Teams hebben de neiging om – op een gegeven moment stapsgewijs te verbeteren, in kleine stapjes. En dat is in het begin heel goed. Maar tegelijkertijd heb je soms gewoontegedrag waarmee je in het reine bent gekomen. Hier is het moeilijk om uit de sleur te breken. 

Als dat bij jou het geval is, dan is het tijd voor de volgende workshop die je ogen opent en je aanmoedigt om buiten de gebaande paden te denken. En dat gebeurt door middel van "Double Loop Learning". Maar lees zelf maar.

De oefening

De volgende oefening zal je – en vooral het team helpen om te begrijpen wat "Double Loop Learning" is. Volg gewoon de onderstaande stappen:

• Het team stelt zich op in een cirkel.
• Er wordt een volgorde bepaald in het team, van 1 tot X = aantal teamleden. De volgorde wordt in een zigzag gezet met de persoon altijd tegenover – zie afbeelding.
• Elk teamlid gooit een bal (bijvoorbeeld een tennisbal) naar – volgens de volgorde van de persoon tegenover hem (persoon 1 naar persoon 2, persoon 2 naar persoon 3; zie afbeelding), zo snel mogelijk en indien mogelijk zonder dat de bal naar beneden valt.

• 

1. De tijd wordt gemeten – en het aantal fouten (hoe vaak de bal valt). Je kunt de resultaten van elke poging op een flip-over noteren zodat iedereen ze kan zien en zo de 'incrementele verbeteringen' van het team kan vastleggen.
2. Herhaal dan hetzelfde met twee ballen – of zelfs drie.
   1. Hier moet je een paar rondes doen zodat het team zichzelf motiveert om beter te worden.
   2. Het record zal waarschijnlijk rond de 20 – 40 seconden liggen (afhankelijk van het aantal teamleden).
3. Nu krijgt de Scrum Master een telefoontje uit Japan – een team uit Japan doet dezelfde uitdaging in minder dan 5 seconden! Je zou ook kunnen zeggen dat de Japanners het product veel beter kunnen maken.
   1. Dus de Scrum Master noemt het aanbod: het heen en weer gooien van de ballen is als het ware jouw product en de klant heeft het criterium "zo snel mogelijk" voor het product. Kunnen jullie als team een beter product ontwikkelen dan de Japanners? Met andere woorden, de oefening in minder dan 5 seconden voltooien?
4. Op dit punt wordt het team bedachtzaam: "Oh, dus je mag de regels in twijfel trekken?!" Typisch komen nu de (volkomen toegestane) ideeën: "Oké, we hoeven de bal niet naar elkaar te gooien – we kunnen hem gewoon in elkaars handen leggen. En bovendien hoeven we niet altijd in een zigzagpatroon te gooien – we kunnen ook gewoon in de juiste volgorde naast elkaar gaan staan".
   1. Het team kan op het idee komen om een spiraal te vormen met de handen en elk de bal maar één keer kort aan te raken met één hand – of andere creatieve oplossingen. Onder de 5 seconden is dan goed haalbaar.
   2. Het team kan weer een paar minuten de tijd krijgen om dit te doen. Maar na een paar minuten uitproberen moet er al snel een deadline van 3 minuten worden gesteld. 
5. Om het team een gevoel van prestatie te geven, kan in noodgevallen ook een kleine fooi worden gegeven. Een echt goede tijd zou ongeveer 2 seconden kunnen zijn.
6. Uiteindelijk kan iedereen weer gaan zitten. En de (hopelijk ervaren) "moraal van het verhaal" is dan: als je regels in twijfel trekt, kun je radicaal beter worden.

Voor een recensie in de Retro

Als je klaar bent met de oefening, is het het juiste moment om naar de resultaten van de retro te kijken. De volgende items had je moeten controleren:

• In mijn team zetten we regelmatig vraagtekens bij onze gebruikelijke manier van werken.
• We trekken eenmaal genomen beslissingen in twijfel als nieuwe ervaringen of feiten ons in het gelijk stellen.
• Als ik de betekenis van taken niet begrijp, stel ik ze in vraag in plaats van ze gewoon uit te voeren.

Als je het team voorafgaand aan de retro om feedback vraagt, heb je een "onbevooroordeelde" mening over het team en kun je de volgende vragen geldig beantwoorden: Zou je echt zeggen dat je je gebruikelijke procedures in twijfel trekt? Trek je beslissingen echt in twijfel? Of de betekenis van taken? Waar zou dit potentieel kunnen onthullen?

Een stap verder

Hopelijk heb je nu de aandacht van het team. Om deze aandacht en bereidheid te gebruiken om de basis te leggen voor radicale ontwikkelingen, kun je de onderstaande stappen volgen: 

• Stel de volgende vraag, die iedereen eerst voor zichzelf beantwoordt: Wat zijn de aannames die jullie als team zonder reden – stevig hebben geaccepteerd? Wees radicaal: "Je mag het management niet teleurstellen. Je moet op tijd zijn. Jongere teamleden moeten oudere teamleden respecteren." Wat zijn de onuitgesproken regels?
• Nadat je de resultaten – hebt samengesteld zonder commentaar op elkaar – bijvoorbeeld in kleine groepjes, komt er een punt waarop je open en kritisch vragen kunt stellen:
  • Is dit gerechtvaardigd voor elk van deze vaststaande aannames?
  • Wat zou er gebeuren als je het tegenovergestelde van deze uitspraken zou doen? Waar zou je bang voor zijn? Zou het gerechtvaardigd zijn?
  • Als je deze aannames alleen als hypothesen zou beschouwen, – welke zou je dan willen testen? Met behulp van welk experiment zou dat mogelijk zijn?
  • Welke regel zouden we moeten breken om een enorme hefboomwerking te creëren? 
  • Waar zou er misschien zelfs weinig weerstand zijn?

Dit gaat niet over het creëren van anarchie. Maar het gaat om de bewustwording dat veel dingen eenvoudigweg worden geaccepteerd zonder dat ze in twijfel worden getrokken. Hoewel er op zulke plaatsen een groot potentieel kan sluimeren.

Psychologische achtergrond

Wat hier in het team gebeurt, wordt ook wel "double loop learning" genoemd: je stelt twee keer vragen en komt zo als het ware tot de basisaannames van je wereldbeeld. Dit kan weer gebruikt worden om je kijk op de wereld te verfijnen en de basis te leggen voor verdere ontwikkelingen.

Je kunt meer informatie vinden in deze (Matige) videoDouble Loop Learning wordt in meer detail uitgelegd. 

We zijn benieuwd welke regels je onuitgesproken laat. 

Nu je misschien wat innovatiever bent geworden: de volgende keer, als je je Communicatie verbeteren of de Motivatie verhogen bekijk dan de bijbehorende Retros met Echometer.