Perché le retrospettive sono importanti?

Se vuoi ottenere più Action Item dalle retrospettive, devi soprattutto fare bene due cose: primo, rendere visibili un numero sufficiente di problemi rilevanti e, secondo, aprire consapevolmente lo spazio di soluzione nel team.

Per prima cosa, raccogliere i problemi che vale la pena risolvere

Se il tuo team ha difficoltà ad affrontare apertamente i problemi, questo è spesso il primo collo di bottiglia sulla strada verso azioni significative derivanti dalla retrospettiva.

I seguenti approcci ti aiutano a ottenere maggiori informazioni nella fase di “Raccolta dati”:

• Esegui un sondaggio prima della retrospettiva: in questo modo i singoli membri del team hanno più tempo per riflettere sul proprio lavoro.
• Consenti feedback anonimi: questo può ridurre l’ostacolo a parlare apertamente. Allo stesso tempo, riduce la pressione di dover formulare perfettamente ogni feedback.
• Utilizza formati di retrospettiva vari e creativi. Se chiedete sempre e solo “Cosa è andato bene?” e “Cosa è andato male?”, spesso non è molto stimolante. Formati vari aiutano a evitare la stanchezza da retrospettiva e ad aumentare la partecipazione (vedi anche Stanchezza da retrospettiva ). Per evitare questa stanchezza da retrospettiva e mantenere alto l’impegno del team nella retrospettiva, è utile anche la nostra lista di formati per retrospettive: Panoramica dei metodi retrospettivi creativi

Se desideri migliorare ulteriormente la moderazione della tua retrospettiva, dai un’occhiata anche al nostro eBook (ovviamente gratuito): eBook sulla retro-moderazione

Nell’eBook troverai ulteriori consigli su come ottenere conversazioni migliori e, di conseguenza, più Action Item validi dalle retrospettive.

Quindi apri ampiamente lo spazio di soluzione delle possibili misure

Non appena la retrospettiva ha reso visibile una buona selezione di problemi prioritari, il passo successivo è: raccogliere il maggior numero possibile di idee per possibili misure.

Proprio come non dovresti valutare prematuramente il feedback nella retrospettiva, non dovresti valutare immediatamente le idee per gli Action Item. Come moderatore, ha senso esplorare apertamente lo spazio di soluzione per ogni problema prioritario.

• Poni ipotetiche domande “E se…” per stimolare idee creative.
• Annota visibilmente i possibili Action Item in modo che il team possa basarsi su di essi e combinarli.
• Più idee raccogli per un problema, maggiore è la possibilità che alla fine ne derivi un passo successivo davvero valido.
• Per ogni idea di misura, chiediti quale sia l’ipotesi alla base della causa principale del problema. Spesso puoi raggruppare visivamente le idee per le misure in base alle presunte cause principali.

Se stai cercando esempi pratici concreti, puoi trovare ulteriori letture qui: Suggerimenti ed esempi di buone misure derivanti dalle retrospettive

Abbassare consapevolmente l’ostacolo per un Action Item

Se il tuo team non riesce a concordare la causa o la soluzione migliore per un problema, spesso è meglio non concludere la retrospettiva con una definizione raffazzonata per un elemento di azione. Invece, l’argomento dovrebbe diventare un chiaro passo successivo, ad esempio: “Sessione di approfondimento su [Argomento]”.

La Breakout Session è un buon passo successivo per elaborare ulteriormente un problema importante senza impegnarsi prematuramente in una soluzione concreta nella retrospettiva. La discussione nella retrospettiva crea già una buona base per questo.

• La sessione di breakout offre ai partecipanti diretti più tempo per preparare le proprie prospettive.
• Il team non deve trascorrere l’intero tempo della retrospettiva in una discussione di principio improduttiva, alla quale solo pochi possono contribuire.
• Il risultato può essere successivamente riportato al team, ad esempio nella prossima retrospettiva o in un momento concordato.

Alla fine, l’importante non è la soluzione perfetta nella retrospettiva stessa, ma avere un chiaro passo successivo che ti porti davvero avanti.

Se vuoi concentrarti anche sulla qualità delle singole misure, leggi anche questa voce delle FAQ: Come posso ottenere misure migliori nelle retrospettive?

Le retrospettive sono adatte a qualsiasi team che desideri migliorare la propria collaborazione, indipendentemente dal fatto che lavori in modo agile o meno.

Le retrospettive sono particolarmente utili quando:

• esiste una collaborazione regolare e obiettivi comuni
• i team possono parlare apertamente dei problemi o vogliono lavorarci
• c’è il desiderio di rendere visibili e migliorare i processi

Anche i nuovi team possono eseguire retrospettive. Decisivi sono un ambiente sicuro e una moderazione chiara.

Se vuoi avere misure migliori nella retrospettiva, ci sono soprattutto tre cose che ti possono aiutare:

Assicurati che le misure siano rilevanti per il team

• Dopo la fase di “Raccolta dati” della retrospettiva, esegui il dot-voting su tutti i temi della retrospettiva e concentra la discussione sulle misure sui temi più votati. I temi senza voti dovrebbero essere generalmente esclusi dalla discussione sulle possibili misure.
• Parla il meno possibile delle possibili misure prima di definire le priorità. Se ci sono già idee prima del dot-voting, prendi nota, ma aspetta a discutere fino a quando non è stata definita la priorità.

Vedi anche: Fasi di una retrospettiva

Concentrati sulla definizione di un passo successivo concreto quando definisci le misure

• La misura di una retrospettiva può anche essere un piccolo passo successivo, anche se questo non risolve definitivamente il problema.
• Se ci sono opinioni diverse sulle cause di un problema o sulla soluzione migliore, spesso è meglio non affrettarsi a concordare una misura specifica. Invece, può essere utile una riunione di gruppo separata con le persone direttamente coinvolte.
• Questo dà ai partecipanti più tempo per preparare i loro argomenti e sviluppare insieme una soluzione, senza occupare il tempo dell’intero team nella retrospettiva.
• Assicurati inoltre che ogni misura abbia un risultato chiaramente riconoscibile che possa essere raggiunto entro la prossima retrospettiva.

Se desideri migliorare ulteriormente la tua moderazione delle retrospettive, vale la pena consultare il nostro ebook (ovviamente gratuito), in cui troverai ulteriori suggerimenti su come strutturare le retrospettive in modo che dalle discussioni scaturiscano azioni concrete: eBook sulla moderazione retrospettiva

Nelle misure nelle retrospettive: meno è meglio

• Si consiglia da una a un massimo di tre misure per retrospettiva. E anche se c’è regolarmente solo una misura, è del tutto sufficiente. Con molti problemi, il valore aggiunto della retrospettiva è semplicemente che si è parlato insieme di un problema nel team e non è necessariamente necessaria una misura.
• Se raccogli più di tre misure, è più probabile che ognuna sia meno rilevante per il team e che alla fine non venga perseguita in modo coerente.
• Inoltre, vale quanto segue: una misura molto buona è meglio di tre misure mediocri. Quindi prenditi abbastanza tempo per ognuna.

Questi 3 consigli sono un ottimo inizio. Per i più esperti e interessati, ecco alcune letture consigliate: Buone misure dalle retrospettive .

Per una maggiore varietà nella collaborazione e un maggiore coinvolgimento del team, vale anche la pena dare un’occhiata alla nostra lista di metodi di retrospettiva: Metodi retrospettivi creativi

Se vuoi soprattutto sapere come ottenere più action item concreti dalle retrospettive, leggi anche questa voce: Come ottenere più misure dalle retrospettive

Il successo delle retrospettive si manifesta nel fatto che le misure concordate vengono attuate e si verificano miglioramenti misurabili. Oltre agli indicatori di produttività (da prendere con le pinze), i team utilizzano, ad esempio, il monitoraggio degli elementi di azione, le tendenze sulle scale di feedback nei sondaggi di controllo dello stato di salute del team / Pulse-Check.

In genere le fasi di una retrospettiva sono cinque: preparare il terreno, raccogliere i dati, generare intuizioni, decidere cosa fare e chiudere la retrospettiva. Il processo esatto può variare, ma dovrebbe sempre portare a punti d’azione concreti. Oltre alle classiche 5 fasi delle retrospettive, esiste però anche il modello del doppio diamante per le fasi delle retrospettive , che offre ai facilitatori di retrospettive un’immagine più intuitiva per una moderazione di successo e orientata ai risultati.

No, non è necessario accedere a Echometer o registrarsi per provare la Retro Board e il Retro Tool in Echometer.

È possibile provare la Retro Board di Echometer tramite il seguente link senza effettuare il login: Avvia la prova

Una retrospettiva è una riunione di team strutturata in cui un team riflette sulla collaborazione di un periodo passato e concorda miglioramenti concreti. Si svolge regolarmente (ad esempio, dopo uno sprint o una fase di progetto) e serve al miglioramento continuo.

Uno dei maggiori punti di forza di Echometer Retro Tool sono i vari modelli di retrospettiva, che possono essere utilizzati come modelli per la progettazione creativa delle proprie retrospettive.

Ecco un breve elenco di esempi per dare un’idea dei modelli di retrospettiva:

• Felice, curioso, triste
• I tre porcellini
• Morale di squadra Health Check
• Modelli di retrospettiva di Pasqua e Natale
• Retrospettiva DORA
• 5 valori agili Health Check
• Squadra Spotify Health Check Radar
• Sicurezza psicologica Health Check
• Retrospettiva DORA
• Modelli di retrospettiva unici, come la “Retrospettiva dei 7 nani” o la “Retrospettiva del calcio”.

Se siete interessati ai modelli di strumenti retrospettivi, date un’occhiata allo strumento: Echometer Modelli e sagome retrò

Una retrospettiva si svolge in genere nelle seguenti fasi:

1. Rompighiaccio: breve sessione di domande e risposte o attività per iniziare.
2. Raccogliere feedback (brainstorming occulto)
3. Raccogliere i risultati: Presentare, raggruppare e classificare i feedback.
4. Decidere le misure: Miglioramenti il più possibile concreti che possono essere attuati nelle prossime settimane.
5. Conclusione: riepilogo e breve check-out dei partecipanti

Un buon modello mentale per le fasi della retrospettiva è il modello “Double Diamond” del Design Thinking: Fasi della retrospettiva secondo il Double Diamond

Caratteristiche speciali del processo retrospettivo in Echometer:

• Il feedback può essere ottenuto anche prima della retrospettiva tramite un sondaggio. In questo modo, da un lato si risparmia tempo durante la retrospettiva e, dall’altro, tutti i partecipanti possono pensarci in anticipo e formulare il loro feedback a loro piacimento, migliorando la qualità della retrospettiva.
• In Echometer c’è anche la fase di “Revisione delle misure”. Qui il team rivede tutte le misure aperte delle retrospettive precedenti, adatta lo stato delle misure e le commenta.
• Al termine della retrospettiva in Echometer, lo strumento rileva automaticamente il “ROTI” (Return On Time Invested) e ti fornisce quindi una base quantitativa per analizzare l’efficacia delle tue retrospettive nel tempo.

Una retrospettiva si svolge tipicamente a livello di team. Di solito, questi team agili hanno almeno 3 membri e fino a 10 membri. Quindi, tutti i membri del team partecipano alla retrospettiva, indipendentemente dal ruolo specifico dei membri del team all’interno del team.

Se il team leader conta come membro del team dipende dal contesto e deve essere deciso in ultima analisi dal team stesso. Più i team leader sono coinvolti nel lavoro quotidiano del team, più ha senso che partecipino anche alle retrospettive del team.

È necessario nominare un moderatore per garantire che il processo sia il più organizzato ed efficiente possibile. Questo compito può essere svolto dallo Scrum Master, ad esempio, ma anche da un altro membro del team. Si può anche semplicemente ruotare il ruolo di moderatore all’interno del team – tutti si alternano in un certo ordine.

Soprattutto per i team con poca o nessuna esperienza di retrospettive, occorre fare attenzione a evitare i seguenti errori:

• Errore n. 1: la retrospettiva come riunione di chat. Non tutti i feedback di una retrospettiva devono essere discussi. Solo gli argomenti che sono stati considerati prioritari insieme meritano maggiore attenzione. Tutte le discussioni sui dettagli prima della votazione dovrebbero quindi essere annullate e rimandate a dopo la votazione.
• Errore n. 2: la retrospettiva come gioco delle colpe. La retrospettiva non serve a spostare la responsabilità o a incolpare altri per eventi o sviluppi negativi. Il miglioramento dello status quo è nelle mani di tutti i membri del team!
• Errore n. 3: la retrospettiva come scatola delle lamentele. Le retrospettive non servono solo a notare ciò che non funziona bene. La maggior parte dell’energia dovrebbe essere concentrata sulla riflessione sul futuro e sulla definizione di misure vincolanti.

Per la prima retrospettiva, è consigliabile utilizzare uno strumento dedicato per supportarla. Echometer, con la sua modalità intuitiva e guidata, è particolarmente adatto ai team inesperti. Qui puoi provare una retrospettiva in Echometer: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Le retrospettive agili (di team) (in breve “Retro”) sono workshop di team regolari in cui i team riflettono e migliorano la loro collaborazione.

I Retro offrono ai team l’opportunità di riflettere sui risultati del lavoro corrente e, soprattutto, sulla collaborazione, sulla comunicazione e sui metodi di lavoro in cicli brevi e iterativi (sprint) (ad esempio ogni 2 settimane).

In sostanza, il retro risponde alle seguenti 3 domande:

• Cosa ha funzionato bene nelle ultime settimane? Queste cose dovrebbero essere continuate o ampliate come team.
• Cosa non ha funzionato bene? Questi aspetti dovrebbero essere migliorati o eliminati.
• Cosa faremo di diverso d’ora in poi? In altre parole, registrare misure concrete.

Strumenti per le retrospettive come Echometer semplificano e strutturano questo processo di riflessione e miglioramento.