VUCA-työmaailma - mitä se tarkoittaa?
VUCA-maailma täällä ja VUCA-maailma siellä. Termi on tällä hetkellä kaikkien huulilla, ja se on enemmän tai vähemmän mullistamassa työelämää. Mutta mitä VUCA on ja mistä termi on peräisin?
VUCA on lyhenne, joka tarkoittaa seuraavia sanoja Volatility, Uncertainty, Compleksisuus ja Ambiguity tarkoittaa. Alun perin se on peräisin kylmän sodan ajoilta, ja Yhdysvaltain armeijan sotakorkeakoulu käytti sitä ensimmäisen kerran Neuvostoliiton romahtamisen yhteydessä 1990-luvun alussa. Sosialistisen järjestelmän romahtamisen jälkeen ei ollut yhtäkkiä enää vain yhtä vihollista, vaan monia erilaisia ja arvaamattomia vihollisvaltoja. Amerikkalaisen armeijan kielenkäytössä termi kuvaa uudenlaisen sodan olosuhteita. Yhtäkkiä tarvittiin uusia näkökulmia ja strategioita, jotta voitiin pitää asemansa.
Mutta ennen kuin luulette, että opetamme historiaa, palataanpa takaisin työelämään: Mitä tekemistä sotateattereilla on tämän päivän VUCA-työelämän kanssa?
VUCA-työmaailma
VUCA on ajankohtainen ja nykyaikainen termi. Aina ei kuitenkaan ole täysin selvää, mitä seurauksia sillä on työelämäämme.
Määritelmä ja esimerkit työkontekstissa näyttävät seuraavalta:
- Volatiliteetti (Volatiliteetti): Maailma, jossa elämme, on yhä epävakaampi ja muutoksista tulee yhä arvaamattomampia. Esimerkiksi: Äärimmäisyydet yleistyvät – vuoden 2008 finanssikriisiä ei myöskään ollut tähän tapaan aiemmin.
- Epävarmuus: Suunnittelu on yhä vaikeampaa, koska ennusteet ovat jatkuvien muutosten vuoksi yhä vähemmän valideja. Kokemukseen tukeutuminen on siksi yhä vaikeampaa. Esimerkiksi: Tekoäly, lohkoketju – mitä uusia teknologioita kehitetään, jotka voivat korvata perinteiset markkinat?
- MonimutkaisuusMaailmastamme on tulossa yhä monimutkaisempi, ja syy-seuraus-ketjut ovat yhä vaikeaselkoisempia. Esimerkki: Puhelinmarkkinoiden korvautuminen Whatsappilla on sekä arvaamatonta että monimutkaista.
- MonitulkintaisuusYksi koko sopii kaikille” -lähestymistavat ovat yhä vähemmän sovellettavissa, koska ei ole enää olemassa selkeää oikeaa tai väärää. Sen sijaan asioita on tarkasteltava jatkumona. Esimerkki: Luoko tekoäly työpaikkoja vai korvaako se niitä?
Onneksi meidän ei tarvitse varmistaa selviytymismahdollisuuksiamme sodassa. Sen sijaan meidän on löydettävä ja sovellettava menetelmiä, joiden avulla yritykset voivat liikkua turvallisesti monimutkaisessa VUCA-työmaailmassa ja siten pitää pintansa.
Aina ei ole selvää, mitkä kaupankäynnin ja työskentelyn muodot ovat sopivia. Yksi asia on kuitenkin varmaa: VUCA-maailman monimutkaisuus ja ristiriitaisuus vaatii meiltä joustavuutta, iteratiivisia menetelmiä ja viitekehyksiä, kuten ketteryydestä tuttuja, kuten ketterät menetelmät.
Kun tarvitsemme tietoa VUCA:sta
Jotta ymmärrettäisiin, missä tilanteissa tarvitaan VUCA-maailman mukaisia vastausstrategioita, on hyödyllistä tarkastella David J. Snowdenin laatimaa Cynefin-kehystä (Snowden, Boone, 2007).
Cynefin-kehystä käytetään kontekstien tyypittelyyn. Tämä auttaa tyypittelemään erilaisia tilanteita, joissa päätöksiä tarvitaan.
Cynefin-kehyksen mukaan päätöksentekotilanteet voidaan luokitella viiden eri osa-alueen mukaan:
| Kompleksisuus | Ympäristö | Ominaisuudet |
|---|---|---|
| 0 | Simple / Obvious |
|
| 1 | Complicated |
|
| 2 | Complex |
|
| 3 | Kaaoottinen |
|
| 4 | Disorder |
|
VUCA-työmaailmassa on tietysti myös yksinkertaisia tilanteita, joihin voimme reagoida tavalliseen tapaan parhaiden käytäntöjemme avulla. On kuitenkin myös yhä monimutkaisempia ja kaoottisempia tilanteita, joista meillä ei ole riittävästi kokemusta ja tietoa. Näin ollen meillä ei ole parhaita käytäntöjä käytössä, minkä vuoksi ketteryys on tärkeää. Joissakin tapauksissa ei ole edes mahdollista ymmärtää taustoja, koska tilanteet ovat niin monimutkaisia, ettei niistä ole yhtenäistä tietoa.
Cynefin-viitekehyksen ymmärtäminen leikin avulla
Jotta Cynefin-kehys ja sen taustalla oleva merkitys olisi hieman konkreettisempi, tarkastellaan neljää ulottuvuutta. Yksinkertainen, monimutkainen, monimutkainen ja Kaaoottinen Lego-pelin avulla.
Ensin laaditaan kaavio, joka on seuraava loppuun asti pelin pitäisi näyttää jotakuinkin tältä:
Alussa piirrätte vain kaavion, ja se täytetään sitten pelin aikana.
Leikkiä varten tarvitaan pöydät 3-4 hengen ryhmille, noin 200 Lego-palikkaa 6-10 eri väriä ja kokoa sekä noin 10% erikoispalikkaa, kuten kukkia, pyöriä tai muuta vastaavaa.
Ja näin se toimii: Jokaiselle Cynefin Frameworkin osa-alueelle on olemassa peli, joka selitetään aina etukäteen, kunnes kysymyksiä ei enää ole. Aika otetaan, mutta aikaa ei ole määritetty. Peli ei kuitenkaan saa kestää yli 60 minuuttia. Kunkin tehtävän jälkeen pelaajilla pitäisi olla 2 minuuttia aikaa pohtia käyttäytymistään.
Pelisäännöt (VUCA-työelämässä)
- Simple: Lajitelkaa pelimerkit värien mukaan ja tehkää kasa “erityisille” merkeille. Päättäkää itsenäisesti tiimissä, mitkä merkit ovat “erityisiä”.
→ Yhteiset “parhaat käytännöt” syntyvät yleensä kyseisissä ryhmissä tässä tehtävässä.
- Monimutkaista: Rakenna rakenne mahdollisimman nopeasti seuraavien sääntöjen mukaisesti:
- Vähintään 20 pelimerkkiä korkea
- säännöllinen värikkäiden kuvio
- Jokaisen uuden lisättävän lohkon on oltava edellistä pienempi
→ Useimmissa tapauksissa tämä tehtävä johtaa erilaisiin lähestymistapoihin ryhmäkohtaisesti: ei ole olemassa “parasta käytäntöä”, mutta monia “hyviä käytäntöjä”.
- Kompleksi: Päätä 30 sekunnissa, haluatko rakentaa joko eläimen tai ajoneuvon. Kuten toisessa harjoituksessa, on luotava säännöllinen värikuvio. Kuhunkin kivien väriin saa koskea vain yksi ryhmän jäsen. Puhuminen ei ole sallittua. Pöytiä on vaihdettava minuutin välein ja keskeneräiset työt on vietävä pois. Materiaalia ei kuitenkaan saa ottaa mukaan.
→ Tässä yhteydessä on huomioitava silmiinpistävää käyttäytymistä: Vaikka kyseessä on vain peli, monet ihmiset eivät osallistu keskusteluihin viestintäkiellon vuoksi. Sen sijaan käytäntöjä kokeillaan ja uusia ideoita syntyy ajan myötä.
- Kaaos: Tehtävä on samanlainen kuin edellinen, mutta nyt on rakennettava laitos tai rakennus. Satunnaisina hetkinä pelinjohtaja koskettaa joukkueen jäsenen olkapäätä ja osoittaa toista pöytää. Tämän jälkeen henkilö liittyy välittömästi toiseen joukkueeseen.
→ Täällä viestintä lopetetaan yleensä kokonaan tietyn ajan kuluttua. He haluavat mieluummin vain kokeilla sitä, ja muut saattavat pysäyttää sen. Tämä harjoitus johtaa usein demotivaatioon ja turhautumiseen.
VUCA-esimerkki: AI & ChatGPT 🤖
Herkkyyttä vaativia inhimillisiä toimintoja ei voida korvata tekoälyllä, eikö niin? No, ehkä ei korvata (toistaiseksi). Mutta tekoäly voi varmasti tukea näitä toimintoja.
Wir haben Open AI’s ChatPGT Agile-valmennuksen kautta kyselemässä, ja vastaukset eivät ole… huonoja. Jopa ihminen Agile Coach ei todennäköisesti olisi osannut vastata joihinkin kysymyksiin paremmin. 🦾
Näin tekoäly tulee monilla aloilla (autonominen ajaminen, lääkkeiden kehittäminen jne.) muuttamaan monia toimialoja tulevina vuosina - ilman, että tämä kehitys olisi ennakoitavissa. #VUCA
Cynefin-ulottuvuuksien tunnistaminen käyttäytymisessä
Yksinkertainen harjoitus saa yleensä nopean ja helpon ratkaisun. Yksi pelaaja ehdottaa jotakin ja muut seuraavat.
Monimutkainen harjoitus vaatii hieman suunnittelua, yleensä kaikki ehdottavat jotain, tehdään nopea päätös ja prosessia mukautetaan tarpeen mukaan perustamisen aikana.
Monimutkainen harjoitus ei parane suunnittelun lisääntyessä. Oikea prosessi syntyy ja sitä mukautetaan jatkuvasti. Mitä aikaisemmin tiimit aloittavat rakentamisen, sitä todennäköisemmin ne tuntevat olonsa mukavaksi. On hyödyllistä, jos kaikki tiimin jäsenet tietävät, miltä eläin/ajoneuvo, jonka he aikovat rakentaa, oikeastaan näyttää.
Kaaos johtaa varsin yllättäviin eikä aina hyviin ratkaisuihin. Pelaajat tuntevat usein olonsa epämukavaksi, ja ratkaisun löytäminen kestää kauemmin kuin ennen.
Kutsutko sitä VUCA-työmaailmaksi? Me sanomme: VUCA!
Käytännössä Lego-pelien kanssa ei olla tekemisissä päivittäin, mutta pelitasojen erilaiset vaatimukset edistävät ymmärtämistä. Ne ovat myös siirrettävissä realistisiin tilanteisiin.
Niin epätyydyttävältä kuin se tuntuukin, ei ole olemassa mitään salaista reseptiä siihen, miten eri vaatimusten kanssa tulisi toimia. Useimmissa tapauksissa ei ole olemassa “parasta käytäntöä” eikä hopealuoteja.
Kuulostaa aluksi melko pettymykseltä, eikö vain?
Varmistaaksemme, ettet mene harhaan, kerromme tietenkin ratkaisun. Kaikesta huolimatta voit silti toimia menestyksekkäästi ja turvallisesti VUCA-maailmassa. Nimittäin VUCA:n avulla!
Vastaus VUCAan on VUCA. Myös selviytymisstrategia VUCA-työmaailmassa on johdettu lyhenteestä:
- Von oltava elävä, kattava visio kaikille sidosryhmille.
- Uymmärrys → Jokaisen työntekijän on ymmärrettävä visio ja oma henkilökohtainen tehtävänsä.
- Clarity → Ymmärrettävä ja selkeä viestintä on erittäin tärkeää. Jotta kaikki keskustelukumppanit osallistuvat (voivat).
- Aketteryys → Menetelmien on oltava joustavia ja ketteriä eikä rajoittavia.
Kaikkien näiden näkökohtien huomioon ottaminen auttaa sinua liikkumaan turvallisesti ja pätevästi sotakentällä, jota kutsutaan VUCA-maailmaksi. Mitä ketteryys tarkalleen on ja miten se voidaan vakiinnuttaa, voit lukea artikkelistamme Agile vs. Wasserfall Methode: Agilen vs. Wasserfall
Echometer VUCA-työmaailmassa
Säännölliset tiimikatsaukset ovat tärkeä väline, jotta tällaisessa maailmassa voi menestyä. Ne ovat osa ketteryyttä, ja niiden avulla voidaan pohtia ja optimoida työprosesseja. Meidän Työkalu ketterää työskentelyä varten voimme auttaa sinua kehittämään ketterän ajattelutavan. Lisäksi voit ankkuroida ketteryyden käytännössä ketterien arvojen muodossa, jotta voit liikkua VUCA-maailmassa ongelmitta. Jos siis haluat aseistautua edullisesti VUCA-maailmaa vastaan - katso työkalumme an.
Lähteet
Snowden, D. J., & Boone, M. E. (2007). A leader’s framework for decision making. Harvard Business Review, 85(11), 68.
https://www.agile42.com/en/training/cynefin-lego-game/
https://www.smaec.ch/2018/10/05/die-antwort-auf-vuca-ist-vuca/
