5 modelli di lavagna bianca per il brainstorming delle azioni nelle retrospettive

Oltre al divertimento e al fattore di team-building di una retrospettiva, è anche importante fare brainstorming e registrare misure significative. I modelli di lavagna possono essere un valido aiuto in questo senso. In questo articolo ti presentiamo 5 modelli di lavagna essenziali e ti spieghiamo come utilizzarli in diversi esempi.

Modello di lavagna retrò #1: Il metodo “5x perché”.

Quando puoi usare il “5x Perché” in una retrospettiva

Prima di fare brainstorming sulle misure in una retrospettiva, è necessario assicurarsi che il problema sia stato compreso a sufficienza. Spesso i membri del team hanno prospettive diverse su un problema. Condividere queste prospettive aiuta a sviluppare una comprensione comune, il che aumenta l’efficacia delle misure. Il modello di lavagna “5x Perché” consente di strutturare questo processo. Può essere facilmente utilizzato insieme al modello di retrospettiva e lo integra in modo eccellente.

Ecco come funziona il metodo “5x Perché”.

Si parte dal problema identificato nella fase “Raccolta dei dati” della retrospettiva e ci si chiede il perché del problema. La risposta a questo “perché?” viene annotata di conseguenza nel modello. Poi andiamo un livello più profondo e chiediamo di nuovo la risposta al “perché?”. Attraverso questa catena di domande sul “perché”, ci si avvicina alla causa principale e si possono scoprire varie soluzioni alternative lungo il percorso.

Dopo aver ripetuto il “Perché?” fino a 5 volte, il team può fare un brainstorming su quale “Perché” offre un buon approccio alla soluzione.

Esempio pratico di “5x Perché” in un retro

Un ottimo esempio di come il modello “5x Perché” possa creare nuove prospettive sono gli elevati costi di pulizia del Washington Monument:

ProblemaI costi di pulizia del Washington Monument stanno aumentando enormemente.

Perché 1Perché i costi di pulizia aumentano? → Perché ci sono molti escrementi di uccelli.

Perché 2Perché ci sono così tanti escrementi di uccelli? → Perché il monumento attira molti uccelli.

Perché 3Perché il monumento attira così tanti uccelli? → Perché ci sono molti insetti.

Perché 4Perché ci sono così tanti insetti al monumento? → Perché è illuminato per molte ore la sera.

Perché 5Perché il monumento è illuminato? → Perché è più attraente per i turisti.

Possibili soluzioni secondo questa ricerca sulle cause principali:

• Meno illuminazione per il monumento
• Usa un’illuminazione che attiri meno insetti

Modello di lavagna retro #2: Il diagramma a lisca di pesce (Ishikawa)

Quando usare il diagramma a lisca di pesce in una retrospettiva

Simile al “5x Perché”, anche questo modello di lavagna ha lo scopo di esplorare le cause principali. A differenza del “5x Perché”, qui l’obiettivo è suddividere le cause principali in diverse categorie per creare una prospettiva il più ampia possibile.

Come funziona il diagramma a lisca di pesce

Il problema da trattare è la testa del pesce. Nella prima fase, si determinano le categorie in cui si sospettano le cause principali. A questo proposito si può fare riferimento a standard diversi oppure fai un brainstorming di categorie da solo in un team.

Una volta definite le categorie, ogni membro del team può fare un brainstorming delle cause all’interno della categoria e presentarle al gruppo. In base alle cause principali sviluppate, il team può decidere quali punti di partenza utilizzare per l’azione.

Esempio pratico del diagramma a lisca di pesce in un’azienda retrò

Diamo un’occhiata al diagramma a lisca di pesce utilizzando l’esempio dei ritardi dei treni:

Problema: 50% dei treni a lunga percorrenza in Germania hanno più di 60 minuti di ritardo.

Brainstorming delle categorie per le cause principali:

• Pianificazione del percorso
• Rete ferroviaria
• Influenze del tempo
• Il treno stesso
• Stazione e binari
• Cambi e coincidenze

Sulla base delle categorie, si può ora fare un brainstorming su quali Cause specifiche sono nascosti qui in ogni caso. Alcuni esempi possono essere:

• Pianificazione del percorso

  • Una frequenza troppo ravvicinata di treni su una linea
  • Troppe poche possibilità di percorsi alternativi
  • Processi di approvazione eccessivamente lunghi per l’approvazione di percorsi alternativi
  • …

• Rete ferroviaria

  • Arretrati durante i lavori di manutenzione
  • Guasti all’alimentazione di una determinata serie
  • …

• …

In base alle motivazioni raccolte, ora puoi valutare quali misure puoi affrontare utilmente come team.

Modello di lavagna retro #3: La matrice sforzo-effetto

Quando si può utilizzare la matrice sforzo-effetto in una retrospettiva

Spesso nelle retrospettive capita che nella stanza ci siano molte misure possibili. A quel punto è importante valutare quali idee di misure sono le più promettenti. Questo è esattamente il tipo di situazione per cui è utile la matrice sforzo-effetto.

Ecco come funziona la matrice sforzo-effetto

La matrice descrive lo “sforzo” sull’asse X orizzontale. Più un argomento è posizionato a destra, maggiore è lo sforzo presunto. L’asse verticale Y descrive a sua volta il presunto effetto che la misura avrebbe. Dai quadranti risultanti emergono le seguenti categorie di misure:

• Fill-in (in basso a sinistra): misure facili da implementare ma che non hanno un grande impatto.
• Vittorie rapide (in alto a sinistra): misure facili da attuare con un grande impatto
• Grandi progetti (in alto a destra): Misure elaborate con un grande impatto
• Compiti ingrati (in basso a destra): Misure elaborate a basso impatto

La tendenza è quindi: più una misura è posizionata in alto a sinistra, meglio è. L’esatta collocazione delle misure proposte deve essere discussa insieme al team.

Esempio pratico della matrice sforzo-impatto in un retro

Come illustrato dall’esempio “Feedback troppo lento sui ticket di assistenza”, le misure dei quadranti della matrice impatto-sforzo potrebbero essere le seguenti:

Riempitivi (in basso a sinistra):

• Rispondere ai ticket di assistenza con una conferma automatica di ricezione (è semplice, ma probabilmente non soddisfa il cliente come modifica a sé stante)

Vittorie rapide (in alto a sinistra):

• Assegnare il ruolo di “primo soccorritore” per evitare la diffusione delle responsabilità (se la diffusione delle responsabilità è una delle cause principali dei lunghi tempi di risposta, questa misura può essere molto efficace)

Progetti principali (in alto a destra):

• Creare un’intelligenza artificiale che elabori automaticamente fino a 80% di richieste di assistenza (probabilmente è un progetto di grandi dimensioni, ma se avrà successo potrà anche fornire un valore aggiunto sostenibile)

Compiti ingrati (in basso a destra):

• Ricostruire la mappa dei processi per le richieste di supporto (partendo dal presupposto che la mappa dei processi è obsoleta, ma è comunque poco utilizzata e quindi un aggiornamento non avrebbe probabilmente un grande impatto)

Modello di lavagna retro #4: Cerchi di influenza

Quando utilizzare i circoli di influenza in una retrospettiva

Molti problemi che emergono durante una retrospettiva sono di natura trasversale al team. Ciò significa che non tutte le soluzioni rientrano nella sfera di influenza del team. Il modello dei cerchi di influenza offre un buon approccio per chiarire quali iniziative possono essere avviate a livello individuale o di team.

Come funzionano i circoli di influenza

Dopo aver definito il problema, inizia la prima fase del brainstorming. In questo caso, la prima cosa da fare è capire cosa può fare individualmente ogni membro del team per risolvere il problema o almeno mitigarne gli effetti negativi. Lo stesso avviene a livello di team e di organizzazione.

L’obiettivo è scoprire cosa il team stesso può cambiare per adattarsi al meglio alle condizioni organizzative. Per quanto riguarda le soluzioni esterne al team, è importante fare un brainstorming su quali cambiamenti nell’organizzazione potrebbero essere suggeriti. Anche affrontare i problemi del contesto organizzativo al di fuori del team può essere una misura preziosa.

Esempio pratico di cerchi d’influenza in un retro

Illustriamo il modello di ambito con l’esempio del problema “le milestone del prodotto non vengono raggiunte”:

Cosa può fare ognuno di noi per se stesso?

• Chiedersi attivamente quali condizioni preliminari devono essere presenti per il proprio contributo (per individuare in anticipo i ritardi dovuti a fattori esterni).
• Condividere attivamente con il team il grado di incertezza che esiste ancora nell’implementazione degli argomenti (per rendere trasparente in una fase iniziale che i pacchetti di lavoro non possono ancora essere stimati con precisione).

Cosa possiamo fare come squadra?

• Cerca uno scambio attivo con gli altri team di prodotto per identificare i problemi di interfaccia in una fase precedente.

Quali cambiamenti nell’organizzazione possiamo stimolare?

• Suggerisci una fase di “raffreddamento” di una settimana tra gli sprint.
• Proporre l’introduzione di una migliore logica di documentazione per i requisiti e le dipendenze

Modello di lavagna retrò #5: Ipotesi ed esperimento

Quando utilizzare il modello di esperimento in una retrospettiva

Nelle retrospettive si tende a pianificare misure troppo ambiziose. Quando si implementano queste misure di grandi dimensioni, le attività quotidiane si intralciano e l’implementazione della misura si blocca fino a quando non viene abbandonata. Se ti succede questo, il modello “esperimento” potrebbe aiutarti a ridurre le misure e ad aumentare la velocità e la probabilità di attuazione.

Ecco come funziona il modello di esperimento

Dopo aver definito il problema, il passo successivo è quello di descrivere uno stato obiettivo. È importante capire cosa cambierà esattamente nello stato obiettivo e perché è così importante. Il passo successivo consiste nel fare un brainstorming di ipotesi sul perché questo stato obiettivo non è ancora stato raggiunto e quali ostacoli devono essere superati per raggiungerlo.

Ora si tratta di dimostrare queste ipotesi attraverso esperimenti il più possibile ridotti. Non è detto che lo stato obiettivo debba essere già raggiunto. L’obiettivo è invece quello di convalidare l’ipotesi. In questo modo, il modello aiuta il team a pensare a piccoli passi.

Esempio pratico del modello di esperimento in un retrò

In pratica, l’esempio di lavoro con gli esperimenti potrebbe essere il seguente:

ProblemaLa visione del prodotto ci pone più domande che risposte.

Stato di destinazioneLa visione del prodotto ci dà orientamento e sicurezza per prendere le nostre decisioni quotidiane nel team in modo indipendente e per avere meno bisogno di coordinamento con il proprietario del prodotto.

IpotesiParliamo troppo poco della roadmap concreta di come vogliamo raggiungere la visione del prodotto.

Possibili esperimenti:

• Inserisci un nuovo campo nelle epopee in cui il proprietario del prodotto spiega brevemente l’importanza e la prospettiva strategica.
• Condurre un workshop sulla visione del prodotto e sulla roadmap con il proprietario del prodotto.

Come indicato, i possibili esperimenti del brainstorming dovrebbero essere misure piccole e facili da attuare. Questi esperimenti non risolveranno necessariamente il problema in modo olistico. Pertanto, i risultati e le esperienze degli esperimenti dovrebbero essere ripresi attivamente nelle retrospettive future per decidere, grazie alle nuove conoscenze (ipotesi confermate o respinte?), se sono necessarie misure di follow-up e, in tal caso, quali misure sarebbero promettenti.

Utilizzare i modelli di lavagna nelle retrospettive

Avere alcuni modelli per il brainstorming delle misure non è sufficiente. Devi anche valutare per ogni situazione quale modello e quale metodologia è più appropriata. Speriamo che gli esempi ti aiutino a valutare meglio questo aspetto.

Suggerimento per gli utenti Echometer

Durante la retrospettiva, puoi semplicemente scegliere tra i modelli di lavagna suggeriti per ogni argomento sul canvas della retrospettiva, indipendentemente dal modello di retrospettiva utilizzato. Se hai creato dei modelli di lavagna personalizzati, anche questi sono disponibili per la selezione: