Un incontro individuale con un dipendente – soggettivamente percepito come difficile può sembrare una partita a scacchi: ogni mossa deve essere ben studiata, altrimenti si finisce sulla difensiva.
Nessuno attende con ansia un incontro individuale così impegnativo. Ma queste conversazioni hanno il potenziale per creare vere e proprie svolte. Invece di evitare il conflitto, i manager dovrebbero vederlo come un'opportunità: per fare chiarezza, crescere e migliorare la collaborazione – anche con i dipendenti più difficili.
Con la giusta strategia – empatia, domande intelligenti e aspettative chiare – è possibile condurre la conversazione in modo tale che alla fine entrambe le parti ne escano vincenti.
Che si tratti di riunioni digitali o virtuali, gli incontri 1 a 1 offrono spazio per il feedback e quindi per lo sviluppo personale, che è essenziale nel mondo del lavoro di oggi. In questo articolo vi fornirò alcune buone domande da utilizzare nelle vostre riunioni one-to-one per avere una conversazione il più possibile produttiva.
Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di come siano le riunioni one-to-one, date un'occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.
Cominciamo con sette consigli utili e pratici per il vostro colloquio di valutazione.
7 consigli pratici per le conversazioni individuali con i dipendenti difficili
1. "Sedersi in modo diverso – letteralmente".
💡 Suggerimento: cambiate la disposizione dei posti a sedere. Invece di sedersi faccia a faccia (che spesso ha un effetto di confronto), provate una posizione a 90 gradi o una conversazione mentre si cammina ("walk & talk"). In questo modo si rilassa l'atmosfera e si allenta la pressione.
Perché? Le persone si sentono meno attaccate se non sono sedute direttamente "di fronte" l'una all'altra. Questo rende la conversazione più rilassata.
2. "Dire meno, chiedere di più – ma in modo diverso".
💡 Suggerimento: fate domande che suscitino curiosità. Invece di "Perché non l'hai fatto?", chiedete "Come risolveresti il problema se avessi una mano completamente libera?".
Perché? I dipendenti difficili spesso si bloccano o si mettono sulla difensiva. Ponendo domande aperte e lungimiranti, si dà loro l'opportunità di sviluppare attivamente le soluzioni.
3. "Trasformare le aspettative in un progetto di co-design".
💡 Suggerimento: invece di limitarsi a definire le aspettative, chiedete al dipendente di formulare le proprie aspettative sulla collaborazione. "Come organizzeresti idealmente la nostra collaborazione?".
Perché? Quando le persone formulano le proprie aspettative, si assumono automaticamente maggiori responsabilità – e trovano più difficile rifiutare completamente.
4. "Passare dalla modalità problema alla modalità possibilità".
💡 Suggerimento: trasformare le situazioni negative in una sfida: "Supponiamo che tu sia il tuo consulente personale – quale consiglio daresti a te stesso?".
Perché? I dipendenti difficili spesso resistono ai suggerimenti degli altri. Offrendo loro un nuovo punto di vista, potete allontanare la conversazione dai problemi e indirizzarla verso le soluzioni.
5 "Parla meno, lascia che la gente scriva di più".
💡 Suggerimento: se le conversazioni sono cariche di emozioni, chiedete al dipendente di riassumere il suo punto di vista per iscritto – prima o dopo l'incontro.
Perché? Questo aiuta a evitare reazioni impulsive e costringe a strutturarsi in modo più chiaro. Ciò che avete scritto può anche servire come riferimento comune in seguito.
6. "Ascoltate le sfumature – non solo le parole".
💡 Suggerimento: prestate attenzione al linguaggio del corpo, al tono di voce e alle piccole reazioni. A volte ci sono più informazioni in un'alzata di spalle o in una breve pausa che nelle parole vere e proprie. Invece di interpretare direttamente, chiedete: "Ho la sensazione che ci sia dell'altro – ho ragione?".
Perché? I dipendenti difficili non sempre dicono direttamente ciò che pensano. Ma quando si rendono conto che siete consapevoli dei loro segnali non verbali, spesso si aprono nuovi livelli di conversazione.
7. "Dite quello che NON farete".
💡 Suggerimento: alcuni dipendenti hanno paura delle critiche o delle conseguenze negative. Eliminate attivamente questa paura dalla stanza: "Non preoccuparti, non si tratta di metterti in cattiva luce. Voglio capire cosa ti preoccupa".
Perché? Questo crea sicurezza psicologica e abbassa le difese.
In sostanza, questo vale sia per voi che per il collaboratore: avere aspettative realistiche per il colloquio e un obiettivo realistico. Potete anche definire questo obiettivo all'inizio del colloquio. Ad esempio, può essere molto semplice:
- Obiettivo trasparente all'inizio della conversazionePurtroppo non saremo in grado di soddisfare la sua richiesta o di risolvere il conflitto in un solo passo. Il mio obiettivo per questa conversazione è innanzitutto capire la situazione dal vostro punto di vista.
Questo dovrebbe fornirvi alcune importanti nozioni di base per l'incontro individuale con il vostro dipendente difficile. Passiamo alla fase successiva.
Un modello per le riunioni individuali con i dipendenti difficili
Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che volete qualcosa di simile a una guida per la vostra conversazione individuale con un dipendente difficile.
Ecco perché qui troverete un modello che dovrebbe accompagnare bene una conversazione di questo tipo. Allo stesso tempo, il formato esatto dipenderà naturalmente dal vostro obiettivo –, quindi tenete conto dei suggerimenti di cui sopra quando progettate la conversazione con il vostro diretto superiore.
È possibile salvare il modello come Doc sotto il modello stesso, ma anche come documento PDF o Word. È sufficiente fare clic sulla levetta "Più".
🤝 Iniziare con l'empatia
- Come stai? C'è qualcosa che ti passa per la testa e che vorresti condividere?
- Voglio che questo sia un dialogo aperto e costruttivo.
🗣️ Discussione sulle preoccupazioni
- Vorrei parlare di [argomento specifico]. Puoi condividere il tuo punto di vista su questo argomento?
- Cosa pensi che contribuisca a questa situazione?
- Come pensi che [il membro del team X] veda questa situazione?
🔍 Esplora le soluzioni
- Credo nei piccoli miglioramenti iterativi. Come pensi che possiamo affrontare questo problema insieme? Quale potrebbe essere il primo passo verso un migliore status quo?
- Ci sono strumenti, supporti o altri accorgimenti che potrebbero aiutare a migliorare la situazione?
📜 Stabilisci le aspettative
- Come posso aiutarti al meglio a raggiungere i cambiamenti desiderati?
- Questo è ciò che voglio da te in futuro.
- Stabiliamo un piano e una tempistica per affrontare questi problemi.
- Sommario: Quando ci incontreremo di nuovo?
- Sommario: Chi è responsabile di quali compiti?
🔚 Conclusione
- Apprezzo la tua disponibilità a sostenerci con i miglioramenti.
- Cos'altro avrei dovuto chiedere in questa conversazione?
- C'è qualcos'altro che ti passa per la testa?
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🚸 Attenzione: devi aver effettuato l'accesso a Google per poter copiare (e quindi modificare) il modello nel menu in alto a sinistra.
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A proposito, non fatevi ingannare dall'ordine del giorno: Se il vostro collega difficile ha un fiume di parole, dovreste lasciarlo finire e, naturalmente, essere pronti a lanciare le vostre domande preparate.
Sebbene la seguente immagine si applichi ai team sani –, non si applica alla conversazione individuale. Il vostro obiettivo dovrebbe essere quello di fare domande e lasciare che sia il vostro dipendente difficile a parlare.
12 domande utili per gli incontri individuali con i dipendenti difficili
Se siete un supervisore nel bel mezzo di una battaglia di parole, potreste avere difficoltà a porre buone domande.
Ma naturalmente ci sono anche delle domande, alcune delle quali vorrei menzionare qui.
Come si può notare, molti di essi hanno un unico obiettivo: comprendere la prospettiva del dipendente – e allo stesso tempo ampliarla.
💬 Domande 1 a 1 per il corso della conversazione
- Grazie per aver condiviso questo con me. Lascia che ci pensi su e ti risponda, ok?
- Ho il permesso di aiutarti in questo?
- Quanto sei disposto a fare ciò che è necessario per cambiare questa situazione?
- Quanto controllo hai su questa situazione?
- Come fai a sapere che il problema che pensi di avere è effettivamente un problema – come si manifesta?
- Cosa diresti a un amico che ha sfide simili alle tue?
- Quale sarebbe un modo alternativo di vedere le cose?
- Cosa faresti se non raggiungessi il tuo obiettivo?
- Vuoi risolvere il tuo problema adesso? Adesso o questo mese?
- Quale consiglio ti darebbe la persona più saggia che conosci nella tua situazione attuale?
- Cosa hai già provato a fare per risolvere la sfida?
- Questo è il mio più grande risultato della sessione di oggi: [...]. Qual è il tuo?
Un modello 1 a 1 per il lavoro preventivo
Oltre a queste domande, anche un altro tipo di modello può essere utile per costruire un rapporto di fiducia a lungo termine con il vostro dipendente. Non è adatto al colloquio in sé, ma a maggior ragione come misura preventiva. Vorrei presentarvi una tecnica speciale per questo scopo.
Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema.
Molti capi includono occasionalmente piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a passare in rassegna alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d'accordo con un'affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.
Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:
- Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
- Adottare nuove prospettive
- Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo
E naturalmente potete usare questa idea anche per i vostri incontri individuali con i dipendenti difficili. Ho messo insieme quattro affermazioni che si concentrano su di voi: La qualità della vostra leadership. È evidente che questa ha una grande influenza sul comportamento dei vostri dipendenti.
Potete anche scaricare questo modello come documento, ma ancora meglio è il seguente: Nel nostro software per gli incontri one-to-one, abbiamo uno strumento integrato che visualizza i risultati nel tempo sotto forma di metriche e fornisce suggerimenti con un assistente AI – sentitevi liberi di dare un'occhiata senza accedere utilizzando il pulsante qui sotto.
⁉️ Controllo dell'umore (accordo da 1 a 7): Qualità della leadership
- "Sono molto contento del mio team leader". #Soddisfazione sul lavoro
- "Il mio team leader fa regolarmente uno zoom per vedere i livelli più elevati Obiettivi di squadraspiegare la strategia e la visione".
- "Il mio team leader mette in discussione le cose in modo costruttivo". #Feedback #Leadership
- "Il mio capo squadra dà l'esempio di ciò che si aspetta da noi come squadra". #Leadership
Ecco come si presenta questa indagine in Echometer:
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Anteprima: Modello Excel o XLSX
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E non vede l'ora di porre queste domande nel suo incontro individuale? Molto bene, mi fa piacere.
Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo).
Altri 15 modelli per riunioni individuali (in formato Doc, PDF, ecc.)
Probabilmente l'avete quasi indovinato. Naturalmente, ci sono molti altri modelli per le riunioni individuali che prima o poi vi serviranno.
Ad esempio, parlo di modelli per la riunione individuale sulla retribuzione, per la conversazione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.
Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d'uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis).
Conclusione: vedere le conversazioni difficili come un'opportunità
Una volta che avete avuto il vostro difficile incontro, è molto probabile che vi sentiate sollevati. E se la conversazione avrà successo, potrete persino sviluppare una sorta di speranza. Le domande qui riportate dovrebbero aiutarvi. Vi auguro di avere successo!
Ma non bisogna dimenticare un elemento di saggezza: Le domande che potete porre a – sono innumerevoli, ma la cosa più importante è adattare il colloquio al vostro dipendente.
Il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi anche se tenete regolarmente riunioni individuali con i membri del vostro team. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1.
"Nelle mie riunioni 1:1, è fastidioso prendere appunti e concentrarsi contemporaneamente sul dipendente".
"Sì, gli incontri 1:1 con i miei dipendenti dovrebbero essere il mio appuntamento più importante – ma non ho una guida per questo".
