Le aziende agili sperimentano sempre diversi metodi di gestione dei progetti per sviluppare prodotti nel modo più efficiente possibile. È ancora più sorprendente che molte di esse continuino a tenere riunioni tutt'altro che produttive. Il risultato è che le riunioni durano troppo a lungo, i dipendenti si annoiano e perdono il tempo necessario per lo sviluppo del prodotto.
Gli eventi a tempo si sono quindi affermati come soluzione in Scrum. In particolare, le retrospettive, che spesso rivelano molte opinioni, dati e feedback, possono essere condotte più velocemente e con risultati migliori. Ti mostrerò come funzionano le retrospettive di sprint timeboxed e come puoi trarne vantaggio nel tuo lavoro quotidiano.
In altre parole, ti spiego come rendere le retrospettive più efficienti e come il tuo team possa tornare allo sviluppo del prodotto con più tempo a disposizione e approfondimenti cruciali.
Che cos'è una Time Box Sprint Retrospettiva?
Per spiegare come funziona una Time Box Sprint Retrospective, vorrei prima definire i singoli termini dell'espressione:
Che cos'è uno sprint?
Nella gestione dei progetti, uno sprint è un breve periodo di pochi giorni o settimane. Ogni sprint è definito da una serie di compiti assegnati ai membri del team, che li completano entro un certo periodo di tempo. Gli sprint dividono le fasi di lavoro più grandi in fasi più piccole e tracciabili. Se vuoi sapere come funzionano gli sprint nel dettaglio, dai un'occhiata alla guida Definizione dello sprint da Atlassian.
Che cos'è una retrospettiva?
Con una retrospettiva, i team danno uno sguardo onesto al lavoro svolto finora. Esaminano ciò che è andato bene e ciò che è andato meno bene e cosa possono fare meglio in futuro. Di conseguenza, la retrospettiva è probabilmente l'evento più importante dei metodi di lavoro agili e ha lo scopo di migliorare continuamente. Il suo scopo è quello di rimuovere i potenziali ostacoli per raggiungere gli obiettivi generali. Nel nostro articolo ti mostriamo come dovresti affrontare le retrospettive per ottenere il massimo successo. "Le retrospettive in Scrum e oltre"..
Che cos'è il timeboxing?
Il timeboxing si riferisce all'assegnazione di un limite di tempo fisso a un compito specifico. In questo modo si garantisce che l'attività venga completata entro il periodo di tempo definito – senza ritardi. Il timeboxing è principalmente uno strumento per i project manager e gli Scrum Master. È l'unico modo per rispettare le rigide tempistiche dei loro progetti. Questo approfondimento sul timeboxing ti mostra quali tipi di timeboxing esistono e come puoi utilizzarlo. Il timeboxing come strategia di gestione del tempo.
Che cos'è una retrospettiva Timebox Sprint?
La retrospettiva di uno sprint timebox è la retrospettiva di uno sprint la cui esecuzione è chiaramente definita e limitata nel tempo. In questo modo, i team non si perdono in una valutazione infinita del loro lavoro. Al contrario, si concentrano sull'elaborazione degli insegnamenti decisivi e ne traggono misure concrete per lo sprint successivo.
Tempi della retrospettiva Sprint: quanto dovrebbe durare una retrospettiva tipica?
Finora tutto questo è stato molto teorico. Passiamo alla pratica: quanto dovrebbe durare una tipica retrospettiva di sprint? Fondamentalmente, dipende da quanto tempo non hai condotto una retrospettiva. A sua volta dipende dalla durata dello sprint. Per darti una regola empirica:
Pianifica 30 minuti di retrospettiva per ogni settimana di "sprint" del team.
Questo significa che per la pratica:
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- Sprint settimanali: Retrospettiva di 30 minuti
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- Sprint bisettimanali: Retrospettiva di 60 minuti
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- Sprint mensili: Retrospettiva di 120 minuti
Questo significa anche che hai bisogno di una retrospettiva di 6 ore dopo uno sprint di un trimestre? Posso rispondere chiaramente con un "no". Perché: una retrospettiva timebox si concentra sullo sviluppo di ipotesi per possibili piccoli miglioramenti. Non definisce un piano di cambiamento a lungo termine con molte misure importanti. Quindi, se 6 ore sono troppe, quanto tempo dovresti dedicare al massimo a una retrospettiva Timebox?
Qual è la durata massima di una Retrospettiva Timebox?
Secondo la nostra esperienza, le tempistiche per La retrospettiva di uno sprint non dovrebbe durare più di 3 ore.. Inoltre, prevede una pausa di 15 minuti nel mezzo. Questo è l'unico modo per garantire l'attenzione e la produttività del tuo staff.
Se pensi che 3 ore non siano sufficienti, devi semplicemente condurre le retrospettive più spesso. Perché la regola di base per le retrospettive è:
Piuttosto che più lunghi e meno frequenti, sono più brevi e più frequenti.
Le frequenze brevi hanno il vantaggio di creare cicli di apprendimento rapidi. Ciò significa che i team possono valutare tempestivamente l'efficacia delle misure definite nelle precedenti retros e l'eventuale necessità di adattarle. Inoltre: i team conoscono meglio il processo e il funzionamento di una Time Box Sprint Retrospective. Quindi possono partecipare ogni volta in modo più efficace.
Come funziona una retrospettiva di Sprint con Timebox?
Ora sai qual è l'intervallo di tempo da utilizzare per una Retro Sprint. Come funziona in pratica il retro? E quanto tempo dovresti impiegare per ogni fase?
1. check-in
Nella fase 1 di una riunione retrospettiva di Sprint con Timebox, spiega ai membri del team lo scopo della riunione, di cosa vuoi discutere e quanto tempo hai a disposizione. Se hai pianificato una certa sequenza di interventi, comunicala in anticipo. Se non tutti i partecipanti alla Riunione Retrospettiva di Sprint con Timebox si conoscono, inizia con un giro di presentazione in cui tutti si presentano brevemente con il loro nome e il loro ruolo nel progetto.
Se hai pianificato solo un breve Sprint Retro Timebox, ad esempio 45 minuti, non dovresti comunque rinunciare al check-in. Il check-in è una parte essenziale della retrospettiva in quanto "prepara il terreno". Prepara la strada per il resto del processo. Senza di esso, il tuo team avrà difficoltà a impegnarsi attivamente durante la retrospettiva, e questo è uno dei motivi più importanti per cui la stai conducendo.
Per mantenere il check-in breve, puoi, ad esempio, fare una domanda semplice e aperta come questa con un team ben coordinato:
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- Qual è la tua luce alta o bassa dell'ultima settimana?
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- Su una scala da 0 per il male a 10 per l'ottimo – come ti senti in questo momento?
Come regola empirica per la pianificazione del tempo: in una retro di 45 minuti, non dovresti spendere più di 5 minuti per il check-in.
2. raccogliere dati e feedback
Nella seconda fase della riunione retrospettiva dello sprint con Timebox, raccogli tutti i dati importanti e il feedback completo sull'ultimo sprint con il tuo team. Assicurati di non discutere alcuna misura. All'inizio si tratta solo di prendere in considerazione diversi punti di vista e di registrare il feedback. Se nella fase 2 inizierai a definire le azioni con il tuo team, la dinamica si interromperà. Diventa difficile adottare nuove prospettive.
3. generare intuizioni
A seconda delle dimensioni del team e della durata dello sprint, il feedback può essere molto ampio. Per questo motivo è importante che tu decida, nella fase 3 dello Sprint Retro con Timebox, quali argomenti sono particolarmente rilevanti per ricavarne delle misure.
In termini di tempistica, dovresti iniziare a dare priorità ai feedback a partire da circa metà del retro. In questo modo c'è abbastanza tempo per analizzare i problemi e generare azioni. In una retrospettiva di 45 minuti, ad esempio, è opportuno raccogliere 20-30 minuti di feedback e individuare le questioni più importanti.
4. ricavare misure
Non esiste un'arte nel ricavare 10 azioni da una retrospettiva del timebox. La vera sfida è identificare da 1 a 3 azioni veramente importanti. Perché non solo 10 misure? Con così tante azioni, è impossibile che il tuo team le attui tutte. Non hanno né il tempo né la motivazione.
Invece, si concentrano sulle poche misure che migliorano realmente il processo. In pratica, questo significa che puoi definire direttamente solo queste misure. Questo è il tuo compito nella fase 4 della Timebox Sprint Retrospective.
Inoltre è importante: non impegnarti immediatamente con il tuo team per la prima soluzione che ti viene in mente. Prenditi il tempo necessario per discutere 1-2 soluzioni alternative per ciascun argomento. Secondo la nostra esperienza, i team finiscono spesso per scegliere una soluzione che non gli era venuta in mente. In uno Sprint Retro di 45 minuti, dovresti trovare i giusti punti di azione in 10-15 minuti.
Per definire gli elementi d'azione efficaci, dai un'occhiata al nostro contributo "8 consigli per una buona azione dalle retrospettive".. Qui troverai molti consigli ed esempi pratici.
5. check-out
Nella fase 5 hai un check-out breve. Qui ci sono diverse filosofie. Ad esempio, puoi verificare se tutti sanno cosa devono fare. Gli argomenti ancora aperti perché non c'è stato abbastanza tempo possono essere rimandati nel check-out alla prossima Retro. E: puoi chiedere un feedback di base sulla Retro. Questo ti aiuta a trovare la forma e il momento giusto per una Retro Sprint.
Retrospettiva dello sprint timebox: lo strumento giusto aiuta
Per condurre con successo le retrospettive di sprint con Timebox, è opportuno utilizzare uno strumento. Il nostro strumento ti fornisce tutti gli strumenti importanti di cui hai bisogno per condurre un'efficiente retrospettiva di sprint con un limite di tempo.
Il nostro strumento Echometer si concentra sullo sviluppo olistico del tuo team e della tua organizzazione nelle retros. Le retros riguardano quindi sia la produttività della cooperazione che lo stato d'animo del team. Ti spieghiamo come funziona esattamente Echometer in questo nitido video – non esitare a dare un'occhiata.
Timebox Sprint Retrospettiva: i vantaggi di una tempistica chiara
Un buon tempismo in una retrospettiva di sprint ti offre questi vantaggi:
Aumenta la concentrazione
Il timeboxing dello sprint retros costringe il tuo team a concentrarsi completamente sulla valutazione dell'ultimo sprint. Questo significa che sarete più produttivi.
Insegna a stabilire le priorità dei compiti
Un calendario concreto insegna al tuo team a dare priorità ai compiti. Impara a decidere quali sono le questioni veramente importanti per l'avanzamento di un progetto. Questo li aiuta a portare avanti il loro lavoro in modo efficace.
Migliora la comunicazione di squadra
Uno sprint retrospettivo a tempo non solo ti assicura di valutare l'ultimo sprint con il tuo team in tempo. Insegna anche al tuo team come comunicare meglio e in modo più efficiente. Perché: nella retros, i partecipanti imparano a stabilire e utilizzare la comunicazione per essere in grado di fornire risultati in un determinato tempo. Questo aiuta fondamentalmente il loro lavoro nel team e nel progetto.
Affina l'attenzione sul lancio dei prodotti
Una Time Box Sprint Retrospective utilizza solo una piccola finestra di tempo nella frenetica routine quotidiana di un team Scrum. Questo aiuta a mantenere l'attenzione sul quadro generale e a non perdere di vista gli obiettivi generali.
Fonte: Cos'è il Timeboxing? | Come si usa il Timeboxing in Scrum? | Scrum Inc.
Quali altri eventi di Scrum possono essere temporizzati?
Oltre alla Sprint Retrospective, puoi anche condurre in modo efficiente gli altri 4 eventi Scrum entro un limite di tempo:
Timebox Sprint
Uno sprint timebox determina in anticipo la durata di uno sprint. Il tuo team deve quindi raggiungere gli obiettivi dello sprint entro il termine stabilito. Di solito, la scadenza è inferiore a un mese.
Pianificazione dello sprint timebox
Un timebox per la pianificazione degli sprint specifica un periodo di tempo fisso per la pianificazione di uno sprint. Fondamentalmente, questo tempo dipende dalla durata dello sprint previsto. Ad esempio, se è previsto uno sprint breve di una settimana, non dovresti dedicare più di due ore alla pianificazione. Gli sprint più lunghi richiedono di conseguenza più tempo per la pianificazione. Tuttavia, non dovresti impiegare più di 8 ore per la pianificazione dello sprint timebox.
Timebox giornaliero di Scrum
Una Timebox Scrum giornaliera offre a te e al tuo team circa 15 minuti al giorno per ricordare gli obiettivi chiave e concentrarsi sull'avanzamento del progetto.
Tempi di revisione dello sprint
Nel timebox per la revisione dello sprint, si controllano gli elementi del backlog consegnati. Li discuti e incorpori i feedback ricevuti fino a quel momento. Dopo uno sprint di un mese, non dovresti dedicare più di 4 ore a questa attività. Dopo uno sprint di due settimane, non dovresti impiegare più di 2 ore.
Conclusione
È indispensabile che i servant leader utilizzino le retrospettive degli sprint in time box. Solo in questo modo possono valutare il lavoro svolto finora e ricavare le misure per lo sprint successivo. Il limite di tempo aiuta te e il tuo team a elaborare i risultati necessari in modo efficiente senza sottrarre troppo tempo allo sviluppo attivo del progetto.
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