Miglioramento continuo in modo agile

Il miglioramento continuo è il processo di ricerca costante di modi per sviluppare ulteriormente la qualità, l’efficienza e l’efficacia di prodotti, servizi, processi e procedure. Il processo si basa sull’idea che c’è sempre spazio per il miglioramento, a prescindere dalla qualità del prodotto.

In questo contesto, la strategia agile del miglioramento continuo è una mentalità e un metodo che applica i principi dello “sviluppo software agile” al processo di miglioramento continuo. Lo sviluppo software agile è un approccio in cui la collaborazione con i clienti e la risposta al cambiamento sono più importanti del seguire un piano prestabilito.

Tuttavia, le strategie dello sviluppo agile del software sono ora utilizzate anche al di fuori dello sviluppo del software per migliorare un’ampia gamma di team nelle aziende.

La strategia agile di miglioramento continuo comprende:

• Suddividi i grandi obiettivi di miglioramento in attività piccole, gestibili e misurabili.
• Dare priorità alle attività di miglioramento più importanti e urgenti in base al feedback dei clienti e alle esigenze aziendali.
• Fornitura di compiti di miglioramento in brevi iterazioni o “sprint”, che di solito durano tra una e quattro settimane
• Testare e convalidare i risultati di ogni attività di miglioramento con i clienti e le altre parti interessate.
• Rivedere e modificare il processo di miglioramento in base al feedback e ai risultati di ogni iterazione.
• Responsabilizzare e coinvolgere i membri del team ad assumersi la responsabilità del processo di miglioramento e a collaborare tra loro e con i clienti.

Uno dei principali vantaggi della strategia di miglioramento continuo agile è che puoi attingere alla saggezza e alla creatività collettiva dei membri del tuo team. I membri del tuo team sono quelli che conoscono meglio i tuoi prodotti, servizi, processi e procedure. Sono anche quelli che interagiscono più frequentemente con i clienti e gli stakeholder. Pertanto, sono nella posizione migliore per identificare le opportunità di miglioramento e sviluppare idee per il miglioramento.

Per promuovere una cultura del miglioramento continuo nel tuo team, puoi fare le seguenti cose:

• Incoraggia i membri del tuo team a condividere regolarmente i loro feedback, suggerimenti e intuizioni.
• Creare un ambiente sicuro e solidale in cui i membri del team possano esprimere le proprie opinioni e preoccupazioni senza temere condanne o critiche.
• Riconoscere e premiare i membri del team che contribuiscono al processo di miglioramento.
• Fornisci ai membri del tuo team il tempo, le risorse e il supporto di cui hanno bisogno per implementare le loro idee di miglioramento.
• Coinvolgi i membri del tuo team nel processo decisionale relativo alle priorità e ai piani di miglioramento.

Strumenti e tecniche per il miglioramento continuo

Esistono molti strumenti e tecniche che possono aiutarti a implementare la strategia di miglioramento continuo agile. Alcuni dei più comuni sono:

• Il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act)Un metodo in quattro fasi per implementare il cambiamento. Il metodo comprende la pianificazione del cambiamento, l’implementazione del cambiamento, la revisione dei risultati e l’azione in base alle lezioni apprese.
• I 5 motivi (perché): Una tecnica per trovare la causa di un problema chiedendo cinque volte “perché”, finché non si arriva al nocciolo del problema.
• Il diagramma a spina di pesceUno strumento visivo per identificare e analizzare le possibili cause di un problema. Assomiglia allo scheletro di un pesce, con la dichiarazione del problema come testa e le diverse categorie di cause come lische.
• Il diagramma di ParetoUno strumento grafico che mostra la frequenza o l’impatto di diversi fattori o problemi. Ti aiuta a identificare i 20% di fattori o problemi che causano 80% di impatti o problemi.
• I criteri SMARTUn insieme di criteri per definire obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con scadenze precise.
• La lavagna KanbanUno strumento visivo per la gestione dei flussi di lavoro. Consiste in un tabellone con colonne che rappresentano le diverse fasi di lavoro e schede che rappresentano i singoli compiti. Ti aiuta a monitorare i progressi, a identificare i colli di bottiglia e a limitare il lavoro in corso.
• La retrospettivaUna riunione alla fine di ogni iterazione o sprint in cui i membri del team riflettono su ciò che è andato bene, su ciò che è andato male e su ciò che può essere migliorato.

Il ciclo di feedback del miglioramento continuo è un ciclo di raccolta, analisi e azione dei feedback di clienti, stakeholder e membri del team. Questo ciclo è importante per garantire che i tuoi sforzi di miglioramento siano allineati con le esigenze e le aspettative dei clienti, oltre che con gli obiettivi e le strategie aziendali.

Il ciclo di feedback del miglioramento continuo comprende quanto segue:

• Ottenere un feedback da parte di clienti, stakeholder e membri del team attraverso vari canali come sondaggi, interviste, valutazioni, commenti, reclami, suggerimenti, ecc.
• Analisi dei dati di feedback con metodi quantitativi e qualitativi come statistiche, analisi del sentimento, text mining, ecc.
• Identificazione del modellotendenze, lacune, punti di forza, debolezze, opportunità, minacce e intuizioni dai dati di feedback.
• Priorità al feedback-Elementi basati sul loro valore e sulla loro urgenza.
• Comunicazione dei risultati del feedback ai clienti, agli stakeholder e ai membri del team
• Implementazione del feedback-elementi come attività di miglioramento nelle iterazioni o negli sprint.
• Misurare l’impatto degli elementi di feedback sulla soddisfazione, la fedeltà e la fidelizzazione dei clienti, nonché sulle prestazioni, la crescita e la redditività dell’azienda.

Esercizi di miglioramento continuo

Gli esercizi di miglioramento continuo sono attività che ti aiutano a fare pratica e a migliorare le tue abilità nell’applicazione della strategia di miglioramento continuo agile. Puoi svolgerli individualmente o in gruppo, online o offline, in modo formale o informale.
Noi stessi usiamo retrospettive di due settimane per fare la maggior parte di questi esercizi insieme come team.

Alcuni esempi di esercizi di miglioramento continuo sono:

• Lo Stop-Avvio-Continua-RetroUn modo semplice ed efficace per scoprire cosa tu e il tuo team dovreste interrompere, iniziare e continuare a migliorare il vostro lavoro. Puoi utilizzare questo esercizio alla fine di ogni iterazione o sprint.
• L’analisi SWOTUno strumento strategico per valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce dei tuoi prodotti, servizi, processi o procedure. Puoi utilizzare questo esercizio per identificare le aree di miglioramento e i piani d’azione.
• La sessione di brainstormingUna tecnica creativa per sviluppare un gran numero di idee in poco tempo. Puoi utilizzare questo esercizio per trovare idee di miglioramento o soluzioni ai problemi. Per stimolare la tua creatività puoi utilizzare diversi metodi come la mappatura mentale, l’associazione di parole, l’input casuale, ecc.
• La tecnica del voto per puntiUn modo semplice e democratico per dare priorità alle idee o ai compiti. Puoi usare questo esercizio per selezionare le azioni di miglioramento più valide e urgenti da un elenco di opzioni. Ogni partecipante riceve un numero di punti (di solito tre) da distribuire tra le opzioni in base alle proprie preferenze.

Utilizziamo molti di questi metodi nelle nostre retrospettive. Se vuoi saperne di più sul nostro programma di retrospettive, puoi farlo qui: I nostri modelli retrospettivi

La revisione del miglioramento continuo è un processo di valutazione dei risultati e degli esiti dei tuoi sforzi di miglioramento. È importante per misurare i tuoi progressi, imparare dai tuoi successi e dai tuoi fallimenti e celebrare i tuoi successi.

La revisione del miglioramento continuo comprende:

• Confronto tra i risultati effettivi e quelli attesi
• Identifica gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che misurano l’efficacia e l’efficienza dei tuoi sforzi di miglioramento.
• Calcolare il ritorno sull’investimento (ROI o ROTI) dei tuoi sforzi di miglioramento.
• Analizza i fattori che hanno contribuito o ostacolato i tuoi sforzi di miglioramento.
• Documenta le lezioni apprese e le migliori pratiche dei tuoi sforzi di miglioramento.
• Condividere i risultati e gli esiti con i clienti, gli stakeholder e i membri del team.
• Riconoscere e premiare i membri del team che hanno contribuito alle azioni di miglioramento.
• Celebrare le pietre miliari e i risultati dei tuoi sforzi di miglioramento

Miglioramento continuo in modo agile

Pianifica l’implementazione del miglioramento continuo Il piano di attuazione per il miglioramento continuo è un piano che descrive i passaggi e le misure da adottare per eseguire i propri compiti di miglioramento. È una tabella di marcia che conduce dalla posizione attuale ai propri obiettivi. Il piano di attuazione del miglioramento continuo dovrebbe contenere quanto segue

• Obiettivi e target di miglioramento
• Le attività e le sottoattività di miglioramento
• I ruoli e le responsabilità dei membri del team
• Le risorse e gli strumenti necessari per ogni attività
• Il calendario e le tappe fondamentali per ogni attività
• I rischi e le sfide per ogni attività
• I piani di emergenza per ogni attività

Obiettivi del miglioramento continuo

Gli obiettivi del miglioramento continuo sono i risultati desiderati dei vostri sforzi di miglioramento. Rappresentano ciò che il tuo team vuole ottenere migliorando i vostri prodotti, servizi, processi o procedure. Gli obiettivi del miglioramento continuo sono idealmente:

• allineati con le esigenze e le aspettative dei clienti e con gli obiettivi e le strategie dell’azienda.
• Specifico, misurabile, realizzabile, pertinente e limitato nel tempo (SMART).
• Impegnativo ma realistico (principio 110%)
• Motivante e stimolante
• Comunica in modo chiaro a tutte le parti interessate (clienti, stakeholder e membri del team)

Conclusione

Il miglioramento continuo non è un obiettivo finale. È un viaggio continuo che richiede la tua costante attenzione, il tuo impegno e le tue modifiche. Adottando la strategia del miglioramento continuo agile, puoi rendere il miglioramento continuo parte del tuo lavoro quotidiano. Potrai anche raccogliere i benefici del miglioramento continuo, come l’aumento della soddisfazione, della fedeltà e della fidelizzazione dei clienti e il miglioramento delle prestazioni del team.