先延ばし：遠隔地にいるチームをうまくまとめるには？

リモートワーカーが常に直面する課題の1つは、生産性を維持することです。在宅勤務をする人すべてが、タスクを完了し、目標を達成できるわけではありません。柔軟な労働体系がもたらす自由を考えると、一部の従業員は先延ばしにする傾向があり、それは当然、パフォーマンスに影響します。

リモート・チームが生産性を維持し、参加し続けるにはどうすればいいのか？

先延ばしを理解する

私たちは皆知っている。先延ばしにするプロセスは、多かれ少なかれこんな感じだ：

- その日のToDoリストに目を通す。

- 最初の仕事から始めるのだ。

- 気が散って、他のあまり関係のない仕事をしてしまう。

- ToDoリストの項目を今やらなければ、プロジェクトの遅れや周囲からの叱責といった結果に直面することになる。

- 最後に、最後の最後に、タスクを完了させる。

もしかしたらあなたも（私たちみんながそうであるように）、次は最後の1秒まで待つまいと自分に誓ったかもしれない。しかし残念ながら、あなたはいつも同じサイクルに陥ってしまう。

人はなぜ先延ばしにするのか？

米国の労働人口の88 %が先延ばしをしていることを考えると、なぜ先延ばしをするのかを理解することは重要である(ソースへ).

先延ばしについての誤解を解くことから始めよう。しかし、現在の研究では、先延ばしは感情管理やストレスや疲労などの問題ともっと関係があることが示唆されている。研究者によれば、先延ばしは自己調節の一形態であり、特に、たとえそれが否定的な結果をもたらすかもしれないとしても、仕事を不合理に先延ばしにすることを含むと定義されている (ソースへ).

先延ばしは怠惰ではなく、多くの場合、高いレベルの不安や抑うつと関連している(ソースへ).人はストレスの原因となる仕事を先延ばしにする傾向がある。

先延ばしにするのは、先延ばしにした仕事にまつわるネガティブな感情を避けたいからだ。 簡単に言えば、その仕事が同僚のストレスになっている場合、同僚はその仕事を避けられなくなるまで先延ばしにし、時間的なプレッシャーの中で急いで終わらせようとする可能性が高くなる。

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仕事の先延ばしは、オフィスであれ他の場所であれ、従業員や企業に多くの問題を引き起こす可能性がある。従業員の仕事のパフォーマンスや、プロとして進歩する能力に影響を与える。

先延ばしが従業員にもたらす結果

Good Therapy」誌の調査によると、先延ばしは職場で業績不振、経済的無責任などの問題を引き起こします（出版まで).

研究はまた、先延ばしをストレスや仕事での疲労、感情的ウェルビーイングの低下にも結びつけている。ソースへ).これは従業員の仕事ぶりや専門的に成長する能力に影響し、従業員の学習・成長意欲にも影響する(ソースへ).

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雇用主にとっての先延ばしの結果

先延ばしは生産性を低下させ、コラボレーションに影響を与える。従業員のタスクの提出が遅れると、他のワークフローに影響を及ぼす。

リモートワークの環境では、先延ばしは二重の問題となる。フレキシビリティは、注意散漫、先延ばし、さらには不快なタスクを完全に避けることにつながりかねない。次のセクションでは、リモートワーカーをタスクに集中させるために使える戦略をいくつか紹介しよう。

リモートワーカーの先延ばしを防ぐには

リモートワーカーはしばしば会社から切り離されていると感じ、自分がこなさなければならない仕事に対して否定的な感情を抱くことがある。従業員のエンゲージメントを促進し、成功するチームを作るためには、雇用主は期待や目標を明確にする必要がある（続きを読む）：レトロへの期待 )、従業員がこれらの目標を達成できるようにサポートする。ここでは、従業員がより積極的に参加し、見られていると感じ、先延ばしを減らすための5つのヒントを紹介する：

1. 毎週チェックインを行うか、定期的に振り返りを行う。

前述したように、リモートワーカーは会社から切り離されたように感じたり、自分の存在を感じられずに苦しんだりすることがある。週1回または2週間に1回、短いミーティングを行うことで、彼らが参加していると感じられるようになる。そこでは、自分の考えや感情を経営陣やリーダーと共有することができる。

Echometerのようなシンプルなツールで定期的なチェックインやアジャイル・レトロスペクティブを実施することは、リモートワーカーにとっていくつかのメリットがある：

- コミュニケーションのチャンネルを開き、彼らの仕事を彼らの視点から理解するのに役立つ。

- コミュニケーションを改善し、チームメンバーとの関係を強化することで、信頼と相互支援を高める。

- あなたはスタッフに声を与え、アイデアや質問、懸念をあなたにぶつける勇気を与える。

- 責任感を呼び覚まし、生産性を高める。

2. 目標を細分化する

同僚に管理しやすい目標を与える。小さな目標に分割すれば、全員がタスクを完了しやすくなる。

さらに、目標は達成可能で明確でなければならない。SMART（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed）は、目標を定義するための一般的なフレームワークである。タスクを割り当てる際は、SMARTのフレームワークに従っていることを確認する（続きを読む）：良い目標を設定する ).

従業員をタスクの多さで圧倒してはいけない。やるべきことの膨大なリストは、誰にとってもやる気を失わせる。社員が妥当な時間で達成できることだけを割り当てる。

3. 小さな成功を祝う

先延ばしにする原因のひとつは、過小評価されている、あるいは評価されていないと感じることだ。たとえ小さな成功であっても、同僚に評価されていると感じさせるには、表彰は大きな効果がある。

簡単な感謝の言葉や「よくやった」という言葉は、より多くのタスクをこなすための良い動機付けになります。例えば、デジタルツールを使ってもできます（詳細はこちら：労働力分析と業績管理).

4. 感情的な幸福を測定する

生産性を維持し、先延ばしを避けるためには、リモートチームの感情の健康状態をチェックすることが重要だ。社内のチームであれば、個人的にチェックすることは容易だが、リモートチームでは、問題を公開されたと感じることなく話し合ったり解決したりする機会は少ない。

感情調査を導入することで、従業員のエンゲージメントを高めることができます。感情調査は通常短く、従業員が仕事についてどう感じているか、仕事量をどう感じているかについての質問が含まれています。また、従業員は、管理職との個人的な会話のストレスを感じることなく、自分の考えや感情を（任意で匿名で）伝えることができます。Echometerというツールは、感情調査の実施を支援します。調査結果から直接アクションを引き出し、従業員の自己効力感を高めるための短い会議と組み合わせることで、より効果的になります（詳しくは Echometer).

5. レジリエンスまたはレジリエンス能力の促進

日常的な課題、そうでない課題を克服することは、すべての従業員にとって当たり前のことである。困難な状況でも同僚が耐え抜くようにするには、リーダーは臨機応変さを奨励し、チームメンバー間の関係を構築する必要がある。心理的安全性 ).レジリエンスは自己認識から始まる。つまり、従業員はまず、先延ばしにつながる状況を認識しなければならない。苦手な分野やタスクがあれば、報復を恐れずに正直に打ち明け、サポートを受けられる環境が必要だ。

先延ばしを克服するために、ソフトウェアはどのように役立つか？

リモートチームにおける先延ばしの防止は、チームメンバーとのコラボレーションやエンゲージメントを可能にするテクノロジーツールによって促進される。

従業員が先延ばしを克服するのに役立つ様々なツールやアプリがある。Pomodoro Timerのように、効果的な時間管理をサポートする拡張機能もあるが、限界がある。モバイルワークやハイブリッドワークを行う組織は、堅牢で全社的な時間管理システムを導入すべきである。時間記録システム統合されたメッセージングとコラボレーション機能を使用して、すべてのスタッフが日々のタスクについて話し合う。

マネジャーやその他のリーダーのコミットメント、適切な評価、テクノロジーの活用、レジリエンスの強化があれば、モバイルワーカーが先延ばしになるのを防ぐことができる。