Innholdsfortegnelse
En-til-en-møter med direkte ansatte
I dagens arbeidsliv er effektiv kommunikasjon mellom ledere og deres direkte underordnede helt avgjørende. Én-til-én-møter har blitt et uunnværlig verktøy for å fremme denne kommunikasjonen og øke medarbeidernes engasjement. I denne artikkelen gir vi deg en omfattende guide som tar deg gjennom det grunnleggende om hvordan du gjennomfører vellykkede én-til-én-møter. Du får alt fra å forstå temaet til å implementere effektive strategier ved hjelp av tilpassede møtemaler i Word og Doc.
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
Forståelse for én-til-én-møter💡
For bare med den rette intensjonen kan disse samtalene utfolde sin fulle effekt.
Hva er en én-til-én-samtale?
Møtet bør gi tid til å diskutere medarbeiderens utfordringer, mål og faglige utvikling. Mange selskaper bruker en standardisert mal for én-til-én-samtaler (tilgjengelig i Word- og Doc-format) for å sikre konsistens og effektivitet i disse møtene.
Betydning og formål med en-til-en-samtaler
En-til-en-møter tjener flere formål. Disse er
- Bygge tillit og fremme relasjoner mellom ledere og medarbeidere
- Regelmessige tilbakemeldinger
- Gi uttrykk for bekymringer og uro
- Samordne individuelle mål med selskapets mål
- Fremme av medarbeidernes vekst og utvikling
- Effektiv oppbevaring av ansatte
En virkelig godt strukturert mal for medarbeidersamtaler inneholder alle disse punktene i én og samme mal.
Forholdet mellom leder og medarbeider
Som nevnt i det første punktet spiller en-til-en-møter en avgjørende rolle når det gjelder å styrke forholdet mellom ledere og medarbeidere. De skaper et trygt rom for åpen dialog og bidrar til å bryte ned hierarkiske barrierer og fremme en åpenhetskultur.
Jeg vil gjerne understreke dette poenget igjen, fordi relasjonen mellom leder og medarbeider danner grunnlaget for vellykkede én-til-én-møter. Hvis relasjonen mellom medarbeideren og lederen er dårlig, kan en-til-en-møtene miste sin effekt.
Det er nettopp derfor vi i Echometer har snakket med mange ledere og teamledere og innsett at det er tilbakevendende problemer når det gjelder forholdet til de ansatte.
Et av disse problemene er at medarbeiderne ikke åpner seg for sine linjeledere i en-til-en-møter. Vi har utkrystallisert i alt 6 av disse problemene. Vi vil ta for oss disse senere i denne artikkelen, slik at en-til-en-møtene virkelig kan utfolde sin fulle effekt.
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
Hvordan strukturere en-til-en-møter💡
Et effektivt en-til-en-møte følger vanligvis denne strukturen. Eventuelle spørsmålsmaler kan enkelt integreres i denne strukturen:
- Innsjekking (isbryter) for å etablere en god samtaleflyt (5 minutter)
- Diskusjonstemaer som den ansatte tar med seg (10-20 minutter)
- Tilbakemeldinger og diskusjonstemaer fra veileder (10-15 minutter)
- Definere mål og utlede konkrete tiltak (5-10 minutter)
- Oppsummering av møtet (5 minutter)
Mange ledere synes det er nyttig å bruke en gratis mal for én-til-én-møter i Word- eller Doc-format for å sikre at de dekker alle nødvendige punkter for et effektivt én-til-én-møte.
Det første personlige møtet med en medarbeider
Det er alltid en første gang, og slik er det også med en-til-en-møter. Det er viktig å merke seg at det første en-til-en-møtet er strukturert på en litt annen måte enn de regelmessige møtene som følger.
Sette de riktige forventningene
Benytt deg av det første møtet på tomannshånd med den ansatte:
- Avklare roller og ansvarsområder
- Diskuter kommunikasjonspreferanser
- Slå an tonen for fremtidige én-til-én-møter
- Fastsette mål og viktige resultatindikatorer
De beste spørsmålene for et første en-til-en-møte
- Hva er dine kortsiktige og langsiktige karrieremål?
- Hvordan foretrekker du å motta tilbakemeldinger? (En personlighetstest kan være til hjelp her: Er medarbeideren abstrakt vs. konkret / strategisk vs. taktisk?)
- Hva motiverer deg på jobben?
- Hvilke utfordringer står du overfor for tiden?
- Hvordan kan jeg best støtte deg i din rolle?
Inkluder disse spørsmålene i din mal for medarbeidersamtalen i Word/Doc, slik at du lett kan finne dem igjen. Alternativt kan du laste ned malen vår gratis senere i denne artikkelen.
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
Regelmessige en-til-en-møter
Etter at du har hatt et innledende en-til-en-møte med en direkte ansatt og etablert et rammeverk, er det på tide å planlegge regelmessige en-til-en-møter.
Hvor ofte bør en-til-en-møter finne sted?
Hyppigheten av en-til-en-samtaler kan variere. Det viktigste er at de finner sted regelmessig. Undersøkelser blant ledere har vist at 94% av alle ledere har én-til-én-samtaler, hvorav rundt 49% har det ukentlig. En-til-en-samtaler annenhver uke er også en klassisk rytme. For å finne ut om ukentlige eller 14-dagers en-til-en-samtaler passer best for deg, kan du stille deg selv følgende spørsmål:
- Hvor stort er teamet ditt?
- Hvor komplekst er det aktuelle prosjektet?
- Hva passer til de ansattes personlige behov?
I prinsippet gjelder følgende:
Ukentlige en-til-en-samtaler: Ideell for miljøer med høyt tempo eller når du jobber med sentraliserte prosjekter.
Én-til-én-møter annenhver uke: Passer for mer etablerte team eller når det er behov for mer dyptgående diskusjoner.
Hvilke temaer bør dekkes i en én-til-én-samtale (eksempler)?
Fremgang i forhold til mål og prosjekter
- "Hvordan går det med kundeprosjektet XY? Hvordan ligger dere an i forhold til tidsplanen?"
- "Hvilke milepæler har du nådd siden sist vi snakket sammen?"
Utfordringer og hindringer
- "Er det noen tekniske problemer som hindrer dere i å implementere den nye programvaren?"
- "Hvilke ressurser eller støtte trenger du for å forberede deg optimalt til den kommende presentasjonen?"
Tilbakemelding (i begge retninger)
- "Hva synes du om tilbakemeldingene på den siste prosjektrapporten din? Var den nyttig og konstruktiv?"
- "Er det noe i lederstilen min som jeg kan forbedre for å støtte deg bedre?"
Karriereutvikling
- "Hvilke ferdigheter ønsker du å utvikle i løpet av de neste seks månedene for å nå dine karrieremål?"
- "Er du interessert i det kommende opplæringsprogrammet? Hvordan kan det bidra til din faglige utvikling?"
Balanse mellom arbeid og fritid
- "Hvor fornøyd er du med din nåværende balanse mellom arbeid og fritid? Er det noen områder som kan forbedres?"
- "Føler du at du får støtte av den fleksible arbeidstiden? Hvordan påvirker det privatlivet ditt?"
Teamdynamikk
- "Hvordan opplever du teamarbeidet etter omorganiseringen? Er det noen positive eller negative endringer?"
- "Hvilke ideer har du for å forbedre kommunikasjonen mellom avdelingene?"
Gratis en-til-en-mal for Word og Docs
For å hjelpe deg har vi laget en gratis mal for én-til-én-møter som er kompatibel med Word og Docs.
Note: Malen for Docs og Word er på engelsk og må kanskje oversettes til ditt formål. oversettes for ditt formål. Du kan for eksempel bruke DeepL..
Du kan bruke Word & Doc-malen på følgende måte:
- Åpne dokumentet i Google Dokumenter ved å klikke på knappen (du kan ikke redigere det her).
- Klikk på "File" -> "Download" -> "Microsoft Word (.docx)" øverst til venstre
- Du kan nå importere det nedlastede dokumentet til Word eller Google Docs og redigere det som du ønsker.
Alternativt kan du laste ned Word (.docx) One-on-One-malen direkte her:
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
En-mot-en: Utfordringer og løsninger💡.
Som allerede nevnt er det seks vanlige problemer i personalledelse som kan observeres spesielt i en-til-en-møter. Det tar vanligvis noen få møter å finne ut hvilken medarbeider som sliter med hvilke problemer.
Disse seks problemene inkluderer:
- Kundens empati: "Mine medarbeidere har vanskeligheter med å forstå kundens og selskapets perspektiv."
- Relasjonsbygging: "Medarbeiderne mine åpner seg ikke for meg i 1:1-møter."
- Personlig utvikling: "Mine medarbeidere har ingen iboende utviklingsmål."
- Individuelle prestasjoner: "Medarbeiderne mine optimaliserer ikke tilbakemeldingssløyfene og arbeidsprosessene sine."
- Myke ferdigheter: "Mine medarbeidere har problemer med å uttrykke sin tvil på en respektfull og produktiv måte" eller "De føler seg lett angrepet når de blir kritisert".
- Ansvar og deltakelse i teamet: "Mine medarbeidere tar ikke ansvar for teamets mål."
Strategier for å overvinne utfordringene
Det kan være en utfordring for teamledere å håndtere disse problemene. Årsakene kan være sammensatte, for eksempel hvis en medarbeider har hatt negative erfaringer med åpenhet tidligere (kanskje til og med i privatlivet eller i barndommen).
For å løse disse problemene på en effektiv måte, må du kanskje endre tilnærmingen til hvordan du gjennomfører en-til-en-møter med den aktuelle medarbeideren. Siden dette er en stor utfordring og vanlige maler for slike en-til-en-møter kanskje ikke er tilstrekkelige, har vi i Echometer utviklet egne maler sammen med psykologer og eksperter på agile møter.
Echometer-maler og andre ressurser
Vi har allerede laget mer enn 25 maler som tar for seg de problemene som er nevnt ovenfor, og jeg vil derfor presentere to eksempler her:
Problem Eksempel #1:
"Mine medarbeidere har ingen iboende utviklingsmål."
Selv om folk kanskje ikke har spesifikke utviklingsmål, er det helt sikkert aspekter ved arbeidet som interesserer dem mer enn andre. Hvis du ser på problemet på denne måten, kan du utlede utviklingsmål ut fra de interessene som også motiverer medarbeideren. Dette kalles også "job crafting".
Mal for en-til-en-møte: Jobbutforming
Vi har alle visse sider ved arbeidet vårt som vi liker bedre enn andre. Det finnes vanligvis et visst spillerom for å forme rollene våre i henhold til preferansene våre. Det er bra å være klar over disse preferansene og kommunisere dem, slik at man er forberedt når det oppstår muligheter for "job crafting". Spørsmål til en 1:1-mal for "job crafting":
Åpne tilbakemeldingsspørsmål
Hvilke aspekter ved arbeidet ditt liker du best?
Hvilke aspekter ved arbeidet ditt liker du minst?
Hvis du kunne delegere én av oppgavene dine til noen andre, hva skulle det være?
Hvis du kunne legge til ett ansvarsområde eller én beslutningsmyndighet i rollen din, hva skulle det være?
Skriv inn navnet ditt på ventelisten
Verktøyet vårt for en-til-en-møter er for tiden under utvikling. Hvis du ønsker å bli informert når det er tilgjengelig, kan du registrere deg her med e-postadressen din:
Problem Eksempel #2:
"Mine medarbeidere har vanskelig for å uttrykke sin tvil."
eller
"De føler seg lett angrepet når de blir kritisert."
Dette grunnleggende problemet skaper ofte mange andre problemer. Et eksempel på dette er at disse personene ofte har vanskeligere for å sette tydelige grenser, noe som i sin tur går ut over medarbeiderne.
For dette konkrete eksempelet har vi laget en mal kalt "Å si nei" som du kan bruke i en en-til-en-samtale med medarbeideren din:
Mal for én-til-én-møter: Å si nei
Hvis noen har vanskeligheter med å si nei, kan de få flere og flere oppgaver helt til de står i fare for å bli utbrent. Dette formatet hjelper den enkelte til å tenke over hvordan man kan stille passende forventninger og si "nei" når det er nødvendig.
Åpne tilbakemeldingsspørsmål
Reflektere: Hva er gode grunner til å si "nei" når noen ber deg om å gjøre noe?
Samle inn eksempler: Når sa du sist "nei" da noen ba deg om å gjøre noe? I hvilke situasjoner ville du gjerne ha sagt "nei", men gjorde det ikke?
Verktøy: Hvilke setninger eller spørsmål kan være til hjelp når noen vil at du skal gjøre noe?
Skriv inn navnet ditt på ventelisten
Verktøyet vårt for en-til-en-møter er for tiden under utvikling. Hvis du ønsker å bli informert når det er tilgjengelig, kan du registrere deg her med e-postadressen din:
Mal for én-til-én-møter (Word & Doc)
Konklusjon –-maler for én-til-én-møter
En-til-en-samtaler er et effektivt verktøy for å forbedre kommunikasjonen, øke medarbeidernes engasjement og øke prestasjonene. Ved å implementere strategiene som er beskrevet i denne veiledningen, og ved å bruke godt utformede maler for en-til-en-møter, kan du gjøre disse samtalene til dynamiske og produktive møter som gagner både medarbeiderne og organisasjonen.
Husk at nøkkelen til suksess er konsistens, forberedelse og et genuint engasjement for medarbeidernes utvikling. Begynn å implementere disse metodene i dag ved å bruke vår gratis mal for medarbeidersamtaler, og se hvordan teamets produktivitet og tilfredshet skyter i været.
Her kan du laste ned den gratis One on One Word-malen eller teste vårt spesialutviklede møteverktøy:
Skriv inn navnet ditt på ventelisten
Verktøyet vårt for en-til-en-møter er for tiden under utvikling. Hvis du ønsker å bli informert når det er tilgjengelig, kan du registrere deg her med e-postadressen din:
