Sisällysluettelo
Haluatko, että pomosi rakastaa sinua? Vie sitten tiimisi uusiin suoritustasoihin. Vie se keskiverto –-autosta räjähtäväksi raketiksi!
Miten? Lataa ilmainen ja psykologisesti järkevä e-kirjani aiheesta "Yksinkertaiset 12 askelta tiimivirtaan"ja lue se läpi. Näin paljon etukäteen –, mutta nyt tämän tekstin varsinaiseen aiheeseen.
Retrospektiivissä puhutaan paljon –, mutta saako tiimi aikaan hyviä toimia retrospektiivissä käydystä keskustelusta? Hyvien toimien johtaminen ratkaisee usein sen, kokevatko tiimit retrospektiivit "höpötyskokouksena" vai arvoa lisäävänä ajankohtana tiimin sprintissä. Ne liittyvät siis läheisesti siihen, kuinka paljon ketteristä menetelmistä on hyötyä: Ketterä tiimi ja organisaatiokulttuuri.
Siksi haluamme tässä artikkelissa jakaa 7 käytännön vinkkiä siitä, miten voit saada aikaan todella mielekkäitä toimia eläkeläisiltäsi, jotka todella auttavat tiimiäsi. Ja mitä virheitä sinun kannattaa välttää. Yksi asia ensin:
Jos haluat monipuolisempia kysymyksiä retrospektiivejäsi varten, tutustu postaukseemme osoitteesta 32 tuoretta retrospektiivistä menetelmää aloittelijoille ja ammattilaisille (muun muassa Mario Kart Retro, Marathon Retro ja Elon Musk Retro).
Vinkki 1 hyviin toimenpiteisiin retrospektiivien avulla: laatua sovelletaan määrän sijasta.
Retrospektiivin tavoitteena ei ole, että jokainen tiimin jäsen ottaa siitä mukaansa ainakin yhden tehtävän. Sen sijaan retrospektiivin tavoitteena pitäisi olla kehittää tiimissä yhteinen käsitys siitä, mitkä ovat tiimin kannalta keskeisimmät asiat.
Kun toimenpiteiden määrä kasvaa, kasvaa myös riski, että toimenpiteet kiinnostavat vain yksittäisiä henkilöitä mutta ovat suhteellisen merkityksettömiä koko ryhmän kannalta. Tällöin todennäköisyys, että tiimi käyttää aikaa täytäntöönpanon ja tehokkuuden yhteiseen seurantaan, vähenee. Ajan mittaan toimenpiteet jäävät sivuun, ja syntyy tunne, että jälkikäteen toteutetuilla toimenpiteillä ei ole sitovaa vaikutusta.
Parempi lähestymistapa: pyrkikää retrospektiivissä tunnistamaan kolme tärkeintä asiaa, joiden osalta kannattaa ryhtyä toimenpiteisiin, ja muotoilkaa ne niin, että niiden toteuttaminen on todella merkityksellistä tiimin kannalta.
Vinkki 2: Retrospektiivissä Priorisoi ensin ja määrittele sitten toimet.
Miten siis onnistut parantamaan toimenpiteiden laatua?
Retrospektiivi koostuu eri vaiheista hyvästä syystä: Retron 5 vaihetta. Ei ole sattumaa, että toimenpiteiden johtaminen on lopussa. Siitä huolimatta meilläkin on säännöllisesti kiusaus ajatella toimenpiteitä jo varhaisessa vaiheessa palautteen selvittämistä ja haluta kirjata ne ylös.
Toimenpiteiden kirjaaminen liian varhaisessa vaiheessa retroa voi nopeasti muodostua ongelmaksi. Tämä johtuu siitä, että kerätyn palautteen ja aiheiden priorisointi jää tärkeäksi vaiheeksi. Vasta priorisoinnin jälkeen tiedetään, mitkä aiheet ovat tiimin kannalta kiireellisimpiä, ja voidaan muodostaa sopiva top 3 -prioriteettiluettelo.
Siksi vinkkimme on kirjata ylös toimenpideideoita retron ensimmäisellä puoliskolla ILMAN lopputoimenpiteen määrittelyä. Toimenpiteiden määrittelyn tulisi tapahtua vasta priorisoinnin jälkeen. Tervetullut sivuvaikutus: johdonmukainen kieltäytyminen keskustelemasta toimenpiteistä retron ensimmäisellä puoliskolla on myös suuri hyöty aikataulujen laatimiselle.
Vinkki 3: Vain konkreettiset toimenpiteet (katso esimerkkejä).
Ehkä olet kuullut saman asian: "No, kirjataan toimenpiteeksi 'Kaikki kiinnittävät huomiota siihen, että ovat mukavampia'". Ei ihme, että retrospektiivien ei koeta tuovan lisäarvoa, kun toimenpiteiden muotoilu on niin epämääräistä ja epäystävällistä.
Jos asia on todella niin tärkeä, että se on päässyt kolmen tärkeimmän joukkoon priorisoinnissa, on myös pyrittävä muotoilemaan toimenpide SMART-luokitukseksi. Kaikki tietävät sen nykyään, ja sitä olisi sovellettava standardina myös retrospektiivien toimenpiteisiin: SMART-kriteerit.
Joidenkin aiheiden kohdalla voi tuntua vaikealta muotoilla konkreettisia toimenpiteitä. Seuraavassa on muutama esimerkki siitä, mitä kannattaa ja mitä ei kannata tehdä toimenpiteitä muotoiltaessa:
Ei niin: | Mutta näin: |
Kaikki huolehtivat siitä, että ovat ystävällisempiä toisilleen. | Ensi viikolla: Tarkistetaan jokaisen tapaamisen jälkeen, jotta voidaan ilmaista arvostus ja pohtia keskustelua. |
Enemmän empatiaa videopuheluissa | Ensi viikolla kaikki laittavat kameransa päälle. |
Parempi työnkuvaus | Järjestäkää ensi viikolla työpaja, jossa laajennetaan "Valmiin määritelmää". |
Pääset asiaan nopeammin Dailyissä | Kokeile seuraavaan retroon asti 2 minuutin aikarajoitusta per henkilö Dailyissä. |
Tärkeää toimenpiteiden muotoilussa:
- Toimenpiteet eivät saa olla liian kunnianhimoisia. Huomaat esimerkiksi, että esimerkissä on kyse vain "työpajan vuokraamisesta". Jää siis täysin avoimeksi, mitä päätöksiä tässä työpajassa tehdään. Retron aika tulisi käyttää tärkeimpien asioiden tunnistamiseen, ei niiden välittömään ratkaisemiseen. Seurantapalaverin koordinointi (jota meillä kutsutaan "breakout sessioniksi") voi myös olla hyvä toimenpide – 10x parempi kuin "Parempi tehtävänkuvaus" joka tapauksessa 😉.
- Toimenpiteet voivat olla myös pieniä kokeiluja: ehkä kaikki eivät ole samaa mieltä siitä, kannattaako toimenpide. Tällöin pätee sääntö: "Todiste vanukkaasta on syömisessä". Jos ei ole painavia syitä sitä vastaan, muotoile toimenpide niin, että muutosta kokeillaan vain seuraavan viikon tai seuraavan kuukauden ajan.
Useimmat Agile-valmentajat kulkevat ympyrää.....
...ja hoitaa pinnallisia oireita. On aika käyttää psykologiaa – kestävään ajattelutavan muutokseen.
"Miksi minulta kestää joskus tunteja valmistella yksinkertainen retrospektiivi?"
Vinkki 4: Määrittele tavoite ja mittaa erikseen (esimerkin avulla).
Usein tiimi pääsee nopeasti yhteisymmärrykseen siitä, mikä on yhteinen tavoite. Ajatukset siitä, miten tavoite saavutetaan, voivat tietysti silti poiketa toisistaan huomattavasti.
Siksi on usein hyödyllistä sopia ensin yhteisestä tavoitteesta. Vasta kun selkeä tavoite on määritelty, voidaan ryhtyä suunnittelemaan mahdollisia toimenpiteitä.
Toimenpiteen myöhemmässä tarkastelussa tavoite toimii ankkurina toimenpiteen tehokkuuden arvioinnissa. Jos tavoite saavutetaan, toimenpide voidaan päättää. Jos toimenpide on toteutettu, mutta tavoitetta ei ole vielä saavutettu, voi olla hyödyllistä määritellä seurantatoimenpide. Jos tavoite on vanhentunut uusien reunaehtojen vuoksi, toimenpide voidaan hylätä – riippumatta siitä, onko se jo toteutettu vai ei.
Toimintakatsauksen rakenne voisi olla seuraavanlainen:
| Tavoite saavutettu | Tavoitetta ei saavutettu | |
| Toimenpide vielä avoinna | Toimenpiteen hylkääminen | Toimenpiteen uudelleen esittäminen |
| Toimenpide suoritettu | Täydellinen toimenpide | Suunnittele tarvittaessa jatkotoimenpiteet |
Millainen siis voi olla hyvin muotoiltu toimenpidetavoite? Seuraavassa on jälleen muutamia sopivia esimerkkejä toimenpiteistä ja niitä vastaavista tavoitteista:
| Toimenpide | Kohde |
| Ensi viikolla: Tarkistetaan jokaisen tapaamisen jälkeen, jotta voidaan ilmaista arvostus ja pohtia keskustelua. | Miellyttävämmän työilmapiirin luominen keskusteluissa |
| Ensi viikolla kaikki laittavat kameransa päälle. | Kaikkien osallistujien parempi integrointi videopuheluihin |
| Järjestäkää ensi viikolla työpaja, jossa laajennetaan "Valmiin määritelmää". | Vähemmän kyselyjä ja odotusaikoja tehtäviä toteutettaessa. |
| Kokeile 2 minuutin aikarajoitusta henkilöä kohti päivittäisessä toiminnassa. | Lyhyemmät päivittäiset jaksot, joissa on tasapainoiset keskusteluosuudet. |
Vinkki 5: Ota mittausten tarkastelu kiinteäksi asialistan kohdaksi retrospektiivissä.
Jos olet jo vaivautunut muotoilemaan konkreettisia toimenpiteitä ja niihin liittyvää tavoitetta, sinun ei pitäisi jättää kuorrutusta kakun päälle: Ota käyttöön säännöllinen toimenpiteiden tarkastelu sprinttijaksossasi.
Itse olen yllättynyt siitä, että toimien tarkastelu ei ole (vielä) kiinteä esityslistan kohta sprintin retrospektiivissä Scrum-oppaassa. Joka tapauksessa suositukseni olisi lisätä se tähän: Scrum-opas.
Katsausten tiheydestä riippuen voi olla myös hyödyllistä keskustella toimintakatsauksesta päivittäisessä/viikoittaisessa tiimikokouksessa.
Vinkki 6: Käytä timeboxingia retrossa luodaksesi tilaa, jota tarvitaan hyvän toiminnan määrittelyyn.
Retrospektiivi vie usein paljon energiaa, ja 60 minuutin keskustelujen jälkeen tiimien on usein vaikea ryhdistäytyä uudelleen ja koota tarvittava energia hyvien toimien määrittelyyn.
Retrospektiivin moderaattorina sinun on siis pidettävä silmällä aikaruutua ja annettava priorisoinnin/äänestyksen jälkeen riittävästi aikaa toimien johtamiseen. Viisi minuuttia retrospektiivin lopussa ei riitä hyvien toimenpiteiden johtamiseen. Varsinkin jos tiimin jäsenet ajattelevat jo seuraavaa kokousta.
Henkilökohtainen mielipiteeni: pidättäytykää vähintään 90 minuutin retromaratoneista. En voi syyttää ketään tiimin jäsentä siitä, ettei hänellä ole tarpeeksi keskittymiskykyä hyvien toimenpiteiden suorittamiseen näin pitkien tapaamisten jälkeen. Retrot voivat olla hyvin lisäarvoa tuottavia myös 30, 45 tai 60 minuutissa. Samalla toimenpiteet ovat kokemukseni mukaan parempia.
Itse panostaisin aina mieluummin 45 minuuttia retroiluun joka toinen viikko kuin 90 minuuttia kerran kuukaudessa. Tämä liittyy tietysti myös tiimin sprinttijaksoon. Ehkä tiimisi ajattelee samalla tavalla. Kysy heiltä – ja jos olet epävarma, kokeile sitä 🙂 .
Vinkki 7: Jälkipuinnissa eivät toimet saa jäädä tekemättä.
"Voi, meillä oli niin paljon hienoja toimenpideideoita, jotka eivät päässeet kolmen parhaan joukkoon – pitäisikö minun luoda meille niitä varten oma backlog?" – Ei.
Retrospektiivit aloitetaan aina saamalla tiimiltä uutta palautetta hyvästä syystä. Jos jokin aihe on siis todella tärkeä, se otetaan automaattisesti takaisin retrospektiivin asialistalle tiimin palautteen kautta. Kokemuksemme mukaan erillisen backlogin pitäminen on haitallista. Retrospektiivissä uudet ideat ja palautteet halutaan sijoittaa kierrokselle. Retrospektiivissä kukaan ei halua katsoa pitkää listaa aiemmista toimenpideideoista, joilla on usein vähän tekemistä tiimin tämänhetkisten haasteiden kanssa.
Sääntö on, että se, mikä on tiimille tärkeää, tulee takaisin retrospectin asialistalle pelkästään tiimin palautteen kautta. Retrospektiivit eivät tarvitse toimenpiteiden backlogia.
Vinkki 8: Pohdi toimintakohteiden laatua tiimin kanssa.
Sinun tulisi säännöllisesti, esimerkiksi kerran neljännesvuosittain, pohtia tietoisesti toimintakohteiden laatua ja retroja yhdessä tiimin kanssa.
Ovatko toimintakohteet ja eläkkeelle siirtyminen kokonaisuutena vieneet meitä eteenpäin? Jos ei, miksi ei? Mitkä ovat syyt (tähän voidaan käyttää 5 miksi -menetelmää)?
Myös Health Check:n retrospektiivi tästä aiheesta voi olla hyödyllinen. Health Check-retrospektiivissä tiimiltä kysytään, ovatko he samaa mieltä jostakin väittämästä asteikolla 1-7. Tarvitaan vain täsmällisiä väittämiä, jotta tiimiltä saadaan pätevää palautetta.
Työkalussamme (tästä lisää jäljempänä) se näyttää esimerkiksi seuraavalta. Voit tietysti myös mukauttaa lausekkeita. Tutustu vapaasti – ehkä kokeilet sitä tiimisi kanssa: Echometer – ilman kirjautumista
Huomautus: Tässä lomakkeessa kysytään Health Check-kohtien hyväksymistä asteikolla.
- Jatkuva parantaminen: Tiimissämme toteutetaan merkittäviä jatkuvia parannuksia.
- RO(T)I: Retroihin käyttämämme työ ja aika on hyvin sijoitettu.
- Keskittyminen: Retrossa käsiteltävät aiheet koskevat kaikkia, ja vain harvoja koskevat aiheet on johdonmukaisesti ulkoistettu.
- Prosessi: Onnistumme toteuttamaan retrospektiivien toimenpiteet.
Vihje 9: Kokeile Echometer
Retro-työkalut ovat yksinkertainen tuki hyvien toimenpiteiden johtamiseen. Ne voivat ottaa paljon työtä pois –, mukaan lukien toimenpiteiden tarkistaminen, aikarajojen määrittäminen, mutta myös toimenpiteiden laadullinen johtaminen. Retro ei ole enää monologi vaan vilkas keskustelu – ja voit loistaa moderaattorina. 
Työkalussa annetaan konkreettisia neuvoja siitä, miten hyviä toimia voidaan johtaa –, ja sitä voidaan käyttää sekä verkossa etänä että offline-tilassa. Jos tarvitset lisätietoja, tutustu artikkeliin "7 Smart Retro Boards vertailussa".
Muuten, voit tehdä retro-työkalumme avulla ilman sinun tai tiimisi kirjautumista.
Tällä painikkeella voit avata työkalun suoraan, valita retromenetelmän ja kutsua ryhmän linkin kautta:
Monet eri menetelmät ovat mahdollisia, jos olet kiinnostunut: Yli 30 takautuvaa menetelmää.
Jos olet vielä epävarma, voit antaa yhden käyttäjistämme vakuuttaa sinut täällä: Agile-valmentaja Holgerin kokemus työkalustamme.
Johtopäätös: Hyvät toimenpiteet, hyvät jälkikäteisnäkökohdat
Jos sinä ja tiimisi hallitsette taiteen, jolla retrospektiiveistä johdetaan hyviä toimia, yllätyt siitä, miten paljon tiimisi arvostaa retrospektiivejä.
Echometer:ssä kysymme tiimeiltä "sijoitetun ajan tuottoa" jokaisen retrospektiivin jälkeen ja voimme tehdä johtopäätöksen: Hyvin muotoillut toimenpiteet lisäävät merkittävästi tiimien tyytyväisyyttä retrospektiiviin.
Jos noudatat yllä olevia vinkkejä, mikään ei voi mennä pieleen! Onnea siis seuraavan retrospektiivin toimenpiteiden laatimiseen!
Muuten, yksi parhaista tavoista kehittää kestävästi tiimin jäsenten ketterää ajattelutapaa on toteuttaa ketterä Health Check. Ilmainen tiimin Health Check-pakettimme voi auttaa sinua kysymään oikeita kysymyksiä – klikkaa vain läpi: Team-Health Check rakennussarja
Krediitit
Kuva: "Luis Villasmil osoitteessa Unsplash"
