Innholdsfortegnelse
Vil du at sjefen din skal elske deg? Ta teamet ditt til nye høyder når det gjelder ytelse. Ta det fra en gjennomsnittlig –-bil til en eksplosiv rakett!
Last ned min gratis og psykologisk velfunderte e-bok om emnet "I 12 enkle trinn til teamflyt"og lese den gjennom. Så mye på forhånd –, men nå til selve temaet for denne teksten.
Det er mye prat i retrospektiver –, men får teamet utledet gode handlinger fra diskusjonen i retrospektivet? Utledning av gode handlinger avgjør ofte om retrospektiver oppleves av teamet som et "pratemøte" eller som verdiskapende tid i teamets sprint. De er dermed nært knyttet til hvor stor nytte de har av smidige metoder: Det agile teamet og organisasjonskulturen.
Derfor vil vi i denne artikkelen gi deg 7 praktiske tips om hvordan du kan generere meningsfulle handlinger fra dine retros som virkelig hjelper teamet ditt. Og hvilke feil du bør unngå. Én ting først:
Hvis du ønsker mer varierte spørsmål til retrospeksjonene dine, kan du ta en titt på innlegget vårt om dette: 54 nye retrospektive metoder for nybegynnere og profesjonelle (med blant annet Mario Kart Retro, Marathon Retro og Elon Musk Retro).
Tips 1 for gode tiltak fra retrospektiver: For tiltak gjelder kvalitet i stedet for kvantitet.
Målet med et retrospektiv er ikke at alle teammedlemmene skal ta med seg minst én oppgave fra det. I stedet bør målet med et retrospektiv være å utvikle en felles forståelse i teamet av hva som er de mest sentrale problemstillingene for teamet.
Når antallet tiltak øker, øker også risikoen for at tiltakene bare er av interesse for enkeltpersoner, men er relativt ubetydelige for teamet som helhet. I slike tilfeller reduseres sannsynligheten for at teamet tar seg tid til å overvåke implementeringen og effektiviteten i fellesskap. Over tid faller tiltakene bort, og det oppstår en følelse av at tiltakene fra retrospektivene ikke har noen bindende kraft.
Den bedre tilnærmingen: I retrospektivet bør du forsøke å identifisere de tre viktigste sakene som det er verdt å gjøre noe med, og formulere dem på en slik måte at de faktisk er relevante for teamet.
Tips 2: I retrospektiver prioriter først, og definer deretter tiltak.
Så hvordan klarer man å øke kvaliteten på tiltakene?
Det er en god grunn til at et retrospektiv består av ulike faser: De 5 fasene i en retro. Det er ikke tilfeldig at utledningen av tiltak kommer til slutt. Likevel fristes også vi regelmessig til å tenke i termer av tiltak tidlig i avklaringen av tilbakemeldinger og til å ønske å registrere dem.
Å registrere tiltak for tidlig i en retro kan fort bli et problem. Årsaken er at det viktige trinnet med å prioritere de innsamlede tilbakemeldingene og temaene ikke blir tatt. Først når du har prioritert, vet du hvilke temaer som haster mest for teamet, og kan sette opp en passende topp 3-prioriteringsliste.
Derfor er vårt tips å notere ned ideer til tiltak i første halvdel av retroen UTEN å definere et endelig tiltak. Definisjonen av tiltak bør først finne sted etter prioritering. En kjærkommen bieffekt: Å konsekvent nekte å diskutere tiltak i første halvdel av retroen er også en stor fordel for timeboxing.
Tips 3: Bruk kun konkrete tiltak (se eksempler).
Kanskje du har hørt det samme: "Vel, la oss sette opp som et tiltak at 'alle må passe på å være hyggeligere'". Det er ikke rart at retrospektiver oppleves som lite verdiskapende når tiltaksformuleringene er så vage og lite forpliktende.
Hvis en sak virkelig er så viktig at den har havnet på topp 3 i prioriteringen, bør man også anstrenge seg for å formulere tiltaket SMART. Alle vet det nå, og det bør være standard å bruke det på tiltakene fra retrospektive møter også: SMART-kriteriene.
For noen temaer kan det være vanskelig å formulere konkrete tiltak. Her er noen eksempler på hva man bør og ikke bør gjøre når man formulerer tiltak:
Det stemmer ikke: | Men som dette: |
Alle sørger for å være hyggeligere mot hverandre. | Neste uke: En utsjekk etter hver avtale for å uttrykke takknemlighet og reflektere over diskusjonen. |
Mer empati i videosamtaler | Neste uke slår alle på kameraet sitt. |
Bedre stillingsbeskrivelse | Neste uke arrangerer vi en workshop for å utvide "definisjonen av Ready". |
Kom raskere til poenget i Daily | Frem til neste retro kan du prøve en tidsinndeling på 2 minutter per person i Daily. |
Viktig når tiltakene skal utformes:
- Tiltakene bør ikke være overambisiøse. Du ser for eksempel at eksemplet bare handler om "leie av et verksted". Det er altså helt åpent hvilken beslutning som skal tas på denne workshopen. Tiden i etterkant bør brukes til å identifisere de viktigste spørsmålene, ikke til å løse dem umiddelbart. Å koordinere et oppfølgingsmøte (kalt "breakout session" i vårt tilfelle) kan også være et godt tiltak – 10x bedre enn "Bedre oppgavebeskrivelse" i alle fall 😉.
- Tiltakene kan også være små eksperimenter: Kanskje er ikke alle enige om hvorvidt tiltaket bærer frukter. Her gjelder regelen: "The proof of the pudding is in the eating". Hvis det ikke er noen viktige grunner som taler imot, bør du formulere tiltaket slik at endringen bare prøves ut i neste uke eller neste måned.
De fleste Agile-bussene kjører rundt i sirkler....
og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide å bruke psykologi – for å oppnå en bærekraftig holdningsendring.
"Hvorfor tar det meg noen ganger flere timer å forberede et enkelt tilbakeblikk?"
Tips 4: Definere mål og måle separat (med eksempel)
Ofte blir teamet raskt enige om hva som er det felles målet. Men ideene om hvordan dette målet skal nås, kan selvsagt likevel være svært forskjellige.
Derfor er det ofte nyttig å først bli enige om et felles mål. Først når man har definert et klart mål, bør man begynne å utforme mulige tiltak.
I den senere gjennomgangen av tiltaket fungerer målet som et ankerpunkt for å evaluere tiltakets effektivitet. Hvis målet er nådd, kan tiltaket avsluttes. Hvis tiltaket er gjennomført, men målet ennå ikke er nådd, kan det være nyttig å definere et oppfølgingstiltak. Hvis et mål er blitt foreldet på grunn av nye rammebetingelser, kan et tiltak forkastes – uavhengig av om det allerede er gjennomført eller ikke.
Mer strukturert kan opplegget for tiltaksgjennomgangen se slik ut:
| Målet er nådd | Målet er ikke nådd | |
| Tiltaket er fortsatt åpent | Avvis tiltak | Sette tiltaket på ny fremleggelse |
| Tiltak fullført | Fullstendig tiltak | Planlegg om nødvendig et oppfølgingstiltak |
Så hvordan kan et godt formulert mål for et tiltak se ut? Her er igjen noen egnede eksempler på tiltak og tilhørende mål:
| Mål | Reisemål |
| Neste uke: En utsjekk etter hver avtale for å uttrykke takknemlighet og reflektere over diskusjonen. | Skape et hyggeligere arbeidsmiljø i diskusjoner |
| Neste uke slår alle på kameraet sitt. | Bedre integrering av alle deltakere i videosamtaler |
| Neste uke arrangerer vi en workshop for å utvide "definisjonen av Ready". | Færre spørsmål og ventetider ved gjennomføring av oppgaver. |
| Forsøk med tidsbokser på 2 minutter per person i Daily | Kortere dagbøker med balanserte samtaledeler. |
Tips 5: Etabler gjennomgang av tiltak som et fast agendapunkt i retrospektiver.
Hvis du allerede har tatt deg bryet med å formulere konkrete tiltak og tilhørende mål, bør du ikke utelate prikken over i-en: Gjør en regelmessig gjennomgang av tiltakene i sprintsyklusen.
Personlig er jeg overrasket over at gjennomgang av handlinger (ennå) ikke er et fast agendapunkt for sprint-retrospektiver i Scrum-guiden. Min anbefaling vil uansett være å legge det til her: Scrum-veiledning.
Avhengig av hvor ofte du gjennomfører retrospektiver, kan det også være nyttig å diskutere tiltaksgjennomgangen på det daglige/ukentlige teammøtet.
Tips 6: Bruk timeboxing i retro for å skape det rommet som trengs for å definere god handling.
Retrospektivet legger ofte beslag på mye energi, og etter 60 minutter lange diskusjoner er det ofte vanskelig for teamene å ta seg sammen igjen og samle den nødvendige energien til å definere gode tiltak.
Som moderator for et retrospektiv bør du derfor holde øye med tidsrammen og sette av nok tid etter prioritering/avstemning til å utlede tiltak. 5 minutter på slutten av et retrospektiv er ikke nok til å utlede gode tiltak. Spesielt hvis teammedlemmene allerede tenker på neste møte.
Min personlige mening: Avstå fra retromaraton på 90 minutter eller mer. Jeg kan ikke klandre noe teammedlem for ikke å ha nok konsentrasjon til å komme frem til gode tiltak etter så lange avtaler. Retroer kan også være svært verdiskapende på 30, 45 eller 60 minutter. Samtidig er det min erfaring at tiltakene blir bedre.
Personlig vil jeg alltid foretrekke å investere 45 minutter i en retro hver fjortende dag fremfor 90 minutter en gang i måneden. Dette har selvfølgelig også å gjøre med teamets sprintsyklus. Kanskje teamet ditt har det på samme måte. Spør dem –, og hvis du er usikker, prøv det 🙂 .
Tips 7: I retrospektiver opprett ikke et etterslep for handlinger.
"Åh, vi hadde så mange gode ideer til tiltak som ikke kom med på topp 3 –, skal jeg opprette en backlog for oss for det?" – Nei.
Det er en god grunn til at retrospektiver alltid starter med nye tilbakemeldinger fra teamet. Så hvis et tema er veldig viktig, kommer det automatisk tilbake på agendaen for et retrospektiv via tilbakemeldingene i teamet. Vår erfaring er at det er kontraproduktivt å ha en egen backlog. I retrospektivet ønsker du å plassere nye ideer og tilbakemeldinger i runden. På et retrospektiv er det ingen som ønsker å se på en lang liste med tidligere ideer til tiltak som ofte har lite å gjøre med teamets nåværende utfordringer.
Regelen er at det som er viktig for teamet, kommer tilbake på agendaen i et retrospektiv gjennom teamets tilbakemeldinger alene. Retrospektiver trenger ikke en backlog med tiltak.
Tips 8: Reflekter over kvaliteten på tiltakene sammen med teamet
Med jevne mellomrom, f.eks. en gang i kvartalet, bør du reflektere bevisst over kvaliteten på tiltakspostene og gjøre retrosamtaler sammen med teamet.
Har tiltakene og retrosatsingen som helhet ført oss fremover? Hvis ikke, hvorfor ikke? Hva er årsakene (5 Why-metoden er nyttig til dette)?
Et Health Check-retrospektiv om dette temaet kan også være nyttig. I Health Check-retrospektiver ber du teamet om å si seg enig i et utsagn på en skala fra 1 til 7. Du trenger bare presise utsagn for å få gyldig tilbakemelding fra teamet.
I vårt verktøy (mer om dette nedenfor) ser det for eksempel slik ut. Du kan selvfølgelig også tilpasse utsagnene. Ta gjerne en titt –, kanskje du vil prøve det ut med teamet ditt: Echometer – uten innlogging
Merk: Dette formatet spør etter enighet med Health Check-elementene på en skala.
- Kontinuerlig forbedring: I teamet vårt gjennomfører vi betydelige kontinuerlige forbedringer.
- RO(T)I: Innsatsen og tiden vi bruker på våre retros er vel investert.
- Fokus: Temaene som diskuteres i Retro er relevante for alle, og temaer som bare berører noen få, blir konsekvent outsourcet.
- Prosess: Vi klarer å gjennomføre tiltak fra retrospektiver.
Tips 9: Prøv Echometer
Retroverktøy er en enkel støtte for å utlede gode tiltak. De kan spare deg for mye arbeid – inkludert gjennomgang av tiltak, timeboxing, men også kvalitativ utledning av tiltak. Retro er ikke lenger en monolog, men en livlig diskusjon – og du kan skinne som moderator. 
Vi gir deg konkrete råd i verktøyet om hvordan du kan utlede gode tiltak –, og det kan brukes både online eksternt og offline. Hvis du trenger mer informasjon, kan du ta en titt på artikkelen vår om "7 smarte retro-tavler i sammenligning".
Du kan for øvrig utføre en retro med verktøyet vårt uten innlogging fra deg eller teamet ditt.
Med denne knappen kan du åpne verktøyet direkte, velge retrometode og invitere et team via en lenke:
Mange forskjellige metoder er mulige hvis du er interessert: Mer enn 30 retrospektive metoder.
Hvis du fortsatt er usikker, kan du la en av brukerne våre overbevise deg her: Agile Coach Holgers erfaring med verktøyet vårt.
Konklusjon: Gode tiltak, gode retrospektiver
Hvis du og teamet ditt mestrer kunsten å utlede gode tiltak fra retrospektivene, vil du bli overrasket over hvor mye teamet ditt vil sette pris på dem.
I Echometer spør vi teamene om "Return on Time Invest" etter hvert retrospektiv og kan konkludere: Velformulerte tiltak øker teamets tilfredshet med retrospektivene betydelig.
Hvis du følger tipsene ovenfor, kan ingenting gå galt! Så lykke til med å utlede tiltak til neste retrospektiv!
For øvrig er en av de beste måtene å utvikle teammedlemmenes smidige tankesett på en bærekraftig måte å implementere en smidig Health Check. Vårt gratis team Health Check-sett kan hjelpe deg med å stille de riktige spørsmålene –, bare klikk deg videre: Team-Health Check byggesett
Studiepoeng
Foto av "Luis Villasmil på Unsplash"
