10 consigli per buone misure retrospettive, compresi gli esempi

Nelle retrospettive si parla molto, ma il team ricava anche delle buone azioni dalla discussione nella retrospettiva? La derivazione di buone azioni spesso decide se le retrospettive vengono percepite dal team come una “riunione chiacchierona” o come un momento di creazione di valore nello sprint del team. Sono quindi strettamente correlate a quanto entrambi traggono vantaggio dai metodi agili: Il team agile e la cultura organizzativa .

Per questo motivo, in questo articolo vogliamo condividere 7 consigli pratici su come generare azioni davvero significative dalla tua retros che aiutino davvero il tuo team. E quali errori dovresti evitare. Prima di tutto, una cosa:

Se vuoi domande più varie per le tue retrospettive, dai un’occhiata al nostro post al riguardo: 54 metodi retrospettivi freschi per principianti e professionisti (con, tra gli altri, Mario Kart Retro, Marathon Retro e Elon Musk Retro).

Suggerimento 1 per buone azioni derivanti dalle retrospettive: per le azioni vale la qualità piuttosto che la quantità

L’obiettivo di una retrospettiva non è che ogni membro del team ne tragga almeno un’attività. Al contrario, l’obiettivo di una retrospettiva dovrebbe essere quello di sviluppare una comprensione comune all’interno del team su quali siano le questioni più importanti per il team. 

Con l’aumentare della quantità di misure, aumenta anche il rischio che le misure siano interessanti solo per i singoli ma relativamente insignificanti per il team nel suo complesso. In questi casi, diminuisce la probabilità che il team si dedichi al monitoraggio dell’implementazione e dell’efficacia. Con il tempo, le misure passano in secondo piano e si ha la sensazione che le misure delle retrospettive non abbiano forza vincolante.

L’approccio migliore: nella tua retrospettiva, cerca di identificare i 3 problemi più importanti per i quali vale la pena di intervenire e formulali in modo che la loro attuazione sia effettivamente rilevante per il team.

Suggerimento 2: nelle retrospettive prima si definiscono le priorità, poi si definiscono le azioni

Come si fa quindi ad aumentare la qualità delle misure?

Una retrospettiva è composta da diverse fasi per una buona ragione: Le 5 fasi di un retro . Non è un caso che la derivazione delle misure arrivi alla fine. Tuttavia, anche noi siamo regolarmente tentati di pensare in termini di misure all’inizio della chiarificazione del feedback e di volerle registrare. 

La registrazione di misure troppo presto in un retro può diventare rapidamente un problema. Questo perché non viene eseguito l’importante passo di dare un ordine di priorità ai feedback e agli argomenti raccolti. Solo dopo aver stabilito l’ordine di priorità saprai quali sono gli argomenti più urgenti per il team e potrai stilare un’adeguata lista di priorità.

Pertanto, il nostro consiglio è quello di annotare le idee per le misure nella prima metà del retro senza definire una misura finale. La definizione delle misure dovrebbe avvenire solo dopo la definizione delle priorità. Un gradito effetto collaterale: rifiutarsi di discutere le misure nella prima metà della retro è un grande vantaggio anche per il timeboxing.

Suggerimento 3: Solo misure concrete (vedi esempi)

Forse ti è capitato di sentire la stessa cosa: “Beh, mettiamo come misura ‘Fate tutti attenzione ad essere più gentili’”. Non c’è da stupirsi che le retrospettive siano percepite come un valore aggiunto quando la formulazione delle misure è così vaga e poco caritatevole.

Se un problema è davvero importante al punto da essere finito tra i primi tre nella classifica delle priorità, allora si dovrebbe anche fare lo sforzo di formulare la misura in modo SMART. Ormai lo sanno tutti e dovrebbe essere lo standard da applicare anche alle misure delle retrospettive: I criteri SMART.

Per alcuni argomenti può sembrare difficile formulare misure concrete. Ecco alcuni esempi di cose da fare e da non fare quando si formulano delle misure:

Importante nella formulazione delle misure: 

• Le misure non devono essere troppo ambiziose. Ad esempio, vedete che nell’esempio si tratta solo di “organizzare un workshop”. Quindi rimane completamente aperto quale decisione verrà presa in questo workshop. Il tempo nella retrospettiva dovrebbe servire a identificare i temi più importanti, non a risolverli immediatamente. Anche coordinare un appuntamento successivo (da noi chiamato “Breakout Session”) può essere una buona misura - 10 volte meglio di “Migliore descrizione delle attività” in ogni caso ;-)
• Le misure possono anche essere dei piccoli esperimenti: forse non tutti sono d’accordo sul fatto che la misura dia i suoi frutti. La regola è: “La prova del budino sta nel mangiarlo”. Se non ci sono ragioni importanti che ti impediscono di farlo, formula la misura in modo tale che il cambiamento venga sperimentato solo per la settimana successiva o per il mese successivo.

"Molti membri del team non hanno il coraggio di parlare!".

Risolvi questa sfida

"Scopriamo troppi problemi inaspettati e bug in ritardo!".

Risolvi questa sfida

"Perché a volte mi ci vogliono ore per preparare una semplice retrospettiva?".

Risolvi questa sfida

Suggerimento 4: Definire separatamente obiettivo e misura (con esempio)

Spesso il team concorda rapidamente su quale sia l’obiettivo comune. Le idee su come raggiungere questo obiettivo possono, ovviamente, divergere ampiamente.

Per questo motivo, spesso è utile concordare prima un obiettivo comune. Solo dopo aver definito un obiettivo chiaro si può iniziare a progettare le possibili misure.

Durante la successiva revisione della misura, l’obiettivo funge da ancora per valutare l’efficacia di una misura. Se un obiettivo viene raggiunto, si può concludere una misura. Se la misura è stata implementata, ma l’obiettivo non è ancora stato raggiunto, potrebbe essere utile definire una misura successiva. Se un obiettivo è diventato obsoleto a causa di nuove condizioni quadro, una misura può essere scartata, indipendentemente dal fatto che sia già stata implementata o meno.

In termini più strutturati, lo schema per la revisione dell’azione potrebbe essere il seguente:

Come può essere un obiettivo ben formulato per una misura? Ecco alcuni esempi di misure e obiettivi corrispondenti:

Suggerimento 5: Stabilire la revisione delle misure come punto fisso all’ordine del giorno nelle retrospettive

Se ti sei già preso la briga di formulare misure concrete e l’obiettivo corrispondente, allora non devi tralasciare la ciliegina sulla torta: Stabilisci una revisione regolare delle azioni nel tuo ciclo di sprint.

Personalmente, sono sorpreso che la revisione delle azioni non sia (ancora) un punto fisso dell’agenda per le retrospettive di sprint nella Guida Scrum. In ogni caso, il mio consiglio è di aggiungerlo qui: Guida Scrum.

A seconda della frequenza delle retrospettive, può essere utile discutere la revisione delle azioni durante la riunione giornaliera/settimanale del team.

Suggerimento 6: Utilizzare il timeboxing nella retrospettiva per creare lo spazio necessario per la definizione di buone misure

La retrospettiva è spesso fonte di grande energia e, dopo 60 minuti di discussione, i team spesso faticano a ricomporsi e a raccogliere le energie necessarie per definire azioni valide.

In qualità di moderatore di una retrospettiva, dovresti quindi tenere d’occhio il time boxing e concedere abbastanza tempo dopo la valutazione/votazione per ricavare le azioni. 5 minuti alla fine di una retrospettiva non sono sufficienti per ricavare buone misure. Soprattutto se i membri del team stanno già pensando alla prossima riunione.

La mia opinione personale: evita le maratone retrò di 90 minuti o più. Non posso biasimare i membri del team che non hanno la concentrazione sufficiente per ricavare buone misure dopo appuntamenti così lunghi. I retro possono essere molto utili anche in 30, 45 o 60 minuti. Allo stesso tempo, secondo la mia esperienza, le misure sono migliori. 

Personalmente, preferirei sempre investire 45 minuti in una retro ogni due settimane piuttosto che 90 minuti una volta al mese. Naturalmente, questo dipende anche dal ciclo di sprint del team. Forse anche il tuo team la pensa così. Chiedetelo e, se non siete sicuri, provatelo :-)

Vorrei aggiungere una cosa, indipendentemente dalle retrospettive: regolari incontri individuali o sessioni di coaching con i tuoi colleghi possono avere un effetto decisivo sulla performance del tuo team. E possono anche essere condotti in modo data-driven! Se sei interessato ad approfondire l’argomento, dai un’occhiata qui: Qui troverai 129 domande per un incontro individuale (o un colloquio di valutazione) , ecco i 3 migliori strumenti per i colloqui con i dipendenti a confronto e per una rapida panoramica il nostro confronto tra software per meeting 1:1 .

Tipp 7: Non creare un backlog per le azioni nelle retrospettive

“Oh, avevamo così tante belle idee per le azioni che non sono entrate nella top 3: dovrei creare un backlog per questo?” - No.

Le retrospettive iniziano sempre con l’acquisizione di nuovi feedback da parte del team per una buona ragione. Quindi, se un argomento è davvero importante, viene automaticamente riportato all’ordine del giorno di una retrospettiva grazie al feedback del team. Secondo la nostra esperienza, tenere un backlog separato è controproducente. Nella retrospettiva, vuoi inserire le nuove idee e i feedback nel giro. In una retrospettiva, nessuno vuole guardare un lungo elenco di idee passate per misure che spesso hanno poco a che fare con le sfide attuali del team. 

La regola è: ciò che è importante per il team rientra nell’agenda di una retrospettiva solo grazie al feedback del team. Le retrospettive non necessitano di un backlog di misure.

Suggerimento 8: Rifletti sulla qualità dei punti d’azione con il team

Dovresti riflettere regolarmente, ad esempio una volta al trimestre, sulla qualità delle azioni e delle retros insieme al team. 

I punti di azione e la retros nel suo complesso ci hanno fatto progredire? Se no, perché? Quali sono le cause (per questo si può utilizzare il metodo dei 5 perché)? 

Anche una retrospettiva Health Check su questo argomento può essere utile. Nelle retrospettive Health Check, chiedi al team di essere d’accordo con un’affermazione su una scala da 1 a 7. Ti bastano affermazioni precise per ottenere un feedback valido dal team.

Nel nostro tool (maggiori dettagli di seguito), ad esempio, si presenta più o meno così. Ovviamente puoi anche adattare le affermazioni. Dai un’occhiata, magari lo provi con il tuo team: Echometer - senza login

Come fare

Kanban Health Check 📝: Ecco come si svolge la retrospettiva

1. Icebreaker casuale (2-5 minuti)

   Echometer vi mette a disposizione un generatore di domande di check-in casuali.

2. Revisione delle misure aperte (2-5 minuti)

   Prima di iniziare con nuovi argomenti, è necessario parlare del controllo dell'efficacia di ciò che è diventato delle misure delle retrospettive passate. Echometer elenca automaticamente tutti gli elementi di azione aperti delle retrospettive passate.

3. Controllo della salute

   Tutti i membri del team possono rispondere agli Health Check in forma anonima su una scala. Quindi esaminate insieme i risultati degli Health Check e registrate eventuali commenti aggiuntivi. Se utilizzate gli stessi Health Check in più retrospettive, potete anche tracciare le tendenze nel tempo in Echometer.

   • Miglioramento continuo: nel nostro team implementiamo significativi miglioramenti continui.
   • RO(T)I: L'impegno e il tempo che dedichiamo alle nostre macro sono ben investiti.
   • Focus: Gli argomenti discussi nella retrospettiva sono rilevanti per tutti e gli argomenti che riguardano solo pochi vengono sistematicamente esternalizzati.
   • Processo: riusciamo a implementare le misure delle retrospettive.

4. Discutere gli argomenti della retrospettiva

   Utilizzate le seguenti domande aperte per raccogliere le vostre intuizioni più importanti. All'inizio ognuno per sé in segreto. Echometer permette di scoprire ogni colonna della bacheca retro singolarmente, per poi presentare e raggruppare il feedback.

5. Domanda jolly (consigliata)

   Affinché anche altri argomenti abbiano un posto:

   • Di cos'altro vorresti parlare nella retrospettiva?

6. Prioritizzazione / Votazione (5 minuti)

   Sulla bacheca retro in Echometer potete facilmente dare priorità al feedback con la votazione. La votazione è ovviamente anonima.

7. Definizione delle misure (10-20 minuti)

   È possibile creare una misura collegata tramite il simbolo più su un feedback. Non siete ancora sicuri di quale sia la misura giusta? Quindi aprite invece una lavagna sull'argomento tramite il simbolo più per fare un brainstorming sulle cause principali e sulle possibili misure.

8. Checkout / Chiusura (5 minuti)

   Echometer vi permette di raccogliere feedback anonimi dal team su quanto sia stata utile la retrospettiva. Questo crea il punteggio ROTI ("Return On Time Invested"), che potete tracciare nel tempo.

Kanban Health Check 📝

Domande sull'Health Check (scala)

Miglioramento continuo: nel nostro team implementiamo significativi miglioramenti continui.

Non sono affatto d'accordo Totalmente d'accordo

RO(T)I: L'impegno e il tempo che dedichiamo alle nostre macro sono ben investiti.

Non sono affatto d'accordo Totalmente d'accordo

Focus: Gli argomenti discussi nella retrospettiva sono rilevanti per tutti e gli argomenti che riguardano solo pochi vengono sistematicamente esternalizzati.

Non sono affatto d'accordo Totalmente d'accordo

Processo: riusciamo a implementare le misure delle retrospettive.

Non sono affatto d'accordo Totalmente d'accordo

Apri subito questo retro

Suggerimento 9: Prova Echometer

Un semplice supporto per ricavare buone misure sono gli strumenti di retrospettiva. Possono toglierti un po’ di lavoro, inclusa la revisione delle misure, il timeboxing, ma anche la derivazione qualitativa delle misure. La retrospettiva non è più un monologo ma una vivace discussione - e tu puoi brillare come moderatore 🙂

Ti forniamo indicazioni concrete nello strumento su come derivare buone misure e può essere utilizzato sia online da remoto che offline. Se hai bisogno di maggiori informazioni, dai un’occhiata al nostro articolo su “ 7 Schede retrò intelligenti a confronto ”.

Tra l’altro, puoi eseguire una retro con il nostro strumento senza che tu o il tuo team dobbiate effettuare il login.

Con questo pulsante puoi aprire direttamente lo strumento, scegliere il metodo retro e invitare un team tramite link:

Sono possibili molti metodi diversi se sei interessato: Più di 30 metodi retrospettivi .

Se non sei ancora sicuro, puoi lasciarti convincere da uno dei nostri utenti qui: Esperienze di Agile Coach Holger con il nostro strumento .

Conclusione: buone misure, buone retrospettive

Se tu e il tuo team padroneggiate l’arte di ricavare buone azioni dalle retrospettive, sarai sorpreso di quanto il tuo team apprezzerà le retrospettive.
In Echometer chiediamo ai team il “Ritorno sul tempo investito” dopo ogni retrospettiva e possiamo concludere: Misure ben formulate aumentano significativamente la soddisfazione dei team per le retrospettive.

Se segui i consigli di cui sopra, nulla può andare storto! Quindi, buona fortuna nel ricavare le misure per la tua prossima retrospettiva!

Uno dei modi migliori per sviluppare in modo sostenibile la mentalità agile dei membri del team è implementare un Agile Health Check. Il nostro kit gratuito di strumenti per l’Health Check del team può aiutarti a porre le domande giuste: dai un’occhiata: Kit per il controllo dello stato di salute del team

Crediti

Foto di “Luis Villasmil su Unsplash”