In un ristorante di alto livello, lo chef non si affida al caso. Ogni portata è preparata alla perfezione, gli ingredienti sono coordinati e i processi sono ottimizzati. Lo stesso vale per gli incontri individuali: Con una forma ben strutturata, si fa in modo che ogni conversazione si sviluppi in tutto il suo valore – e non appaia come un piatto assemblato frettolosamente. Si vede come un top manager?
Se è così, le conversazioni con i dipendenti meritano un'annotazione in agenda per voi manager – sono piene di intuizioni, sviluppi e momenti "aha". Ma senza documentazione, i dettagli vanno persi. Lo stesso vale in questo caso: Un modulo 1:1 ben studiato aiuta a riconoscere gli schemi, a rendere visibili i progressi e a trarre un reale valore aggiunto da ogni conversazione.
Che siano faccia a faccia, digitali o virtuali, gli incontri 1 a 1 offrono spazio per il feedback e quindi per lo sviluppo personale, che è essenziale nel mondo del lavoro di oggi. In questo articolo vi fornirò un modulo semplice e valido che potrete utilizzare nelle vostre riunioni individuali settimanali, quindicinali o mensili per avere buone conversazioni.
Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di come siano le riunioni one-to-one, date un'occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.
Riunioni individuali: alcuni consigli pratici
Secondo l'Harvard Business Review, quasi la metà dei riporti diretti giudica le conversazioni one-to-one con il proprio manager non ottimali.
Allora, lei è uno di loro? Non credo proprio, perché siete abbastanza intelligenti da lasciarvi ispirare da un modulo di incontro 1 a 1. Tuttavia, vorrei darvi alcuni semplici consigli che renderanno migliore l'incontro one-to-one con il vostro dipendente:
- Ogni tanto cambiate prospettiva e chiedetevi: "Se foste voi a gestire il vostro 1:1, cosa fareste di diverso?".
- Di tanto in tanto aprite le riunioni con una domanda del tutto inaspettata per far riflettere l'interlocutore ("Se il tuo lavoro fosse un film – che genere sarebbe in questo momento?"). Di seguito ho altri suggerimenti per voi.
- Lasciate deliberatamente dei piccoli spazi vuoti nella conversazione per dare spazio alle riflessioni reali, invece di affrettare la riunione.
- Documentate non solo gli impegni, ma anche gli stati d'animo e gli sviluppi, in modo da poter riconoscere le tendenze emotive nel tempo.
- Parlate dei problemi a lungo termine prima che diventino acuti, in modo da evitare l'insorgere di problemi gravi.
- Alla fine della riunione, fate un riassunto con parole vostre per chiarire subito eventuali malintesi.
- Pianificate dei momenti di pausa prima e dopo la riunione, in modo da non sembrare frettolosi e da garantire alla vostra controparte la massima attenzione.
Se tenete conto di questi suggerimenti, il seguente modulo 1-to-1 vi servirà ancora meglio.
"Il dipendente mi piace, ma non sta lavorando bene come vorrei. Come posso affrontare questo problema in un incontro 1:1?""
"Spesso non so se sono stato troppo duro – o troppo morbido – nei miei 1:1 per avere un impatto positivo".
"Non riesco a riconoscere alcuno schema o tendenza nei miei 1:1. Tutto sembra isolato".
Un modulo semplice e interattivo per incontri individuali
Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che siete un manager alla ricerca di un modulo per le riunioni individuali.
Per questo motivo qui troverete innanzitutto un modulo doc, che dovrebbe essere un buon accompagnamento al classico colloquio di valutazione quindicinale, ad esempio.
È possibile salvare il modulo come documento sotto il modello attuale, ma anche come documento PDF o Word. È sufficiente fare clic sulla levetta "Più". Potete anche aprirlo utilizzando il pulsante dello strumento Echometer, che consente a voi e al vostro dipendente di modificare il modulo in modo interattivo – e sarete persino supportati da un assistente AI.
👋 Benvenuto e rompighiaccio
- Come stai oggi, come è andata la tua settimana finora?
📕 Argomenti Dipendente [nome]
- ...
👈 Argomenti di leadership: revisione
- Cosa è andato bene nelle ultime due settimane?
- Quali sono state le sfide?
👈 Argomenti di leadership: priorità e obiettivi
- Quali sono le tue priorità principali per le prossime settimane?
- Dove hai bisogno del mio supporto?
🤚 Conclusione
- C'è qualcos'altro di cui vorresti discutere?
⁉️ Controllo dell'umore (sondaggio)
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Anteprima: Modello di riunione individuale di Google Docs
Se vuoi modificare il modello di cui sopra come Google Docs, clicca semplicemente sull'immagine qui sotto. Potrai così modificare il modello in modo flessibile copiandolo.
🚸 Attenzione: devi aver effettuato l'accesso a Google per poter copiare (e quindi modificare) il modello nel menu in alto a sinistra.
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Anteprima: Modello di riunione individuale con Google Sheets
Se vuoi un modello per i check-in settimanali come foglio Google modificabile, clicca sull'immagine qui sotto. Potrai così modificare il modello in modo flessibile e stamparlo, ad esempio.
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Come si può notare, l'obiettivo principale di una conversazione a tu per tu è quello di ingrandirsi. Questo è spesso molto difficile nella vita di tutti i giorni, ed è per questo che è necessario un blocco di tempo dedicato.
A proposito, non lasciatevi ingannare dal modulo: In sostanza, il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di far sì che i vostri dipendenti intrinsecamente motivati portino da soli il maggior numero possibile di argomenti al tavolo.
Passiamo ora al piano B: buone domande individuali per la conversazione individuale.
Buone domande individuali che completano il modulo dell'incontro 1 a 1
Le domande che possono essere introdotte in modo flessibile nella conversazione sono spesso utili per un buon dialogo.
Se si va fuori tema o il modulo non è abbastanza approfondito, questi possono aiutare a indirizzare la conversazione in una direzione produttiva. Ecco alcuni esempi.
✅ Domande generali sulle riunioni individuali
- Come stai (davvero) in questo momento?
- Su una scala da uno (molto male) a dieci (molto bene), come ti senti in questo momento?
- Quanto sei concentrato al momento su una scala da 1 a 10? E perché?
- Cosa ti passa per la testa in questo momento?
- Cosa ti blocca al momento sul lavoro?
- Cosa sta andando bene per te in questo momento?
- Cosa non sta andando bene al momento?
🧑🎨 Domande di incontri creativi one-to-one
- Se dovessi descrivere il tuo stato d'animo come una previsione del tempo per quanto riguarda il progetto, il tuo lavoro in generale e le tue mansioni, come sarebbe?
- Quanto spesso ti senti sopraffatto o stressato al lavoro? In quali situazioni?
- Come ti sembra una buona pausa (aria fresca, schermi...)?
- Cosa stai facendo in questo momento che non ti sta portando da nessuna parte?
- Hai una bacchetta magica e un desiderio in relazione al lavoro: cosa vorresti (escluso uno stipendio più alto)?
- Di cosa hai bisogno attualmente per migliorare?
- Qual è stata la tua sfida più grande ieri (o la scorsa settimana, ecc.)?
Uno degli obiettivi più importanti degli incontri one-to-one è, come già detto, quello di fare regolarmente zoom. Per questo motivo, sono utili le domande che inseriscono il lavoro quotidiano in un contesto più ampio.
Ho anche portato 17 domande per voi come manager che dovrebbero arricchire il vostro dialogo individuale.
🧘♀️ Domande individuali con focus sugli aspetti positivi
- Se potessi aggiungere una responsabilità o un potere decisionale al tuo ruolo, quale sarebbe?
- Quale abilità avrebbe il maggiore impatto sulle tue prestazioni personali se la padroneggiassi?
- Quali nuove cose hai imparato di recente (a livello privato o professionale)?
- Quando è stata l'ultima volta che hai aiutato un altro membro del team a svilupparsi?
- Quali sono le 3 cose migliori che desideri per te stesso a livello professionale nei prossimi 1-2 anni?
- Quando è stata l'ultima volta che hai sperimentato uno stato di flusso al lavoro? Quanto è facile per te entrare nel flusso?
- Come definiresti il ruolo informale che hai nel team e perché? (ad esempio "Responsabile della felicità")
- Cosa ti ispira al momento? Cosa ti sta dando energia?
🦋 Domande individuali sui miglioramenti
- Se fossi il CEO di questa organizzazione, cosa faresti di diverso?
- Quali sono le cose che ti prosciugano l'energia?
- Cosa ti manca attualmente nel tuo lavoro?
- Se potessi cambiare una cosa del tuo lavoro, quale sarebbe?
- Quando ti è stato difficile cambiare contesto tra un compito e l'altro?
- Quando è stata l'ultima volta che hai contribuito al miglioramento di un processo nel nostro team?
- Se potessi delegare una delle tue responsabilità a qualcun altro, quale sarebbe?
- Quali cose ti rallentano o bloccano regolarmente il tuo lavoro?
- Quale domanda ti faresti se fossi il tuo allenatore?
Va bene. Se questo non vi basta ancora... Passiamo a un modulo interattivo che adotta un approccio ancora più creativo al dialogo one-to-one.
2 ulteriori moduli interattivi per incontri individuali (Doc)
Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema.
Molti supervisori inseriscono occasionalmente dei piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a formulare alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d'accordo con un'affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.
Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:
- Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
- Adottare nuove prospettive
- Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo
E naturalmente potete inserire questa idea nel vostro modulo di incontri individuali. Ho messo insieme cinque affermazioni che riflettono i prerequisiti importanti per ogni dipendente di successo.
Potete anche scaricare questo modulo come documento, ma ancora meglio è il seguente: Nel nostro software per gli incontri one-to-one, abbiamo uno strumento integrato che visualizza i risultati nel tempo sotto forma di metriche e fornisce suggerimenti con un assistente AI – sentitevi liberi di dare un'occhiata senza accedere utilizzando il pulsante qui sotto.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Sviluppo personale
- "I miei compiti di lavoro di solito procedono molto rapidamente, anche se è necessario un feedback esterno".
- "Se osservo un comportamento non ottimale, so come attirare in modo costruttivo l'attenzione dei miei colleghi".
- "Ricevo un messaggio costruttivo Feedback sia per il mio lavoro che per il mio sviluppo personale".
- "Vedo un interessante percorso di carriera nell'azienda". #Crescita
- "Nelle ultime settimane, ho avuto spesso modo di Punti di forza al lavoro".
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
Scarica il modello in formato PDF stampabile
Scarica il modello come documento Word
Scarica il modello come Google Docs
Anteprima: Modello di riunione individuale di Google Docs
Se vuoi modificare il modello di cui sopra come Google Docs, clicca semplicemente sull'immagine qui sotto. Potrai così modificare il modello in modo flessibile copiandolo.
🚸 Attenzione: devi aver effettuato l'accesso a Google per poter copiare (e quindi modificare) il modello nel menu in alto a sinistra.
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Anteprima: Modello di riunione individuale con Google Sheets
Se vuoi un modello per i check-in settimanali come foglio Google modificabile, clicca sull'immagine qui sotto. Potrai così modificare il modello in modo flessibile e stamparlo, ad esempio.
🚸 Attenzione: devi aver effettuato l'accesso a Google per poter copiare (e quindi modificare) il modello nel menu in alto a sinistra.
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Come si può notare, le affermazioni riguardano aspetti chiave di un dipendente soddisfatto.
Un altro prerequisito per avere dipendenti sani e produttivi è, ovviamente, un buon manager. Sì, sto parlando di voi.
E, naturalmente, ci sono anche affermazioni che potete inserire nel vostro modulo one-to-one. In particolare, ecco 4 ancoraggi comportamentali su cui vale la pena riflettere ogni tanto.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Qualità della leadership
- "Sono molto contento del mio team leader". #Soddisfazione sul lavoro
- "Il mio team leader fa regolarmente uno zoom per vedere i livelli più elevati Obiettivi di squadraspiegare la strategia e la visione".
- "Il mio team leader mette in discussione le cose in modo costruttivo". #Feedback #Leadership
- "Il mio capo squadra dà l'esempio di ciò che si aspetta da noi come squadra". #Leadership
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
Scarica il modello in formato PDF stampabile
Scarica il modello come documento Word
Scarica il modello come Google Docs
Anteprima: Modello di riunione individuale di Google Docs
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E non vede l'ora di porre queste domande nel suo incontro individuale? Molto bene, mi fa piacere.
Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo).
15 moduli aggiuntivi per incontri individuali (in formato Doc, PDF ecc.)
Probabilmente l'avete quasi indovinato. Naturalmente, esistono molti altri moduli per gli incontri individuali che prima o poi vi serviranno.
Ad esempio, parlo di moduli per la riunione individuale sulla retribuzione, per la conversazione con un dipendente difficile o con un nuovo dipendente.
Per tutti questi casi d'uso disponiamo di moduli aggiuntivi, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis)
Conclusione: un modulo semplice per le conversazioni one-to-one
Come potete vedere, anche se potete iniziare con un semplice modulo di riunione –, ci sono molti altri elementi importanti per il successo di una riunione o per il successo dello sviluppo dei dipendenti.
Non bisogna dimenticare un elemento di saggezza: Le domande che potete porre a – sono innumerevoli, ma la cosa più importante è adattare il colloquio al vostro dipendente.
Anche il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi in questo senso. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1.
La maggior parte dei coach Agile gira in tondo....
... e curare sintomi superficiali. È ora di utilizzare la psicologia – per un cambiamento di mentalità sostenibile.