Pour bien démarrer dans Echometer, quelques notions sont particulièrement importantes :

Espace de travail

Dans Echometer, chaque client a son propre espace de travail. Le workspace correspond généralement au nom de votre organisation ou de votre employeur. vous trouverez le nom de votre espace de travail en haut à gauche dans la barre latérale :

Toutes les équipes sont affectées à un espace de travail. En tant qu’utilisateur d’Echometer, vous pouvez être membre de plusieurs espaces de travail en même temps.

Équipe

Les administrateurs d’un espace de travail peuvent créer des équipes dans un espace de travail. Les enquêtes et les rétrospectives ont lieu dans les équipes. Toutes les équipes dont l’utilisateur connecté est membre sont affichées à gauche dans la barre latérale :

Un utilisateur peut être membre de plusieurs équipes en même temps. Chaque équipe a besoin d’au moins un administrateur d’équipe.

Rétrospective / Rétro

La rétrospective est un atelier d’équipe que les équipes utilisent dans Echometer pour réfléchir à leur collaboration et en déduire des mesures. En amont de la rétrospective, on recueille les commentaires de son équipe dans le cadre du sondage, afin de les expliquer, de les prioriser et d’en déduire des mesures lors de la rétrospective. Pour en savoir plus, consultez “Qu’est-ce qu’une rétrospective ?” et “Les phases d’une rétrospective”.

Mobile Retro

Les membres de l’équipe ont la possibilité de participer à la Retro via leur téléphone portable. La Mobile Retro prend en charge tous les éléments interactifs et est parfaite pour, par exemple des rétrospectives hybrides. Il suffit de scanner le code QR au début de retro. 

Éléments (bilan de santé)

Sont des déclarations pour lesquelles le consentement est demandé dans le cadre de l’enquête. Les résultats sont ensuite reflétés dans la rétrospective de l’équipe. Les éléments sont disponibles au niveau de l’équipe et de l’espace de travail. Selon le niveau, les résultats se retrouvent dans le tableau de bord de la santé de l’équipe et de l’espace de travail après la rétroaction.

Équipe Santé

Récapitulez les résultats des items d’équipe des sondages et rétrospectives passés d’une équipe.

Espace de travail Santé

De la même manière que les items d’équipe, résumez les résultats des items de l’espace de travail au niveau de l’espace de travail pour toute l’équipe.

Feedback personnel

Tous les utilisateurs d’Echometer disposent d’un lien de retour personnel. En partageant ce lien, vous pouvez demander, par exemple, à vos collègues de donner leur avis.

Sondage de l’équipe

Il s’agit d’enquêtes envoyées par les administrateurs d’équipe pour obtenir le feedback des équipes. Les sondages peuvent être envoyés dans le cadre de la préparation d’une rétroaction ou séparément d’une rétroaction. Dans les deux cas, il est possible d’inclure les résultats de l’enquête dans une rétrospective. 

Mesures à prendre

Ce sont des tâches à faire qui peuvent être créées, par exemple, à la fin d’une rétrospective. Vous trouverez un guide sur la manière de créer de bonnes mesures dans ce article de blog. 

Les autorisations dans Echometer sont basées sur 3 rôles :

• Administration de l’espace de travail

  • Crée et gère les équipes, les membres de l’espace de travail et la rotation de l’espace de travail.
  • Nommez les administrateurs de l’équipe
  • Ne peut pas voir les équipes (y compris leurs archives rétrospectives et voir les résultats de la santé de l’équipe) dont il ou elle n’est pas membre.

• Administrateur de l’équipe

  • Gère les membres de l’équipe et la rotation de la santé de l’équipe
  • Gère le cycle rétrospectif de l’équipe (crée et envoie des sondages d’équipe, commence et navigue à travers les rétrospectives)
  • Peut nommer d’autres administrateurs d’équipe
  • Peut voir ses propres tableaux de bord d’équipe et de santé de l’espace de travail, mais ne peut pas modifier la rotation de santé de l’espace de travail.
  • Ne peut pas voir les équipes (y compris leurs archives rétrospectives et voir les résultats de la santé de l’équipe) dont il ou elle n’est pas membre.

• Membres de l’équipe

  • Participe aux sondages d’équipe et aux rétrospectives
  • Regarde les tableaux de bord de santé de l’équipe et de l’espace de travail.
  • Ne peut pas voir les équipes (y compris leurs archives rétrospectives et voir les résultats de la santé de l’équipe) dont il ou elle n’est pas membre.

Une rétrospective est un atelier d’équipe conçu pour réfléchir à la collaboration et l’améliorer.

Dans Echometer, la rétrospective est un élément central pour initier et piloter un processus d’amélioration continue - toujours avec l’équipe et les besoins des membres de l’équipe au centre.

Vous trouverez plus d’informations sur une rétrospective dans article sur les phases d’une rétrospective.

Pour avoir une vue d’ensemble des possibilités offertes par Echometer, nous vous recommandons de jeter un coup d’œil à nos Vidéos pratiques.

En tant qu’administrateur de l’espace de travail, vous pouvez créer de nouvelles équipes, puis attribuer les droits d’administration de l’équipe à un collègue.

L’administrateur de l’équipe peut alors ajouter d’autres membres de l’équipe, ajuster la rotation de la santé de l’équipe et commencer directement avec la première enquête.

Pour rester à jour, vous pouvez vous inscrire à la newsletter d’Echometer lors de votre inscription.

Lorsque de nouvelles fonctionnalités seront disponibles, une bannière apparaîtra dans Echometer, vous en informant et vous demandant de recharger la page pour que les nouvelles fonctionnalités soient activées.

Vous trouverez une liste de toutes les nouvelles fonctionnalités dans notre journal public des modifications.

Vous pouvez également faire partie de notre communauté Slack, où Echometer communique régulièrement des mises à jour sur les nouvelles fonctionnalités ou les changements.

Voulez-vous être le premier à connaître les sujets sur lesquels nous travaillons actuellement et discuter avec nous des développements futurs ?

Alors rejoignez notre Communauté Slack et échangez des idées avec des personnes partageant les mêmes idées sur des sujets pertinents. Vous pouvez également utiliser Slack pour formuler des demandes, donner ou recevoir des commentaires et de l’aide.

Avez-vous trouvé un bug dans Echometer ?

Vous pouvez nous l’écrire via support [at] echometer.de ou l’envoyer directement depuis Echometer. Vous trouverez un champ de commentaires correspondant en bas à gauche derrière le point d’interrogation :

Souhaitez-vous recevoir plus de soutien pour l’introduction ou le déploiement d’Echometer ?

Pour libérer le potentiel d’Echometer dans vos équipes, n’hésitez pas à contacter notre équipe Customer Success à tout moment. Nous pouvons (moyennant un supplément) vous aider pour l’intégration des équipes et les ateliers de déploiement d’Echometer, ou vous mettre en contact avec des consultants expérimentés de notre réseau.

Votre équipe prend-elle régulièrement plus de temps que prévu pour effectuer des rétrospectives et vous vous demandez comment améliorer la gestion du temps ?

Voici nos conseils :

• Communiquez à l’équipe à l’avance combien de temps est disponible et demandez si tout le monde est prêt à se concentrer pleinement sur la rétrospective pendant ce temps.
• Si possible, commencez à classer les commentaires par ordre de priorité à mi-parcours. Cela laisse suffisamment de temps après la hiérarchisation pour commencer à analyser les sujets les plus importants et définir les actions à entreprendre.
• Si les sujets menacent de sortir de leur créneau horaire, utilisez le minuteur dans le rétro pour fixer une limite de temps pour le sujet. Le compte à rebours est alors visible par tous les participants dans le rétro et s’allume en rouge lorsqu’il expire :
  

Demandez-vous vous comment votre équipe peut trouver des actions utiles et comment vous pouvez les suivre avec Echometer ?

Sur le thème des mesures à prendre dans les rétrospectives, nous avons un article de blog avec quelques conseils et exemples résumé pour vous. Consultez-le !

La rétrospective dans Echometer suit les étapes classiques des manuels scolaires :

• Enregistrement
  Aidez votre équipe à s’installer lors de la réunion et veillez à ce que chacun ait la possibilité de s’exprimer brièvement.
• Collecte de données
  Recueillez le retour d’information et assurez-vous que tout le monde a une compréhension égale du retour d’information, sans entrer dans trop de détails, ni dériver des actions pour le moment.
• Priorisation
  Laissez l’équipe décider des thèmes qui devraient avoir plus d’espace dans la rétrospective.
• Analyse et définition des mesures à prendre
  Créez un espace pour analyser plus en détail les thèmes prioritaires et en déduire des mesures.
• Vérification
  Résumez les résultats et obtienez le feedback de l’équipe sur la rétrospective.

De plus, Echometer propose l’étape “Revoir les mesures existantes”, que tu peux placer avant ou après la “Collecte de feedback” selon tes préférences.

Pour mieux comprendre le concept du déroulement d’une rétrospective, nous recommandons notre Article de blog sur le “Modèle des 5 diamants”.

Conseil : vous pouvez utiliser les tableaux blancs (menu en bas à droite) pour sortir de manière flexible du format et insérer des formats d’atelier créatifs. Vous pouvez préparer des modèles de tableaux blancs avant la rétrospective et les utiliser ensuite :

Nous pensons que le “Spotify Health Check” n’est pas la seule bonne façon de mesurer la santé d’une équipe. Il faudrait plutôt adapter les thèmes du Health Check aux besoins de l’équipe.

C’est exactement à cela que sert la rotation de la santé de l’équipe dans Echometer. Les éléments marqués dans le pool d’éléments sont inclus dans la rotation et se retrouvent à leur tour dans les projets d’enquête. De cette façon, vous recueillez des commentaires sur les éléments à tour de rôle.

Pour personnaliser la rotation, sélectionnez les éléments que vous souhaitez inclure dans votre bilan de santé dans le pool d’éléments. Utilisez la barre de recherche et les modèles (en haut à droite de la barre de recherche) pour trouver les éléments correspondants. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, vous pouvez ajouter vos propres éléments en utilisant le bouton situé en-dessous la liste :

Voulez-vous obtenir le feedback de votre équipe avant la rétrospective pour gagner du temps lors de la rétrospective et donner aux membres de l’équipe suffisamment de temps pour réfléchir ?

Avec Echometer, vous pouvez facilement mettre en place des enquêtes pour votre équipe et bénéficier d’une rotation automatique de la santé de l’équipe. Vous pouvez également vous inspirer des modèles de questions ouvertes.

Les éléments de la rotation et les questions ouvertes des modèles peuvent être édités individuellement.

L’enquête est automatiquement envoyée à tous les membres de l’équipe par courrier électronique. Vous pouvez également copier le lien de l’enquête manuellement depuis la page de l’équipe.

Tableaux blancs dans Echometer

Note qu’il existe différents types de tableaux blancs en Echometer :

• Peuvent être créés par les utilisateurs eux-mêmes et insérés à chaque fois par les créateurs dans une rétrospective (préparation).
• Lorsqu’ils sont utilisés, ils sont copiés dans un “Tableau blanc rétro”, de sorte que le modèle lui-même reste inchangé | | Tableaux blancs de rétrospectives | * Ont été utilisés dans le cadre d’une rétrospective

• Sont visibles dans les archives de rétro après une rétrospective
• Restent modifiables même après la rétro (par exemple, pour des sessions de groupe en dehors de la rétrospective) | | Tableaux blancs de rétrospectives préparés | - Sont également des “Tableaux blancs rétro” qui ont été créés spécialement pour la session à venir avant la rétrospective dans le cadre de la préparation de la rétro

• Elles restent accessibles et modifiables dans le cadre des archives Retro (même si elles n’ont pas été utilisées dans la Retro elle-même).
• Ne sont enregistrés que dans la rétro et ne sont donc pas enregistrés en tant que modèle de tableau blanc réutilisable |

Modèles de tableaux blancs

Dans la barre latérale à gauche, vous trouverez l’onglet “Whiteboard Templates”. Ici, vous pouvez soit jeter un coup d’œil aux Whiteboard Templates fournis par Echometer (voir explication des templates ici) ou créer vos propres modèles :

Tableaux blancs de rétrospectives

Tableaux blancs de rétrospectives préparés

Dans le cadre de la préparation d’une rétrospective, vous pouvez également préparer des tableaux blancs. Pour ce faire, vous pouvez soit utiliser un modèle de tableau blanc et l’adapter, soit ouvrir un nouveau tableau blanc vide :

Si tu sélectionnes un modèle de tableau blanc, une copie de ce modèle sera créée pour la rétro à venir. Le modèle de tableau blanc lui-même ne sera pas modifié.

Ouvrir les tableaux blancs dans rétro

En tant que modérateur* d’une rétrospective, tu peux facilement ouvrir les tableaux blancs préparés en cliquant sur l’icône du tableau blanc en bas à droite :

Vous pouvez également sélectionner un élément sur le canevas rétro et créer un tableau blanc qui lui est lié. Le feedback sélectionné est automatiquement inséré sur ce tableau blanc :

Si tu utilises les enquêtes Workspace Pulse Check, Echometer génère automatiquement des enquêtes individuelles pour chaque équipe afin de couvrir les questions encore ouvertes. Voir les détails : Comprendre la rotation santé de l’espace de travail

En tant qu’administrateur d’équipe, vous pouvez voir les sondages de contrôle de pouls de votre équipe dans l’onglet “Sondages” de votre équipe :

Les sondages Workspace Pulse Check sont ouverts par défaut pendant 2 semaines après leur création et se ferment ensuite automatiquement. En tant qu’administrateur d’équipe, tu peux aussi fermer les sondages manuellement avant la fin des deux semaines. Bien sûr, tu ne dois le faire qu’en accord avec ton équipe.

Ce n’est que lorsqu’une enquête est fermée que les résultats sont visibles.

Même lorsque le sondage est encore ouvert, vous pouvez déjà lier le sondage à votre prochaine rétrospective. Pour ce faire, ouvrez le sondage et cliquez sur “Utiliser les résultats dans la rétro” :

Attention !

• Pour qu’un sondage puisse être lié à une rétro, votre rétrospective actuelle dans l’équipe doit être à l’état “En préparation” et aucun autre sondage ne doit déjà être lié à la rétrospective.

• Si la rétrospective actuelle de l’équipe est toujours en cours, terminez-la. La prochaine rétrospective sera alors automatiquement créée à l’état “En préparation”.

Pour savoir si l’enquête a été liée avec succès à la rétrospective, tu peux voir la boîte jaune avec la référence à l’enquête liée dans la préparation de la rétrospective :

En plus des résultats de l’enquête, tu peux aussi ajouter de manière flexible d’autres items de contrôle de santé ou d’autres questions ouvertes pour le tableau rétroactif. Celles-ci ne font pas partie de l’enquête, mais peuvent être facilement traitées dans la rétrospective.

Dans cette vidéo, vous apprendrez comment configurer le Pulse Check au niveau de l’espace de travail dans Echometer et ce à quoi vous devez faire attention :

Voici un bref résumé :

À quoi sert le Pulse Check ?

Avec le Workspace Pulse Check, vous pouvez…

• Obtenir un feedback de la part d’équipes sélectionnées
• Dans un intervalle défini par l’utilisateur par élément
• Même si les équipes ne font pas de rétrospectives

Comment fonctionne-t-il ?

Le Workspace Pulse Check…

• Vérifie si les équipes ont déjà répondu aux éléments Pulse Check dans l’intervalle défini.
• Crée une enquête personnalisée Puls Check Survey pour chaque équipe, qui ne contient que les éléments qui n’ont pas encore été interrogés.
• Envoi automatique de l’enquête aux membres de l’équipe (invitation par e-mail)
• Ferme chaque enquête Puls Check après 14 jours et ajoute les résultats à la fois au tableau de bord de l’équipe et à celui de l’espace de travail.

Comment le configurer ?

• Sélectionnez vos articles et définissez leur intervalle
• Inclure/exclure des équipes de la rotation de Workspace Health
• Active (seulement alors) la vérification du pouls pour l’espace de travail

Voici quelques conseils sur la manière de mettre en place un bilan de santé au niveau de l’espace de travail.

1. Impliquez les parties prenantes: Un bilan de santé qui va au-delà de plusieurs équipes est intéressant pour de nombreux groupes de personnes. Par conséquent, vous devez informer à temps si vous prévoyez de mettre en place le bilan de santé de l’espace de travail. Les parties prenantes typiques sont : les équipes, les cadres, éventuellement les RH et le comité d’entreprise.
2. Commencez simplement: Dans un bilan de santé au niveau de l’organisation, il y a beaucoup de parties prenantes qui voudraient influencer le sujet. Afin de ne pas être ralenti par ce processus de coordination, nous recommandons de commencer par le compromis minimum et de se limiter à des sujets très généraux tels que la satisfaction au travail ou le ROI des réunions agiles. Le bilan de santé de l’espace de travail peut être étendu de manière flexible à tout moment.
3. Moins, c’est plus: Compte tenu du nombre important de parties prenantes, il est tentant d’intégrer un grand nombre de sujets dans le bilan de santé de l’espace de travail. Malheureusement, cela conduit souvent à une sollicitation excessive des employés en tant que donneurs de feedback et, le cas échéant, à une “lassitude des sondages”. Par conséquent, même après le démarrage, gardez à l’esprit de ne pas exagérer le nombre de sujets abordés dans le sondage. N’incluez que les éléments du bilan de santé qui sont réellement pertinents.
4. Utilisez le contexte existant: De nombreuses entreprises ont défini des valeurs d’entreprise. Idéalement, ces valeurs d’entreprise servent de guide pour le bilan de santé de l’espace de travail d’Echometer, qui peut servir de baromètre culturel dans ce contexte. En reprenant les valeurs de l’entreprise, on peut également renforcer l’engagement du département des ressources humaines et des cadres pour établir activement Echometer dans les équipes de l’entreprise et ainsi utiliser les valeurs ajoutées de manière plus complète.

En plus du bilan de santé de l’espace de travail, nous vous recommandons également de réaliser un Bilan de santé de l’équipe de mettre en place.

Dans Echometer, en plus des éléments d’échelle suggérés, vous pouvez également formuler vos propres éléments pour votre bilan de santé.

Les éléments de l’échelle sont des déclarations pour lesquelles l’enquête demande un accord :

Vous devriez y prêter attention lorsque vous formulez vos propres éléments de barème :

1. Le bon format: Un élément de bilan de santé est répondu sur une échelle allant de “Pas du tout d’accord” à “Tout à fait d’accord”. Par conséquent, vous ne pouvez pas utiliser de questions ouvertes ici. Exemple de question ouverte : “Comment avez-vous trouvé notre Daily ces dernières semaines ?”, Reformulation en question d’échelle pour le bilan de santé : “J’ai beaucoup apprécié notre Daily ces dernières semaines.”
2. Posez des questions sur les impressions subjectives: Un élément d’échelle de bilan de santé n’est pas approprié pour interroger des faits objectifs. Exemple : “Nos Dailys durent au maximum 15 minutes.” Cet indicateur peut être mesuré objectivement et n’est pas adapté à un bilan de santé. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un élément d’échelle de bilan de santé pour saisir les impressions subjectives plus difficiles à cerner : “Nos Dailys sont pour moi du temps bien investi.”
3. Spécifier le cadre: Pour de nombreux sujets, le cadre de référence pourrait être interprété différemment. Par exemple : “Nous remettons en question les exigences de manière constructive.” Dans cette formulation, il est à la fois ouvert de savoir qui est “nous” et quelles exigences sont visées. Selon le cadre souhaité, il serait donc possible de préciser : “En tant qu’équipe, nous remettons en question les exigences de notre Product Owner avant la mise en œuvre des sujets.”

N’hésitez pas à consulter nos conseils pour mettre en place des Vérifications de santé sur l’équipe- ainsi que les contrôles de santé au niveau de l’espace de travail.

Dans l’espace de travail santé, vous trouverez une vue d’ensemble des résultats inter-équipes, qui sont présentés dans différents diagrammes.

Filtrer les groupes d’équipe

Si vous avez défini des groupes d’équipes, le tableau de bord propose un filtrage par ces groupes d’équipes. Vous pouvez filtrer seulement les groupes d’équipes dans lesquels au moins 3 équipes qui ne sont pas exclues de l’espace de travail ont participé à la rotation de santé de l’espace de travail. Les groupes d’équipes avec 2 équipes ou moins ne sont donc pas sélectionnables dans le filtrage :

Graphique araignée et valeurs individuelles

Le graphique araignée montre les valeurs moyennes des catégories d’articles. En plus de la moyenne, les 10% les plus élevés et les plus bas peuvent être affichés.

En dessous, les valeurs individuelles par catégorie sont listées. En plus de la moyenne actuelle et de la tendance sur la moitié gauche, le graphique de droite montre également l’historique avec la moyenne et les 10% supérieurs et inférieurs :

Carte thermique

Les résultats des équipes par élément sont présentés dans la carte thermique par catégorie.

• Les tuiles grises n’ont pas encore ou n’ont pas de points de données actuels.
• Les tuiles colorées s’alignent sur la moyenne actuelle.

Si vous déplacez le pointeur de la souris sur une tuile, la moyenne s’affiche. En cliquant, les résultats individuels dans le temps s’affichent sous la carte thermique.

Selon les paramètres de l’espace de travail, la carte thermique peut être désactivée pour protéger davantage l’anonymat des équipes.

Chaque utilisateur doit être pris en compte dans la santé de l’espace de travail. En même temps, certaines personnes ne doivent pas avoir un double poids. Cela se produit lorsque les utilisateurs font partie de plusieurs équipes. C’est pourquoi il est possible d’exclure des équipes de la rotation Workspace Health.

Un cas d’utilisation courant de cette fonction concerne les équipes qui existent en plus des équipes fixes. Dans ce cas, les éléments Workspace Health (anciennement “éléments Echo”) seraient demandés deux fois aux membres de l’équipe si les membres se trouvent également dans d’autres équipes en parallèle. Concrètement, ces doublons concernent souvent :

• Équipes de direction où les dirigeants sont aussi membres de leurs propres équipes
• Équipes de projet dont les participants sont aussi des équipes fonctionnelles
• Chevauchement entre les squats, les guildes et les chapitres (dans l’organisation sur le modèle de Spotify)

Pour exclure des équipes, sélectionnez-les dans la liste des équipes de l’administration de l’espace de travail et sélectionnez “Exclure de Workspace Health” sous Actions.

Les équipes peuvent être ajoutées plus tard.

Vous souhaitez filtrer les résultats dans le tableau de bord Workspace Health de manière plus précise, par exemple par domaine fonctionnel ou Business Unit bsp?

Les groupes d’équipes sont alors la solution. Sélectionnez les équipes dans la liste des équipes de l’administration de l’espace de travail et sélectionnez «Déplacer dans le groupe…» sous Actions.

Si vous avez déjà créé des groupes d’équipe, sélectionnez une entrée dans la liste ou créez un nouveau groupe d’équipe :

Souhaitez-vous vérifier régulièrement certains sujets dans toutes les équipes ? La rotation de la santé de l’espace de travail vous aide à automatiser exactement cela.

Le réglage par défaut de la rotation

En tant qu’administrateur de l’espace de travail, tu peux ajuster la rotation de santé de l’espace de travail en cochant les cases à gauche des items :

Par défaut, 2 de ces éléments activés de la rotation Workspace-Health sont toujours proposés pour les rétrospectives des équipes. Les administrateurs d’équipe peuvent toutefois adapter ces éléments proposés à leur guise, sauf si vous cochez la case “Forcer la rotation” :

Choisir des intervalles fixes pour la rotation par item

De plus, il y a la possibilité de définir des fréquences fixes supplémentaires pour les items :

• Hebdomadaire
• Toutes les deux semaines
• Mensuel
• Toutes les 6 semaines
• Trimestriel
• Semestriel
• Annuellement

Si tu sélectionnes un intervalle, cet item sera proposé pour chaque nouvelle rétrospective d’une équipe qui n’a pas encore répondu à cet item dans la période sélectionnée.

La logique de rotation fonctionne alors comme suit :

• Les éléments à fréquence fixe ne sont enregistrés qu’une seule fois dans la période sélectionnée (par exemple, trimestriellement ou annuellement).
• Les “éléments sans fréquence” servent à compléter les 2 éléments Workspace Health automatiquement proposés lors des nouvelles rétrospectives d’équipe.
• Les “éléments avec une fréquence fixe” ont toujours la priorité sur les “éléments sans fréquence” afin de garantir le respect de la fréquence.
• Si, par exemple, il n’y a que 2 éléments sans fréquence, ils peuvent également être proposés plusieurs fois de suite pour les rétrospectives d’équipe s’ils ne sont pas remplacés par des “éléments avec fréquence”.
• Si tu ajustes la rotation de l’espace de travail, cela n’affectera pas les sondages déjà générés.

Notre recommandation pour utiliser la rotation Workspace Health

• Choisis une fréquence fixe uniquement pour les 2 ou 3 objets les plus importants et ajoute autant d’objets que tu veux avec une rotation ouverte. N’oublie pas que plus il y a d’objets qui tournent, moins tu obtiendras de données actuelles sur ces objets.
• Si vous choisissez trop d’éléments avec une fréquence fixe, les éléments de la rotation ouverte (en fonction de l’intervalle rétro des équipes) peuvent ne pas apparaître du tout.

Sondages séparés de l’espace de travail Puls-Check

Vous préférez interroger les éléments de l’espace de travail séparément et pas forcément dans le cadre des rétrospectives d’équipe ? Pas de problème, activez alors le “Workspace Puls-Check”.

L’espace de travail Pulse Check génère automatiquement des enquêtes et vérifie à chaque fois dans toutes les équipes quels sont les items auxquels l’équipe n’a pas encore répondu dans l’intervalle sélectionné. Tous les items de l’espace de travail qui n’ont pas encore reçu de réponse dans l’intervalle sélectionné sont alors inclus dans l’enquête Pulse Check de l’équipe.

Avec le Workspace Pulse-Check, vous vous assurez donc que tous les éléments de l’espace de travail sont répondus par toutes les équipes à une certaine fréquence, même si celles-ci n’ont pas effectué de rétrospective pendant l’intervalle.

Plus de détails et tutoriel vidéo : Contrôle du pouls de l’espace de travail

Voici quelques conseils sur la manière de mettre en place un bilan de santé au niveau de l’équipe.

1. Commencez simplement: Pas besoin d’être psychologue pour mettre en place un Team Health Check, même si cela aiderait bien sûr. Echometer vous facilite la tâche grâce aux modèles, en vous permettant de choisir parmi les éléments proposés pour le Team Health Check. C’est pourquoi nous vous recommandons de commencer simplement et de recueillir les premières expériences au sein de l’équipe avant d’essayer de perfectionner le Team Health Check !

2. Focalisez-vous sur l’essentiel: Au lieu de demander directement un grand nombre de sous-aspects, commencez par des déclarations relativement générales. Ainsi, après les premiers résultats, vous pourrez préciser les éléments si des besoins d’action se font sentir. Exemple d’une déclaration générale sur le thème de la communication :

   • “Je suis toujours informé(e) de toutes les nouveautés pertinentes pour mon travail.”
   • Exemple de sous-aspects à inclure si nécessaire :
   • “Lors de nos réunions quotidiennes, toutes les mises à jour importantes sont partagées.”
   • “Si nécessaire, les nouvelles sont également partagées efficacement de manière asynchrone au sein de l’équipe.”
   • “Les nouvelles pertinentes de l’organisation sont communiquées assez rapidement au sein de l’équipe.”
   • En commençant de manière générale, vous pouvez limiter la portée du bilan de santé de l’équipe et l’étendre individuellement en fonction des besoins réels de l’équipe. Si les sujets ont été résolus au fil du temps, les sous-aspects peuvent également être retirés de la rotation du bilan de santé de l’équipe.

3. Remettre en question les éléments existantsCertains items Health Check sont toujours évalués de manière constante et ne génèrent plus de nouvelles réflexions, même en rétrospective ? Envisagez alors de retirer cet objet de la rotation.

4. Adaptez les objets aux défis de l’équipe: Votre équipe rencontre des défis actuels ou des problèmes spécifiques ? Créez vos propres éléments de Team Health Check qui répondent précisément à ces défis. Il est utile de poser la question à l’équipe : “Quels sont nos plus grands défis en équipe et comment devons-nous changer, nous et notre collaboration, pour relever ces défis ?” Les résultats d’un brainstorming à ce sujet peuvent vous donner des impulsions précieuses pour adapter votre Team Health Check à votre équipe.

Apprenez-en davantage sur la façon dont vous pouvez formuler les éléments de votre propre échelle pour le bilan de santé de votre équipe.

Dans Echometer, en plus des éléments d’échelle suggérés, vous pouvez également formuler vos propres éléments pour votre bilan de santé.

Les éléments de l’échelle sont des déclarations pour lesquelles l’enquête demande un accord :

Vous devriez y prêter attention lorsque vous formulez vos propres éléments de barème :

1. Le bon format: Un élément de bilan de santé est répondu sur une échelle allant de “Pas du tout d’accord” à “Tout à fait d’accord”. Par conséquent, vous ne pouvez pas utiliser de questions ouvertes ici. Exemple de question ouverte : “Comment avez-vous trouvé notre Daily ces dernières semaines ?”, Reformulation en question d’échelle pour le bilan de santé : “J’ai beaucoup apprécié notre Daily ces dernières semaines.”
2. Posez des questions sur les impressions subjectives: Un élément d’échelle de bilan de santé n’est pas approprié pour interroger des faits objectifs. Exemple : “Nos Dailys durent au maximum 15 minutes.” Cet indicateur peut être mesuré objectivement et n’est pas adapté à un bilan de santé. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un élément d’échelle de bilan de santé pour saisir les impressions subjectives plus difficiles à cerner : “Nos Dailys sont pour moi du temps bien investi.”
3. Spécifier le cadre: Pour de nombreux sujets, le cadre de référence pourrait être interprété différemment. Par exemple : “Nous remettons en question les exigences de manière constructive.” Dans cette formulation, il est à la fois ouvert de savoir qui est “nous” et quelles exigences sont visées. Selon le cadre souhaité, il serait donc possible de préciser : “En tant qu’équipe, nous remettons en question les exigences de notre Product Owner avant la mise en œuvre des sujets.”

N’hésitez pas à consulter nos conseils pour mettre en place des Vérifications de santé sur l’équipe- ainsi que les contrôles de santé au niveau de l’espace de travail.

Souhaitez-vous ajuster la mesure de la santé de votre équipe ? C’est très facile avec les modèles d’équipe et la rotation.

Quelques définitions rapides

• Rotation des éléments : La rotation des éléments est basée sur la sélection d’items pour votre équipe. Tous les éléments sélectionnés sont insérés alternativement dans les projets d’enquête pour vos rétrospectives. Une fois configurée, la rotation génère automatiquement une proposition pour l’enquête suivante, que vous pouvez ajuster individuellement.
• Modèles d’équipe : Echometer fournit des modèles d’équipe pour faciliter la mise en place de la rotation des éléments. Les modèles d’équipe contiennent une présélection d’éléments et peuvent être sélectionnés lors de la mise en place de l’équipe.

Attention : pour personnaliser la santé de l’équipe, vous avez besoin des droits d’administrateur de l’équipe.

Naviguez vers la page “Team Health” et sélectionnez le bouton “Modifier la rotation”.

Ici, vous pouvez choisir si vous voulez (1) travailler avec un modèle d’équipe, (2) rechercher des éléments individuels, ou (3) créer votre propre élément.

Les templates d’équipe contiennent des questions sélectionnées sur un thème précis. Vous pouvez inclure ces questions directement dans ta rotation d’items.

Dans l’onglet “Rechercher et filtrer”, vous pouvez rechercher des éléments avec des mots-clés et les filtrer par thèmes spécifiques. Les éléments peuvent être inclus dans la rotation des éléments via le bouton “Ajouter”. Pour chaque élément, il vous est directement indiqué s’il est déjà dans votre rotation d’éléments et quand il a été interrogé pour la dernière fois. Si vous souhaitez supprimer un élément de votre rotation, vous pouvez le faire via le bouton “Supprimer”.

Vous avez un élément en tête pour lequel vous ne trouvez pas de formulation appropriée dans la liste ? Pas de problème, créez un élément individuel sous la rubrique “Propre élément” :

Lors de la création d’un élément, entrez directement une traduction allemande et anglaise si nécessaire. Les nouveaux éléments sont ajoutés en haut de la liste dans la catégorie “Propres éléments”.

Souhaitez-vous agrandir votre équipe, retirer des personnes ou attribuer/retirer le rôle d’administrateur d’équipe ?

Pour ce faire, accèdez à la liste des membres de l’équipe dans les paramètres de l’équipe :

1. Sous la liste des membres de l’équipe, vous trouverez le bouton pour ajouter de nouveaux membres à l’équipe.
2. À droite de la liste, tu peux supprimer des membres de l’équipe en cliquant sur le « x ».
3. Le badge dans la liste sert à attribuer le rôle d’administrateur :
   a) Si un bouton « + Admin » avec un contour vert apparaît à côté d’un membre, cela signifie que cette personne n’a actuellement pas les droits d’administrateur de l’équipe. En cliquant sur le bouton, tu lui attribues ces droits.
   b) Si le bouton vert rempli « Team Admin » apparaît, cela signifie que cette personne a actuellement les droits d’administrateur de l’équipe. Si tu passes la souris sur le bouton, il devient rouge et tu peux supprimer les droits d’administrateur en cliquant dessus. La personne reste alors enregistrée en tant que membre normal de l’équipe.

Pour pouvoir modifier les membres de l’équipe, vous devez disposer vous-même des droits d’administrateur de l’équipe. Si vous n’avez pas ces droits, vous pouvez au moins vérifier les paramètres de l’équipe pour voir qui est actuellement l’administrateur de l’équipe.

Note : Une équipe dans Echometer doit toujours avoir au moins un administrateur d’équipe. Vous pouvez nommer autant de personnes que vous le souhaitez comme administrateur d’équipe.

Pour supprimer ton accès, connecte-toi d’abord à l’application Echometer : https://my.echometerapp.com/

Conseils

• Si tu ne sais pas avec quelle adresse email tu as créé ton compte, regarde dans ta boîte email quelle adresse email tu as reçu les notifications Echometer. Utilise cette adresse e-mail pour te connecter.
• Si tu n’as plus accès à ton mot de passe, clique sur “Demander un lien de connexion”. Tu recevras alors un e-mail contenant un lien qui te connectera directement à Echometer.

Une fois connecté(e), clique sur ton nom en haut à gauche, puis sur “Paramètres du compte” :

Dans les paramètres du compte, fais défiler la page jusqu’à la “Danger Zone”, et clique sur “Supprimer le compte” :

Pour confirmer la suppression, on te demandera à nouveau d’entrer ton mot de passe.

Puis-je supprimer mon compte si aucun mot de passe n’a été défini ?

Oui. Si tu n’as pas de mot de passe ou si tu ne le connais pas, tu peux simplement définir un nouveau mot de passe dans les paramètres du compte sous “Mot de passe” et l’utiliser directement pour confirmer la suppression du compte.

Si tu as des problèmes pour supprimer ton compte, contacte-nous via support [at] echometer.fr.

Echometer est actuellement disponible en allemand et en anglais. Voici comment vous pouvez changer de langue :

Dans le menu

Il suffit de passer la souris sur votre nom d’utilisateur en haut à gauche et de sélectionner ensuite la langue souhaitée dans le menu :

Dans l’enquête

Pour changer de langue dans l’enquête, il vous suffit de cliquer sur la langue en haut à droite :

Remarque : Lorsque l’administrateur de l’équipe envoie l’enquête, la langue sélectionnée à ce moment-là sera utilisée pour l’e-mail et l’enquête, à condition que les destinataires eux-mêmes n’aient pas encore sélectionné une langue dans Echometer ou ne soient pas encore enregistrés dans Echometer.

Dans la rétrospective

Dans la rétrospective, vous changez de langue en cliquant sur les trois points en haut à droite et en choisissant la langue en conséquence :

Ouvrez les paramètres de votre compte en passant votre souris sur votre nom et votre adresse électronique dans la barre de menu en haut à gauche et sélectionnez l’entrée dans la liste.

Vous pouvez y télécharger une photo de profil et changer votre nom :

Conseil : vous pouvez également modifier votre nom dans une rétro en vous déplaçant vers votre entrée dans la liste des participants dans la barre latérale à droite et en cliquant sur le bouton de modification :

Si vous êtes connecté à votre compte Echometer et que vous souhaitez modifier votre mot de passe, vous pouvez le faire via les paramètres de votre compte. Pour cela, passez votre souris sur votre nom et votre adresse électronique dans la barre de menu en haut à gauche et sélectionnez l’entrée dans la liste.

Ici, vous pouvez maintenant déposer votre nouveau mot de passe souhaité et l’enregistrer :

Avez-vous oublié votre mot de passe et ne pouvez pas accéder à votre compte ?

Pas de problème non plus. Lors de la connexion, utilisez simplement la possibilité de générer un “lien de connexion” en cliquant sur “Mot de passe oublié” après avoir saisi votre adresse e-mail :

Echometer t’enverra alors immédiatement un lien qui te permettra de définir un nouveau mot de passe pour ton compte.

Si vous n’avez pas reçu l’e-mail dans les 5 minutes, veuillez contacter le support [at] echometer.de

Les faits les plus importants en bref :

• Echometer est hébergé chez Telekom Open Cloud et exclusivement au sein de l’UE.
• Les données des clients sont cryptées à la fois pendant le transport et dans la base de données “au repos”.
• Echometer divulgue ses mesures techniques et organisationnelles (en abrégé “TOM”) dans le cadre de son accord de traitement des commandes (en abrégé “AVV”), qui est répertorié en annexe de chaque contrat SaaS. L’AVV est peut être consulté en ligne ici.

Si tu as des questions sur la sécurité informatique et le RGPD chez Echometer, tu peux toujours contacter notre support par e-mail : privacy[at]echometer.fr

Seuls les administrateurs de l’espace de travail peuvent supprimer des utilisateurs d’Echometer. Pour ce faire, accédez à l’administration de l’espace de travail sous “Membres de l’espace de travail” et sélectionnez la personne dans la liste.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez simplement sur “Supprimer” et confirmez l’action. Important : Si l’utilisateur est le seul administrateur d’une équipe, il faut d’abord désigner un autre administrateur pour cette équipe ou archiver l’équipe.

Types de facturation

Vérifie d’abord quel type de facturation est pertinent pour toi :

• Variante 1 : Facturation basée sur les licences d’équipe (norme actuelle depuis mars 2023)
• Variante 2 : Facturation basée sur les licences d’utilisateurs (standard pour les clients qui ont commencé avant mars 2023 et pour les contrats individuels d’entreprise)

Variante 1 : Licences d’équipe

Chaque équipe dans l’espace de travail est facturée comme une unité de performance. Si une équipe n’est plus nécessaire, tu peux l’archiver. Les équipes archivées ne sont pas facturées.

Factures pour les licences d’équipe

Les factures peuvent être téléchargées sous « Paramètres de l’espace de travail > Général »

Variante 2 : Licences d’utilisateurs

Tous les utilisateurs* qui peuvent accéder à un espace de travail comptent comme membres de l’espace de travail.

Pour la facturation, seuls les « membres actifs de l’espace de travail » sont pertinents. Sont considérés comme actifs les membres de l’espace de travail qui sont enregistrés dans une équipe active. Est considérée comme « équipe active » toute équipe qui n’a pas été archivée.

Vous pouvez donc simplement archiver les équipes inactives sous « Workspace Settings>Teams », ce qui signifie que leurs membres ne seront plus facturés le mois prochain.

Dans la gestion de l’espace de travail, sous « Membres de l’espace de travail », vous pouvez consulter le nombre actuel d’utilisateurs et, en outre, télécharger un export des détenteurs de licence facturés sur une base mensuelle :

Factures pour les licences d’utilisateurs

Les factures sont envoyées au format PDF par e-mail à une boîte aux lettres convenue. Pour modifier cette boîte aux lettres, veuillez contacter « accounting at echometer.de ».

Astuce : supprimer les membres inactifs

Conseil : le bouton « Supprimer les membres inactifs de l’espace de travail » permet de supprimer en un clic les membres inactifs (c’est-à-dire les utilisateurs qui ne sont enregistrés dans aucune équipe active). Une fois supprimés, ils n’ont plus accès au contenu de l’espace de travail.

Echometer prend en charge le flux d’authentification SAML. SAML est uniquement responsable de l’authentification - il fournit un flux pour le provisionnement et la synchronisation des utilisateurs entre Echometer et la fédération connectée.

Exemple de cas d’utilisation SAML SSO

L’entreprise “BigSoftware Corp.” souhaite utiliser Echometer avec ses employés. Tous les employés ont déjà un compte utilisateur dans le portail de connexion de l’entreprise BigSoftware, qui prend en charge l’utilisation comme fournisseur d’identité SAML (IDP).

Echometer peut maintenant connecter l’IDP de l’entreprise BigSoftware à l’espace de travail Echometer créé pour l’entreprise BigSoftware. Entreprise BigSoftware peut maintenant configurer par utilisateur* quels utilisateurs* peuvent se connecter à Echometer en adaptant simplement leurs paramètres IDP.

Configurer SAML SSO dans Echometer

Dans ton espace de travail Echometer, navigue vers Paramètres de l’espace de travail>Intégrations.

Pour configurer SAML pour ton espace de travail, tu as besoin de la version Echometer Business ou Enterprise. Dans la version gratuite ou la version Pro, tu seras informé de la mise à niveau nécessaire.

Ici, tu peux maintenant procéder aux réglages :

Dans les paramètres, tu peux par exemple choisir si une connexion avec SSO doit être forcée pour tous les membres de l’espace de travail, ou pour certains d’entre eux.

L’intégration de JIRA dans Echometer permet de créer des événements créés dans Echometer dans un projet JIRA.

L’intégration de JIRA doit d’abord être configurée par un administrateur de l’espace de travail. Pour ce faire, accédez à la gestion de l’espace de travail, puis à “Intégrations” et ajoutez le lien de votre instance JIRA.

Dès que l’intégration JIRA est activée pour l’espace de travail, chaque utilisateur peut activer son accès dans les paramètres du compte. Vous pouvez trouver les paramètres du compte en passant votre souris sur votre nom et votre adresse électronique dans la barre de menu en haut à gauche et en sélectionnant l’entrée dans la liste :

En bas des paramètres du compte, vous trouverez le bouton pour vous authentifier avec JIRA :

Une fois la configuration réussie, une option supplémentaire apparaît lors de la création d’un événement, permettant de configurer la création de l’événement dans JIRA :

De plus, les événements créés dans JIRA peuvent être ouverts directement via l’événement Echometer :

Echometer s’intègre avec toutes les versions de Jira auto-hébergées et Jira Cloud encore supportées par Atlassian. Il est important de noter que l’accès à Jira ne doit pas être bloqué (par exemple par un pare-feu).

Avez-vous des problèmes lors de l’installation ? Alors contacte notre support !

Echometer est une application web et fonctionne dans le navigateur de l’utilisateur. Echometer supporte tous les navigateurs modernes, par exemple Safari, Chrome, Edge, Firefox ou Opera.

Echometer peut être utilisé sans restriction sur les tablettes et les PC (Windows, Linux comme Mac). Contrairement aux sondages, la mise en page du menu et de la rétrospective n’est pas optimisée pour les smartphones mobiles.

Note importante : Internet Explorer n’est pas un “navigateur moderne”, mais comme Microsoft le dit lui-même, une solution de compatibilité pour les logiciels obsolètes. Par conséquent, il n’est pas pris en charge.

Votre organisation avait plusieurs espaces de travail dans Echometer pour des raisons dites « historiques » et vous souhaitez maintenant migrer toutes les équipes vers un espace de travail commun ?

Voici comment se déroule la migration d’une équipe d’un ancien espace de travail vers un nouveau :

• Assurez-vous que vous disposez des autorisations nécessaires : Vous devez être un administrateur de l’espace de travail dans l’ancien et le nouvel espace de travail.
• Naviguez maintenant dans la liste des équipes de l’administration de l’espace de travail et ouvrez les paramètres de l’équipe à migrer dans le menu de la liste :
  
• Accédez à la « zone de danger » des paramètres de l’équipe et sélectionnez l’espace de travail vers lequel vous souhaitez déplacer l’équipe. Si vous ne voyez pas le nouvel espace de travail souhaité, c’est que vous n’êtes pas administrateur de ce nouvel espace de travail.
• Lors de la migration, vous pouvez cocher la case « Conserver les membres de l’équipe et les activer dans le nouvel espace de travail » afin que les membres de l’équipe soient automatiquement ajoutés. Si vous activez cette fonction, vous verrez directement combien de nouveaux membres l’espace de travail gagnerait grâce à la migration de l’équipe.
• Si la case à cocher n’est pas activée, seuls les membres de l’équipe qui étaient déjà membres du nouvel espace de travail avant la migration de l’équipe seront conservés dans l’équipe.