veel onverwachte problemen en bugs in een laat stadium!"

Los deze uitdaging op

"Waarom kost het me soms uren om een eenvoudige terugblik voor te bereiden?"

Los deze uitdaging op

Agile sprint retrospective tools kunnen je ook helpen om een constructieve retrospective uit te voeren met je manager. Managers zijn bijvoorbeeld vaak data-gedreven. Dit is precies waar Echometer je kan helpen door een Health Check enquête op te nemen in je retrospective. Dit maakt teamontwikkeling transparanter en meetbaarder. Daarnaast kan Echometer de anonimiteit van meningen garanderen.

Echometer is een digitale tool die agile teamleiders helpt met agile retrospectives en team Health Check’s. Of het nu remote, hybride of on-site is: het maakt teamcoaching meetbaar en professionaliseert je werk terwijl het je veel werk bespaart. Neem een kijkje op onze website voor meer informatie: www.echometerapp.com.

If you can hire or fire, stay out of the team’s retrospective.

Aino Vonge Corry, Terugblik Antipatronen

Dus, kan of moet een manager de sprint retrospective of retro bijwonen? Moeilijk: De integratie van managers in retrospectives vereist een gevoeligheid voor agile principes en het observer-effect. Door te focussen op openheid, vragen stellen en het versterken van de Scrum waarden, kun je het mogelijk negatieve effect van managers in retrospectives verzachten. Managers hebben echter de neiging om niet op hun plaats te zijn in retrospectives.

Tot slot, nogmaals de opmerking: als je eens wilt uitproberen hoe het voelt om je team verder te ontwikkelen met onze tool: je kunt hieronder zonder login een agile retrospectieve starten, in dit geval de “Keep, Stop, Start” workshop. 

Je kunt onze website ook doorsturen naar de verantwoordelijke collega’s: www.echometerapp.com.

How to

Houd Stop Start Retro: Zo verloopt de retro

1. Random Icebreaker (2-5 minuten)

   Echometer biedt jullie een generator voor willekeurige check-in vragen.

2. Review van de openstaande acties (2-5 minuten)

   Voordat je met nieuwe onderwerpen begint, zou je ter controle van de effectiviteit moeten bespreken wat er van de acties uit eerdere retrospectieven is geworden. Echometer geeft automatisch een overzicht van alle openstaande actiepunten uit eerdere retro's.

3. Retro-onderwerpen bespreken

   Gebruik de volgende open vragen om jullie belangrijkste bevindingen te verzamelen. Eerst bedenkt iedereen dit voor zichzelf. Echometer staat toe om elke kolom van het retro-bord afzonderlijk te onthullen, om de feedback vervolgens te presenteren en te groeperen.

   • Ga door: Wat moeten we bewaren?
   • Stoppen: Waar moeten we mee stoppen?
   • Start: Wat moeten we gaan doen?

4. Catch-all vraag (Aanbevolen)

   Zodat ook andere onderwerpen een plek hebben:

   • Waar wil je het verder nog over hebben in de retro?

5. Prioritering / Stemming (5 minuten)

   Op het Retro-Board in Echometer kun je de feedback heel eenvoudig prioriteren met de stemming. De stemming is natuurlijk anoniem.

6. Maatregelen definiëren (10-20 minuten)

   Via het plusteken bij een feedback kun je een gekoppelde maatregel aanmaken. Nog niet zeker welke maatregel de juiste zou zijn? Open dan via het plusteken in plaats daarvan een whiteboard over het onderwerp om kernoorzaken en mogelijke maatregelen te brainstormen.

7. Checkout / Afsluiting (5 minuten)

   Echometer stelt je in staat om anonieme feedback van het team te verzamelen over hoe nuttig de retro was. Dit resulteert in de ROTI-score ("Return On Time Invested"), die je in de loop van de tijd kunt volgen.

Houd Stop Start Retro

Ga door: Wat moeten we bewaren?

Stoppen: Waar moeten we mee stoppen?

Start: Wat moeten we gaan doen?

Open deze retro nu Aanpassen...