Henkilökohtainen tapaaminen – subjektiivisesti vaikeaksi koetun – työntekijän kanssa voi tuntua shakkipeliltä: jokaisen siirron on oltava hyvin harkittu, muuten päädyt puolustuskannalle.
Kukaan ei odota näin haastavaa kahdenkeskistä tapaamista. Näillä keskusteluilla on kuitenkin mahdollisuus saada aikaan todellisia läpimurtoja. Sen sijaan, että esimiehet välttelevät konflikteja, heidän tulisi nähdä ne mahdollisuutena: selkeyteen, kasvuun ja parempaan yhteistyöhön – myös kaikkein vaikeimpien työntekijöiden kanssa.
Oikealla strategialla – empatiakyvyllä, älykkäillä kysymyksillä ja selkeillä odotuksilla – voit käydä keskustelun niin, että molemmat osapuolet voittavat lopulta.
Olipa kyseessä sitten digitaalinen tai virtuaalinen kahdenkeskinen kokous, kahdenkeskiset tapaamiset tarjoavat tilaa palautteelle ja siten henkilökohtaiselle kehittymiselle, mikä on nykypäivän työelämässä välttämätöntä. Ja tässä artikkelissa annan sinulle muutamia hyviä kysymyksiä, joita voit käyttää kahdenkeskisessä palaverissa, jotta saat mahdollisimman tuottavan keskustelun.
Ensinnäkin: Jos olet vielä epävarma siitä, millaisia ovat hyvät kahdenkeskiset tapaamiset, tutustu oppaaseemme: Opas, jossa on 6 vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin keskusteluihin.
Aloitetaan seitsemällä hyödyllisellä ja käytännöllisellä vinkillä arviointikeskustelua varten.
7 käytännön vinkkiä vaikeiden työntekijöiden kanssa käytäviin kahdenkeskisiin keskusteluihin
1. "Sit eri tavalla – kirjaimellisesti."
💡 Vinkki: Muuta istumajärjestystä. Sen sijaan, että istut kasvotusten (jolla on usein vastakkainasetteleva vaikutus), kokeile 90 asteen asentoa tai keskustelua kävellen ("walk & talk"). Tämä rentouttaa ilmapiiriä ja ottaa paineita pois.
🎯 Miksi? Ihmiset tuntevat itsensä vähemmän hyökätyiksi, jos he eivät istu suoraan "vastakkain". Tämä tekee keskustelusta rennompaa.
2. "Sano vähemmän, kysy enemmän – mutta eri tavalla."
💡 Vinkki: Kysy kysymyksiä, jotka herättävät uteliaisuutta. Kysy "Miksi et tehnyt noin?" sijaan "Miten ratkaisisit ongelman, jos sinulla olisi täysin vapaat kädet?".
🎯 Miksi? Vaikeat työntekijät sulkevat usein asioita pois tai menevät puolustuskannalle. Kysymällä avoimia, tulevaisuuteen suuntautuvia kysymyksiä annat heille mahdollisuuden kehittää itse aktiivisesti ratkaisuja.
3. "Tee odotuksista yhteissuunnitteluhanke."
💡 Vinkki: Sen sijaan, että vain asetat odotuksia, pyydä työntekijää muotoilemaan omat odotuksensa yhteistyöstä. "Miten sinä ideaalitilanteessa järjestäisit yhteistyömme?"
🎯 Miksi? Kun ihmiset muotoilevat omat odotuksensa, he ottavat automaattisesti enemmän vastuuta – ja heidän on vaikeampi kieltäytyä kokonaan.
4. "Siirry ongelmatilasta mahdollisuustilaan."
💡 Vinkki: Käännä negatiiviset tilanteet haasteeksi: "Oletetaan, että olisit oma neuvonantajasi – mitä neuvoja antaisit itsellesi?"
🎯 Miksi? Vaikeat työntekijät vastustavat usein muiden ehdotuksia. Antamalla heille uuden näkökulman käännät keskustelun ongelmista ratkaisuihin.
5 "Puhu vähemmän, anna ihmisten kirjoittaa enemmän."
💡 Vinkki: Jos keskustelut ovat tunnepitoisia, pyydä työntekijää tiivistämään näkemyksensä kirjallisesti – joko ennen kokousta tai sen jälkeen.
🎯 Miksi? Tämä auttaa välttämään impulsiivisia reaktioita ja pakottaa sinut jäsentämään itseäsi selkeämmin. Kirjoittamasi voi myös toimia myöhemmin yhteisenä viitekehyksenä.
6. "Kuuntele vivahteita – ei vain sanoja."
💡 Vinkki: Kiinnitä huomiota kehonkieleen, äänensävyyn ja pieniin reaktioihin. Joskus olkapäiden kohauttelussa tai lyhyessä tauossa on enemmän tietoa kuin varsinaisissa sanoissa. Sen sijaan, että tulkitset suoraan, kysy: "Minusta tuntuu, että siinä on enemmän – olenko oikeassa?"
🎯 Miksi? Vaikeat työntekijät eivät aina sano suoraan, mitä ajattelevat. Mutta kun he huomaavat, että olet tietoinen heidän sanattomista signaaleistaan, se avaa usein uusia keskustelun tasoja.
7. "Sano, mitä et aio tehdä".
💡 Vinkki: Jotkut työntekijät pelkäävät kritiikkiä tai kielteisiä seurauksia. Ota tämä pelko aktiivisesti pois huoneesta: "Älä huoli, tässä ei ole kyse siitä, että sinut laitetaan huonoon valoon. Haluan ymmärtää, mikä sinua vaivaa."
🎯 Miksi? Tämä luo psykologista turvallisuutta ja laskee puolustuskykyä.
Tämä koskee periaatteessa sekä sinua että työntekijää: Sinulla on realistiset odotukset haastattelua kohtaan ja realistinen tavoite. Voit myös asettaa tämän tavoitteen haastattelun alussa. Se voi olla esimerkiksi melko yksinkertainen:
- Läpinäkyvä tavoite keskustelun alussaValitettavasti emme pysty täyttämään pyyntöäsi tai ratkaisemaan konfliktia yhdellä kertaa. Tavoitteeni tässä keskustelussa on ennen kaikkea ymmärtää tilanne sinun näkökulmastasi.
Tämän pitäisi antaa sinulle joitakin tärkeitä perusasioita vaikean työntekijän kanssa käytävää kahdenkeskistä tapaamista varten. Siirrytään seuraavaan vaiheeseen.
Malli vaikeiden työntekijöiden kanssa käytäviä kahdenkeskisiä tapaamisia varten
Se, että napsautit tätä artikkelia, kertoo minulle, että haluat jonkinlaisen oppaan vaikean työntekijän kanssa käytävää kahdenkeskistä keskustelua varten.
Siksi löydät täältä mallin, jonka pitäisi sopia hyvin tällaiseen keskusteluun. Samalla tarkka muoto riippuu tietysti hyvin paljon tavoitteestasi –, joten ota yllä olevat vinkit huomioon suunnitellessasi keskustelua suoran raportoijasi kanssa.
Voit tallentaa mallin varsinaisen mallin alla olevana asiakirjana, mutta vaihtoehtoisesti myös PDF- tai Word-dokumenttina. Napsauta yksinkertaisesti "Plus"-vaihtoehtoa.
🤝 Alkuun empatian kanssa
- Kuinka voitte? Onko mielessäsi jotain, jonka haluaisit jakaa?
- Haluan, että tämä on avoin ja rakentava vuoropuhelu.
🗣️ Keskustelu huolenaiheista
- Haluaisin puhua [tietystä aiheesta]. Voitteko kertoa näkökulmanne tähän asiaan?
- Mikä mielestäsi vaikuttaa tähän tilanteeseen?
- Miten luulet [ryhmän jäsen X] näkevän tämän tilanteen?
🔍 Tutki ratkaisuja
- Uskon pieniin, iteratiivisiin parannuksiin. Miten voisimme mielestäsi ratkaista tämän ongelman yhdessä? Mikä voisi olla ensimmäinen askel kohti parempaa nykytilaa?
- Onko olemassa välineitä, tukea tai muita mukautuksia, joilla tilannetta voitaisiin parantaa?
📜 Aseta odotukset
- Miten voin parhaiten tukea sinua haluttujen muutosten saavuttamisessa?
- Sitä tarvitsen sinulta tulevaisuudessa.
- Laaditaan suunnitelma ja aikataulu näiden huolenaiheiden ratkaisemiseksi.
- Yhteenveto: Milloin tapaamme jälleen?
- Yhteenveto: Kuka on vastuussa mistäkin tehtävistä?
🔚 Johtopäätös
- Arvostan halukkuuttanne tukea meitä parannuksilla.
- Mitä muuta minun olisi pitänyt kysyä tässä keskustelussa?
- Onko mielessäsi jotain muuta?
Lataa malli tulostettavana PDF-tiedostona
Esikatselu: PDF-malli
Jos haluat ladata yllä olevan mallin tulostettavana PDF-tiedostona, klikkaa alla olevaa kuvaa. Voit sitten muokata tai tulostaa mallin haluamallasi tavalla.
Klikkaa kuvaa avataksesi ⬇️
Lataa malli Word-dokumenttina
Esikatselu: Word-malli: One-to-One Meeting Microsoft Word -malli
Jos haluat ladata yllä olevan mallin Word-dokumenttina, klikkaa alla olevaa kuvaa. Voit sitten muokata tai tulostaa mallin haluamallasi tavalla.
Klikkaa kuvaa avataksesi ⬇️
Lataa malli Google Docs -muodossa
Esikatselu: Google Docs yhden kahdenkeskisen kokouksen malli
Jos haluat muokata yllä olevaa mallia Google Docsina, klikkaa alla olevaa kuvaa. Voit sitten muokata mallia joustavasti kopioimalla sen.
🚸 Huomio: Sinun on oltava kirjautuneena Googleen, jotta voit kopioida (ja siten muokata) mallin vasemmassa yläkulmassa olevasta valikosta.
Klikkaa kuvaa avataksesi ⬇️
Älkää muuten antako asialistan hämätä itseänne: Jos hankala työtoverisi puhuu vuolaasti, sinun kannattaa antaa hänen puhua loppuun ja tietenkin valmistautua heittämään valmiit kysymyksesi yli laidan.
Vaikka seuraava kuva koskee terveitä tiimejä –, se ei koske kahdenkeskistä keskustelua. Tavoitteesi pitäisi olla kysyä kysymyksiä ja antaa vaikean työntekijän puhua suurimman osan puheesta.
12 hyödyllistä kysymystä vaikeiden työntekijöiden kanssa käytäviin kahdenkeskisiin tapaamisiin
Jos olet esimiehenä keskellä sanataistelua, sinun voi olla vaikea esittää hyviä kysymyksiä.
Mutta tietysti on myös kysymyksiä, joista joihinkin haluaisin vastata tässä.
Kuten saatat huomata, monilla niistä on yksi tavoite: ymmärtää työntekijän näkökulmaa – ja samalla laajentaa sitä.
💬 1 to 1 -kysymykset keskustelun kuluessa
- Kiitos, että jaoit tämän kanssani. Mietin asiaa ja palaan asiaan, okei?
- Onko minulla lupa auttaa sinua tässä?
- Kuinka halukas olet tekemään sen, mikä on tarpeen tilanteen muuttamiseksi?
- Kuinka paljon voit hallita tätä tilannetta?
- Mistä tiedät, että ongelma, jonka luulet olevan sinulla, on todella ongelma – miten se ilmenee?
- Mitä sanoisit ystävälle, jolla on samanlaisia haasteita kuin sinulla?
- Mikä olisi vaihtoehtoinen tapa tarkastella asioita?
- Mitä tekisit, jos et saavuttaisi tavoitettasi?
- Haluatko ratkaista ongelmasi nyt? Juuri nyt vai tässä kuussa?
- Minkä neuvon tuntemasi viisain ihminen antaisi sinulle nykyisessä tilanteessasi?
- Mitä olet jo kokeillut haasteen ratkaisemiseksi?
- Tämä on suurin oppimani tämänpäiväisestä istunnosta: [...]. Mikä on sinun?
Ennaltaehkäisevän työn 1:1-malli
Näiden kysymysten lisäksi myös toisenlainen malli voi auttaa rakentamaan pitkäaikaista luottamussuhdetta työntekijään. Se ei sovellu itse haastatteluun, mutta sitäkin enemmän ennaltaehkäisevänä toimenpiteenä. Haluan esitellä sinulle tähän erityisen tekniikan.
Keskusteltuani noin 100 johtajan kanssa viime kuukausien aikana olen huomannut kaavan.
Monet pomot sisällyttävät toisinaan pieniä kyselyitä kahdenkeskisiin tapaamisiinsa. Tämä tarkoittaa sitä, että he käyvät vain läpi muutaman kysymyksen rennolla tavalla ja kysyvät työntekijältä a) onko hän samaa mieltä väittämän kanssa (esimerkiksi 1-7) ja sitten b) miksi hän vastasi näin.
He odottavat näiltä 1:1-mikrokyselyiltä seuraavaa:
- Monipuolisempi ja sitoutuneempi 1-to-1-vuoropuhelu
- Uusien näkökulmien omaksuminen
- (Pehmeiden) keskeisten suorituskykyindikaattoreiden, kuten tyytyväisyyden, mitattavuus ajan mittaan.
Voit tietysti käyttää tätä ideaa myös vaikeiden työntekijöiden kanssa käytävissä kahdenkeskisissä tapaamisissa. Olen koonnut yhteen neljä lausumaa, jotka keskittyvät sinuun: Johtajuuden laatuusi. Sillä onhan ilmeisesti suuri vaikutus siihen, miten työntekijäsi käyttäytyvät.
Voit ladata tämän mallin myös dokumenttina, mutta vielä parempi on seuraava: Meillä on yhden kahdenkeskisten tapaamisten ohjelmistoon integroitu työkalu, joka visualisoi tulokset ajan mittaan mittareina ja antaa vinkkejä tekoälyavustajan avulla – voit vapaasti vilkaista ilman kirjautumista alla olevan painikkeen avulla.
⁉️ Mielialatarkistus (yksimielisyys 1-7): Johtajuuden laatu
- "Olen todella tyytyväinen tiimini johtajaan." #Työtyytyväisyys
- "Tiimipäällikköni zoomaa säännöllisesti ulos nähdäkseen korkeamman tason Joukkueen tavoitteetselittää strategia ja visio."
- "Tiimini johtaja kyseenalaistaa asioita rakentavalla tavalla." #Palaute #Johtajuus
- "Tiimini johtaja näyttää esimerkkiä siitä, mitä hän odottaa meiltä tiiminä." #Johtajuus
Tältä tämä kysely näyttää Echometer:ssä:
Lataa malli tulostettavana PDF-tiedostona
Esikatselu: PDF-malli
Jos haluat ladata yllä olevan mallin tulostettavana PDF-tiedostona, klikkaa alla olevaa kuvaa. Voit sitten muokata tai tulostaa mallin haluamallasi tavalla.
Klikkaa kuvaa avataksesi ⬇️
Lataa malli Word-dokumenttina
Esikatselu: Word-malli: One-to-One Meeting Microsoft Word -malli
Jos haluat ladata yllä olevan mallin Word-dokumenttina, klikkaa alla olevaa kuvaa. Voit sitten muokata tai tulostaa mallin haluamallasi tavalla.
Klikkaa kuvaa avataksesi ⬇️
Lataa malli Google Docs -muodossa
Esikatselu: Google Docs yhden kahdenkeskisen kokouksen malli
Jos haluat muokata yllä olevaa mallia Google Docsina, klikkaa alla olevaa kuvaa. Voit sitten muokata mallia joustavasti kopioimalla sen.
🚸 Huomio: Sinun on oltava kirjautuneena Googleen, jotta voit kopioida (ja siten muokata) mallin vasemmassa yläkulmassa olevasta valikosta.
Klikkaa kuvaa avataksesi ⬇️
Lataa malli Google Sheetsinä
Esikatselu: Google Sheets One-to-One kokousmalli
Jos haluat mallin viikoittaisia tarkistuksia varten muokattavana Google Sheet -taulukkona, klikkaa alla olevaa kuvaa. Voit sitten muokata mallia joustavasti ja esimerkiksi tulostaa sen.
🚸 Huomio: Sinun on oltava kirjautuneena Googleen, jotta voit kopioida (ja siten muokata) mallin vasemmassa yläkulmassa olevasta valikosta.
Klikkaa kuvaa avataksesi ⬇️
Lataa malli Excel- tai XLXS-muodossa
Esikatselu: Excel- tai XLSX-malli
Jos haluat ladata yllä olevan mallin tulostettavana tai muokattavana XLSX-tiedostona, klikkaa alla olevaa kuvaa. Sitten voit joustavasti muokata tai tulostaa mallin.
Klikkaa kuvaa avataksesi ⬇️
Voitko tuskin odottaa, että voit esittää nämä kysymykset kahdenkeskisessä tapaamisessa? Oikein hyvä, olen iloinen.
Jos haluat lisää luovaa panosta, voin suositella vastaavaa artikkelia: 129 Nerokkaita kysymyksiä kahdenkeskisiin tapaamisiin (psykologilta).
15 muuta mallia kahdenkeskisiä tapaamisia varten (Doc, PDF jne.).
Olet varmaan jo melkein arvannut sen. On tietenkin paljon muitakin kahdenkeskisiä tapaamisia koskevia malleja, joita tarvitset ennemmin tai myöhemmin.
Puhun esimerkiksi malleista, joita voit käyttää kahdenkeskisessä palaverissa palkasta, keskustelussa vaikean työntekijän kanssa tai täysin uuden työntekijän kanssa.
Kaikille näille käyttötapauksille on olemassa muita malleja, jotka löydät tästä artikkelista: 1:1-kokoukset: 15 todistettua mallia muokattavaksi (ilmainen).
Johtopäätös: Näe vaikeat keskustelut mahdollisuutena.
Kun olet käynyt vaikean tapaamisen, on hyvin todennäköistä, että olet helpottunut. Ja jos keskustelusi onnistuu, saatat jopa kehittää jotain toivon kaltaista. Tässä esitettyjen kysymysten pitäisi auttaa sinua. Toivotan teille menestystä!
Mutta yhtä viisautta ei saa unohtaa: –:ltä voi kysyä lukemattomia kysymyksiä, mutta tärkeintä on, että räätälöit haastattelun työntekijääsi varten.
Tekoälyavustajamme kahdenkeskisiä kokouksia varten voi myös auttaa sinua, jos pidät säännöllisesti kahdenkeskisiä kokouksia tiimisi jäsenten kanssa. Jos haluat lisätietoja, tutustu verkkosivuihimme: Paras 1-to-1 kokousohjelmisto.
"1:1-palavereissani on ärsyttävää tehdä muistiinpanoja ja keskittyä työntekijään samaan aikaan."
"Työntekijät eivät yksinkertaisesti optimoi palautesilmukoitaan ja työprosessejaan."
"Kyllä, 1:1-tapaamisten työntekijöideni kanssa pitäisi olla tärkein tapaamiseni –, mutta minulla ei ole opasta sitä varten."
"Työntekijät eivät yksinkertaisesti ole kiinnostuneita asiakkaan näkökulmasta."
"En tiedä, miten voin kehittää työntekijöitäni 1:1-kokouksissa pidemmän ajan kuluessa."
"Liian usein meillä ei ole mitään mielekkäitä toimenpiteitä 1:1-kokousten jälkeen."
"Minulla ei ole aikaa valmistella 1:1-kokouksia, ja siksi olen tyytymätön tuloksiin."
