Riunione 1:1 con un dipendente difficile? 7 consigli e modello

Un incontro один-на-один con un dipendente “difficile” - percepito soggettivamente - può sembrare una partita a scacchi: ogni mossa deve essere ben ponderata, altrimenti si finisce sulla difensiva. 

Nessuno attende con ansia un incontro individuale così impegnativo. Ma queste conversazioni hanno il potenziale per creare vere e proprie svolte. Invece di evitare il conflitto, i manager dovrebbero vederlo come un’opportunità: per fare chiarezza, crescere e migliorare la collaborazione – anche con i dipendenti più difficili. 

Con la giusta strategia – empatia, domande intelligenti e aspettative chiare – è possibile condurre la conversazione in modo tale che alla fine entrambe le parti ne escano vincenti.

Che si tratti di riunioni digitali o virtuali, gli incontri 1 a 1 offrono spazio per il feedback e quindi per lo sviluppo personale, che è essenziale nel mondo del lavoro di oggi. In questo articolo vi fornirò alcune buone domande da utilizzare nelle vostre riunioni one-to-one per avere una conversazione il più possibile produttiva.

Prima di tutto: se non siete ancora sicuri di come siano le riunioni one-to-one, date un’occhiata alla nostra guida: La guida con 6 consigli per conversazioni individuali di successo.

Cominciamo con sette consigli utili e pratici per il vostro colloquio di valutazione.

Riunioni individuali con dipendenti difficili - modello, domande e suggerimenti

💡 Suggerimento: cambiate la disposizione dei posti a sedere. Invece di sedersi faccia a faccia (che spesso ha un effetto di confronto), provate una posizione a 90 gradi o una conversazione mentre si cammina (“walk & talk”). In questo modo si rilassa l’atmosfera e si allenta la pressione.

Perché? Le persone si sentono meno attaccate se non sono sedute direttamente “di fronte” l’una all’altra. Questo rende la conversazione più rilassata.

2. “Dire meno, chiedere di più – ma in modo diverso”.

💡 Suggerimento: fate domande che suscitino curiosità. Invece di “Perché non l’hai fatto?”, chiedete “Come risolveresti il problema se avessi una mano completamente libera?”.

Perché? I dipendenti difficili spesso si bloccano o si mettono sulla difensiva. Ponendo domande aperte e lungimiranti, si dà loro l’opportunità di sviluppare attivamente le soluzioni.

3. “Trasformare le aspettative in un progetto di co-design”.

💡 Suggerimento: invece di limitarsi a definire le aspettative, chiedete al dipendente di formulare le proprie aspettative sulla collaborazione. “Come organizzeresti idealmente la nostra collaborazione?”.

Perché? Quando le persone formulano le proprie aspettative, si assumono automaticamente maggiori responsabilità – e trovano più difficile rifiutare completamente.

4. “Passare dalla modalità problema alla modalità possibilità”.

💡 Suggerimento: trasformare le situazioni negative in una sfida: “Supponiamo che tu sia il tuo consulente personale – quale consiglio daresti a te stesso?”.

Perché? I dipendenti difficili spesso resistono ai suggerimenti degli altri. Offrendo loro un nuovo punto di vista, potete allontanare la conversazione dai problemi e indirizzarla verso le soluzioni.

5 “Parla meno, lascia che la gente scriva di più”.

💡 Suggerimento: se le conversazioni sono cariche di emozioni, chiedete al dipendente di riassumere il suo punto di vista per iscritto – prima o dopo l’incontro.

Perché? Questo aiuta a evitare reazioni impulsive e costringe a strutturarsi in modo più chiaro. Ciò che avete scritto può anche servire come riferimento comune in seguito.

6. “Ascoltate le sfumature – non solo le parole”.

💡 Suggerimento: prestate attenzione al linguaggio del corpo, al tono di voce e alle piccole reazioni. A volte ci sono più informazioni in un’alzata di spalle o in una breve pausa che nelle parole vere e proprie. Invece di interpretare direttamente, chiedete: “Ho la sensazione che ci sia dell’altro – ho ragione?”.

Perché? I dipendenti difficili non sempre dicono direttamente ciò che pensano. Ma quando si rendono conto che siete consapevoli dei loro segnali non verbali, spesso si aprono nuovi livelli di conversazione.

7. “Dite quello che NON farete”.

💡 Suggerimento: alcuni dipendenti hanno paura delle critiche o delle conseguenze negative. Eliminate attivamente questa paura dalla stanza: “Non preoccuparti, non si tratta di metterti in cattiva luce. Voglio capire cosa ti preoccupa”.

Perché? Questo crea sicurezza psicologica e abbassa le difese.

In sostanza, questo vale sia per voi che per il collaboratore: avere aspettative realistiche per il colloquio e un obiettivo realistico. Potete anche definire questo obiettivo all’inizio del colloquio. Ad esempio, può essere molto semplice:

• Obiettivo trasparente all’inizio della conversazionePurtroppo non saremo in grado di soddisfare la sua richiesta o di risolvere il conflitto in un solo passo. Il mio obiettivo per questa conversazione è innanzitutto capire la situazione dal vostro punto di vista.

Questo dovrebbe fornirvi alcune importanti nozioni di base per l’incontro individuale con il vostro dipendente difficile. Passiamo alla fase successiva.

Il fatto che abbiate cliccato su questo articolo mi dice che volete qualcosa di simile a una guida per la vostra conversazione individuale con un dipendente difficile.

Pertanto, qui troverai un modello che dovrebbe accompagnare bene tale conversazione. Allo stesso tempo, l’esatta strutturazione dipende molto dal tuo obiettivo - quindi, ti preghiamo di considerare i suggerimenti di cui sopra quando progetti la tua conversazione con il tuo diretto collaboratore.

A proposito, puoi salvare il modello come documento Doc sotto il modello stesso, ma in alternativa anche come PDF o documento Word. Basta cliccare sul toggle “Plus”.

A proposito, non fatevi ingannare dall’ordine del giorno: Se il vostro collega difficile ha un fiume di parole, dovreste lasciarlo finire e, naturalmente, essere pronti a lanciare le vostre domande preparate.

L’immagine seguente è vera per i team sani, ma non è vera per la tua conversazione один-на-один. In questo caso, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di porre domande e lasciare che il tuo dipendente difficile si prenda la maggior parte del tempo di parola.

Se siete un supervisore nel bel mezzo di una battaglia di parole, potreste avere difficoltà a porre buone domande.

Ma naturalmente ci sono anche delle domande, alcune delle quali vorrei menzionare qui.

Come forse noterai, molti di questi hanno un obiettivo: capire la prospettiva del dipendente e, allo stesso tempo, ampliarla.

Un modello 1 a 1 per il lavoro preventivo

Oltre a queste domande, anche un altro tipo di modello può essere utile per costruire un rapporto di fiducia a lungo termine con il vostro dipendente. Non è adatto al colloquio in sé, ma a maggior ragione come misura preventiva. Vorrei presentarvi una tecnica speciale per questo scopo.

Dopo aver parlato con circa 100 manager negli ultimi mesi, ho notato uno schema. 

Molti capi includono occasionalmente piccoli sondaggi nelle loro riunioni individuali. In altre parole, si limitano a passare in rassegna alcune domande in modo rilassato e a chiedere al dipendente a) se è d’accordo con un’affermazione (ad esempio da 1 a 7) e poi b) perché ha risposto in questo modo.

Da queste microindagini in 1:1 si aspettano i seguenti risultati:

• Maggiore varietà e coinvolgimento nel dialogo 1 a 1
• Adottare nuove prospettive
• Misurabilità di KPI (soft) come la soddisfazione nel tempo

E naturalmente potete usare questa idea anche per i vostri incontri individuali con i dipendenti difficili. Ho messo insieme quattro affermazioni che si concentrano su di voi: La qualità della vostra leadership. È evidente che questa ha una grande influenza sul comportamento dei vostri dipendenti.

Puoi anche scaricare questo modello come documento, ma ancora meglio è questo: nel nostro software per riunioni individuali abbiamo uno strumento integrato che rende visibili i risultati nel tempo come metrica e ti dà suggerimenti con un assistente AI - dai un’occhiata senza effettuare il login tramite il pulsante in basso.

E non vede l’ora di porre queste domande nel suo incontro individuale? Molto bene, mi fa piacere. 

Se desiderate uno spunto più creativo, vi consiglio il nostro articolo corrispondente: 129 Domande geniali per gli incontri individuali (da uno psicologo) .

Probabilmente l’avete quasi indovinato. Naturalmente, ci sono molti altri modelli per le riunioni individuali che prima o poi vi serviranno. 

Ad esempio, parlo di modelli per la riunione individuale sulla retribuzione, per la conversazione con un dipendente difficile o con un dipendente completamente nuovo.

Abbiamo modelli aggiuntivi per tutti questi casi d’uso, che potete trovare in questo articolo: Riunioni 1:1: 15 modelli collaudati da modificare (gratis).

Una volta che avete avuto il vostro difficile incontro, è molto probabile che vi sentiate sollevati. E se la conversazione avrà successo, potrete persino sviluppare una sorta di speranza. Le domande qui riportate dovrebbero aiutarvi. Vi auguro di avere successo!

Ma non devi dimenticare una saggezza: ci sono innumerevoli domande che si possono porre, ma la cosa più importante è adattare la conversazione individualmente al tuo dipendente. 

Il nostro assistente AI per riunioni individuali può aiutarvi anche se tenete regolarmente riunioni individuali con i membri del vostro team. Per saperne di più, consultate il nostro sito web: Il miglior software per riunioni 1 a 1 .