4 consigli per fare squadra in team remoti distribuiti
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I cosiddetti “team remoti”, ovvero team distribuiti che lavorano insieme da luoghi diversi e magari anche da fusi orari diversi, sono in voga: molte aziende vogliono sfruttare l’opportunità di attirare talenti nella propria azienda in tutto il mondo o di beneficiare dei vantaggi del costo del lavoro locale. Gli attuali Studi mostrano anche che il 99% dei lavoratori vorrebbe avere almeno la possibilità di lavorare in remoto da casa o da spazi di co-working.
Infatti, in media, i lavoratori a distanza sono apparentemente 80% meno stressato e 57% più soddisfatto con il loro lavoro rispetto ai colleghi che lavorano sempre in loco. Questo spiega perché i lavoratori danno così tanto valore a questa opportunità.
Ma questa tendenza comporta anche nuove sfide per i team. Come si fa a coordinare e gestire team sparsi in più sedi?
Le buone notizie in anticipo:
Google è riuscita a trovare un studio interno dimostrano ciò che i team distribuiti possono fare anche in Sondaggi può affermare che, in linea di principio, i team remoti distribuiti possono avere lo stesso successo dei team che si trovano nella stessa sede. Allo stesso tempo, Google ha pubblicato le sue best practice in un documento in lingua inglese. Playbook condiviso.
Affinché la comunicazione e la produttività funzionino nel team remoto, ci sono alcune cose da tenere a mente. È interessante notare che i fattori psicologici come il sicurezza psicologica , lo spirito di squadra e il Fiducia un ruolo importante.
Ecco i nostri consigli su come il tuo team remoto può esprimere il suo potenziale:
Suggerimento 1: Remote-first significa sovra-comunicazione
La comunicazione deve essere ripensata nei team remoti. I manager probabilmente conoscono già il concetto di eccesso di comunicazione: molte letture di management suggeriscono che non si può comunicare troppo la strategia aziendale. Questo concetto di eccesso di comunicazione è rilevante anche per i team remoti.
Esempio: un team ha sede in una sola località e solo alcuni membri del team lavorano in remoto da un’altra parte. Questo minaccia una società a due livelli che può minare il senso di squadra: Una parte sostanziale della comunicazione avviene faccia a faccia in ufficio e come membro remoto del team sei regolarmente l’ultimo a ricevere informazioni. Vale a dire, solo quando è prevista la prossima videochiamata (ad esempio, giornaliera o settimanale) o quando qualcuno registra queste informazioni per iscritto (ad esempio, tramite e-mail, Slack, Confluence, ticket Trello/Jira e così via).
Pertanto, la raccomandazione: gran parte delle comunicazioni formali e informali dovrebbero essere archiviate online in modo proattivo per essere visibili a tutti, secondo la regola “remote-first”. Anche se a volte si ha l’impressione che le informazioni siano già note, si dovrebbe fare lo sforzo di registrare ogni decisione in modo dettagliato e digitale per renderne comprensibile la derivazione a terzi.
Nei team remoti, è ancora una volta vero che non esiste un eccesso di comunicazione. E anche se c’è: Ne vale la pena!
Suggerimento 2: Adattare le routine della vita quotidiana
Soprattutto nei team remoti, è importante, in qualità di membro del team, manager o Scrum Master, creare una struttura per uno scambio regolare. Questo non significa un aggiornamento mensile, ma uno scambio molto più stretto che rende possibile il feeling tra i team.
Una buona pratica che, secondo la nostra esperienza, funziona bene: Mappare le giornate online in forma di testo. Ogni giorno, ogni membro del team inizia a scrivere gli argomenti più importanti e la disponibilità di tempo per la giornata in una chat o in un canale Slack. In questo modo tutti sono consapevoli di chi sta lavorando su cosa. Inoltre, questo dà a tutti la libertà di non doversi collegare in videoconferenza alle 9:00 in punto per la riunione quotidiana. Questa forma di dialogo è particolarmente vantaggiosa in caso di fusi orari diversi.
Il daily in formato chat dovrebbe essere integrato, ad esempio, con un weekly in formato videochiamata. In questo modo c’è un giro in cui tutti i membri del team possono anche vedersi (almeno digitalmente). Questa videochiamata non dovrebbe intenzionalmente degenerare in un aggiornamento formale dello stato, perché altrimenti fallirebbe il suo effetto di team building. Utilizzate magari l’appuntamento anche per un pranzo insieme, per sottolineare il carattere informale - sì, un pranzo insieme davanti allo schermo è meglio di nessun pranzo insieme. Questo pranzo può poi essere abbinato a formati di scambio aperti come “Borsa marrone” / “Pranzo e apprendimento” può essere collegato.
Suggerimento 3: Pianifica uno spazio per lo scambio informale con check-in & co.
Le opportunità di scambio informale, come ad esempio in cucina alla macchina del caffè, al biliardino, ecc. sono eliminate nei team distribuiti a distanza. Per creare la fiducia necessaria tra i membri del team di sedi diverse, è necessario fornire attivamente uno spazio. In questo modo, i membri del team possono conoscersi a livello umano e avvicinarsi.
In tutti gli sforzi per rendere le riunioni efficienti, è quindi importante riservare almeno i primi 5 minuti a uno scambio rilassato come “rompighiaccio” prima di iniziare con l’argomento vero e proprio della riunione.
A seconda del ciclo, oltre a uno scambio aperto, il check-in può essere una buona pratica in cui tutti, a turno, possono dire la loro. L’ultima persona che arriva alla riunione inizia il check-in. Le seguenti domande possono essere adatte per il check-in:
- Su una scala da 1 (=miserabile) a 10 (=super) come ti senti in questo momento? Perché?
- Cosa dovrebbe accadere per avere un 10 stasera?
La risposta a queste domande può riguardare anche questioni private: la decisione spetta a ciascuno. Naturalmente, le domande di check-in possono variare da una riunione all’altra. Sarebbe forse importante sottolineare che le domande non dovrebbero diventare troppo personali, nel caso in cui ciò possa risultare sgradevole per alcuni membri del team.
Un esempio simpatico che ne sottolinea l’importanza: qualche settimana fa eravamo a casa di un cliente ed è emerso che una persona che aveva risposto con 3 alla scala di check-in non aveva dormito tutta la notte ed era afflitta da mal di testa. Queste informazioni sono ovviamente fondamentali per poter classificare e prendere in considerazione il comportamento della persona.
Suggerimento 4: la costruzione del team attraverso le retrospettive come pratica migliore
Questo è probabilmente il suggerimento più importante per tutti coloro che Retrospettive (o “retros” in breve) nei loro team remoti. Soprattutto quando gran parte della comunicazione avviene in forma di testo digitale, aumenta il rischio di incomprensioni che possono mettere a repentaglio la fiducia e lo spirito di squadra.
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Questo rischio, dovuto alla mancanza di comunicazione faccia a faccia, non può essere evitato. Per questo è ancora più importante creare un contesto in cui ogni membro del team abbia l’opportunità di esprimere le proprie osservazioni e percezioni sulla collaborazione, di confrontarle all’interno del team e quindi di disinnescare potenziali conflitti. La retrospettiva è diventata una best practice consolidata per questo scopo.
Un esempio per chiarire
Tom ha dato un suggerimento per risolvere un problema tecnico (metodo A) in un ticket Jira. Erwin ha letto il suggerimento, lo ha coordinato con un altro collega ed è giunto alla conclusione che il metodo B avrebbe avuto più senso come soluzione alternativa e risponde nel ticket Jira in modo breve e chiaro: “Alla fine lo abbiamo fatto secondo il metodo B”. Tom ha letto il messaggio e si chiede se il suo suggerimento sia stato discusso seriamente. Poiché la risposta breve lo infastidisce, vuole esprimere il suo disappunto al riguardo nella prossima retrospettiva.
Quando Erwin lo viene a sapere in Retro, si stupisce e spiega che la proposta è stata effettivamente discussa seriamente, ne spiega brevemente le ragioni e si scusa per non aver coordinato la procedura con Tom in anticipo. Tom è soddisfatto e comprende la decisione. L’insegnamento: in futuro dovremmo prendere il telefono per queste decisioni o almeno registrare il corso della discussione in formato digitale.
In realtà, molti conflitti o insoddisfazioni non sono molto più complessi di questo semplice esempio e tutto ciò che serve per evitarli è una cultura del feedback aperta e lo spazio per sollevare i punti.
Il telecomando è una roccia!
In conclusione, si può affermare che i team remoti non hanno fondamentalmente meno successo di quelli in sede. È necessario enfatizzare la costruzione del team e la fiducia e adattare le routine e le abitudini esistenti.
Anche in un contesto remoto è quindi possibile sviluppare ulteriormente le persone, anche se si la sorprendente verità dietro la mentalità agile si prega di notare che.
Infine, ma non meno importante, bisogna tenere conto del rischio più elevato di incomprensioni. A nostro avviso, l’introduzione delle retrospettive di squadra sembra inevitabile nei team remoti distribuiti. Scopri se il nostro strumento retrospettivo può aiutarti. qui.
Se siete interessati a saperne di più su come guidare bene i team remoti, date un’occhiata a questo video: Il primo video di un corso di formazione sulla leadership a distanza per manager di team virtuali.
