Utforming av retrospektiver - unngå misforståelser i kommunikasjonen
Det er spesielt viktig å organisere retrospektiver riktig i teamarbeid, fordi de gir et optimalt grunnlag for utveksling innad i teamet, samtidig som de ikke er selvdrevne. Et spesielt viktig aspekt er kommunikasjonen mellom deltakerne.
Her om dagen hadde jeg en privat situasjon der jeg innså hvor fort folk kan misforstå hverandre.
En venn av meg, Ben, hadde lånt en ladekabel av meg som tilhørte en annen venn, Leon. Da jeg ville gi den tilbake til Leon, spurte jeg min venn Ben om han kunne gi den til meg. Han kunne ikke for øyeblikket og tilbød seg å gi den direkte til Leon. Siden jeg ville gi den fra meg selv, sa jeg til ham: “Nei, det går bra, du trenger den ikke. Bare gi den til meg en annen gang.
Neste dag kom meldingen fra Ben: “Jeg har kastet den i postkassen til Leon.” og jeg lurte på hva det skulle bety, siden jeg - etter min mening - uttrykkelig hadde sagt at han skulle gi den direkte til meg.
Og moralen i historien: Ben ville bare gjøre meg en tjeneste og trodde jeg sa det for ikke å være til bry.
Dette viser at det kan være ulike tolkninger i kommunikasjonen, og at det dermed kan oppstå misforståelser.
Ikke minst derfor er det viktig å utforme retrospektiver på en slik måte at misforståelser fra hverdagen kan avdekkes og overvinnes ved å opprette felles mentale modeller selv på forhånd, for å kunne handle effektivt som et team.
I team der flere deltakere kommuniserer via ulike kanaler som e-post, telefon eller messengers som Slack & Co, kan potensialet for misforståelser raskt mangedobles. Retrospektivet skaper et beskyttet rom for å bringe teamet tilbake på sporet. Derfor er utformingen av retrospektive møter spesielt relevant i slike team.
Design av retrospektiver | Suksessfaktor for kommunikasjon
Men hva er egentlig definisjonen av en retrospektive? I utgangspunktet kan man definere en retrospektive slik: En retrospektive er et regelmessig møte i et team for å belyse de tidligere arbeidstrinnene og utlede forslag til forbedringer for det fremtidige samarbeidet. Du kan finne mer informasjon i våre VANLIGE SPØRSMÅL Les om det.
Og hvordan er et retrospektiv strukturert? Utformingen av retrospektivet må selvfølgelig tilpasses teamets behov, men det finnes et visst grunnleggende rammeverk eller retrospektive metoder som bør følges.
Det finnes flere Spørsmålsom bør tas i betraktning i et retrospektiv for å optimalisere arbeidsprosessen, forbedre kommunikasjonen og unngå eller i det minste avdekke misforståelser:
- Hva har vi gjort så bra at vi må snakke om det for ikke å glemme det?
- Hvilken innsikt har vi fått?
- Hva må vi gjøre annerledes i fremtiden?
- Hva er det vi ikke har forstått ennå?
Faser for utforming av retrospektivet
I prinsippet kan retrospektiver deles inn i flere kategorier Faser som er delt som illustrert i figuren:
Nå spør du deg sikkert hva dette skal fortelle deg helt konkret? Det og hvordan du kan utforme retrospektivet ditt, skal vi selvfølgelig fortelle deg i det følgende!
- Intro: Introduksjonen omfatter en hilsen og en vurdering av den aktuelle stemningen. Dette kan for eksempel gjøres gjennom en kort innsjekking der alle forteller hvordan de føler seg for øyeblikket.
- Datainnsamling: I datainnsamlingen bør du samle inn informasjon som gjør det mulig for deg å vurdere samarbeidet. Dette kan være både objektive fakta og personlige inntrykk.
- Innhenting av innsikt: Dette handler om å finne årsakene. Hvorfor går noe bra eller dårlig? Spørsmålene ovenfor kan hjelpe deg med dette.
- Fastsett tiltak: I denne fasen bør man bestemme seg for konkrete tiltak, fordele ansvar og sette av tid.
- Avslutning: Til slutt bør du evaluere selve retrospektivet og gi tilbakemelding på det. Dette vil hjelpe deg med å optimalisere de neste retrospektivene. Du kan bruke vår Verktøy for teamretrospektiver kan være til hjelp. Målrettede elementer brukes til å reflektere over samarbeidet og skape en felles konsensus.
Bruk retrospektive verktøy
Retrospektive verktøy kan for øvrig hjelpe deg med å utforme og moderere retrospektivet (se listen vår over retrospektive verktøy). 14 retroverktøy til sammenligning ).
Jeg ønsker spesielt å Echometer kalle det, som jeg selv har vært med på å utvikle. Det kombinerer innsikt fra psykologien med Agile Best Practices for å få det beste ut av Team Health Checks & Retros for teamutvikling.
Du kan designe en retrospektive uten at du eller teamet ditt trenger å logge inn – verktøyet tar seg av hele struktureringen og hjelper med timeboxing osv.
Med denne knappen kan du åpne verktøyet direkte, velge retrometode og invitere et team via en lenke (det finnes mer enn 30 Retrospektiv mulige metoder):
Når du er ferdig med retroen, kan du eventuelt opprette en gratis konto for å lagre resultatene dine.
Hvis du vil vite mer først eller starte en skikkelig prøveperiode med en gang – her kan du finne ut mer og Start gratis.
Unngå misforståelser i kommunikasjonen
La oss gå tilbake til den opprinnelige historien: Hva har misforståelser og kommunikasjon med utformingen av retrospektive metoder å gjøre?
Som det fremgår av fasene og de relevante spørsmålene, handler retrospektiver om å kommunisere med hverandre og jobbe med felles prosesser. Som i andre hverdagssituasjoner kan det oppstå misforståelser. Derfor er det fornuftig å ta en titt på kommunikasjonsmodeller for å gjøre folk oppmerksomme på årsakene til misforståelser.
I utgangspunktet er det relevant å huske på at alle utsagn er 4 sider (jf. Schulz von Thun, 1981):
Kommunikasjonskvadratet – en svært kjent kommunikasjonsmodell – hjelper deg å forstå hvorfor så mange tolkninger av en tilsynelatende entydig uttalelse er mulig.
Hvis du tar hensyn til dette i retrospektivene, vil du raskt kunne avdekke hvorfor det noen ganger har oppstått misforståelser i det tidligere arbeidet.
Spesielt i en smidig arbeidshverdag er det viktig at kommunikasjonen er vellykket, slik at du kan reagere på de dynamiske kravene fra omgivelsene. VUCA-verden svare raskt og hensiktsmessig.
Kommunikasjonstorget i retrospektiv design
Prøv hele tiden å lære deg å ikke bare akseptere uttalelser som kommer i alle faser av retrospektivet. I stedet bør du stille spørsmål og vurdere alle fire sider av kommunikasjonsfirkanten. Fortsett å stille spørsmål og parafrasere (dvs. oppsummere med egne ord) motpartens utsagn for å sjekke om dere mener det samme.
Til å begynne med vil dette sikkert virke rart for deg. Etter hvert vil du imidlertid oppdage at misforståelser kan unngås og avdekkes, og at prosessene går smidigere.
Echometer som støtte for retrospektiv utforming
I Echometer vet vi hvordan vi kan forandre TeamWork og fremme det på lang sikt. Ved hjelp av vår psykologiske kunnskap og våre Verktøy for teamretrospektiver har vi utviklet skreddersydde elementer for team som ditt, som sikrer at dere stiller de riktige spørsmålene og kommer frem til en fellesnevner for å optimalisere kommunikasjonen og unngå misforståelser.
Kilder
Friedemann Schulz von Thun: Å snakke med hverandre 1 – Forstyrrelser og avklaringer. Generell kommunikasjonspsykologi. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8.
