Hoeveel teams moet een Scrum Master hebben? 10 tips

In de agile wereld worden Scrum Masters vaak geconfronteerd met de uitdaging om meer dan 2 teams effectief te managen. Is dat niet te veel? Hoeveel Scrum Masters op hoeveel teams is zinvol? Dat bespreken we hieronder.

Om deze taak onder de knie te krijgen zijn duidelijke strategieën en aanpassingsvermogen nodig. Ontdek in dit artikel hoe je als Scrum Master met succes meerdere teams kunt leiden en ondersteunen.

Stel je voor: je bent Scrum Master voor vier teams - zou dat te veel zijn? Hoogstwaarschijnlijk wel.

Het ideale aantal teams dat een Scrum Master zou moeten coachen varieert afhankelijk van verschillende factoren zoals de grootte en complexiteit van de organisatie, de ervaring van de teams en de Scrum Master en de specifieke eisen van het project. In de Scrum literatuur kun je indirect lezen dat de aanbeveling is om uit te gaan van maximaal 2 teams per Scrum Master als een redelijke verhouding.

Deze aanbeveling is gebaseerd op de aanname dat de persoonlijke interactie en ondersteuning door een Scrum Master kan afnemen naarmate het aantal teams toeneemt. Als een Scrum Master meerdere teams ondersteunt, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat hij/zij effectieve communicatie- en coördinatiemechanismen opzet om aan de behoeften van alle teams te voldoen. Zelfs of vooral als je Scrum Master bent voor vier teams, is dit advies belangrijk.

Het is belangrijk op te merken dat de rol van een Scrum Master zich niet beperkt tot het coachen van teams, maar ook de hele organisatie ondersteunt bij de implementatie van agile praktijken (ook al raakt dat meestal op de achtergrond en heeft het niet de eerste prioriteit). Daarom kan het exacte aantal begeleide teams van organisatie tot organisatie verschillen. Het is raadzaam om de situatie ter plaatse te beoordelen en het aantal begeleide teams dienovereenkomstig aan te passen. Sommigen vragen zich ook ten onrechte af hoeveel Scrum Masters per team zinvol zijn - maar natuurlijk zouden normaal gesproken niet meerdere Scrum Masters een team coachen, maar maximaal één.

Als een Scrum Master de leiding heeft over meer dan twee teams, kan dit een uitdagende taak zijn. Het vereist daarom een effectieve organisatie en prioritering van taken. Hier volgen enkele tips voor Scrum Masters die meerdere teams aansturen:

1. Efficiënte communicatie: Zorg voor duidelijke en efficiënte communicatiekanalen om goed op de hoogte te blijven en zorg ervoor dat teams met elkaar kunnen communiceren. Gebruik digitale hulpmiddelen, regelmatige vergaderingen en andere communicatiemiddelen om informatie effectief te delen.

2. Taken delegeren: Identificeer taken die kunnen worden overgenomen door andere teamleden of Scrum Masters en delegeer deze taken om de werklast te verdelen. Dit kan bijvoorbeeld het organiseren van retrospectives, training of het monitoren van metrics zijn.

3. Standaardisatie van processen: Implementeer gestandaardiseerde processen en werkwijzen in alle teams om consistentie te bevorderen en het werk makkelijker te maken. Dit kan de introductie van gemeenschappelijke tools, definities van workflows en het gebruik van gestandaardiseerde meetgegevens (zoals teamtevredenheid) omvatten.

4. Prioriteiten stellen als dat nodig is: Identificeer de meest urgente behoeften van de teams en richt je op het prioriteren van deze problemen. Stel duidelijke prioriteiten en werk aan de uitdagingen die de grootste impact hebben op de teams.

5. Zelforganisatie van de teams bevorderen: Moedig de teams aan om autonoom te handelen en zelfstandig problemen op te lossen. Een zelfgeorganiseerde teamstructuur kan de last voor jou als Scrum Master verminderen, omdat de teams meer verantwoordelijkheid op zich nemen.

6. Gebruik agile principes voor je workflow: Pas agile principes toe op je eigen werk als Scrum Master. Gebruik bijvoorbeeld de agile benadering van continue verbetering om je eigen effectiviteit te vergroten.

7. Training en begeleiding: Investeer tijd in het trainen en begeleiden van teamleden en andere Junior Scrum Masters. Hoe beter de teams in staat zijn om zichzelf te organiseren en problemen op te lossen, hoe minder directe ondersteuning ze nodig hebben.

8. Bevorder samenwerking tussen teams: Creëer mogelijkheden voor teams om met elkaar samen te werken en kennis te delen. Dit kan in de vorm van community-of-practice bijeenkomsten, gezamenlijke retrospectives of regelmatige gezamenlijke evenementen. De teams kunnen van elkaar leren en best practices delen.

9. Gebruik effectieve hulpmiddelen: Gebruik tools die samenwerking en communicatie tussen teams ondersteunen. Virtuele hulpmiddelen voor projectbeheer, communicatie en samenwerking kunnen helpen om informatie centraal te beheren en uitwisseling te vergemakkelijken.

10. Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden: Zorg ervoor dat alle teamleden duidelijke rollen en verantwoordelijkheden hebben binnen hun team. Dit helpt niet alleen bij zelforganisatie, maar zorgt er ook voor dat jij je als Scrum Master kunt richten op meer strategische taken.

11. Regelmatige terugblikken: Plan regelmatig retrospectieven om de effectiviteit van je zorg en ondersteuning te beoordelen. Neem de tijd voor reflectie en verbetering om ervoor te zorgen dat je je richt op de belangrijkste aspecten.

12. Overweeg schaalbare kaders: Als het aantal teams dat je aanstuurt blijft groeien, kan het zinvol zijn om schaalbare raamwerken zoals SAFe (Scaled Agile Framework) of LeSS (Large-Scale Scrum) te overwegen. Deze raamwerken bieden structuren en werkwijzen die specifiek zijn ontworpen voor het schalen van agile principes op organisatieniveau.

Vergeet niet dat de uitdagingen van het managen van meerdere teams niet alleen liggen in de organisatie, maar ook in je persoonlijke tijdmanagement en communicatievaardigheden. Flexibiliteit, aanpassingsvermogen en een voortdurende bereidheid om te leren zijn cruciale factoren voor je succes in een dergelijke rol.

De Scrum Master to Teams ratio kun je ook vergelijken met de Agile Coach to Teams ratio. Als je dit goed begrijpt, kun je ook de vraag beantwoorden: Hoeveel Agile coaches heb ik eigenlijk nodig voor mijn agile transformatie?

Het aantal teams dat een Agile Coach begeleidt kan variëren afhankelijk van verschillende factoren, net als bij een Scrum Master. Er zijn echter geen vaste regels of standaarden die precies voorschrijven hoeveel teams een Agile Coach zou moeten begeleiden. Het optimale aantal hangt af van verschillende factoren, waaronder

1. Omvang en complexiteit van de organisatie: In grotere en complexere organisaties kan het nodig zijn dat een Agile Coach meer teams ondersteunt, omdat de behoefte aan ondersteuning bij wendbaarheid en transformatie groter is.

2. Ervaring met de Agile coach: Een ervaren Agile coach kan meer teams effectief ondersteunen dan iemand met minder ervaring. Ervaring speelt een belangrijke rol in het vermogen om verschillende teams te begrijpen en te ondersteunen in hun agile reis.

3. Soort coachingsactiviteiten: Het type coachingsactiviteiten kan ook van invloed zijn. Een Agile coach die zich richt op training, workshops en strategische planning kan mogelijk meer teams coachen dan iemand die zich sterk richt op individuele teamdynamiek en conflictoplossing.

In de praktijk, zo is mijn ervaring, zou een Agile coach niet meer dan twee tot vijf teams direct moeten coachen om er zeker van te zijn dat er voldoende tijd is voor elke teamondersteuning. Het is echter belangrijk om te weten dat dit geen harde regel is en dat de situatie kan variëren, afhankelijk van de hierboven genoemde factoren. Een Agile coach moet in staat zijn om de behoeften van de organisatie en de teams in te schatten en zich daaraan aan te passen. 

Wat ik ook al vaker heb gezien: er is één Agile Coach op 100 personen en de Agile Coach wordt volgens het pull-principe door teams aangevraagd, zodat de middelen zich op natuurlijke wijze zinvol verdelen. In zoverre kan de vraag “Hoeveel Agile Coaches heb ik nodig?” alleen afhankelijk van de reeds genoemde factoren goed worden beantwoord.

Je kunt ook het aantal benodigde Scrum Masters of Agile Coaches verminderen als je de juiste tools gebruikt, wat ons bij het volgende onderdeel brengt.

Als je het gevoel hebt dat je te veel teams tegelijkertijd moet begeleiden, dan is de tool Echometer interessant voor jou. Het focust zich erop de continue verbetering van teams te vereenvoudigen - in het bijzonder voor teams die geen dedicated fulltime Scrum Master hebben.

Echometer is een digitale tool die agile teamleiders helpt met agile retrospectives en team Health Check’s. Of het nu remote, hybride of on-site is: het maakt teamcoaching meetbaar en professionaliseert je werk terwijl het je veel werk bespaart. Neem een kijkje op onze website voor meer informatie: www.echometerapp.com.

“Als je te veel teams hebt, laat tools als Echometer je dan helpen: Welke teams zijn waar ontevreden over? Dan kun je daar beginnen!”

• Christian Heidemeyer, Psycholoog & Scrum Master

Kortom, 2 teams per Scrum Master zijn geschikt. Helaas wordt hier in de praktijk vaak niet volledig rekening mee gehouden. 

Het managen van meerdere teams vereist een balans van efficiënte communicatie, slimme prioritering van middelen en het stimuleren van zelforganisatie. Met de juiste werkwijzen kunnen Scrum Masters een agile omgeving creëren waarin teams kunnen gedijen en samen kunnen bijdragen aan succes.

Tot slot, nogmaals de opmerking: als je eens wilt uitproberen hoe het voelt om je team met onze tool verder te ontwikkelen: je kunt hieronder zonder login een agile retrospective starten, in dat geval de “Keep, Stop, Start” Workshop. 

Je kunt onze website ook doorsturen naar de verantwoordelijke collega’s: www.echometerapp.com.