5つのテンプレートとガイド従業員週報

心理学を学ぶまでもなく、私はそのことを知っていた：チームのリーダーシップを成功させるには、健全で定期的なコミュニケーションが必要なのだ。 

そして、管理職がこのために使う一般的なツールは、週次従業員状況報告書である。これらは、従業員のステータス、パフォーマンス、特定のKPIやメトリクス、またはオプションとして、彼らの気分の概要を提供する。

この記事では、従業員週報の概要を説明し、さまざまなフォーマット（PDF、Excel / XLSX、Word、Google Sheets、PPT）のテンプレートとファイルを提供し、上司としてこのコミュニケーション・ツールの使い方を指導する。 

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従業員報告は現代の経営文化に適合しているだろうか？良い質問だ。通常のデジタルまたはバーチャルな業務報告も批判的に見ることができるし、またそうすべきである。私はこの視点にも立つ。しかし、従業員週報とは実際には何なのかという疑問から始めよう。

長い話を短くする：週次従業員ステータスレポートの基本的な考え方は、マネージャーに対して、チーム内のすべてのタスクとアクティビティの現在のステータスの概要を時間効率よく提供することである。 

では、なぜダイレクト・レポートからの週次状況報告が関係あるのか？マネージャーとしてのあなたの目標は、チームの目標を達成し、社員のモチベーションを高く保つことだ。つまり、建設的な摩擦と調和を同時に達成するために、様々な個々の活動を調整することである。そこで役立つのが従業員レポートだ。IT業界であれ営業業界であれ、業界によって重要なポイントは異なるため、可能であればテンプレートやフォーマットを使い分ける必要がある。

週次従業員状況報告書は通常、従業員の上司にEメールで送られる1ページの文書である。この1ページの文書は通常、標準化されたテンプレートであり、従業員は毎週数分以内に記入する。 

すでに述べたように、焦点は主に直属の部下の活動、その目標、そして場合によっては達成された、あるいは達成されていない指標に当てられる。

また、部下との定期的な同期型1on1ミーティングを回避する方法にもなり得ます。彼らも問題を抱えているからです - 下の図にあるように😄 しかし、それについては後ほど触れるとして、まずはもう少し深く掘り下げてみましょう。

では、上司として、従業員の週次状況報告書には何を書くべきか？俯瞰してみると、それは次の3つである：

これにより、週ごとの従業員ステータスレポートに何を含めることができるかについて、最初の良い感覚が得られるはずです。さらに、そのようなレポートが、会議での同期型であれ、メールによる簡単なアップデートとしての非同期型であれ、Echometerのような1対1のアップデートソフトウェアを介してであれ、チームのリーダーシップにとってどれほど重要であるかがより明確になるはずです。

ちなみに、イーロン・マスクはXの従業員にも毎週レポートを送るよう求めている。このアイデアは大いに議論された。 詳しくはこちらのウェブサイトを参照されたい。.イーロン・マスクの現状報告テンプレートがどのようなものかは伏せたくない。以下は、このイニシアチブを発表したEメールからの重要な部分である（英語以外の言語では無料翻訳）：

例：イーロン・マスク（Twitter）からの週次レポートに関するメール

テンプレートと形式に入る前に、メタ的な視点を取りたいと思います。週ごとの従業員ステータスレポートはそもそも意味があるのでしょうか？

正直に言うと、多くの場合そうではありません。

デジタル週報は、多くの組織で間違いなくその目的を持っているが、特に、サイネフィン・フレームワークに従って知識労働を行い、複雑な環境で活動するチームでは、根本的な弱点がある。

1. 個人的な接触が不可欠である

複雑でダイナミックな職場環境では、チームメンバーと上司との直接対話が重要である。個人的な1対1のミーティングや、一緒に解決策を考える生産的なチームミーティングは、より効果的であるだけでない：

• 従業員に対してより敬意を払っている： 対話は、個々の懸念に対応するスペースを作り出し、問題やアイデアに直接対処することを可能にする。
• 人間関係を築く： 定期的な個人的交流は、チーム内および従業員と管理職の間の信頼と忠誠心を強化する。複雑な状況での成功には、良好な人間関係が不可欠であることが多い。

一方、週刊デジタル・レポートは、このような直接的な接触に代わるものではなく、しばしば機械的あるいは一方的な効果をもたらす。

2. 情報の不透明性

週次レポートに対する最大の批判は、集中化された不透明な情報処理です。

• 通常、すべての情報は一人の人間、通常はライン・マネジャーに行き着く。
• しかし、このような人物は、すべての問題を解決したり、すべての関連情報を処理したりできるわけではないことが多い。
• 従業員が実際に必要なサポートを受けているかどうかは、議論がないため不明なままだ。

報告書だけでは、複雑な課題を克服するために非常に重要な、チームの集合知と創造性に取って代わることはできない。

ところで、もしあなたがせっかちでテンプレートが欲しいのであれば、この時点で私たちのビデオを見ることもできる：ここでは、エクセルをベースにしたシンプルで印刷可能なテンプレートを紹介する。

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週次レポートの代替案：個人ミーティングとチームディスカッション

より良いアプローチは、直属の部下と1対1の個人ミーティングを定期的に開き（必要であればバーチャルで、あるいは遠隔で）、アジャイル・レトロスペクティブのような生産的なチームミーティングも確立することだ。

• 1対1のミーティングで個々の課題や懸念に直接対応し、解決策を一緒に考えることができる。
• チーム・ミーティングは、チーム全体の専門知識を活用することで、互いの交流と学習を促進する。
• 特に複雑な環境では、このような会議は共同での問題解決を強化し、責任を一人に集中させるのではなく、分散させるのに役立つ。

したがって、週報はあるシナリオでは役に立つかもしれないが、上司であるあなたとの対面ミーティングによる個人的な接触や双方向の共同作業に取って代わることはできない。

定期的な1対1のミーティングについての一般的な紹介に興味があれば、このテーマについての記事をご覧いただきたい： ガイド：1対1の会話を成功させるための6つのヒント。

1対1のミーティングをする時間がない？

定期的な1on1ミーティングをする時間がない、または定期的に成功裏に生産的にモデレートできるとは想像できないとお考えですか？いいえ、それは比較的簡単で、準備とフォローアップに数分しかかかりません：当社のEchometer 1on1ミーティングソフトウェアを使用してください。

当社のソフトウェアでは、あなたの従業員はあなたなしで非同期的に、リモートで共同ミーティングのメモを取ることができます。共同ミーティングでは、ポイントについて生産的に話し合うことができ、質問テンプレートが提供されます。さらに、気分と従業員の成長を経時的に測定できます。

次のテンプレートまたは形式を試して、ぜひチェックしてみてください。

私たちのソフトウェアで利用可能な他のテンプレートについて、より良い感触を得たい場合は、このブログ記事が役に立つだろう： 定期的な従業員チェックのための5つのテンプレート.

というわけで、批判はもう十分だ。従業員との1対1のミーティングや毎週の近況報告というトピックについてよりよく感じてもらうために、以下にシナリオ別のテンプレートやフォーマットをいくつか紹介しよう。

編集、印刷、ダウンロードが可能なように、最も一般的なフォーマットで用意するので心配はいらない：PDF、Excel / XLSX、Word、Google Sheets、PPT。

以下では、従業員の週次ステータスレポートのテンプレート、サンプル、例を紹介する。これらは、それぞれ異なる焦点を持っており、したがって、異なるユースケースに適しているはずである。

以下の書式は、毎週従業員の状況をチェックするための無料のテンプレートとして適している。

念のため：上のトグルで、このレポート・テンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）で従業員レポート・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用できる。

以下の書式は、ワード文書としてもエクセル文書としても、1週間ごとの従業員の状況をチェックするための無料のテンプレートとして適している。

🚸 注意：左上のメニューからテンプレートをコピー（編集可能にする）するには、Googleにログインしている必要があります。

ちなみに、これは下のYouTubeビデオに出演している私だ。月例1対1ミーティングのテンプレートについてもう少し詳しく知りたい方は、ビデオを見てほしい。

一対一の会話をできるだけ巧みに進めたいなら、ビデオの中でいくつかのハッとさせられる瞬間を体験してほしい：

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以下の書式は、毎週従業員の状況をチェックするための無料のテンプレートとして適している。

念のため：上のトグルで、このレポート・テンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）で従業員レポート・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用できる。

特定の指標やKPIについてのフィードバックを求める、従業員の週次状況チェックイン用の無料テンプレートとして、以下のフォームはワードとエクセルの両方の文書として適している。

念のため：上のトグルで、このレポート・テンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）で従業員レポート・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用できる。

以下の書式は、毎週従業員の状況をチェックし、従業員に反映させるための無料のテンプレートとして適している。

念のため：上のトグルで、このレポート・テンプレートを他のフォーマット（PDFやWordなど）で開いたり、編集したり、ダウンロードしたり、印刷したりすることもできる。ちなみに、ダウンロード可能なテンプレートは英語である。他の言語（スペイン語、オランダ語、ポルトガル語、フランス語、フィンランド語、イタリア語、スウェーデン語など）で従業員レポート・テンプレートが必要な場合は、上記のテキストをコピーするか、翻訳ツールとしてDeeplツールを使用できる。

さて、週報の例をいくつか見てきたが、どのように記入すれば最適なのか疑問に思うかもしれない。そこで、ソフトウェア開発者のための週報の完成見本がどのようなものかを紹介したい。先にも述べたように、週報がソフトウェアチーム全般にとって適切なツールであるかどうかという疑問については、これから述べることにしよう。

完成した例週次ステータスレポート

週報をどのように作成し、完成させるかについて、より具体的な説明が必要な場合は、以下のヒントが参考になるだろう。多かれ少なかれ、理想的な週報のあり方についてのチュートリアルである。

指示に従えば、週報にありがちなミスを犯すことはないだろう。

• 日々のログを見直す：日々のメモや、Jira、Trello、Asana、GitHubなどのツールを見て、その週の重要な出来事や進捗状況をすべて記録する。
• チームとの調整：報告書がチームプロジェクトに関するものであれば、チームの同僚から最新情報を得る。
• プロジェクトやスプリントの目標を確認する：その週に計画した目標と進捗状況を比較する。

1.2 優先順位をつける

• 関連性を判断する：チームや利害関係者にとって重要な結果やトピックに焦点を当てる。
• ハイライトを特定する：最も重要な業績、課題、計画を選ぶ。どんな小さなことでも記載する必要はない。

1.3 ターゲットグループを考える

• 誰がレポートを読むかを考えよう。技術的な詳細は、例えば開発チームにとっては適切だが、経営陣にとってはそうではない。

2. 構造を定義する

情報を明確に提示するために、明確な構成を使用する。以下は、試行錯誤を重ねたフォーマットである（他にもテンプレートがある）：

1. 要約：今週のハイライトを簡単に説明する。
2. 実績：何が達成されたか？
3. 課題：何が問題だったのか？
4. 来週の予定：前進を確実にするための具体的なステップ。
5. その他（任意）：オープンな質問、提案、フィードバック

ところで、もしあなたがソフトウェア開発者のマネージャーなら、次の記事が参考になるだろう： 6 ソフトウェア開発者へのフィードバック例 .

• 短い文章にする：情報をコンパクトにまとめる。
• 箇条書きを使う：箇条書きにすることで、報告書がより明確になる。
• 専門用語は控えめに使う：ターゲットグループがその用語に精通している場合に限る。

3.2 プロセスではなく結果を重視する

• 単に「XYZに取り組んだ」と書くのではなく、例えば「XYZを実装しテストした結果、X%のセキュリティが向上した」と書くのだ。
• 注目すべきは結果である。

3.3 ポジティブとネガティブのバランス

• 実績を強調するが、課題を隠してはならない。
• 可能であれば、問題に対する解決策やアプローチについても言及する。

4. レビュー

• スペルと文法：報告書がプロフェッショナルに見えるよう、すべてを入念にチェックする。
• 明確さ：報告書を声に出して読むか、同僚に目を通してもらう。
• 完全性：重要なものが欠けていないことを確認する。

5. ステップ・バイ・ステップの手順の例

1. 月曜日から金曜日まで：進捗状況と課題を毎日メモする。
2. 木曜日／金曜日：すべてのメモを回収し、最も重要なポイントを絞り込む。
3. 金曜日の昼休み：上記のセクションに基づいてレポートを書く。
4. 金曜日の夕方：報告書をチームまたは関係者と共有する。

よし、やったね。これで、従業員のステータスと週報についてわかっただろうᙂ。

従業員を総合的に成長させたいのであれば、従業員コーチング・ソフトウェアを試してみることをお勧めします。こちらのビデオでは、従業員コーチングソフトウェアEchometerの概要を説明しています：

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この記事では、週次従業員状況報告書とは何か、その目的や狙いは何か、一般的にどのような内容が含まれるのかについてよく説明したはずである。また、週報を作成する際に役立つテンプレートやサンプルもいくつか紹介した。

同時に、サイネフィン・フレームワークで説明されているような複雑でダイナミックな職場環境では、このような報告書には限界があることにも留意すべきである。 

個人的な1対1のミーティングや、アジャイル・レトロスペクティブのような生産的なチームミーティングは、より効果的であるだけでなく、従業員への評価も高い。対話を促進し、対人関係を強化し、チームの集合知を活用する。 

チームの真の強さは、共同討議と活発なコラボレーションにあり、それは個人的な接触と定期的なミーティングによって大幅に強化される。だからこそ、複雑な環境にある企業は、直接的なコミュニケーションを重視し、週報をコミュニケーションの主要手段とするのではなく、補助的なツールとして使うべきなのである。

効果的な1対1ミーティングやアジャイルレトロスペクティブの導入に役立てたいなら、当社のEchometerツールが役に立つ。下のテンプレートをクリックして見てみよう：