Jatkuva parantaminen on prosessi, jossa etsitään jatkuvasti tapoja kehittää tuotteiden, palvelujen, prosessien ja menettelyjen laatua, tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Prosessi perustuu ajatukseen, että aina on parantamisen varaa, vaikka olisit kuinka hyvä jo nyt.
Ketterä strategia on jatkuvaa parantamista, ajattelutapa ja menetelmä, jossa sovelletaan ketterän ohjelmistokehityksen periaatteita jatkuvaan parantamisprosessiin. Agile Ohjelmistokehitys on lähestymistapa, jossa työskentely asiakkaiden kanssa ja muutoksiin reagoiminen on tärkeämpää kuin tietyn suunnitelman noudattaminen.
Ketterän ohjelmistokehityksen strategioita käytetään nyt kuitenkin myös ohjelmistokehityksen ulkopuolella monien eri tiimien toiminnan parantamiseen yrityksissä.
Jatkuvan parantamisen ketterään strategiaan kuuluu:
- Jaottele suuret parannustavoitteet pieniksi, hallittaviksi ja mitattaviksi tehtäviksi.
- arvokkaimpien ja kiireellisimpien parannustehtävien priorisointi asiakaspalautteen ja liiketoiminnan tarpeiden perusteella.
- Parannustehtävien toteuttaminen lyhyissä iteraatioissa tai "sprinteissä", jotka kestävät yleensä yhdestä neljään viikkoa.
- Testaa ja validoi kunkin parannustehtävän tulokset asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa.
- Tarkastele ja mukauta parannusprosessia jokaisesta iteraatiosta saadun palautteen ja havaintojen perusteella.
- Tiimin jäsenten voimaannuttaminen ja sitouttaminen ottamaan vastuuta parannusprosessista ja tekemään yhteistyötä toistensa ja asiakkaiden kanssa.
Jatkuva parantaminen ketterästi
Tiimilläsi on parhaat ideat jatkuvaan parantamiseen
Yksi ketterän jatkuvan parantamisen strategian tärkeimmistä eduista on se, että hyödynnät tiimisi jäsenten kollektiivista viisautta ja luovuutta. Tiimisi jäsenet tuntevat tuotteesi, palvelusi, prosessisi ja menettelyt parhaiten. He ovat myös eniten tekemisissä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Siksi heillä on parhaat edellytykset tunnistaa parannusmahdollisuudet ja kehittää parannusideoita.
Voit edistää jatkuvan parantamisen kulttuuria tiimissäsi seuraavasti:
- Kannusta tiimisi jäseniä jakamaan palautetta, ehdotuksia ja näkemyksiä säännöllisesti.
- Luodaan turvallinen ja kannustava ympäristö, jossa tiimin jäsenet voivat ilmaista mielipiteensä ja huolenaiheensa ilman pelkoa tuomitsemisesta tai arvostelusta.
- Tunnustetaan ja palkitaan tiimin jäseniä, jotka osallistuvat parannusprosessiin.
- Anna tiimisi jäsenille aikaa, resursseja ja tukea, joita he tarvitsevat parannusideoidensa toteuttamiseen.
- Ota tiimisi jäsenet mukaan päätöksentekoprosessiin, joka koskee parannusten painopisteitä ja suunnitelmia.
Jatkuvan parantamisen välineet ja tekniikat
On olemassa monia työkaluja ja tekniikoita, joiden avulla voit toteuttaa ketterän jatkuvan parantamisen strategian. Yleisimpiä ovat mm:
- PDCA-sykli (Plan-Do-Check-Act, suunnittele, tee, tarkista ja toimi).: Nelivaiheinen menetelmä muutoksen toteuttamiseksi. Menetelmä sisältää muutoksen suunnittelun, muutoksen toteuttamisen, tulosten tarkastelun ja saatujen kokemusten perusteella toimimisen.
- 5 syytä (Whys): Tekniikka, jolla ongelman syy löydetään kysymällä viisi kertaa "miksi", kunnes päästään ongelman ytimeen.
- Fishbone-kaavio: Visuaalinen työkalu ongelman mahdollisten syiden tunnistamiseen ja analysointiin. Se muistuttaa kalan luurankoa, jossa ongelman selitys on pää ja eri syyluokat ovat luita.
- Pareto-kaavio: Graafinen työkalu, jolla osoitetaan eri tekijöiden tai ongelmien esiintymistiheys tai vaikutus. Se auttaa tunnistamaan 20% tekijöiden tai ongelmien, jotka aiheuttavat 80% vaikutuksia tai ongelmia.
- SMART-kriteerit: Kriteeristö, jonka avulla asetetaan erityisiä, mitattavissa olevia, saavutettavissa olevia, merkityksellisiä ja ajallisesti rajattuja tavoitteita.
- Kanban-taulu: Visuaalinen työkalu työnkulkujen hallintaan. Se koostuu taulusta, jonka sarakkeet kuvaavat eri työvaiheita ja kortit yksittäisiä tehtäviä. Se auttaa seuraamaan edistymistä, tunnistamaan pullonkauloja ja rajoittamaan keskeneräistä työtä.
- Retrospektiivi: Jokaisen iteraation tai sprintin lopussa pidettävä kokous, jossa tiimin jäsenet pohtivat, mikä meni hyvin, mikä meni pieleen ja mitä voidaan parantaa.
Jatkuva parantaminen ketterästi
Palautekehä jatkuvaa parantamista varten
Jatkuvan parantamisen palautesilmukka on sykli, jossa kerätään, analysoidaan ja toimitaan asiakkailta, sidosryhmiltä ja tiimin jäseniltä saadun palautteen perusteella. Tämä sykli on tärkeä sen varmistamiseksi, että parannustoimet ovat linjassa asiakkaiden tarpeiden ja odotusten sekä liiketoiminnan tavoitteiden ja strategioiden kanssa.
Jatkuvan parantamisen palautesilmukka sisältää seuraavat osatekijät:
- Palautteen saaminen asiakkailta, sidosryhmiltä ja tiimin jäseniltä eri kanavien, kuten kyselyjen, haastattelujen, arviointien, kommenttien, valitusten, ehdotusten jne. kautta.
- Palautetietojen analysointi kvantitatiiviset ja kvalitatiiviset menetelmät, kuten tilastot, tunneanalyysi ja tekstinlouhinta.
- Kuvion tunnistaminen, suuntaukset, puutteet, vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhat ja palautetiedoista saadut oivallukset.
- Palautteen priorisointi-elementit niiden arvon ja kiireellisyyden perusteella
- Palautteen tuloksista tiedottaminen asiakkaille, sidosryhmille ja tiimin jäsenille
- Palautteen täytäntöönpano-elementit parannustehtävinä iteraatioissa tai sprinteissä.
- Vaikutusten mittaaminen palaute-elementtien vaikutus asiakastyytyväisyyteen, -uskollisuuteen ja -pitoon sekä liiketoiminnan suorituskykyyn, kasvuun ja kannattavuuteen.
Jatkuvan parantamisen harjoitukset
Jatkuvan parantamisen harjoitukset ovat tehtäviä, joiden avulla voit harjoitella ja parantaa taitojasi ketterän jatkuvan parantamisen strategian soveltamisessa. Voit tehdä niitä yksin tai ryhmässä, verkossa tai offline, virallisesti tai epävirallisesti.
Me itse käytämme kahden viikon retrospektiivejä tehdessämme suurimman osan näistä harjoituksista yhdessä tiiminä.
Esimerkkejä jatkuvan parantamisen harjoituksista ovat:
- Stop-Start-Continuue-Retro-ohjelmaYksinkertainen ja tehokas tapa selvittää, mitä sinun ja tiimisi pitäisi lopettaa, aloittaa ja jatkaa työn parantamiseksi. Voit käyttää tätä harjoitusta jokaisen iteraation tai sprintin lopussa.
- SWOT-analyysiStrateginen työkalu, jolla arvioidaan tuotteiden, palvelujen, prosessien tai menettelyjen vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Tämän harjoituksen avulla voit tunnistaa parannusalueita ja toimintasuunnitelmia.
- AivoriihiLuova tekniikka, jolla kehitetään suuri määrä ideoita lyhyessä ajassa. Voit käyttää tätä harjoitusta löytämään parannusideoita tai ratkaisuja ongelmiin. Voit käyttää erilaisia menetelmiä, kuten miellekartoitusta, sana-assosiaatioita, satunnaissyöttöä jne., luovuutesi stimuloimiseksi.
- PisteäänestystekniikkaYksinkertainen ja demokraattinen tapa asettaa ideat tai tehtävät tärkeysjärjestykseen. Tämän harjoituksen avulla voit valita arvokkaimmat ja kiireellisimmät parannustoimet vaihtoehtojen luettelosta. Jokaiselle osallistujalle annetaan tietty määrä pisteitä (yleensä kolme), jotka hän voi jakaa vaihtoehtojen välillä mieltymyksensä mukaan.
Käytämme monia näistä menetelmistä retrospektiivissämme. Jos haluat lisätietoja retrospektiivien ohjelmastamme, voit tutustua siihen täällä: Retrospektiiviset mallit
Jatkuva parantaminen ketterästi
Jatkuva parantaminen hinta
Jatkuvan parantamisen arviointi on prosessi, jossa arvioidaan parannustoimien tuloksia ja tuloksia. Tämä on tärkeää, jotta voit mitata edistymistäsi, oppia onnistumisista ja epäonnistumisista ja juhlia onnistumisia.
Jatkuvan parantamisen tarkasteluun sisältyy:
- Todellisten tulosten vertailu odotettuihin tuloksiin
- Määritä keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI), joilla mitataan parannustoimien tehokkuutta ja vaikuttavuutta.
- Parannustoimien sijoitetun pääoman tuoton (ROI tai ROTI) laskeminen.
- Analysoi tekijät, jotka ovat edistäneet tai estäneet parannuspyrkimyksiäsi.
- Dokumentoi parannustoimista saadut kokemukset ja parhaat käytännöt.
- Tulosten ja tulosten jakaminen asiakkaille, sidosryhmille ja tiimin jäsenille.
- Parannustoimiin osallistuneiden tiimin jäsenten tunnustaminen ja palkitseminen.
- Parantamistoimien virstanpylväiden ja saavutusten juhlistaminen.
Jatkuva parantaminen ketterästi
- Parannustavoitteet ja -tavoitteet
- Parannustehtävät ja osatehtävät
- Ryhmän jäsenten roolit ja vastuualueet
- Kuhunkin tehtävään tarvittavat resurssit ja välineet
- Kunkin tehtävän aikataulu ja välitavoitteet.
- Kunkin tehtävän riskit ja haasteet
- Kunkin tehtävän varasuunnitelmat
Jatkuvan parantamisen tavoitteet
Jatkuvan parantamisen tavoitteet ovat parantamistoimien toivottuja tuloksia. Ne ovat se, mitä tiimisi haluaa saavuttaa parantamalla tuotteita, palveluja, prosesseja tai menettelyjä. Jatkuvan parantamisen tavoitteet ovat ihanteellisesti:- asiakkaiden tarpeiden ja odotusten sekä yrityksen tavoitteiden ja strategioiden mukaisesti.
- Erityinen, mitattavissa oleva, saavutettavissa oleva, merkityksellinen ja ajallisesti rajattu (SMART).
- haastava mutta realistinen (110%-periaate).
- Motivoiva ja innostava
- selkeä viestintä kaikille sidosryhmille (asiakkaille, sidosryhmille ja tiimin jäsenille).
