Riunioni 1:1 di livello superiore: un'agenda, 35 domande e suggerimenti

Più fasi attraversa un messaggio, più – viene distorto, come nel caso della posta silenziosa. Gli incontri one-to-one di livello saltato tra i manager e i dipendenti di due o più livelli sotto di voi rompono questo schema e vi permettono di ottenere un feedback non filtrato e di prima mano.

Perché spesso la vostra strategia sembra buona sulla carta – ma come viene realmente implementata nella vita di tutti i giorni? Le riunioni a livello di salto vi aiutano a colmare il divario tra la presentazione patinata e la realtà effettiva. I vostri piani vengono attuati nella vita quotidiana del team? Come si comportano realmente i dipendenti?

In base alla mia esperienza, le indagini quantitative sui dipendenti non sono mai così efficaci come le interviste qualitative ai dipendenti, con un buon modello di agenda e di domande. La differenza fondamentale è che le emozioni provate da vicino hanno un impatto molto maggiore rispetto alla lettura di qualche numero sulla soddisfazione dei dipendenti.

Che si tratti di riunioni faccia a faccia, a distanza, digitali o virtuali, le riunioni one-to-one di livello saltato offrono spazio per un feedback importante e un tipo di comunicazione essenziale nel mondo del lavoro di oggi. In questo articolo vi fornirò i consigli più importanti, le domande giuste e un modello di ordine del giorno che potrete utilizzare nelle vostre riunioni one-to-one di livello saltato per avere buone conversazioni.

Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di come siano le riunioni one-to-one, date un’occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.

Gli incontri one-to-one a livello di salto sono discussioni dirette tra un manager e i dipendenti che lavorano a uno o più livelli manageriali sotto di loro –, cioè senza il manager di linea diretto come intermediario. Servono a ottenere un feedback non filtrato dai team, a rafforzare la cultura aziendale e a ottenere trasparenza su sfide e successi.

Salto di livello Domande e ordine del giorno di una riunione one-to-one per manager e dipendenti

Prima di organizzare riunioni, pensate: perché lo sto facendo? Volete scoprire come funzionano determinati processi? Capire la cultura aziendale? Dare voce ai dipendenti? Il vostro obiettivo determina quali domande porre, con chi parlare e quali argomenti sono rilevanti.

2. selezionare i partner di dialogo in modo specifico 🎯

Invece di avere conversazioni casuali, chiedetevi: Chi può fornirmi informazioni preziose? Potrebbe trattarsi di dipendenti esperti, nuovi membri del team o persone chiave dei progetti. L’obiettivo è ottenere una prospettiva il più possibile ampia e onesta sull’azienda.

3. prendere l’incertezza: inviare l’ordine del giorno in anticipo 🤝

Molti dipendenti sono inizialmente insicuri quando un dirigente di livello superiore organizza improvvisamente un colloquio. Comunica chiaramente il motivo per cui stai organizzando la riunione, ad esempio per raccogliere feedback, comprendere meglio la cultura del team o ottimizzare i processi. Idealmente, invia in anticipo all’ dipendente l’ordine del giorno di massima: maggiori informazioni di seguito. Chiarisci che non si tratta di un controllo delle prestazioni, ma di una conversazione aperta.

4. iniziare con l’apprezzamento 🌟

Mostrate un interesse genuino per il dipendente. Se vi informate in anticipo, potete, ad esempio, menzionare il successo o il contributo di un dipendente. Un piccolo riconoscimento ha un peso notevole grazie alla vostra posizione e può aumentare enormemente la motivazione.

5. ascoltare più di quanto si parli 👂

Una riunione di livello non è una lezione, ma un incontro di ascolto. Lasciate che il dipendente finisca di parlare, fate delle pause e ponete delle domande. L’obiettivo è quello di ottenere una visione reale, non di presentare il proprio punto di vista.

6. non prendere le critiche personalmente – ma seriamente ⚖️

A volte riceverete un feedback che vi metterà a disagio. Resistete alla tentazione di giustificarvi. Invece, chiedete e capite: Chiedete e capite. Un semplice “Grazie per essere stato aperto su questo argomento. Dimmi di più” dimostra che consideri la critica come un contributo prezioso.

7. prendere appunti – e seguire 📝

Se promettete qualcosa (ad esempio di affrontare un problema o di dare seguito a qualcosa), mantenete la parola data. Annotate i punti importanti e, se necessario, inviate un breve messaggio di follow-up dopo la conversazione. Questo dimostra che non solo ascoltate, ma agite anche.

8. essere presenti regolarmente – ma non esagerare ⏳

Le riunioni di livello inferiore sono preziose, ma non devono trasmettere un segnale di microgestione. Programmatele a intervalli ragionevoli, ad esempio trimestrali con diversi dipendenti, in modo da rimanere vicini all’azione ma senza dare l’impressione di interferire troppo.

9. creare sicurezza psicologica 🛡️

I dipendenti parlano apertamente solo se si sentono sicuri. Chiarite che non ci sono conseguenze negative per le risposte oneste. Se emergono argomenti che riguardano il diretto superiore, siate particolarmente sensibili e discreti.

Ora avete appreso alcuni consigli per il vostro incontro individuale in qualità di supervisori o manager. Passiamo ora ai consigli per i dipendenti.

I suggerimenti che seguono sono ovviamente solo delle linee guida che dovrete adattare alla vostra riunione. Dopo i suggerimenti, arriviamo finalmente al modello di ordine del giorno per le riunioni di livello superiore.

1. rendersi conto: questa è un’opportunità, non un interrogatorio!

Molti dipendenti sono nervosi quando un manager di livello superiore fissa una riunione. Ma la riunione non è una valutazione delle prestazioni. Il manager vuole ascoltare il vostro punto di vista, non mettervi alla prova.

2. Preparare gli argomenti 2–3 che sono importanti per voi.

Pensateci prima: cosa vi preoccupa nel vostro lavoro quotidiano? Cosa va particolarmente bene? Quali idee avete? In questo modo, sarete preparati se il manager vi chiederà la vostra opinione.

3. essere onesti – ma tatticamente intelligenti

Sì, questa è un’opportunità per un feedback aperto. Ma: invece di limitarvi a nominare i problemi, cercate di dare suggerimenti costruttivi. Formulate le critiche in modo orientato alle soluzioni, ad esempio

• ❌ “I nostri processi sono caotici”.
• ✅ “Penso che potremmo lavorare in modo più efficiente con responsabilità più chiare”.

4. fare domande a se stessi – che fanno una buona impressione

Le riunioni di livello superiore non sono una strada a senso unico! Le buone domande dimostrano interesse e aiutano a saperne di più sulla strategia aziendale. Esempi:

• “Quali sono attualmente le sfide più grandi dal vostro punto di vista?”.
• “Quali sono le priorità dell’azienda per i prossimi mesi?”.
• “C’è qualcosa a cui dovremmo prestare maggiore attenzione come squadra?“.

5. se volete affrontare un argomento delicato, riflettete attentamente sulla scelta delle parole.

A volte si vuole parlare di qualcosa di critico – sul proprio diretto superiore, ad esempio. Se non siete sicuri, chiedete: “Quanto è riservata questa conversazione?”. E: attenetevi ai fatti, non ai giudizi personali.

6. Se non siete sicuri, chiedete il contesto.

Se non sapete esattamente il motivo dell’incontro, potete chiederlo in modo amichevole:

• “C’è qualcosa in particolare per cui dovrei prepararmi?”.
• “Ci sono argomenti che vi interessano particolarmente?”.

Questo dimostra interesse e fornisce maggiore chiarezza.

7. consegnare quando si è promesso qualcosa

Se durante il colloquio vi viene un’idea o il manager vi chiede informazioni, inviate un breve messaggio di follow-up. Questo dimostra professionalità e impegno.

8. calma – non sei stato invitato per caso!

Ricordate: il manager ha deliberatamente fissato questo incontro per ascoltare la vostra opinione. Avete una prospettiva preziosa, quindi cogliete l’occasione! 😊

Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che anche voi state cercando un modello di agenda per riunioni individuali di livello superiore.

Ecco perché qui troverete innanzitutto un modello che dovrebbe essere un buon accompagnamento a una classica valutazione mensile o trimestrale del livello di salto, ad esempio.

Come si può notare, l’obiettivo principale di una conversazione one-to-one di livello superiore come quella di un supervisore è quello di ingrandirsi. Questo è spesso molto difficile nella vita di tutti i giorni, ed è per questo che è necessario un blocco di tempo dedicato.

A proposito, non fatevi ingannare dall’ordine del giorno: In sostanza, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di far sì che il vostro collaboratore intrinsecamente motivato porti sul tavolo il maggior numero di argomenti possibile. È proprio per questo che il suggerimento di cui sopra è così importante: comunicare in anticipo qual è l’obiettivo dell’incontro individuale.

Seguendo il modello di agenda, passiamo ora ad alcune domande per il vostro colloquio individuale di livello superiore come manager.

Come potete vedere qui sotto, ho suddiviso le varie proposte di domande in diverse categorie. È qui che entra in gioco il mio suggerimento precedente: concentratevi sulle aree e sugli argomenti che vi interessano.

Naturalmente, è interessante anche conoscere il progetto in corso del dipendente. Ma se il motivo principale delle conversazioni one-to-one a livello di skip è, ad esempio, capire meglio la cultura manageriale, allora probabilmente dovreste porre le vostre domande più sul manager diretto del dipendente.

Cominciamo con l’elenco di 35 domande di livello superiore per supervisori e capi.

Oltre a queste domande per le riunioni Skip Level, ci sono ovviamente altri argomenti che puoi considerare durante il colloquio con i tuoi dipendenti, nonché altri metodi.

Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema. 

Molti supervisori inseriscono occasionalmente dei piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a formulare alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d’accordo con un’affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.

Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:

• Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
• Adottare nuove prospettive
• Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo

E naturalmente potete utilizzare questa idea anche per i vostri incontri one-to-one di livello superiore. Ho raccolto per voi cinque affermazioni che si concentrano sulla riflessione sui prerequisiti importanti per ogni dipendente di successo.

A proposito, nel nostro software per riunioni individuali Echometer abbiamo uno strumento integrato che rende visibili i risultati di tali sondaggi nel tempo come metrica e ti fornisce suggerimenti con un assistente AI: dai un’occhiata senza effettuare il login tramite il pulsante in basso.

Come si può notare, le affermazioni riguardano aspetti chiave di un dipendente soddisfatto. 

Un altro prerequisito per avere dipendenti sani e produttivi è, ovviamente, un buon manager. Qui di seguito sono riportate alcune domande che vi aiuteranno a riflettere sul manager diretto del dipendente.

Naturalmente, per quest’area tematica esistono anche dichiarazioni sulla salute specifiche che potete portare con voi durante l’incontro individuale. In particolare, ecco 4 domande o ancoraggi comportamentali su cui riflettere in un incontro individuale di livello “skip”.

Come puoi vedere, ho anche salvato questi modelli di agenda come PDF, documento Microsoft Word, Google Docs, Sheets ed Excel - puoi scaricarli, modificarli e stamparli tramite l’interruttore sotto il modello di agenda.

Quindi, ora, come supervisore o team leader, dovresti avere una buona base per la conversazione individuale Skip Level con il tuo Direct Report o, in realtà, “Indirect Report”.

E non vede l’ora di fare queste domande? Molto bene, questo mi rende felice. 

Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo) .

Probabilmente l’avete quasi indovinato. Naturalmente, esistono molti altri modelli di agenda per riunioni individuali di cui avrete bisogno prima o poi. 

Ad esempio, parlo di modelli di agenda per il vostro incontro individuale sulla retribuzione, per la discussione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.

Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d’uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)

Il tuo meeting individuale Skip Level dovrebbe sempre avere un semplice obiettivo minimo: lasciare un’impressione positiva sul dipendente, praticare l’apprezzamento e motivare. La tua influenza come Senior Manager sui dipendenti potenzialmente junior è enorme, quindi usala e diffondi buona energia.

Le numerose domande e il modello di ordine del giorno dovrebbero aiutarvi in questo senso.

Anche il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi in questo senso. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1 .

FAQ sugli incontri individuali di livello superiore

Anche se dovresti già sapere le cose più importanti sui meeting individuali Skip Level. Ma poiché alcune domande, a volte strane, sull’argomento circolano su Internet, vorrei affrontarle di nuovo qui sotto forma di brevi FAQ.

1. Che cos’è un livello di salto uno a uno?

Un incontro one-to-one di livello superiore è una discussione tra un dipendente e un manager che si trova due o più livelli gerarchici sopra il dipendente, cioè senza la presenza del diretto responsabile. L’obiettivo è quello di ottenere una visione diretta dei metodi di lavoro, delle sfide e dei feedback del dipendente.

Esempio: un membro del team parla con un amministratore delegato o un dirigente di alto livello senza che il diretto superiore sia presente.

2. Le riunioni di livello saltato sono negative?

No, le riunioni di livello superiore non sono fondamentalmente negative, ma piuttosto positive. Offrono l’opportunità di raccogliere informazioni direttamente dalla “base” e promuovono una comunicazione aperta tra i diversi livelli gerarchici. È importante che queste riunioni siano ben strutturate e condotte con rispetto per creare fiducia.

3. Che cos’è un’intervista a livello di salto?

Un colloquio di livello saltato è semplicemente un’altra parola per indicare un incontro individuale di livello saltato. Si riferisce allo stesso formato in cui un manager, che si trova al di sopra del supervisore diretto di un dipendente, conduce un colloquio con quest’ultimo.

4. Con quale frequenza si dovrebbero tenere incontri individuali di livello superiore?

La frequenza delle riunioni di livello dipende dall’azienda e dalla cultura. In generale, è opportuno tenere queste riunioni almeno ogni 3-6 mesi per garantire una comunicazione regolare. Nelle organizzazioni in rapida evoluzione, potrebbero anche essere più frequenti.

Esempio: un incontro ogni 4 mesi per ricevere aggiornamenti e raccogliere feedback. Ciò può significare che ogni settimana si tiene un incontro saltuario 1 a 1 con un dipendente diverso e che in 16 settimane si è parlato con 16 dipendenti.

5. le riunioni di livello superiore sono efficaci?

Sì, le riunioni di livello possono essere molto efficaci se condotte correttamente. Forniscono al manager una visione diretta delle esigenze e delle sfide dei dipendenti e consentono una comunicazione aperta e onesta. Sono particolarmente utili per aumentare il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti.

6. le riunioni a livello di salto sono valide?

Sì, i meeting Skip Level sono un buon modo per creare trasparenza e promuovere una cultura aziendale sana. Possono aiutare ad abbattere le barriere tra i diversi livelli gerarchici e a costruire una connessione più forte tra i dipendenti e il management aziendale, quindi una chiara raccomandazione.

7. Cosa devo dire come dipendente durante la mia riunione di livello?

In una riunione di livello superiore, dovreste parlare apertamente delle vostre esperienze, sfide e idee. È un’opportunità per fornire un feedback onesto, dare suggerimenti per il miglioramento e porre le domande che vi vengono in mente. Evitate di parlare solo dei problemi, ma cercate anche di suggerire soluzioni.

Esempio: “Trovo difficile capire chiaramente le priorità del nostro dipartimento. Potrei immaginare un meeting trimestrale “Ask the CEO” come nell’azienda Facebook: cosa ne pensi?“

8. Devo essere onesto come dipendente in una riunione di livello superiore?

Sì, è ovvio che dovete essere onesti durante il vostro incontro di livello superiore. È un’opportunità per esprimere i vostri veri pensieri e le vostre preoccupazioni. Un feedback sincero può aiutare a identificare i problemi in anticipo e a trovare soluzioni. Tuttavia, assicuratevi di rimanere rispettosi e costruttivi per mantenere la fiducia.

Esempio: “Mi sento spesso sovraccarico perché riceviamo continuamente nuovi progetti senza che quelli vecchi siano stati completati. Forse potremmo migliorare la pianificazione delle risorse”.