I tillegg til at det er gøy og teambuilding, er det også viktig å brainstorme og registrere meningsfulle tiltak. Her kan tavlemaler være til god hjelp. I denne artikkelen presenterer vi fem viktige tavlemaler og forklarer hvordan du kan bruke dem i ulike situasjoner.
Retro whiteboardmal #1: "5x hvorfor"-metoden
Når du kan bruke "5 ganger hvorfor" i en retrospektiv evaluering
Før du går i gang med en idémyldring om tiltak i et retrospektiv, må du forsikre deg om at problemet er tilstrekkelig forstått. Ofte har teammedlemmene ulike perspektiver på et problem. Å dele disse perspektivene bidrar til å utvikle en felles forståelse, noe som gjør tiltakene mer effektive. Tavlemalen "5x Why" gjør det mulig å strukturere denne prosessen. Den kan enkelt brukes sammen med den retrospektive malen og utfyller den perfekt.
Slik fungerer "5x Why"-metoden
Du tar utgangspunkt i problemet du har identifisert i fasen "Samle inn data" i retrospektivet, og stiller spørsmålet om hvorfor problemet eksisterer. Svaret på dette "hvorfor?" noteres deretter i malen. Deretter går vi et nivå dypere og stiller spørsmål om svaret på "hvorfor?" igjen. Gjennom denne kjeden av "hvorfor"-spørsmål kommer man nærmere den egentlige kjerneårsaken og kan oppdage ulike alternative løsninger underveis.
Etter å ha gjentatt "Hvorfor?" opptil fem ganger, kan teamet gjennomføre en idémyldring om hvilke "Hvorfor" som gir en god løsningsstrategi.
Praktisk eksempel på "5 x hvorfor" i en retroserie
Et veldig godt eksempel på at det kan oppstå nye perspektiver gjennom "5x Why"-modellen, er de høye rengjøringskostnadene ved Washington-monumentet:
ProblemKostnadene til rengjøring av Washington-monumentet øker enormt.
Hvorfor 1Hvorfor øker renholdskostnadene? → Fordi det er så mye fugleskitt.
Hvorfor 2Hvorfor er det så mye fugleskitt? → Fordi monumentet tiltrekker seg så mange fugler.
Hvorfor 3Hvorfor tiltrekker monumentet seg så mange fugler? → Fordi det er så mange insekter der.
Hvorfor 4Hvorfor er det så mange insekter ved monumentet? → Fordi det er opplyst i mange timer om kvelden.
Hvorfor 5Hvorfor er monumentet opplyst? → Fordi det er mer attraktivt for turister.
Mulige løsninger i henhold til denne kjerneårsaksforskningen:
- Mindre belysning av monumentet
- Bruk belysning som tiltrekker seg færre insekter
Retro tavlemal #2: Fiskebeinsdiagrammet (Ishikawa)
Når skal fiskebeinsdiagrammet brukes i et retrospektivt perspektiv?
I likhet med "5x Why" handler denne tavlemalen om å utforske kjerneårsakene. I motsetning til "5x Why" er målet her å dele kjerneårsakene inn i ulike kategorier for å skape et bredest mulig perspektiv.
Slik fungerer fiskebeinsdiagrammet
Problemet som skal behandles, er fiskens hode. I det første trinnet bestemmer man i hvilke kategorier man mistenker de viktigste årsakene. Her kan man henvise til ulike standarder eller brainstorm kategorier selv i et team.
Når kategoriene er definert, kan hvert teammedlem brainstorme årsaker innenfor den aktuelle kategorien og presentere dem for gruppen. Basert på kjerneårsakene dere har kommet frem til, kan dere deretter som team bestemme hvilke utgangspunkt dere vil bruke for å iverksette tiltak.
Praktisk eksempel på fiskebeinsdiagrammet i en retrofilm
La oss ta en titt på fiskebeinsdiagrammet ved hjelp av eksemplet med togforsinkelser:
Problem: 50% av fjerntogene i Tyskland er mer enn 60 minutter forsinket.
Brainstorming av kategorier for kjernesaker:
- Ruteplanlegging
- Jernbanenettet
- Værets påvirkning
- Toget selv
- Stasjon og spor
- Endringer og tilsluttende tog
Basert på kategoriene kan man nå gjøre en brainstorming over hvilke Spesifikke grunnleggende årsaker er skjult her i hvert enkelt tilfelle. Eksempler på dette kan være:
- Ruteplanlegging
- For tett frekvens av tog på en linje
- For få muligheter for alternative ruter
- Overdrevent lange godkjenningsprosesser for godkjenning av alternative ruter
- ...
- Jernbanenettet
- Etterslep i vedlikeholdsarbeidet
- Feil med strømforsyningen i en bestemt serie
- ...
- ...
Basert på de innsamlede grunnene kan dere nå vurdere hvilke tiltak dere med fordel kan ta tak i som team.
Retro-tavlemal #3: Matrisen for innsats og effekt
Når du kan bruke innsats-effekt-matrisen i en retrospektiv undersøkelse
I retrospektiver hender det ofte at det er mange mulige tiltak i rommet. Da er det viktig å avveie hvilke ideer til tiltak som er mest lovende. Det er nettopp i slike situasjoner at matrisen for innsats-effekt er nyttig.
Slik fungerer matrisen for innsats og effekt
Matrisen beskriver "innsatsen" på den horisontale X-aksen. Jo lenger til høyre et tema er plassert, desto høyere er den antatte innsatsen. Den vertikale Y-aksen beskriver på sin side den antatte effekten av tiltaket. De resulterende kvadrantene gir følgende kategorier for tiltak:
- Fill-ins (nederst til venstre): Tiltak som er enkle å gjennomføre, men som heller ikke har stor effekt.
- Quick wins (øverst til venstre): Tiltak som er enkle å gjennomføre, men som har stor effekt.
- Store prosjekter (øverst til høyre): Omfattende tiltak med stor innvirkning
- Utakknemlige oppgaver (nederst til høyre): Omfattende tiltak med liten innvirkning
Tendensen er derfor: Jo lenger oppe til venstre et tiltak er plassert, jo bedre. Den nøyaktige plasseringen av de foreslåtte tiltakene bør diskuteres i teamet.
Praktisk eksempel på innsats-effekt-matrisen i en retro-versjon
For å illustrere eksemplet "For treg tilbakemelding på supporthenvendelser" kan tiltakene i kvadrantene i matrisen for påvirkning og innsats se ut som følger:
Utfyllinger (nederst til venstre):
- Svar på supporthenvendelser med en automatisk kvittering for mottak (er enkelt, men er sannsynligvis ikke tilfredsstillende for kunden som en selvstendig endring).
Quick-Wins (øverst til venstre):
- Tildeling av rollen som "first responder" for å unngå ansvarsspredning (hvis ansvarsspredning er en viktig årsak til lange responstider, kan dette tiltaket være svært effektivt).
Store prosjekter (øverst til høyre):
- Opprette en kunstig intelligens som automatisk behandler opptil 80% av supportforespørslene (sannsynligvis et stort prosjekt, men hvis det lykkes, kan det også gi tilsvarende bærekraftig merverdi).
Utakknemlige oppgaver (nederst til høyre):
- Gjenoppbygge prosesskartet for supportforespørsler (forutsatt at prosesskartet er utdatert, men det er uansett knapt i bruk, og derfor vil en oppdatering sannsynligvis ikke ha stor innvirkning).
Retro-tavlemal #4: Sirkler av innflytelse
Når du kan bruke innflytelsessirklene i en retrospektiv analyse
Mange problemer som dukker opp i løpet av et retrospektiv, er av teamovergripende karakter. Det betyr at ikke alle løsninger ligger innenfor teamets innflytelsessfære. Modellen med påvirkningssirkler er en god tilnærming for å avklare hvilke tiltak som likevel kan iverksettes på individ- eller teamnivå.
Slik fungerer innflytelsessirklene
Etter at problemet er definert, begynner den første fasen med idémyldring. Her handler det først og fremst om hva hvert enkelt teammedlem kan gjøre for å løse problemet eller i det minste redusere de negative effektene. Det samme gjøres på team- og organisasjonsnivå.
Målet er å finne ut hva teamet selv kan endre for å tilpasse seg de organisatoriske rammebetingelsene best mulig. Når det gjelder løsninger utenfor teamet, er det viktig å gjennomføre en idémyldring om hvilke endringer i organisasjonen som kan foreslås. Det kan også være et verdifullt tiltak å ta opp problemer i organisasjonen utenfor teamet.
Praktisk eksempel på innflytelsessirkler i en retrofilm
La oss illustrere omfangsmodellen med et eksempel på problemet "produktmilepælene er ikke nådd":
Hva kan alle gjøre for seg selv?
- Aktivt stille spørsmål ved hvilke forutsetninger som må være på plass for at man selv skal kunne bidra (for å identifisere forsinkelser på grunn av eksterne faktorer på forhånd).
- Del aktivt med teamet hvor stor usikkerhet det fortsatt er knyttet til gjennomføringen av temaene (for å gjøre det klart på et tidlig stadium at arbeidspakkene ennå ikke kan estimeres nøyaktig).
Hva kan vi gjøre som et team?
- Søke aktiv utveksling med andre produktteam for å identifisere grensesnittproblemer på et tidligere stadium.
Hvilke endringer i organisasjonen kan vi stimulere til?
- Foreslår 1 ukes "nedkjølingsfase" mellom hver sprint.
- Foreslå innføring av bedre dokumentasjonslogikk for krav og avhengigheter.
Retro tavlemal #5: Hypoteser og eksperimenter
Når du kan bruke eksperimentmalen i en retrospektiv undersøkelse
I retrospektiver har man en tendens til å planlegge for ambisiøse tiltak. Når disse store tiltakene skal gjennomføres, kommer den daglige driften i veien, og gjennomføringen av tiltaket stopper opp til det blir lagt under bordet. Hvis du opplever dette, kan "eksperiment"-malen hjelpe deg med å gjøre tiltakene mindre og øke hastigheten og sannsynligheten for gjennomføring.
Slik fungerer eksperimentmalen
Etter at problemet er definert, er neste trinn å beskrive en måltilstand. Det er viktig å forstå nøyaktig hva som skal endres i måltilstanden og hvorfor dette er så viktig. Det neste trinnet er å tenke ut hypoteser om hvorfor denne måltilstanden ennå ikke er oppnådd, og hvilke hindringer som må overvinnes for å nå den.
Nå gjelder det å bevise disse hypotesene gjennom så små eksperimenter som mulig. Måltilstanden trenger ikke nødvendigvis å være nådd ennå. I stedet ligger fokuset på å validere hypotesen. På denne måten hjelper malen teamet til å tenke i små steg.
Praktisk eksempel på eksperimentmalen i en retro
I praksis kan et eksempel på arbeid med eksperimenter se slik ut:
ProblemProduktvisjonen reiser flere spørsmål for oss enn den besvarer.
MåltilstandProduktvisjonen gir oss orientering og trygghet slik at vi kan ta daglige beslutninger i teamet på egen hånd og trenger mindre koordinering med produkteieren.
HypoteseVi snakker for lite om det konkrete veikartet for hvordan vi skal nå produktvisjonen.
Mulige eksperimenter:
- Sett inn et nytt felt i epics der produkteier kort forklarer strategisk betydning og perspektiv.
- Gjennomfør en workshop om produktvisjonen og veikartet sammen med produkteieren.
Som nevnt bør de mulige eksperimentene fra idédugnaden være små tiltak som er enkle å gjennomføre. Disse eksperimentene vil ikke nødvendigvis løse problemet på en helhetlig måte. Derfor bør resultatene og erfaringene fra eksperimentene aktivt tas opp igjen i fremtidige retrospektiver for å avgjøre om det er behov for oppfølgingstiltak (hypotese bekreftet eller forkastet?), og i så fall hvilke tiltak som vil være lovende.
Bruk av tavlemaler i retrospektiver
Det er ikke nok å ha noen få maler for idémyldring av tiltak. Du må også vurdere hvilken mal med hvilken metodikk som passer for hver enkelt situasjon. Forhåpentligvis vil eksemplene hjelpe deg med å vurdere dette.
Tips til Echometer-brukere
Under retroen kan du ganske enkelt velge blant de foreslåtte tavlemalene for hvert tema på retroduken, uavhengig av hvilken retrospektiv mal du bruker. Hvis du har laget dine egne tavlemaler, kan du også velge disse her:
