4 vinkkiä hajautettujen etäryhmien tiimityöskentelyyn
Yksi asia etukäteen: Haluat, että Tiimikulttuuri etätyöpajojen kanssa uudelle tasolle?
Silloin työkalumme saattaa olla sinulle mielenkiintoinen. Katso, mitä käyttäjät sanovat siitä:
Niin sanotut “etäryhmät” eli hajautetut tiimit, jotka työskentelevät yhdessä eri paikoissa ja ehkä jopa eri aikavyöhykkeillä, ovat muodissa: monet yritykset haluavat hyödyntää tilaisuutta houkutella lahjakkuuksia yritykseensä maailmanlaajuisesti tai hyötyä paikallisista työvoimakustannuseduista. Nykyinen Tutkimukset osoittavat myös, että 99% työntekijöistä haluaisi ainakin mahdollisuuden tehdä etätyötä kotoa tai yhteistoimintatiloista käsin.
Itse asiassa etätyöntekijät ovat keskimäärin ilmeisesti 80% vähemmän rasitettu ja 57% tyytyväisempi kuin kollegat, jotka työskentelevät aina työmaalla. Tämä selittää, miksi työntekijät arvostavat tätä mahdollisuutta niin paljon.
Tämä suuntaus tuo kuitenkin myös uusia haasteita tiimeille. Miten siis koordinoida ja johtaa tiimejä, jotka ovat hajautuneet useisiin eri paikkoihin?
Hyvät uutiset etukäteen:
Google pystyi keksimään sisäinen tutkimus osoittaa, mitä hajautetut tiimit voivat tehdä myös Kyselyt voi väittää: hajautetut etätiimit voivat periaatteessa olla yhtä menestyksekkäitä kuin samassa paikassa toimivat tiimit. Google on samaan aikaan julkaissut parhaat käytäntönsä englanninkielisessä Playbook jaettu.
Jotta viestintä ja tuottavuus toimisivat etäryhmässä, on pidettävä mielessä muutama asia. Mielenkiintoista on, että psykologiset tekijät, kuten psykologinen turvallisuus , tiimihenki ja Luottamus tärkeä rooli.
Nämä ovat vinkkimme siitä, miten etäryhmäsi voi hyödyntää potentiaaliaan:
Vinkki 1: Etäyhteydet ensin tarkoittaa ylikommunikaatiota.
Etätiimeissä viestintää on mietittävä uudelleen. Johtajat tuntevat luultavasti jo liiallisen viestinnän käsitteen, sillä monissa johtamista käsittelevissä kirjoissa todetaan, että yritysstrategiaa ei voi viestiä liikaa. Tämä ylikommunikoinnin käsite on merkityksellinen myös etäryhmissä.
Esimerkki: Tiimi sijaitsee periaatteessa yhdessä paikassa, ja vain muutama tiimin jäsen työskentelee etätyönä jostain muualta. Tämä uhkaa luoda kaksijakoisen yhteiskunnan, joka voi heikentää tiimitunnetta: Merkittävä osa viestinnästä tapahtuu kasvokkain toimistossa, ja etäryhmän jäsenenä saat säännöllisesti viimeisenä tietoa. Nimittäin vasta, kun seuraava videopuhelu (esim. päivittäinen tai viikoittainen) on ajankohtainen tai kun joku kirjaa nämä tiedot kirjallisesti (esim. sähköpostitse, Slackissa, Confluencessa, Trello-/Jira-lippujen kautta jne.).
Siksi suositus: Suuri osa virallisesta ja epävirallisesta viestinnästä olisi tallennettava ennakoivasti verkkoon kaikkien nähtäväksi nyrkkisäännön “etäältä ensin” mukaisesti. Vaikka joskus tuntuisi siltä, että tieto on jo ennestään tiedossa, olisi pyrittävä tallentamaan jokainen päätös yksityiskohtaisesti digitaalisesti, jotta johdanto olisi ymmärrettävissä kolmansille osapuolille.
Etätiimeissä on jälleen kerran totta, että ylikommunikaatiota ei ole olemassakaan. Ja vaikka olisikin: Se on sen arvoista!
Vihje 2: Mukautetut rutiinit jokapäiväisessä elämässä
Etenkin etätiimeissä on tärkeää, että tiimin jäsenenä, johtajana tai Scrum Masterina luot puitteet säännölliselle tietojenvaihdolle. Tämä ei tarkoita kuukausittaista päivitystä, vaan paljon tiiviimpää vaihtoa, joka tekee tiimituntemuksen ylipäätään mahdolliseksi.
Kokemuksemme mukaan tämä on paras käytäntö, joka toimii hyvin: Kartoita päiväkirjat verkossa tekstimuodossa. Jokainen tiimin jäsen kirjoittaa joka päivä aluksi chattiin tai Slack-kanavaan ylös päivän tärkeimmät aiheet ja käytettävissä olevan ajan. Näin kaikille on läpinäkyvää, kuka työskentelee parhaillaan minkäkin asian parissa. Tämä antaa kuitenkin kaikille vapauden olla soittamatta videoneuvotteluun tasan kello 9:00 aamulla päivittäistä kokousta varten. Tämä vuoropuhelumuoto on erityisen edullinen eri aikavyöhykkeillä.
Esimerkiksi päivittäistä chat-muotoista tapaamista kannattaa täydentää viikoittaisella videopuhelutapaamisella. Näin järjestetään tapaaminen, jossa kaikki tiimin jäsenet voivat myös nähdä toisensa (ainakin digitaalisesti). Tätä videopuhelua ei tietoisesti pidä muuttaa muodolliseksi tilannepäivitykseksi, koska se menettäisi silloin vaikutuksensa tiimihengen luomisessa. Käyttäkää tapaaminen ehkä jopa yhteiseen lounaaseen, jotta sen epävirallinen luonne korostuu – kyllä, yhteinen lounas ruudun ääressä on parempi kuin ei yhteistä lounasta. Tätä lounasta voidaan sitten täydentää avoimilla keskusteluilla, kuten “Ruskea laukku” / “Lounas & oppiminen” voidaan kytkeä.
Vinkki 3: Suunnittele tilaa epäviralliselle vaihdolle check-ins & co. kanssa.
Mahdollisuudet epäviralliseen vaihtoon, kuten keittiössä kahvinkeittimen ääressä, pöytäfutispöydässä jne., poistuvat hajautetuissa etäryhmissä. Jotta eri paikkakunnilla sijaitsevien tiimin jäsenten välille voidaan luoda tarvittava luottamus, on siis aktiivisesti tarjottava tilaa. Näin tiimin jäsenet voivat tutustua toisiinsa myös inhimillisellä tasolla ja lähentyä toisiaan.
Kun kokouksista pyritään tekemään tehokkaita, on tärkeää varata vähintään viisi ensimmäistä minuuttia rentoa keskustelua varten “jäänmurtajaksi”, ennen kuin siirrytään kokouksen varsinaiseen aiheeseen.
Kierroksesta riippuen avoimen keskustelun lisäksi myös tarkastustilaisuus voi olla paras käytäntö, jossa kaikki vuorollaan saavat sanoa mielipiteensä. Viimeisenä kokoukseen saapunut henkilö aloittaa sisäänkirjautumisen. Seuraavat kysymykset voivat sopia sisäänkirjautumiskierrokselle:
- Millainen olo sinulla on tällä hetkellä asteikolla 1 (= surkea) - 10 (=super)? Miksi?
- Mitä pitäisi tapahtua, jotta olisit tänään 10:ssä?
Näihin kysymyksiin vastaaminen voi koskea myös yksityiselämää – tämä on jätettävä jokaisen itsensä päätettäväksi. Check-in -kysymyksiä voi tietysti vaihdella kokouksesta toiseen. Olisi ehkä tärkeää huomauttaa, että kysymysten ei pitäisi olla liian henkilökohtaisia, jos se voisi olla epämiellyttävää joillekin tiimin jäsenille.
Mukava esimerkki, joka korostaa asian tärkeyttä: Muutama viikko sitten olimme asiakkaan retrotilaisuudessa, ja siellä kävi ilmi, että henkilö, joka vastasi sisäänkirjautumisasteikolle 3:lla, ei ollut nukkunut koko yönä ja häntä vaivasi päänsärky. Tämä tieto on tietenkin ratkaisevan tärkeää, jotta henkilön käyttäytymistä voidaan luokitella ja ottaa huomioon.
Vinkki 4: Tiimin rakentaminen retrospektiivien avulla parhaana käytäntönä
Tämä on luultavasti tärkein vinkki kaikille niille, jotka ovat Retrospektiivit (tai lyhyesti “retrot”) etätiimeissään. Erityisesti silloin, kun suuri osa viestinnästä tapahtuu digitaalisessa tekstimuodossa, väärinkäsitysten riski kasvaa, mikä voi vaarantaa luottamuksen ja tiimihengen.
Yksi asia etukäteen: Haluat, että Tiimikulttuuri etätyöpajojen kanssa uudelle tasolle?
Silloin työkalumme saattaa olla sinulle mielenkiintoinen. Katso, mitä käyttäjät sanovat siitä:
Tätä kasvokkain tapahtuvan viestinnän puutteesta johtuvaa riskiä ei voida välttää. Tämän vuoksi on sitäkin tärkeämpää luoda puitteet, joissa jokaisella tiimin jäsenellä on mahdollisuus esittää havaintojaan ja käsityksiään yhteistyöstä, vertailla niitä tiimin sisällä ja siten purkaa mahdollisia ristiriitoja. Jälkikäteen tarkastelu on vakiintunut parhaaksi käytännöksi tähän tarkoitukseen.
Esimerkki selvennykseksi
Tom on tehnyt Jira-tikettiin ehdotuksen teknisen ongelman ratkaisemiseksi (menetelmä A). Erwin luki ehdotuksen, koordinoi sen toisen kollegan kanssa ja tuli siihen tulokseen, että menetelmä B olisi järkevämpi vaihtoehtoinen ratkaisu, ja vastaa Jira-tikettiin lyhyesti ja napakasti: “Olemme nyt sittenkin tehneet sen menetelmän B mukaan”. Tom on lukenut viestin ja ihmettelee, onko hänen ehdotuksestaan edes keskusteltu vakavasti. Koska häntä häiritsee lyhyt vastaus, hän haluaa tuoda esiin tyytymättömyytensä asiasta tulevassa retrossa.
Kun Erwin kuulee tästä Retrossa, hän on yllättynyt ja selittää, että ehdotuksesta on todellakin keskusteltu vakavasti, selittää lyhyesti sen syyt ja pyytää anteeksi, ettei hän ole sopinut menettelystä etukäteen Tomin kanssa. Tom on tyytyväinen ja ymmärtää päätöksen. Oppi: Jatkossa meidän pitäisi joko tarttua puhelimeen tällaisissa päätöksissä tai ainakin tallentaa keskustelun kulku digitaalisesti.
Itse asiassa monet konfliktit tai tyytymättömyydet eivät ole paljon tätä yksinkertaista esimerkkiä monimutkaisempia, ja niiden estämiseksi tarvitaan vain avointa palautekulttuuria ja tilaa ottaa asiat esille.
Kauko rokkaa!
Johtopäätöksenä voidaan todeta, että etäryhmät eivät ole lähtökohtaisesti vähemmän menestyksekkäitä kuin paikan päällä toimivat ryhmät. Tiimin rakentamista ja luottamusta on korostettava ja olemassa olevia rutiineja ja tapoja mukautettava.
Ihmisiä voidaan kehittää myös etätyöympäristössä – vaikka siinä hämmästyttävä totuus ketterän ajattelutavan takana tulisi huomioida.
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä on otettava huomioon väärinkäsitysten suurempi riski. Meidän mielestämme tiimiretrospektiivien käyttöönotto vaikuttaa väistämättömältä hajautetuissa etätiimeissä. Ota selvää, voiko retrospektiivityökalumme auttaa. täällä.
Jos olet kiinnostunut oppimaan lisää siitä, miten etäryhmien johtaminen onnistuu, katso tämä video: Ensimmäinen video virtuaalitiimien johtajille suunnatusta etäjohtamiskoulutuksesta.
