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Nelle retrospettive – si parla molto, ma il team trae azioni valide dalla discussione della retrospettiva? La generazione di azioni valide spesso determina se le retrospettive sono percepite dal team come una "riunione di chiacchiere" o come un momento di valore aggiunto nello sprint del team. Sono quindi strettamente legate al grado di beneficio che i team traggono dai metodi agili: Il team agile e la cultura organizzativa.
Per questo motivo, in questo articolo vogliamo condividere 7 consigli pratici su come generare azioni davvero significative dalla tua retros che aiutino davvero il tuo team. E quali errori dovresti evitare. Prima di tutto, una cosa:
Se vuoi domande più varie per le tue retrospettive, dai un'occhiata al nostro post al riguardo: 54 metodi retrospettivi freschi per principianti e professionisti (con, tra gli altri, Mario Kart Retro, Marathon Retro e Elon Musk Retro).
Suggerimento 1 per ottenere buone misure dalle retrospettive: Per le misure, si applica la qualità invece della quantità
L'obiettivo di una retrospettiva non è che ogni membro del team ne tragga almeno un'attività. Al contrario, l'obiettivo di una retrospettiva dovrebbe essere quello di sviluppare una comprensione comune all'interno del team su quali siano le questioni più importanti per il team.
Con l'aumentare della quantità di misure, aumenta anche il rischio che le misure siano interessanti solo per i singoli ma relativamente insignificanti per il team nel suo complesso. In questi casi, diminuisce la probabilità che il team si dedichi al monitoraggio dell'implementazione e dell'efficacia. Con il tempo, le misure passano in secondo piano e si ha la sensazione che le misure delle retrospettive non abbiano forza vincolante.
L'approccio migliore: nella tua retrospettiva, cerca di identificare i 3 problemi più importanti per i quali vale la pena di intervenire e formulali in modo che la loro attuazione sia effettivamente rilevante per il team.
Suggerimento 2: Nelle retrospettive prima definisci le priorità, poi definisci le azioni
Come si fa quindi ad aumentare la qualità delle misure?
Una retrospettiva è composta da diverse fasi per una buona ragione: Le 5 fasi di un retro. Non è un caso che la derivazione delle misure arrivi alla fine. Tuttavia, anche noi siamo regolarmente tentati di pensare in termini di misure all'inizio della chiarificazione del feedback e di volerle registrare.
La registrazione di misure troppo presto in un retro può diventare rapidamente un problema. Questo perché non viene eseguito l'importante passo di dare un ordine di priorità ai feedback e agli argomenti raccolti. Solo dopo aver stabilito l'ordine di priorità saprai quali sono gli argomenti più urgenti per il team e potrai stilare un'adeguata lista di priorità.
Pertanto, il nostro consiglio è quello di annotare le idee per le misure nella prima metà del retro senza definire una misura finale. La definizione delle misure dovrebbe avvenire solo dopo la definizione delle priorità. Un gradito effetto collaterale: rifiutarsi di discutere le misure nella prima metà della retro è un grande vantaggio anche per il timeboxing.
Suggerimento 3: Solo misure concrete (vedi esempi)
Forse ti è capitato di sentire la stessa cosa: "Beh, mettiamo come misura 'Fate tutti attenzione ad essere più gentili'". Non c'è da stupirsi che le retrospettive siano percepite come un valore aggiunto quando la formulazione delle misure è così vaga e poco caritatevole.
Se un problema è davvero importante al punto da essere finito tra i primi tre nella classifica delle priorità, allora si dovrebbe anche fare lo sforzo di formulare la misura in modo SMART. Ormai lo sanno tutti e dovrebbe essere lo standard da applicare anche alle misure delle retrospettive: I criteri SMART.
Per alcuni argomenti può sembrare difficile formulare misure concrete. Ecco alcuni esempi di cose da fare e da non fare quando si formulano delle misure:
Non è così: | Ma così: |
Tutti si assicurano di essere più gentili con gli altri. | La prossima settimana: un check-out dopo ogni appuntamento per esprimere apprezzamento e riflettere sulla discussione. |
Più empatia nelle videochiamate | La prossima settimana, tutti accendono la propria telecamera. |
Una migliore descrizione del lavoro | La prossima settimana, organizziamo un workshop per ampliare la nostra "Definizione di Pronto". |
Arriva al punto più velocemente nel Quotidiano | Fino alla prossima retrospettiva, prova a fare un timeboxing di 2 minuti per persona nel Daily |
Importante nella formulazione delle misure:
- Le misure non devono essere troppo ambiziose. Vedi, ad esempio, che l'esempio riguarda solo "l'assunzione di un laboratorio". Rimane quindi del tutto ignota la decisione che verrà presa in questo workshop. Il tempo a disposizione nel retro dovrebbe essere utilizzato per identificare le questioni più importanti, non per risolverle immediatamente. Anche coordinare un incontro di follow-up (chiamato "sessione di breakout" nel nostro caso) può essere una buona misura – 10 volte meglio di "Migliore descrizione del compito" in ogni caso 😉
- Le misure possono anche essere dei piccoli esperimenti: forse non tutti sono d'accordo sul fatto che la misura dia i suoi frutti. La regola è: "La prova del budino sta nel mangiarlo". Se non ci sono ragioni importanti che ti impediscono di farlo, formula la misura in modo tale che il cambiamento venga sperimentato solo per la settimana successiva o per il mese successivo.
La maggior parte dei coach Agile gira in tondo....
... e curare sintomi superficiali. È ora di utilizzare la psicologia – per un cambiamento di mentalità sostenibile.
Suggerimento 4: Definire l'obiettivo e misurare separatamente (con esempio)
Spesso il team concorda rapidamente su quale sia l'obiettivo comune. Le idee su come raggiungere questo obiettivo possono, ovviamente, divergere ampiamente.
Per questo motivo, spesso è utile concordare prima un obiettivo comune. Solo dopo aver definito un obiettivo chiaro si può iniziare a progettare le possibili misure.
Nella successiva revisione della misura, l'obiettivo aiuta a valutare l'efficacia di una misura. Se l'obiettivo viene raggiunto, la misura può essere chiusa. Se la misura è stata implementata ma l'obiettivo non è ancora stato raggiunto, potrebbe essere utile definire una misura di follow-up. Se un obiettivo è diventato obsoleto a causa di nuove condizioni quadro, una misura può essere scartata – indipendentemente dal fatto che sia già stata implementata o meno.
In termini più strutturati, lo schema per la revisione dell'azione potrebbe essere il seguente:
| Obiettivo raggiunto | Obiettivo non raggiunto | |
| Misura ancora aperta | Rifiuta la misura | Metti la misura in attesa di essere ripresentata |
| Misura completata | Misura completa | Se necessario, pianifica una misura di follow-up |
Come può essere un obiettivo ben formulato per una misura? Ecco alcuni esempi di misure e obiettivi corrispondenti:
| Misura | Destinazione |
| La prossima settimana: un check-out dopo ogni appuntamento per esprimere apprezzamento e riflettere sulla discussione. | Creare un'atmosfera di lavoro più piacevole nelle discussioni |
| La prossima settimana, tutti accendono la propria telecamera. | Migliore integrazione di tutti i partecipanti alle videochiamate |
| La prossima settimana, organizziamo un workshop per ampliare la nostra "Definizione di Pronto". | Meno query e tempi di attesa durante l'esecuzione delle attività. |
| Prova a fare un timeboxing di 2 minuti per ogni persona nel Giorno | Giornate più brevi con parti di conversazione equilibrate. |
Suggerimento 5: Stabilisci la revisione delle misure come punto fisso dell'agenda nelle retrospettive.
Se ti sei già preso la briga di formulare misure concrete e l'obiettivo corrispondente, allora non devi tralasciare la ciliegina sulla torta: Stabilisci una revisione regolare delle azioni nel tuo ciclo di sprint.
Personalmente, sono sorpreso che la revisione delle azioni non sia (ancora) un punto fisso dell'agenda per le retrospettive di sprint nella Guida Scrum. In ogni caso, il mio consiglio è di aggiungerlo qui: Guida Scrum.
A seconda della frequenza delle retrospettive, può essere utile discutere la revisione delle azioni durante la riunione giornaliera/settimanale del team.
Suggerimento 6: Utilizza il timeboxing in retro per creare lo spazio necessario a definire una buona azione.
La retrospettiva è spesso fonte di grande energia e, dopo 60 minuti di discussione, i team spesso faticano a ricomporsi e a raccogliere le energie necessarie per definire azioni valide.
In qualità di moderatore di una retrospettiva, dovresti quindi tenere d'occhio il time boxing e concedere abbastanza tempo dopo la valutazione/votazione per ricavare le azioni. 5 minuti alla fine di una retrospettiva non sono sufficienti per ricavare buone misure. Soprattutto se i membri del team stanno già pensando alla prossima riunione.
La mia opinione personale: evita le maratone retrò di 90 minuti o più. Non posso biasimare i membri del team che non hanno la concentrazione sufficiente per ricavare buone misure dopo appuntamenti così lunghi. I retro possono essere molto utili anche in 30, 45 o 60 minuti. Allo stesso tempo, secondo la mia esperienza, le misure sono migliori.
Personalmente, preferisco sempre investire 45 minuti in un retro ogni due settimane piuttosto che 90 minuti una volta al mese. Naturalmente, questo ha anche a che fare con il ciclo di sprint del team. Forse il tuo team la pensa allo stesso modo. Chiedi loro – e se non sei sicuro, fai una prova 🙂 .
Vorrei aggiungere una cosa, a prescindere dalla retros: incontri regolari 1 a 1 o sessioni di coaching con i tuoi colleghi possono avere un effetto decisivo sulle prestazioni del tuo team. E possono anche essere basati sui dati! Se sei interessato ad approfondire l'argomento, dai un'occhiata qui: Qui troverai 129 domande per un incontro individuale (o un colloquio di valutazione) e Ecco i 3 migliori strumenti per le riunioni individuali a confronto.
Consiglio 7: Nelle retrospettive non creare un backlog per le azioni
"Oh, avevamo tante belle idee per misure che non sono entrate nella top 3 – devo creare un backlog per queste?". – No.
Le retrospettive iniziano sempre con l'acquisizione di nuovi feedback da parte del team per una buona ragione. Quindi, se un argomento è davvero importante, viene automaticamente riportato all'ordine del giorno di una retrospettiva grazie al feedback del team. Secondo la nostra esperienza, tenere un backlog separato è controproducente. Nella retrospettiva, vuoi inserire le nuove idee e i feedback nel giro. In una retrospettiva, nessuno vuole guardare un lungo elenco di idee passate per misure che spesso hanno poco a che fare con le sfide attuali del team.
La regola è: ciò che è importante per il team rientra nell'agenda di una retrospettiva solo grazie al feedback del team. Le retrospettive non necessitano di un backlog di misure.
Suggerimento 8: Rifletti sulla qualità dei punti d'azione con il team
Dovresti riflettere regolarmente, ad esempio una volta al trimestre, sulla qualità delle azioni e delle retros insieme al team.
I punti di azione e la retros nel suo complesso ci hanno fatto progredire? Se no, perché? Quali sono le cause (per questo si può utilizzare il metodo dei 5 perché)?
Anche una retrospettiva Health Check su questo argomento può essere utile. Nelle retrospettive Health Check, chiedi al team di essere d'accordo con un'affermazione su una scala da 1 a 7. Ti bastano affermazioni precise per ottenere un feedback valido dal team.
Nel nostro strumento (di cui parliamo più avanti), ad esempio, si presenta in questo modo. Naturalmente, puoi anche adattare le dichiarazioni. Non esitare a dare un'occhiata a – e magari provalo con il tuo team: Echometer – senza login
Nota: questo formato chiede di concordare con le voci della Valutazione dello Stato di Salute su una scala.
- Miglioramento continuo: nel nostro team implementiamo significativi miglioramenti continui.
- RO(T)I: L'impegno e il tempo che dedichiamo alle nostre macro sono ben investiti.
- Focus: gli argomenti trattati in Retro sono rilevanti per tutti, mentre gli argomenti che riguardano solo alcuni vengono costantemente esternalizzati.
- Processo: riusciamo a implementare le misure delle retrospettive.
Suggerimento 9: Prova Echometer
Gli strumenti retro sono un semplice supporto per ricavare misure valide. Possono toglierti molto lavoro – tra cui la revisione delle misure, il timeboxing, ma anche la derivazione qualitativa delle misure. Il retro non è più un monologo ma una vivace discussione – e tu puoi brillare come moderatore. 
Lo strumento ti dà consigli concreti su come ricavare buone azioni – e può essere utilizzato sia online in remoto che offline. Se hai bisogno di maggiori informazioni, dai un'occhiata al nostro articolo su "7 Schede retrò intelligenti a confronto".
Tra l'altro, puoi eseguire una retro con il nostro strumento senza che tu o il tuo team dobbiate effettuare il login.
Con questo pulsante puoi aprire direttamente lo strumento, scegliere il metodo retro e invitare un team tramite link:
Sono possibili molti metodi diversi se sei interessato: Più di 30 metodi retrospettivi.
Se non sei ancora sicuro, puoi lasciarti convincere da uno dei nostri utenti qui: Esperienze di Agile Coach Holger con il nostro strumento.
Conclusione: buone misure, buone retrospettive
Se tu e il tuo team padroneggiate l'arte di ricavare buone azioni dalle retrospettive, sarai sorpreso di quanto il tuo team apprezzerà le retrospettive.
In Echometer chiediamo ai team il "Ritorno sul tempo investito" dopo ogni retrospettiva e possiamo concludere: Misure ben formulate aumentano significativamente la soddisfazione dei team per le retrospettive.
Se segui i consigli di cui sopra, nulla può andare storto! Quindi, buona fortuna nel ricavare le misure per la tua prossima retrospettiva!
A proposito, uno dei modi migliori per sviluppare in modo duraturo la mentalità agile dei membri del team è quello di implementare un controllo dello stato di salute del team. La nostra cassetta degli attrezzi gratuita per il controllo dello stato di salute del team può aiutarti a porre le domande giuste – clicca qui: Kit per il controllo dello stato di salute del team
Crediti
Foto di "Luis Villasmil su Unsplash"
