Più fasi attraversa un messaggio, più – viene distorto, come nel caso della posta silenziosa. Gli incontri one-to-one di livello saltato tra i manager e i dipendenti di due o più livelli sotto di voi rompono questo schema e vi permettono di ottenere un feedback non filtrato e di prima mano.
Perché spesso la vostra strategia sembra buona sulla carta – ma come viene realmente implementata nella vita di tutti i giorni? Le riunioni a livello di salto vi aiutano a colmare il divario tra la presentazione patinata e la realtà effettiva. I vostri piani vengono attuati nella vita quotidiana del team? Come si comportano realmente i dipendenti?
In base alla mia esperienza, le indagini quantitative sui dipendenti non sono mai così efficaci come le interviste qualitative ai dipendenti, con un buon modello di agenda e di domande. La differenza fondamentale è che le emozioni provate da vicino hanno un impatto molto maggiore rispetto alla lettura di qualche numero sulla soddisfazione dei dipendenti.
Che si tratti di riunioni faccia a faccia, a distanza, digitali o virtuali, le riunioni one-to-one di livello saltato offrono spazio per un feedback importante e un tipo di comunicazione essenziale nel mondo del lavoro di oggi. In questo articolo vi fornirò i consigli più importanti, le domande giuste e un modello di ordine del giorno che potrete utilizzare nelle vostre riunioni one-to-one di livello saltato per avere buone conversazioni.
Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di come siano le riunioni one-to-one, date un'occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.
Cosa sono le riunioni a livello di salto?
Gli incontri one-to-one a livello di salto sono discussioni dirette tra un manager e i dipendenti che lavorano a uno o più livelli manageriali sotto di loro –, cioè senza il manager di linea diretto come intermediario. Servono a ottenere un feedback non filtrato dai team, a rafforzare la cultura aziendale e a ottenere trasparenza su sfide e successi.
Per i manager: 9 consigli per le riunioni di livello superiore
1. chiarire il proprio "perché" – Qual è il vostro obiettivo? 🎯
Prima di organizzare riunioni, pensate: perché lo sto facendo? Volete scoprire come funzionano determinati processi? Capire la cultura aziendale? Dare voce ai dipendenti? Il vostro obiettivo determina quali domande porre, con chi parlare e quali argomenti sono rilevanti.
2. selezionare i partner di dialogo in modo specifico 🎯
Invece di avere conversazioni casuali, chiedetevi: Chi può fornirmi informazioni preziose? Potrebbe trattarsi di dipendenti esperti, nuovi membri del team o persone chiave dei progetti. L'obiettivo è ottenere una prospettiva il più possibile ampia e onesta sull'azienda.
3. prendere l'incertezza: inviare l'ordine del giorno in anticipo 🤝
Molti dipendenti sono inizialmente turbati quando un manager di livello superiore fissa improvvisamente una riunione. Comunicate chiaramente il motivo della riunione, ad esempio per raccogliere feedback, comprendere meglio la cultura del team o ottimizzare i processi. L'ideale sarebbe inviare al dipendente l'ordine del giorno di massima in anticipo – per saperne di più. Chiarite che non si tratta di una verifica delle prestazioni, ma di una discussione aperta.
4. iniziare con l'apprezzamento 🌟
Mostrate un interesse genuino per il dipendente. Se vi informate in anticipo, potete, ad esempio, menzionare il successo o il contributo di un dipendente. Un piccolo riconoscimento ha un peso notevole grazie alla vostra posizione e può aumentare enormemente la motivazione.
5. ascoltare più di quanto si parli 👂
Una riunione di livello non è una lezione, ma un incontro di ascolto. Lasciate che il dipendente finisca di parlare, fate delle pause e ponete delle domande. L'obiettivo è quello di ottenere una visione reale, non di presentare il proprio punto di vista.
6. non prendere le critiche personalmente – ma seriamente ⚖️
A volte riceverete un feedback che vi metterà a disagio. Resistete alla tentazione di giustificarvi. Invece, chiedete e capite: Chiedete e capite. Un semplice "Grazie per essere stato aperto su questo argomento. Dimmi di più" dimostra che consideri la critica come un contributo prezioso.
7. prendere appunti – e seguire 📝
Se promettete qualcosa (ad esempio di affrontare un problema o di dare seguito a qualcosa), mantenete la parola data. Annotate i punti importanti e, se necessario, inviate un breve messaggio di follow-up dopo la conversazione. Questo dimostra che non solo ascoltate, ma agite anche.
8. essere presenti regolarmente – ma non esagerare ⏳
Le riunioni di livello inferiore sono preziose, ma non devono trasmettere un segnale di microgestione. Programmatele a intervalli ragionevoli, ad esempio trimestrali con diversi dipendenti, in modo da rimanere vicini all'azione ma senza dare l'impressione di interferire troppo.
9. creare sicurezza psicologica 🛡️
I dipendenti parlano apertamente solo se si sentono sicuri. Chiarite che non ci sono conseguenze negative per le risposte oneste. Se emergono argomenti che riguardano il diretto superiore, siate particolarmente sensibili e discreti.
Ora avete appreso alcuni consigli per il vostro incontro individuale in qualità di supervisori o manager. Passiamo ora ai consigli per i dipendenti.
"Nelle mie riunioni 1:1, è fastidioso prendere appunti e concentrarsi contemporaneamente sul dipendente".
"I dipendenti semplicemente non ottimizzano i loro cicli di feedback e i processi di lavoro".
"Sì, gli incontri 1:1 con i miei dipendenti dovrebbero essere il mio appuntamento più importante – ma non ho una guida per questo".
"I dipendenti semplicemente non sono interessati alla prospettiva del cliente".
"Non so come posso sviluppare i miei dipendenti in incontri 1:1 per un periodo di tempo più lungo".
"Non ho tempo per preparare gli incontri 1:1 e quindi sono insoddisfatto dei miei risultati".
"I dipendenti semplicemente non si appropriano del nostro obiettivo di squadra".
Per i dipendenti: 8 consigli per l'incontro con il capo
I suggerimenti che seguono sono ovviamente solo delle linee guida che dovrete adattare alla vostra riunione. Dopo i suggerimenti, arriviamo finalmente al modello di ordine del giorno per le riunioni di livello superiore.
1. rendersi conto: questa è un'opportunità, non un interrogatorio!
Molti dipendenti sono nervosi quando un manager di livello superiore fissa una riunione. Ma la riunione non è una valutazione delle prestazioni. Il manager vuole ascoltare il vostro punto di vista, non mettervi alla prova.
2. Preparare gli argomenti 2–3 che sono importanti per voi.
Pensateci prima: cosa vi preoccupa nel vostro lavoro quotidiano? Cosa va particolarmente bene? Quali idee avete? In questo modo, sarete preparati se il manager vi chiederà la vostra opinione.
3. essere onesti – ma tatticamente intelligenti
Sì, questa è un'opportunità per un feedback aperto. Ma: invece di limitarvi a nominare i problemi, cercate di dare suggerimenti costruttivi. Formulate le critiche in modo orientato alle soluzioni, ad esempio
- ❌ "I nostri processi sono caotici".
- ✅ "Penso che potremmo lavorare in modo più efficiente con responsabilità più chiare".
4. fare domande a se stessi – che fanno una buona impressione
Le riunioni di livello superiore non sono una strada a senso unico! Le buone domande dimostrano interesse e aiutano a saperne di più sulla strategia aziendale. Esempi:
- "Quali sono attualmente le sfide più grandi dal vostro punto di vista?".
- "Quali sono le priorità dell'azienda per i prossimi mesi?".
- "C'è qualcosa a cui dovremmo prestare maggiore attenzione come squadra?".
5. se volete affrontare un argomento delicato, riflettete attentamente sulla scelta delle parole.
A volte si vuole parlare di qualcosa di critico – sul proprio diretto superiore, ad esempio. Se non siete sicuri, chiedete: "Quanto è riservata questa conversazione?". E: attenetevi ai fatti, non ai giudizi personali.
6. Se non siete sicuri, chiedete il contesto.
Se non sapete esattamente il motivo dell'incontro, potete chiederlo in modo amichevole:
- "C'è qualcosa in particolare per cui dovrei prepararmi?".
- "Ci sono argomenti che vi interessano particolarmente?".
Questo dimostra interesse e fornisce maggiore chiarezza.
7. consegnare quando si è promesso qualcosa
Se durante il colloquio vi viene un'idea o il manager vi chiede informazioni, inviate un breve messaggio di follow-up. Questo dimostra professionalità e impegno.
8. calma – non sei stato invitato per caso!
Ricordate: il manager ha deliberatamente fissato questo incontro per ascoltare la vostra opinione. Avete una prospettiva preziosa, quindi cogliete l'occasione! 😊
Un modello di ordine del giorno per il vostro incontro one-to-one di livello superiore come manager
Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che anche voi state cercando un modello di agenda per riunioni individuali di livello superiore.
Ecco perché qui troverete innanzitutto un modello che dovrebbe essere un buon accompagnamento a una classica valutazione mensile o trimestrale del livello di salto, ad esempio.
Introduzione (5 min.)
- Benvenuto e breve introduzione (se necessario)
- Come è andata la giornata finora?
Domande aperte sul punto di vista dei dipendenti (10–15 min.)
- Come vanno le cose nel vostro team al momento? Ci sono sfide o cose che funzionano particolarmente bene?
- Quali processi o strutture potrebbero essere migliorati?
- Ci sono ostacoli che rendono più difficile il vostro lavoro?
Feedback su leadership e cultura aziendale (10–15 min.)
- Vi sentite sufficientemente supportati per fare un buon lavoro?
- C'è qualcosa che il livello dirigenziale potrebbe migliorare?
- Come vive la cultura aziendale giorno per giorno?
Sviluppo e cooperazione (5–10 min.)
- Ci sono risorse o supporti che vi mancano?
- Quali opportunità di sviluppo vorreste vedere?
- Come possiamo migliorare la collaborazione tra i team?
Conclusione e follow-up (5 min.)
- C'è qualcos'altro che non abbiamo discusso ma che è importante?
- Sintesi della conversazione e dei prossimi passi
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
Come si può notare, l'obiettivo principale di una conversazione one-to-one di livello superiore come quella di un supervisore è quello di ingrandirsi. Questo è spesso molto difficile nella vita di tutti i giorni, ed è per questo che è necessario un blocco di tempo dedicato.
A proposito, non fatevi ingannare dall'ordine del giorno: In sostanza, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di far sì che il vostro collaboratore intrinsecamente motivato porti sul tavolo il maggior numero di argomenti possibile. È proprio per questo che il suggerimento di cui sopra è così importante: comunicare in anticipo qual è l'obiettivo dell'incontro individuale.
Seguendo il modello di agenda, passiamo ora ad alcune domande per il vostro colloquio individuale di livello superiore come manager.
Per i manager: 35 buone domande per il vostro livello di salto 1-to-1
Come potete vedere qui sotto, ho suddiviso le varie proposte di domande in diverse categorie. È qui che entra in gioco il mio suggerimento precedente: concentratevi sulle aree e sugli argomenti che vi interessano.
Naturalmente, è interessante anche conoscere il progetto in corso del dipendente. Ma se il motivo principale delle conversazioni one-to-one a livello di skip è, ad esempio, capire meglio la cultura manageriale, allora probabilmente dovreste porre le vostre domande più sul manager diretto del dipendente.
Cominciamo con l'elenco di 35 domande di livello superiore per supervisori e capi.
Domande sul team
- Come giudica la dinamica del team? Ci sono aspetti che potrebbero essere migliorati per rafforzare il lavoro di squadra?
- Quali sono le maggiori sfide che il suo team sta affrontando?
- Quanto è efficace la comunicazione all'interno del vostro team? Ci sono incomprensioni o lacune nelle informazioni?
- Il supporto e le risorse sono sufficienti per raggiungere gli obiettivi del team?
- Come descriverebbe la cultura del suo team? Ci sono aree in cui vorreste maggiore sostegno o incoraggiamento?
Domande sull'azienda
- Cosa ne pensate dell'attuale direzione dell'azienda? Cosa sta andando bene e cosa potrebbe essere migliorato?
- Ci sono iniziative aziendali che ritenete particolarmente utili o ostative? Perché?
- Ritenete che l'azienda stia dando la priorità alle cose giuste? In caso contrario, quali ritiene debbano essere privilegiate?
- Quanto pensate che la strategia aziendale sia compresa nel vostro reparto o divisione? Cosa pensate che potrebbe essere comunicato meglio?
- Quali opportunità vede per l'azienda di crescere o svilupparsi ulteriormente nei prossimi 1–2 anni?
Domande sul responsabile diretto
- Come descriverebbe il suo diretto superiore? Cosa pensa che stia andando bene e cosa potrebbe essere migliorato?
- Vi sentite sufficientemente supportati e incoraggiati nel vostro sviluppo dal vostro manager?
- C'è un feedback che vorreste dare al vostro manager, ma che non sempre viene fuori?
- Secondo lei, quanto sono buone la trasparenza e la fiducia tra lei e il suo responsabile di linea?
- Il vostro team riceve regolarmente un feedback chiaro e costruttivo sul proprio lavoro?
Domande generali sull'ambiente di lavoro
- Cosa vi motiva di più al lavoro? Quali sono i maggiori ostacoli che vi impediscono di dare il meglio di voi stessi?
- Quali cambiamenti vorreste vedere per rendere il vostro lavoro quotidiano più efficiente o più soddisfacente?
- Quali risorse di sviluppo personale o professionale vorreste avere per crescere?
- Quanto ritiene che sia buono l'equilibrio tra lavoro e vita privata nel suo team e nell'azienda in generale?
- Ci sono processi o procedure che ritenete possano essere migliorati per aumentare l'efficienza?
Domande per capire i "perché" dell'azienda
- Avete una chiara comprensione del perché l'organizzazione prende le decisioni che prende? Cosa pensate che potrebbe essere spiegato meglio?
- Quanto è importante per voi capire il "perché" delle strategie e degli obiettivi dell'azienda? Quali informazioni vi mancano per capire meglio il "perché"?
- Pensate che l'azienda comunichi la propria visione e missione in modo sufficientemente chiaro? Perché o perché no?
- In che misura vi sentite personalmente legati alla missione e agli obiettivi generali dell'azienda?
- Ci sono decisioni o cambiamenti nell'organizzazione per i quali avete avuto difficoltà a capire lo scopo generale o il "perché"?
Domande sull'ulteriore sviluppo e sulla carriera
- Come vede il suo sviluppo all'interno dell'azienda? Quali sono i vostri obiettivi a lungo termine e in che modo l'azienda vi sostiene nel raggiungerli?
- Quali competenze o esperienze vorreste sviluppare ulteriormente? Ci sono formazioni o risorse specifiche che vorreste vedere?
- Ritiene che ci siano sufficienti opportunità di avanzamento all'interno dell'azienda? Perché o perché no?
- Ci sono altri team o reparti con cui vorreste lavorare o da cui vorreste imparare di più?
- Cosa potremmo fare per garantire che continuiate a sentirvi supportati e valorizzati?
Domande su progetti e iniziative in corso
- Come procede il vostro attuale progetto o iniziativa? Quali sono gli ostacoli e come possiamo aiutarvi a superarli?
- Sentite di avere le risorse e l'autorità necessarie per avere successo? Se no, cosa vi manca?
- Ci sono processi o pratiche che migliorereste nel vostro progetto attuale?
- Come vive la collaborazione con altri team o reparti in questo progetto?
- Quanto siete soddisfatti del modo in cui gli obiettivi e le aspettative sono stati fissati e comunicati per questo progetto?
9 indagini sulla salute come domande interattive in Skip Level 1-to-1
Oltre a queste domande per le riunioni di livello superiore, ci sono naturalmente altri argomenti su cui si può riflettere durante il colloquio di valutazione – e altri metodi.
Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema.
Molti supervisori inseriscono occasionalmente dei piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a formulare alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d'accordo con un'affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.
Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:
- Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
- Adottare nuove prospettive
- Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo
E naturalmente potete utilizzare questa idea anche per i vostri incontri one-to-one di livello superiore. Ho raccolto per voi cinque affermazioni che si concentrano sulla riflessione sui prerequisiti importanti per ogni dipendente di successo.
Nel nostro software per riunioni individuali Echometer abbiamo integrato uno strumento che visualizza i risultati di tali indagini nel tempo sotto forma di metriche e fornisce suggerimenti con un assistente AI –.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Sviluppo personale
- "I miei compiti di lavoro di solito procedono molto rapidamente, anche se è necessario un feedback esterno".
- "Se osservo un comportamento non ottimale, so come attirare in modo costruttivo l'attenzione dei miei colleghi".
- "Ricevo un messaggio costruttivo Feedback sia per il mio lavoro che per il mio sviluppo personale".
- "Vedo un interessante percorso di carriera nell'azienda". #Crescita
- "Nelle ultime settimane, ho avuto spesso modo di Punti di forza al lavoro".
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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Come si può notare, le affermazioni riguardano aspetti chiave di un dipendente soddisfatto.
Un altro prerequisito per avere dipendenti sani e produttivi è, ovviamente, un buon manager. Qui di seguito sono riportate alcune domande che vi aiuteranno a riflettere sul manager diretto del dipendente.
Naturalmente, per quest'area tematica esistono anche dichiarazioni sulla salute specifiche che potete portare con voi durante l'incontro individuale. In particolare, ecco 4 domande o ancoraggi comportamentali su cui riflettere in un incontro individuale di livello "skip".
Come potete vedere, ho salvato questi modelli di agenda in formato PDF, Microsoft Word, Google Docs, Fogli ed Excel – Potete anche scaricarli, modificarli e stamparli utilizzando la levetta sotto il modello di agenda.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Qualità della leadership
- "Sono molto contento del mio team leader". #Soddisfazione sul lavoro
- "Il mio team leader fa regolarmente uno zoom per vedere i livelli più elevati Obiettivi di squadraspiegare la strategia e la visione".
- "Il mio team leader mette in discussione le cose in modo costruttivo". #Feedback #Leadership
- "Il mio capo squadra dà l'esempio di ciò che si aspetta da noi come squadra". #Leadership
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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Ora, in qualità di supervisore o team leader, dovreste avere una buona base per il colloquio individuale di livello superiore con il vostro diretto collaboratore o "collaboratore indiretto".
E non vede l'ora di fare queste domande? Molto bene, questo mi rende felice.
Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo).
Altri 15 modelli per riunioni individuali (in formato Doc, PDF, ecc.)
Probabilmente l'avete quasi indovinato. Naturalmente, esistono molti altri modelli di agenda per riunioni individuali di cui avrete bisogno prima o poi.
Ad esempio, parlo di modelli di agenda per il vostro incontro individuale sulla retribuzione, per la discussione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.
Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d'uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)
Conclusione: condurre in modo efficace le riunioni di livello superiore
Gli incontri one-to-one di livello superiore devono sempre avere un obiettivo minimo semplice: Fare un'impressione positiva sul dipendente, mostrare apprezzamento e motivare. La vostra influenza come manager senior su qualsiasi dipendente junior è enorme – quindi usatela e diffondete energia positiva.
Le numerose domande e il modello di ordine del giorno dovrebbero aiutarvi in questo senso.
Anche il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi in questo senso. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1.
La maggior parte dei coach Agile gira in tondo....
... e curare sintomi superficiali. È ora di utilizzare la psicologia – per un cambiamento di mentalità sostenibile.
FAQ sugli incontri individuali di livello superiore
Dovreste già conoscere le cose più importanti sugli incontri one-to-one a livello di skip. Ma poiché in Internet circolano alcune strane – domande sull'argomento, vorrei approfondirle qui sotto forma di una breve FAQ.
1. Che cos'è un livello di salto uno a uno?
Un incontro one-to-one di livello superiore è una discussione tra un dipendente e un manager che si trova due o più livelli gerarchici sopra il dipendente, cioè senza la presenza del diretto responsabile. L'obiettivo è quello di ottenere una visione diretta dei metodi di lavoro, delle sfide e dei feedback del dipendente.
Esempio: un membro del team parla con un amministratore delegato o un dirigente di alto livello senza che il diretto superiore sia presente.
2. Le riunioni di livello saltato sono negative?
No, le riunioni di livello superiore non sono fondamentalmente negative, ma piuttosto positive. Offrono l'opportunità di raccogliere informazioni direttamente dalla "base" e promuovono una comunicazione aperta tra i diversi livelli gerarchici. È importante che queste riunioni siano ben strutturate e condotte con rispetto per creare fiducia.
3. Che cos'è un'intervista a livello di salto?
Un colloquio di livello saltato è semplicemente un'altra parola per indicare un incontro individuale di livello saltato. Si riferisce allo stesso formato in cui un manager, che si trova al di sopra del supervisore diretto di un dipendente, conduce un colloquio con quest'ultimo.
4. Con quale frequenza si dovrebbero tenere incontri individuali di livello superiore?
La frequenza delle riunioni di livello dipende dall'azienda e dalla cultura. In generale, è opportuno tenere queste riunioni almeno ogni 3-6 mesi per garantire una comunicazione regolare. Nelle organizzazioni in rapida evoluzione, potrebbero anche essere più frequenti.
Esempio: un incontro ogni 4 mesi per ricevere aggiornamenti e raccogliere feedback. Ciò può significare che ogni settimana si tiene un incontro saltuario 1 a 1 con un dipendente diverso e che in 16 settimane si è parlato con 16 dipendenti.
5. le riunioni di livello superiore sono efficaci?
Sì, le riunioni di livello possono essere molto efficaci se condotte correttamente. Forniscono al manager una visione diretta delle esigenze e delle sfide dei dipendenti e consentono una comunicazione aperta e onesta. Sono particolarmente utili per aumentare il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti.
6. le riunioni a livello di salto sono valide?
Sì, le riunioni di livello sono un buon modo per creare trasparenza e promuovere una sana cultura aziendale. Possono contribuire ad abbattere le barriere tra i diversi livelli gerarchici e a creare un legame più forte tra i dipendenti e la dirigenza – quindi una chiara raccomandazione.
7. Cosa devo dire come dipendente durante la mia riunione di livello?
In una riunione di livello superiore, dovreste parlare apertamente delle vostre esperienze, sfide e idee. È un'opportunità per fornire un feedback onesto, dare suggerimenti per il miglioramento e porre le domande che vi vengono in mente. Evitate di parlare solo dei problemi, ma cercate anche di suggerire soluzioni.
Esempio: "Trovo difficile capire chiaramente le priorità del nostro reparto. Potrei immaginare una riunione trimestrale "Chiedi all'amministratore delegato" come quella di Facebook – cosa ne pensi?".
8. Devo essere onesto come dipendente in una riunione di livello superiore?
Sì, è ovvio che dovete essere onesti durante il vostro incontro di livello superiore. È un'opportunità per esprimere i vostri veri pensieri e le vostre preoccupazioni. Un feedback sincero può aiutare a identificare i problemi in anticipo e a trovare soluzioni. Tuttavia, assicuratevi di rimanere rispettosi e costruttivi per mantenere la fiducia.
Esempio: "Mi sento spesso sovraccarico perché riceviamo continuamente nuovi progetti senza che quelli vecchi siano stati completati. Forse potremmo migliorare la pianificazione delle risorse".
