Hoe kan ik zelforganiserende teams ontwikkelen?

De ontwikkeling van zelforganiserende teams is een kerndoelstelling van moderne managementfilosofieën.

Maar hoe ontwikkel je zelforganiserende teams precies in de praktijk? - Hier zijn de voorwaarden en praktische tips voor leidinggevenden om zelfsturende teams op te bouwen.

Om teams zichzelf te laten managen, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Alle tips & trucs zijn zinloos zonder deze voorwaarden:

#1 Voorwaarde voor zelforganiserende teams: psychologische veiligheid

Een belangrijke rol van de manager is het modereren van conflicten. Een zelforganiserend team moet problemen zelf kunnen aanpakken en bespreken. Dit vereist psychologische veiligheid (zie Psychologische veiligheid ).

Let op: Onderschat niet hoe moeilijk het voor veel mensen is om conflicten direct aan te pakken. Op de lange termijn leidt dit tot het uiteenvallen van een team.

#2 Voorwaarden voor zelforganiserende teams: vertrouwen en ruimte voor besluitvorming

Zelfs in zelforganiserende teams is er vaak één persoon die eindverantwoordelijk is voor het team (in ieder geval voor het management). Om ervoor te zorgen dat het team zijn eigen beslissingen kan nemen, moet de manager vertrouwen hebben in het team en het team speelruimte geven.

#3 Voorwaarde voor zelforganiserende teams: Routines voor zelforganisatie

Teams hebben veel communicatie nodig om zichzelf te organiseren. Communicatie is geen toeval. Teamroutines zijn nodig om ervoor te zorgen dat het team de ruimte heeft om ideeën over teamwork uit te wisselen. Idealiter vindt zo’n teamroutine minstens elke twee weken plaats. 

In het ideale geval lukt het teams om obstakels uit de weg te ruimen door spontane uitwisseling, maar een aparte routine om na te denken over zelforganisatie en deze verder te ontwikkelen kan in de praktijk een groot, vaak doorslaggevend verschil maken.

Laten we nu eens kijken naar de 4 tips die je in de praktijk kunt brengen om aan de bovenstaande eisen te voldoen.

Praktische tip #1 - Creëer psychologische veiligheid in teams:

Psychologische veiligheid komt voort uit de ervaring dat je…

• fouten mogen maken zonder bestraft te worden.
• Ik mag ook iets niet weten zonder als “dom” te worden bestempeld.
• Ik kan berekende risico’s nemen en het team staat achter me.

Als manager kun je al deze gedragingen actief laten zien. Zorg er vooral voor dat je je team laat zien dat je het waardeert als iemand een fout toegeeft of een vraag stelt. Ondersteun teamleden bij het nemen van berekende risico’s.

Je kunt het beste beginnen met je fouten toe te geven, veel vragen te stellen en risico’s niet uit de weg te gaan.

Praktische tip #2 - Geef teams speelruimte:

Teams die nog niet vertrouwd zijn met zelforganisatie kunnen in eerste instantie terugschrikken om de ruimte voor besluitvorming te accepteren en te gebruiken. Maar als je als manager voldoende psychologische zekerheid hebt gecreëerd, zal dit veranderen.

Om het proces van het overnemen van beslissingen in het team te versnellen, kun je specifieke beslissingen definiëren die het team vanaf nu actief moet overnemen.

Je kunt ook communiceren wat je doelen op lange termijn zijn en welke beslissingen in de toekomst door het team zelf genomen moeten worden. Dit formuleert duidelijk de verwachtingen naar meer zelforganisatie.

Een andere speelse benadering voor meer zelforganisatie in de besluitvorming is “delegatiepoker” (zie Delegatie Poker van Beheer 3.0).
De korte versie:

• Maak een lijst van alle relevante beslissingen die je vandaag regelmatig neemt of die op je pad zouden kunnen komen.

• Sorteer deze beslissingen nu in de volgende categorieën:

• Manager beslist

• Team adviseert, manager beslist

• Team en manager beslissen samen

• Manager adviseert, team beslist

• Team beslist zelf

• Je kunt het geheel samen doen, of ieder teamlid kan zelf sorteren en daarna de beslissingen individueel doornemen.

Je gebruikt het spel om de status quo van zelforganisatie vast te leggen. Vervolgens kun je specifieke beslissingen selecteren die je in de toekomst anders wilt nemen dan nu.

Praktische tip #3 - Zelf georganiseerd teamwerk:

Na de eerste twee tips ben je nu op het punt aangekomen dat je continuïteit moet creëren in je zelforganisatie. Dit is belangrijk, want als je zelforganisatie na de eerste euforie hapert, loop je het risico terug te vallen in oude patronen.

Je moet geen grote sprongen verwachten op weg naar zelfsturende teams. Dat is onrealistisch. De verandering naar zelforganisatie gebeurt stap voor stap in kleine stapjes.

Het belangrijkste na elke verandering is om na te denken over of het succesvol was en wat de volgende verandering zal zijn. Dit is precies waarom retrospectives nu nodig zijn. In retrospectives reflecteert het team samen op de samenwerking, de effectiviteit van de geïmplementeerde maatregelen en worden nieuwe problemen aangepakt.

Als manager gebruik je retrospectives om ervoor te zorgen dat je team voortdurend verbeteringen introduceert en niet stilstaat. 

De terugblik is de bijeenkomst waarin het team gezamenlijk leiderschapsverantwoordelijkheid neemt en zich verder ontwikkelt.

Praktische tip #4 - Retro hulpmiddel voor zelfsturende teams:

Als je team niet veel ervaring heeft met retrospectives, raad ik aan om een retrotool zoals Echometer uit te proberen. Met retrotools is het veel gemakkelijker om je team te motiveren om met toewijding deel te nemen aan de retrospectieve en eenvoudigweg je zelf ontwikkelde maatregelen bij te houden.

Echometer begeleidt je zo intuïtief door de retrospective dat je zelfs geen Scrum Master of Agile Coach meer nodig hebt voor de retrospective. 

Hier kun je Echometer uitproberen om zelf je team te organiseren:

Probeer de Retro NOW - Psychologische Veiligheid Retro:

How to

Psychologische veiligheid Health Check: Zo verloopt de retro

1. Random Icebreaker (2-5 minuten)

   Echometer biedt jullie een generator voor willekeurige check-in vragen.

2. Review van de openstaande acties (2-5 minuten)

   Voordat je met nieuwe onderwerpen begint, zou je ter controle van de effectiviteit moeten bespreken wat er van de acties uit eerdere retrospectieven is geworden. Echometer geeft automatisch een overzicht van alle openstaande actiepunten uit eerdere retro's.

3. Health Check

   Alle teamleden kunnen de health checks anoniem op een schaal beantwoorden. Neem de resultaten van de health checks vervolgens samen door en noteer eventueel aanvullende opmerkingen. Als je dezelfde health checks in meerdere retrospectieven gebruikt, kun je ook trends in de loop van de tijd in Echometer volgen.

   • Ik krijg regelmatig nuttige feedback over hoe goed ik presteer en hoe ik me kan verbeteren.
   • Als iemand in ons team fouten maakt, wordt hij of zij daar niet op afgerekend.
   • In ons team mag je soms iets niet weten.
   • In conflicten praten we over de zaak waar het om gaat, zodat niemand zich persoonlijk aangevallen of veroordeeld voelt.

4. Retro-onderwerpen bespreken

   Gebruik de volgende open vragen om jullie belangrijkste bevindingen te verzamelen. Eerst bedenkt iedereen dit voor zichzelf. Echometer staat toe om elke kolom van het retro-bord afzonderlijk te onthullen, om de feedback vervolgens te presenteren en te groeperen.

   • Waar willen we het nog meer over hebben?

5. Catch-all vraag (Aanbevolen)

   Zodat ook andere onderwerpen een plek hebben:

   • Waar wil je het verder nog over hebben in de retro?

6. Prioritering / Stemming (5 minuten)

   Op het Retro-Board in Echometer kun je de feedback heel eenvoudig prioriteren met de stemming. De stemming is natuurlijk anoniem.

7. Maatregelen definiëren (10-20 minuten)

   Via het plusteken bij een feedback kun je een gekoppelde maatregel aanmaken. Nog niet zeker welke maatregel de juiste zou zijn? Open dan via het plusteken in plaats daarvan een whiteboard over het onderwerp om kernoorzaken en mogelijke maatregelen te brainstormen.

8. Checkout / Afsluiting (5 minuten)

   Echometer stelt je in staat om anonieme feedback van het team te verzamelen over hoe nuttig de retro was. Dit resulteert in de ROTI-score ("Return On Time Invested"), die je in de loop van de tijd kunt volgen.

Psychologische veiligheid Health Check

Health Check vragen (schaal)

Ik krijg regelmatig nuttige feedback over hoe goed ik presteer en hoe ik me kan verbeteren.

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Als iemand in ons team fouten maakt, wordt hij of zij daar niet op afgerekend.

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

In ons team mag je soms iets niet weten.

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

In conflicten praten we over de zaak waar het om gaat, zodat niemand zich persoonlijk aangevallen of veroordeeld voelt.

Helemaal niet mee eens Helemaal mee eens

Open vragen

Waar willen we het nog meer over hebben?

Open deze retro nu