Agile Bedrifter prøver stadig ut ulike prosjektstyringsmetoder for å utvikle produkter så effektivt som mulig. Desto mer overraskende er det at mange av dem fortsatt holder møter som er alt annet enn produktive. Resultatet er at møtene tar for lang tid, de ansatte kjeder seg og mister tid som de egentlig trenger til produktutvikling.
Tidsavgrensede hendelser har derfor etablert seg som en løsning i Scrum. Spesielt retrospektiver, som ofte avdekker mange meninger, data og tilbakemeldinger, kan gjennomføres raskere og med bedre resultater. Jeg skal vise deg hvordan tidsboksbaserte sprintretrospektiver fungerer og hvordan du kan dra nytte av dem i det daglige arbeidet.
Med andre ord forklarer jeg hvordan retrospektiver kan gjøres mer effektive, og hvordan teamet ditt kan gå tilbake til produktutviklingen med mer tid og viktig innsikt.
Hva er en Time Box Sprint Retrospective?
For å forklare hvordan en Time Box Sprint Retrospective fungerer, vil jeg først definere de enkelte begrepene i uttrykket:
Hva er en sprint?
I prosjektledelse er en sprint en kort periode på noen dager eller uker. Hver sprint defineres av en rekke oppgaver som tildeles teammedlemmene, og som de skal fullføre i løpet av en viss tidsperiode. Sprints deler opp større arbeidstrinn i mindre, mer sporbare faser. Hvis du vil vite mer om hvordan sprinter fungerer i detalj, kan du ta en titt på Sprintdefinisjon fra Atlassian.
Hva er en retrospektiv?
I et retrospektiv tar teamene et ærlig tilbakeblikk på arbeidet de har gjort så langt. De undersøker hva som gikk bra og hva som gikk mindre bra, og hva de kan gjøre bedre i fremtiden. Følgelig er retrospektivet sannsynligvis den viktigste hendelsen i agile arbeidsmetoder og tjener formålet med kontinuerlig forbedring. Hensikten er å fjerne potensielle hindringer for å nå de overordnede målene. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du bør gripe an retrospektivet for å oppnå størst mulig suksess. "Retrospektiver i Scrum og videre"..
Hva er timeboxing?
Timeboxing betyr at en bestemt oppgave tildeles en fast tidsbegrensning. Dette sikrer at oppgaven fullføres innen den definerte tidsrammen – uten forsinkelser. Timeboxing er først og fremst et verktøy for prosjektledere og Scrum Masters. Det er den eneste måten de kan overholde de strenge tidsrammene for prosjektene sine på. I denne artikkelen ser vi nærmere på timeboxing og viser deg hvilke typer timeboxing som finnes og hvordan du kan bruke timeboxing. Timeboxing som en strategi for tidsstyring.
Hva er en Timebox Sprint Retrospective?
Et timebox-sprintretrospektiv er et retrospektiv av en sprint som er klart definert og avgrenset i tid. På denne måten slipper teamene å fortape seg i en endeløs evaluering av arbeidet. I stedet konsentrerer de seg om å trekke ut de avgjørende erfaringene og utlede konkrete tiltak for neste sprint.
Sprint Retrospective Timebox: Hvor lenge bør en typisk retrospektiv vare?
Så langt har dette vært veldig teoretisk. La oss gå over til praksis: Hvor lenge bør et typisk sprint-retrospektiv vare? I utgangspunktet avhenger det av hvor lenge du ikke har gjennomført et retrospektiv. Det avhenger igjen av lengden på sprinten. For å gi deg en tommelfingerregel:
Planlegg 30 minutters retrospektiv for hver ukes "sprint" i teamet.
Så det betyr at du må øve:
-
- Ukentlige sprinter: Retrospektiv på 30 minutter
-
- Sprint annenhver uke: Tilbakeblikk på 60 minutter
-
- Månedlige sprinter: Retrospektiv på 120 minutter
Betyr det også at du trenger et retrospektiv på 6 timer etter en sprint på et kvartal? Det kan jeg svare klart og tydelig "nei" på. Fordi: Et timebox-retrospektiv fokuserer på å utvikle hypoteser for mulige små forbedringer. Det legger ikke opp til en langsiktig endringsplan med mange store tiltak. Så hvis 6 timer er for mye, hvor mye tid bør du maksimalt bruke på et Timebox Retrospective?
Hva er den maksimale lengden på en Timebox Retrospective?
Vår erfaring er at tidsrammen for en sprint-retrospektiv bør ikke vare lenger enn 3 timer. Det inkluderer også en 15-minutters pause i midten. Dette er den eneste måten du kan sikre at du holder på oppmerksomheten og produktiviteten til de ansatte.
Hvis du føler at 3 timer ikke er nok, må du rett og slett gjennomføre retrospektiver oftere. Den grunnleggende regelen for retrospektiver er nemlig
Heller kortere og oftere enn lengre og sjeldnere.
Korte frekvenser har den fordelen at de skaper raske læringssløyfer. Det betyr at teamene på et tidlig stadium kan vurdere hvor effektive tiltakene som er definert i tidligere retros er, og hvordan de eventuelt må tilpasse dem. Og: teamene er bedre kjent med prosessen og hvordan en Time Box Sprint Retrospective fungerer. Dermed kan de delta mer effektivt hver gang.
Hvordan fungerer en Sprint Retrospective med Timebox?
Du vet nå hvilken tidsramme du bør bruke for en Sprint Retro. Hvordan fungerer retro i praksis? Og hvor lang tid bør du bruke på hver fase?
1. Innsjekking
I fase 1 av et Sprint Retrospective Meeting med Timebox forklarer du teammedlemmene formålet med møtet, hva du ønsker å diskutere og hvor mye tid du har til rådighet. Hvis du har planlagt en bestemt rekkefølge på foredragene, bør du kommunisere dette på forhånd. Hvis ikke alle deltakerne i Sprint Retro Timebox kjenner hverandre, kan du starte med en presentasjonsrunde der alle kort presenterer seg med navn og rolle i prosjektet.
Hvis du bare har planlagt en kort Sprint Retro Timebox, for eksempel 45 minutter, bør du likevel ikke unnvære innsjekkingen. Innsjekkingen er en viktig del av retrospektivet og fungerer som "setting the stage". Den baner vei for resten av prosessen. Uten den vil det være vanskelig for teamet ditt å engasjere seg aktivt under retrospektivet, og det er en av de viktigste grunnene til at du i det hele tatt gjennomfører det.
For å holde innsjekkingen kort, kan du for eksempel stille et enkelt, åpent spørsmål som dette med et godt koordinert team:
-
- Hva er ditt høydepunkt eller lavpunkt den siste uken?
-
- På en skala fra 0 for dårlig til 10 for bra –, hvordan føler du deg akkurat nå?
En tommelfingerregel for tidsplanlegging: I løpet av en 45-minutters retro bør du ikke bruke mer enn 5 minutter på innsjekking.
2. samle inn data og tilbakemeldinger
I den andre fasen av det retrospektive sprintmøtet med Timebox samler du inn alle viktige data og omfattende tilbakemeldinger om den siste sprinten med teamet ditt. Pass på at dere ikke diskuterer noen tiltak her. Til å begynne med handler det bare om å innta mange ulike perspektiver og registrere tilbakemeldingene. Hvis du begynner å utlede tiltak sammen med teamet i fase 2, vil det forstyrre dynamikken. Det blir vanskelig å innta nye perspektiver.
3. generere innsikt
Avhengig av hvor stort teamet ditt er og hvor lang sprinten var, kan tilbakemeldingene bli overveldende omfattende. Det er derfor viktig at du i fase 3 av Sprint Retro med Timebox bestemmer deg for hvilke temaer som er spesielt relevante, slik at du kan utlede tiltak fra dem.
Når det gjelder tidsaspektet, bør du begynne å prioritere tilbakemeldinger omtrent halvveis i retroen. På denne måten får du nok tid til å analysere problemene og utarbeide tiltak. I løpet av en 45-minutters retro er det for eksempel hensiktsmessig å samle inn 20-30 minutter med tilbakemeldinger og finne ut hva som er viktigst.
4. utlede tiltak
Det er ingen kunst å utlede 10 tiltak fra en timebox-retrospektiv. Den virkelige utfordringen er å definere 1-3 virkelig viktige tiltak. Hvorfor ikke bare 10 tiltak? Med så mange tiltak er det umulig for teamet ditt å gjennomføre alle sammen. De har verken tid eller motivasjon.
I stedet fokuserer de på de få tiltakene som virkelig forbedrer prosessen. I praksis betyr dette at det bare er disse tiltakene du kan definere direkte. Dette er din oppgave i fase 4 av Timebox Sprint Retrospective.
Det er også viktig at teamet ikke umiddelbart bestemmer seg for den første løsningen som faller dem inn. Ta dere tid til å diskutere 1-2 alternative løsninger for hvert fokusområde. Vår erfaring er at teamene ofte ender opp med å velge en løsning som de ikke først tenkte på. I løpet av en 45-minutters sprint-retro bør du finne de riktige tiltakene i løpet av 10-15 minutter.
Ta en titt på vårt bidrag til å definere effektive tiltakspunkter "8 tips til gode tiltak fra retrospektiver".. Der finner du mange praktiske tips og eksempler.
5. utsjekking
I fase 5 har du en kort utsjekking. Her finnes det ulike filosofier. Du kan for eksempel sjekke om alle vet hva de skal gjøre. Emner som fortsatt er åpne fordi det ikke var nok tid, kan utsettes i utsjekkingen til neste retro. Og: Du kan be om grunnleggende tilbakemeldinger på retroen. Dette hjelper deg med å finne riktig form og tidspunkt for en Sprint Retro.
Timebox Sprint Retrospective: Det riktige verktøyet hjelper deg
For å kunne gjennomføre vellykkede sprint-retrospektiver med Timebox er det lurt å bruke et verktøy. Verktøyet vårt gir deg alle de viktige verktøyene du trenger for å gjennomføre et effektivt sprint-retrospektiv med tidsbegrensning.
Verktøyet vårt Echometer fokuserer på teamets og organisasjonens helhetlige utvikling i retros. Retroene tar derfor for seg både produktiviteten i samarbeidet og stemningen i teamet. Vi forklarer deg nøyaktig hvordan Echometer fungerer. i denne skarpe videoen – er du velkommen til å ta en titt.
Timebox Sprint Retrospective: Fordelene med tydelig timing
God timing i et sprintretrospektiv gir deg disse fordelene:
Øker konsentrasjonen
Timeboxing av sprint retros tvinger teamet til å konsentrere seg fullt og helt om evalueringen av den siste sprinten. Det betyr at dere blir mer produktive.
Lærer deg å prioritere oppgaver
En konkret tidsramme lærer teamet ditt å prioritere oppgaver. De lærer å avgjøre hvilke oppgaver som er viktigst for at prosjektet skal gå fremover. Dette hjelper dem til å komme videre i arbeidet på en effektiv måte.
Forbedrer kommunikasjonen i teamet
En tidsavgrenset sprint retro sikrer ikke bare at du og teamet evaluerer den siste sprinten i tide. Den lærer også teamet ditt å kommunisere bedre og mer effektivt. Fordi: I retroene lærer de hvordan de må etablere og bruke kommunikasjon for å kunne levere resultater innen en gitt tid. Dette er grunnleggende for arbeidet i teamet og prosjektet.
Skarpere fokus på produktlansering
En Time Box Sprint Retrospective bruker bare et lite tidsvindu i den travle hverdagen til et Scrum-team. Dette bidrar til å holde fokus på helheten og aldri miste de overordnede målene av syne.
Kilde: Hva er Timeboxing? | Hvordan brukes Timeboxing i Scrum? | Scrum Inc.
Hvilke andre Scrum-hendelser kan også tidsbokseres?
I tillegg til Sprint Retrospective kan du også gjennomføre de fire andre Scrum-hendelsene på en effektiv måte innenfor en gitt tidsramme:
Timebox Sprint
En sprint timebox bestemmer på forhånd hvor lang en sprint skal være. Teamet ditt må deretter oppnå sprintmålene innen den gitte tidsfristen. Vanligvis er tidsfristen mindre enn én måned.
Timebox Sprint-planlegging
En tidsramme for sprintplanlegging angir en fast tidsperiode for hvor lang tid planleggingen av en sprint kan ta. I utgangspunktet avhenger denne tiden av den planlagte sprintlengden. Hvis du for eksempel planlegger en kort sprint på én uke, bør du ikke bruke mer enn to timer på planleggingen. Lengre sprinter krever tilsvarende mer planleggingstid. Du bør imidlertid ikke bruke mer enn 8 timer på planlegging av en timebox-sprint.
Daglig Scrum-tidsramme
En Daily Scrum Timebox gir deg og teamet rundt 15 minutter om dagen til å huske de viktigste målene og fokusere på fremdriften i prosjektet.
Tidsramme for sprintgjennomgang
I tidsrammen for en sprintgjennomgang sjekker dere de leverte backlog-elementene. Dere diskuterer dem og innarbeider tilbakemeldingene som er gitt så langt. Etter en måneds sprint bør du ikke bruke mer enn 4 timer på dette. Etter en sprint på to uker bør det ikke være mer enn 2 timer på klokka.
Konklusjon
Det er uunnværlig for tjenende ledere å bruke tid på sprintretrospektiver. Bare på denne måten kan de evaluere arbeidet som er gjort så langt, og utlede tiltak for neste sprint. Tidsbegrensningen hjelper deg og teamet ditt med å utarbeide de nødvendige resultatene på en effektiv måte uten å ta for mye tid fra den aktive prosjektutviklingen.
E-boken vår viser deg hvilke triks du også kan bruke i retrospektiver.20+ tips til hvordan du modererer retrospektiver". Dette er en omfattende guide til metoder for teamutvikling. Samlingen av tips er basert på mer enn 100 intervjuer med agile eksperter. Ta en titt, e-boken er gratis.
