Johtajat retrospektiivissä? 5 vinkkiä ja ajatusta

Kysymys siitä, pitäisikö johtajan osallistua tai voiko hän osallistua ketteriin retrospektiiveihin, riippuu monista eri tekijöistä, ja ketterässä yhteisössä on erilaisia mielipiteitä. Mutta entä jos sinulla ei ole valinnanvaraa? Tiimin johtaja haluaa osallistua sprintin retrospektiiviin. Katsotaanpa tätä kaikkea tarkemmin.

Perussääntö on luultavasti selvä: Johtajien tulisi yleensä pysyä poissa retrospektiiveistä, koska he todennäköisesti rajoittavat avoimuutta tiimissä. Samalla johtajat ovat täydellisessä maailmassa jossain määrin osa tiimiä, ovat palvelevia johtajia ja heillä on myös luottamussuhde työntekijöihinsä. Mitä siis tehdä? 

Joissakin Scrum-sertifioinneissa on myös kysymys: “Tiimin vetäjä haluaa osallistua sprintin retrospektiiviin. Mitä sinun pitäisi tehdä?”

Oikea vastaus testin mukaan on: “Ehdota toista foorumia, jossa johtaja voi tavata tiimin.” Tämän pitäisi periaatteessa olla myös ensimmäinen impulssi. Lisäksi tulisi kyseenalaistaa tarve: Miksi johtaja edes haluaa osallistua retrospektiiviin? Ehkä tiedonjanoa voidaan tyydyttää myös muilla tavoin.

Jos johtaja haluaa osallistua retroihin, pidä sitä samalla mahdollisuutena. Hän voi varmasti auttaa sinua joidenkin esteiden kanssa. 

Lisäksi, ole ketterä: Kokeilun pitäisi olla sen arvoista, että hän/hän tulee mukaan kerran. Katsotaan, miten se toimii – juuri näin opitaan empiirisesti.

Jos tiiminvetäjä haluaa osallistua sprintin jälkikäteisarviointiin, seuraavia vinkkejä ja mentaalimalleja voidaan käyttää onnistumisen todennäköisyyden maksimoimiseksi.

• Aseta selkeät odotukset:

  • Avoimuus on ketterien menetelmien keskeinen arvo. Kun johtaja osallistuu retrospektiiviin, se voi vaikuttaa tiimin jäsenten avoimuuteen. Jotkut jäsenet saattavat olla haluttomia ilmaisemaan mielipiteitään tai huolenaiheitaan, jos he pelkäävät, että johtaja tulkitsee heidän panoksensa kielteisesti. Keskustele tiimin ja johtajan kanssa etukäteen johtajan osallistumista koskevista odotuksista. Selventäkää, mikä rooli esimiehellä on ja kuinka paljon vaikutusvaltaa hänellä tulisi olla keskusteluun.

• Korostetaan tarkkailijan roolia:

  • Korosta halutessasi esimiehen roolia tarkkailijana, jonka tehtävänä on pikemminkin ymmärtää ja tukea tiimin dynamiikkaa kuin puuttua aktiivisesti keskusteluihin. Tämä voi auttaa ylläpitämään tiimin luottamusta. Korostakaa samalla tarkkailijavaikutusta: on selvää, että pelkästään esimiehen läsnäolo todennäköisesti vaikuttaa keskusteluun. Vaikutus voi siis hieman heikentyä.

• Anna palautetta retrospektiivin jälkeen:

  • Pyydä johtajaa jakamaan palautteensa ja havaintonsa retrospektiivin jälkeen, eikä istunnon aikana – tai ehkä ei koskaan. Näin tiimi saa ainakin jonkinlaisen käsityksen siitä, mitä johtaja pystyi tai halusi saada retrospektiivistä.

On muitakin vinkkejä, jotka voit ottaa huomioon tässä yhteydessä ja harkitessasi, pitäisikö johtajien olla eläkkeellä.

• Korostetaan itseorganisoitumista:

• • Korostaa tiimin itseorganisoitumisen merkitystä. Esimiehen olisi ymmärrettävä, että retrospektiivin päätarkoitus on, että tiimi itse tunnistaa ja toteuttaa parannuksia.
  • Samalla se voidaan tietysti nähdä myös mahdollisuutena ottaa johtaja aktiivisesti mukaan toimintaan. Eräät argumentit tukevat esimiesten osallistumista johtamisen tukemiseen ja valmentamiseen. Esimies voi tuoda arvokasta palautetta ja näkökulmia ylemmältä tasolta ja auttaa tiimiä parantamaan toimintaansa: Mitkä ulkoiset tekijät, joihin emme tiiminä voi vaikuttaa, jarruttavat meitä juuri nyt? Missä esimies voisi auttaa meitä?
  • Vastaavat kysymykset voisivat myös tehdä retrospektiivityöpajastasi tuottavamman. Sen ei kuitenkaan pitäisi päätyä johtajan “oikeutusmonologiin”. Sen sijaan johtajan on ymmärrettävä, että kyse on ensisijaisesti tiimin jännitteiden ymmärtämisestä ja huomioon ottamisesta, jotta niistä voidaan tarvittaessa keskustella korkeammalla tasolla.

• tarjota työpajoja ja koulutuskursseja:

  1. Tarjoaa esimiehelle mahdollisuuden osallistua työpajoihin tai koulutukseen, jonka tarkoituksena on syventää ketterien periaatteiden ja käytäntöjen ymmärtämistä. Tämä voi auttaa luomaan yhteisen pohjan yhteistyölle.

• Vaikuta kysymyksillä, älä ohjeilla

  • Jos johtaja puuttuu asiaan: Ohjeiden antamisen sijaan keskity kysymyksiin, jotka stimuloivat pohdintaa. Esimerkki: Sen sijaan, että sanoisit “Meidän on tehtävä tämä nopeammin”, kysy: “Miten voisimme parantaa prosessejamme nopeuttaaksemme etenemistä?”. Tämä vahvistaa keskittymistä itseorganisointiin ja sitoutumiseen.

Lopuksi on olemassa erityinen työkalu, joka voi auttaa sinua esimiesten kanssa tehtävässä jälkikäteisarvioinnissa, esimerkiksi pitämällä tiedot nimettöminä ja auttamalla tietoon perustuvassa jatkuvassa parantamisessa.

"Monet tiimin jäsenet eivät uskalla puhua!"

Ratkaise tämä haaste

"Löydämme liian monta odottamatonta ongelmaa ja vikaa myöhäisessä vaiheessa!"

Ratkaise tämä haaste

"Miksi minulta kestää joskus tunteja valmistella yksinkertainen retrospektiivi?"

Ratkaise tämä haaste

Ketterät sprintin retrospektiivityökalut voivat myös auttaa sinua rakentavan retrospektiivin tekemisessä esimiehesi kanssa. Esimerkiksi johtajat ovat usein datakeskeisiä. Juuri tässä Echometer voi auttaa sinua sisällyttämällä Health Check-kyselyn retrospektiiviisi. Tämä tekee tiimin kehittämisestä läpinäkyvämpää ja mitattavampaa. Lisäksi Echometer voi taata mielipiteiden anonymiteetin.

Echometer on digitaalinen työkalu, joka auttaa ketterien tiimien johtajia ketterissä retrospektiiveissä ja tiimin Health Check:ssä. Olipa kyseessä etä-, hybridi- tai paikan päällä tapahtuva tiimivalmennus: se tekee tiimivalmennuksesta mitattavissa olevaa ja tekee siten työstäsi ammattimaisempaa ja säästää samalla paljon työtä. Katso lisätietoja verkkosivuiltamme: www.echometerapp.com.

If you can hire or fire, stay out of the team’s retrospective.

Aino Vonge Corry, Retrospektiivien antimallit

Voiko tai pitäisikö johtajan osallistua sprintin retrospektiiviin tai retrospektiiviin? Vaikeaa: Johtajien integroiminen retrospektiiviin edellyttää herkkyyttä ketteriä periaatteita ja tarkkailijavaikutusta kohtaan. Keskittymällä avoimuuteen, kysymyksiin ja Scrum-arvojen vahvistamiseen voit lieventää johtajien mahdollista negatiivista vaikutusta retroissa. Johtajilla on kuitenkin taipumus olla retrospektiivissä sopimaton asema.

Lopuksi vielä huomautus: Jos haluat kokeilla, miltä tuntuu kehittää tiimiäsi työkalumme avulla: Voit aloittaa ketterän retrospektiivin ilman kirjautumista, tässä tapauksessa “Keep, Stop, Start” -työpajan. 

Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti lähettää verkkosivumme eteenpäin asiasta vastaaville kollegoille: www.echometerapp.com.

Miten

Pidä Stop Start Retro: Näin retro etenee

1. Satunnainen jäänmurtaja (2–5 minuuttia)

   Echometer tarjoaa satunnaisten sisäänkirjautumiskysymysten luojan.

2. Avoimien toimenpiteiden tarkastelu (2–5 minuuttia)

   Ennen kuin aloitat uusia aiheita, sinun tulisi keskustella menneiden retrospektiivien toimenpiteiden tuloksista tehokkuuden tarkistamiseksi. Echometer listaa automaattisesti kaikki avoimet toimenpiteet menneistä retrospektiiveistä.

3. Retro-aiheiden käsittely

   Käytä seuraavia avoimia kysymyksiä tärkeimpien havaintojesi keräämiseen. Ensin jokainen itsenäisesti. Echometer mahdollistaa retrotaulun jokaisen sarakkeen paljastamisen erikseen, jotta palautetta voidaan sitten esitellä ja ryhmitellä.

   • Jatka: Mitä meidän pitäisi säilyttää?
   • Stop: Mihin meidän pitäisi lopettaa?
   • Aloitus: Mitä meidän pitäisi aloittaa?

4. Yleiskysymys (suositus)

   Jotta muillakin aiheilla olisi paikkansa:

   • Mistä muusta haluaisit puhua retrospektiivissä?

5. Priorisointi / Äänestys (5 minuuttia)

   Echometerin retrotaululla voit helposti priorisoida palautteen äänestyksellä. Äänestys on luonnollisesti anonyymi.

6. Toimenpiteiden määrittely (10-20 minuuttia)

   Palautteeseen voidaan luoda linkitetty toimenpide plus-symbolin avulla. Etkö ole vielä varma, mikä toimenpide olisi oikea? Avaa sitten plus-symbolin kautta aiheeseen liittyvä Whiteboard, jossa voit ideoida perussyitä ja mahdollisia toimenpiteitä.

7. Uloskirjautuminen / Lopetus (5 minuuttia)

   Echometerin avulla voit kerätä anonyymiä palautetta tiimiltä siitä, kuinka hyödyllinen retro oli. Tästä syntyy ROTI-pistemäärä ("Return On Time Invested"), jota voit seurata ajan mittaan.

Pidä Stop Start Retro

Jatka: Mitä meidän pitäisi säilyttää?

Stop: Mihin meidän pitäisi lopettaa?

Aloitus: Mitä meidän pitäisi aloittaa?

Avaa tämä retro nyt Sopeudu...