Kuinka monta tiimiä Scrum Masterilla pitäisi olla? 10 vinkkiä

Ketterässä maailmassa Scrum Masterit joutuvat usein kohtaamaan haasteen johtaa tehokkaasti useampaa kuin kahta tiimiä. Eikö se ole liikaa? Kuinka monta Scrum Masteria kuinka monessa tiimissä on järkevää? Keskustelemme tästä jäljempänä.

Periaatteessa tämän tehtävän hallitseminen edellyttää selkeitä strategioita ja sopeutumiskykyä. Lue tästä artikkelista, miten voit johtaa ja tukea menestyksekkäästi useita tiimejä Scrum Masterina.

Kuvittele, että toimit Scrum Masterina neljälle tiimille – olisiko se liikaa? Todennäköisesti kyllä.

Ihanteellinen määrä tiimejä, joita Scrum Masterin tulisi valmentaa, vaihtelee eri tekijöiden, kuten organisaation koon ja monimutkaisuuden, tiimien ja Scrum Masterin kokemuksen sekä projektin erityisvaatimusten mukaan. Scrum-kirjallisuudesta voi epäsuorasti lukea, että suosituksena on, että kohtuullisena suhdelukuna pidetään enintään kahta tiimiä yhtä Scrum Masteria kohden.

Tämä suositus perustuu oletukseen, että Scrum Masterin tarjoama henkilökohtainen vuorovaikutus ja tuki voivat vähentyä tiimien määrän kasvaessa. Jos Scrum Master tukee useita tiimejä, on tärkeää varmistaa, että hän luo tehokkaat viestintä- ja koordinointimekanismit kaikkien tiimien tarpeiden täyttämiseksi. Tämä neuvo on tärkeä, vaikka tai varsinkin jos olet neljän tiimin Scrum Master.

On tärkeää huomata, että Scrum Masterin rooli ei rajoitu vain tiimien valmentamiseen, vaan siihen kuuluu myös koko organisaation tukeminen ketterien käytäntöjen toteuttamisessa (vaikka tämä usein jääkin taka-alalle eikä ole ensisijainen prioriteetti). Siksi hoidettavien tiimien tarkka määrä voi vaihdella organisaatioittain. On suositeltavaa arvioida tilannetta paikan päällä ja mukauttaa hoidettavien tiimien määrää sen mukaan. Jotkut kysyvät myös virheellisesti, kuinka monta Scrum Masteria tiimiä kohden on järkevää – mutta luonnollisesti useampi Scrum Master ei saisi valmentaa yhtä tiimiä, vaan enintään yksi.

Jos Scrum Master vastaa useammasta kuin kahdesta tiimistä, tämä voi olla haastava tehtävä. Siksi se edellyttää tehokasta organisointia ja tehtävien priorisointia. Seuraavassa on muutamia vinkkejä Scrum Masterille, joka johtaa useita tiimejä:

1. Tehokas viestintä: Varmista, että luot selkeät ja tehokkaat viestintäkanavat, jotta pysyt ajan tasalla ja varmistat, että tiimit voivat kommunikoida keskenään. Käytä digitaalisia työkaluja, säännöllisiä kokouksia ja muita viestintävälineitä tiedon tehokkaaseen jakamiseen.

2. Tehtävien delegointi: Tunnista tehtävät, jotka muut tiimin jäsenet tai Scrum Masterit voivat ottaa hoitaakseen, ja delegoi nämä tehtävät työmäärän jakamiseksi. Tällaisia tehtäviä voivat olla esimerkiksi retrospektiivien järjestäminen, koulutus tai mittareiden seuranta.

3. Prosessien standardointi: Vakioidut prosessit ja käytännöt kaikissa tiimeissä yhdenmukaisuuden edistämiseksi ja työn helpottamiseksi. Tähän voi sisältyä yhteisten työkalujen käyttöönotto, työnkulkujen määrittelyt ja standardoitujen mittareiden (kuten tiimityytyväisyyden) käyttö.

4. Priorisointi tarpeen mukaan: Tunnista tiimien kiireellisimmät tarpeet ja keskity näiden asioiden priorisointiin. Aseta selkeät prioriteetit ja työskentele niiden haasteiden parissa, joilla on suurin vaikutus tiimeihin.

5. Edistetään tiimien itseorganisoitumista: Kannusta ryhmiä toimimaan itsenäisesti ja ratkaisemaan ongelmia itsenäisesti. Itseorganisoitunut tiimirakenne voi vähentää sinun taakkaasi Scrum Masterina, kun tiimit ottavat enemmän vastuuta.

6. Käytä ketteriä periaatteita työnkulussa: Sovellat ketteriä periaatteita omaan työhösi Scrum Masterina. Käytä esimerkiksi jatkuvan parantamisen ketterää lähestymistapaa oman tehokkuutesi lisäämiseksi.

7. Koulutus ja mentorointi: Sijoita aikaa tiimin jäsenten ja muiden Junior Scrum Masterien kouluttamiseen ja mentorointiin. Mitä paremmin tiimit pystyvät organisoimaan itsensä ja ratkaisemaan ongelmia, sitä vähemmän ne tarvitsevat suoraa tukea.

8. Edistetään tiimien välistä yhteistyötä: Luo tiimeille mahdollisuuksia tehdä yhteistyötä keskenään ja jakaa tietoa. Tämä voi tapahtua käytäntöjen yhteisökokousten, yhteisten retrospektiivien tai säännöllisten yhteisten tapahtumien muodossa. Tiimit voivat oppia toisiltaan ja jakaa parhaita käytäntöjä.

9. Käytä tehokkaita työkaluja: Käytä työkaluja, jotka tukevat tiimien välistä yhteistyötä ja viestintää. Virtuaaliset projektinhallinta-, viestintä- ja yhteistyövälineet voivat auttaa hallitsemaan tietoja keskitetysti ja helpottamaan tiedonvaihtoa.

10. Selkeät roolit ja vastuut: Varmista, että kaikilla tiimin jäsenillä on selkeät roolit ja vastuualueet tiimissään. Tämä auttaa itseorganisoitumisessa ja antaa sinulle Scrum Masterina mahdollisuuden keskittyä strategisempiin tehtäviin.

11. Säännölliset retrospektiivit: Suunnittele säännölliset jälkikäteen tapahtuvat tarkastelut hoidon ja tuen tehokkuuden arvioimiseksi. Varaa aikaa pohdintaan ja parantamiseen varmistaaksesi, että keskityt tärkeimpiin näkökohtiin.

12. Harkitse skaalauspuitteita: Jos johtamiesi tiimien määrä jatkaa kasvuaan, voi olla järkevää harkita skaalautuvia kehyksiä, kuten SAFe (Scaled Agile Framework) tai LeSS (Large-Scale Scrum). Nämä kehykset tarjoavat rakenteita ja käytäntöjä, jotka on suunniteltu erityisesti ketterien periaatteiden skaalaamiseen organisaatiotasolla.

Muista, että useiden tiimien johtamisen haasteet liittyvät organisoinnin lisäksi myös henkilökohtaiseen ajankäyttöön ja viestintätaitoihin. Joustavuus, sopeutumiskyky ja jatkuva halu oppia ovat ratkaisevia tekijöitä menestyksesi kannalta tällaisessa tehtävässä.

Scrum Masterin ja tiimien suhdetta voidaan verrata myös Agile-valmentajan ja tiimien suhteeseen. Jos ymmärrät tämän hyvin, voit myös vastata kysymykseen: Kuinka monta Agile-valmentajaa todella tarvitsen ketterään muutokseeni?

Agile-valmentajan valvomien tiimien määrä voi vaihdella eri tekijöistä riippuen, kuten Scrum Masterin tapauksessa. Ei kuitenkaan ole olemassa kiinteitä sääntöjä tai standardeja, jotka määrittelisivät tarkasti, kuinka monta tiimiä Agile-valmentajan tulisi valvoa. Optimaalinen määrä riippuu useista eri tekijöistä, kuten

1. Organisaation koko ja monimutkaisuus: Suuremmissa ja monimutkaisemmissa organisaatioissa voi olla tarpeen, että Agile-valmentaja tukee useampia tiimejä, koska ketteryyden ja muutostuen tarve on suurempi.

2. Kokemus Agile-valmentajasta: Kokenut Agile-valmentaja voi pystyä tukemaan useampia joukkueita tehokkaasti kuin joku, jolla on vähemmän kokemusta. Kokemuksella on tärkeä rooli kyvyssä ymmärtää ja tukea erilaisia tiimejä niiden ketterällä matkalla.

3. Valmennustoiminnan tyyppi: Myös valmennustoiminnan tyypillä voi olla vaikutusta. Agile-valmentaja, joka keskittyy koulutukseen, työpajoihin ja strategiseen suunnitteluun, voi mahdollisesti valmentaa enemmän tiimejä kuin henkilö, joka keskittyy vahvasti yksittäisten tiimien dynamiikkaan ja konfliktien ratkaisemiseen.

Käytännössä kokemukseni mukaan Agile-valmentajan ei pitäisi valmentaa suoraan kuin kahdesta viiteen joukkuetta, jotta varmistetaan, että jokaiselle joukkueelle jää riittävästi aikaa tukea. On kuitenkin tärkeää huomata, että tämä ei ole mikään tiukka sääntö ja että tilanne voi vaihdella edellä mainittujen tekijöiden mukaan. Agile-valmentajan pitäisi pystyä arvioimaan organisaation ja joukkueiden tarpeet ja mukautua niiden mukaisesti. 

Olen myös usein nähnyt, että 100 henkilöä kohden on yksi Agile Coach, ja tiimit pyytävät Agile Coachilta apua pull-periaatteella, jotta resurssit jakautuvat luonnollisella ja järkevällä tavalla. Näin ollen kysymykseen “Kuinka monta Agile Coachia tarvitsen?” voidaan vastata hyvin vain edellä mainittujen tekijöiden perusteella.

Voit myös vähentää tarvittavien Scrum Masterien tai Agile-valmentajien määrää, jos käytät oikeita työkaluja, mikä tuo meidät seuraavaan osioon.

Jos sinusta tuntuu, että sinun on hoidettava liian monta tiimiä samanaikaisesti, Echometer-työkalu on sinulle kiinnostava. Se keskittyy helpottamaan tiimien jatkuvaa kehittämistä – erityisesti tiimeille, joilla ei ole omaa kokopäiväistä Scrum Masteria.

Echometer on digitaalinen työkalu, joka auttaa ketterien tiimien johtajia ketterissä retrospektiiveissä ja tiimin Health Check:ssä. Olipa kyseessä etä-, hybridi- tai paikan päällä tapahtuva tiimivalmennus: se tekee tiimivalmennuksesta mitattavissa olevaa ja tekee siten työstäsi ammattimaisempaa ja säästää samalla paljon työtä. Katso lisätietoja verkkosivuiltamme: www.echometerapp.com.

“Jos sinulla on liian monta tiimiä, anna Echometer:n kaltaisten työkalujen auttaa sinua: Mitkä tiimit ovat tyytymättömiä mihin? Sitten voit aloittaa siitä!”

• Christian Heidemeyer, psykologi & Scrum Master

Lyhyesti sanottuna 2 tiimiä per Scrum Master on sopiva. Valitettavasti tätä ei useinkaan oteta täysin huomioon käytännössä. 

Useiden tiimien johtaminen edellyttää tasapainoa tehokkaan viestinnän, resurssien älykkään priorisoinnin ja itseorganisoitumisen edistämisen välillä. Oikeilla käytännöillä Scrum Masterit voivat luoda ketterän ympäristön, jossa tiimit voivat kukoistaa ja edistää menestystä yhdessä.

Lopuksi vielä huomautus: Jos haluat kokeilla, miltä tuntuu kehittää tiimiäsi työkalumme avulla: voit aloittaa ketterän retrospektiivin ilman kirjautumista, tässä tapauksessa “Keep, Stop, Start” -työpajan. 

Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti lähettää verkkosivumme eteenpäin asiasta vastaaville kollegoille: www.echometerapp.com.