Sen lisäksi, että retrospektiivi on hauska ja tiiminrakentava tekijä, on myös tärkeää ideoida ja kirjata merkityksellisiä toimenpiteitä. Valkotaulupohjat voivat olla tässä hyvä apu. Tässä artikkelissa esittelemme 5 keskeistä valkotaulupohjaa ja kerromme, miten voit käyttää niitä erilaisissa esimerkeissä.
Retro-valkoisen taulun malli #1: "5x miksi" -menetelmä
Milloin voit käyttää "5x Why" -menetelmää jälkikäteen tarkasteltuna.
Varmista ennen kuin ideoit toimenpiteitä jälkikäteen, että ongelma on ymmärretty riittävästi. Tiimin jäsenillä on usein erilaisia näkökulmia ongelmaan. Näkökulmien jakaminen auttaa kehittämään yhteistä ymmärrystä, mikä lisää toimien tehokkuutta. "5x Why" -taulumallin avulla tämä prosessi voidaan jäsentää. Sitä voidaan helposti käyttää yhdessä Retrospective Template -mallin kanssa, ja se täydentää sitä täydellisesti.
Näin "5x Why" -menetelmä toimii.
Aloitat ongelmasta, jonka olet tunnistanut retrospektiivin "tietojen kerääminen"-vaiheessa, ja kysyt, miksi ongelma on olemassa. Vastaus tähän "miksi?" merkitään malliin. Sitten mennään tasoa syvemmälle ja kysytään uudelleen vastaus kysymykseen "miksi?". Tämän "miksi"-kysymysten ketjun kautta päästään lähemmäs varsinaista ydinsyytä ja voidaan löytää matkan varrella erilaisia vaihtoehtoisia ratkaisuja.
Toistettuaan "Miksi?" -kysymyksen jopa viisi kertaa tiimi voi ideoida, mikä "Miksi?" tarjoaa hyvän ratkaisumallin.
Käytännön esimerkki "5x Why" -periaatteesta retrossa.
Erittäin hieno esimerkki uusien näkökulmien syntymisestä "5x Why" -mallin avulla on Washingtonin muistomerkin korkeat siivouskustannukset:
OngelmaWashingtonin muistomerkin siivouskustannukset nousevat valtavasti.
Miksi 1: Miksi siivouskustannukset nousevat? → Koska lintujen jätöksiä on niin paljon.
Miksi 2: Miksi lintujen jätöksiä on niin paljon? → Koska muistomerkki houkuttelee niin paljon lintuja.
Miksi 3: Miksi muistomerkki houkuttelee niin paljon lintuja? → Koska siellä on niin paljon hyönteisiä.
Miksi 4Miksi muistomerkillä on niin paljon hyönteisiä? → Koska se on valaistu monta tuntia illalla.
Miksi 5Miksi muistomerkki on valaistu? → Koska se on houkuttelevampi matkailijoille.
Mahdolliset ratkaisut tämän ydinsyytutkimuksen mukaan:
- Vähemmän valaistusta muistomerkille
- Käytä valaistusta, joka houkuttelee vähemmän hyönteisiä
Retro-valkoisen taulun malli #2: Fishbone-kaavio (Ishikawa)
Milloin Fishbone-diagrammia käytetään jälkikäteen tarkasteltuna
Samanlainen kuin "5x miksi", tässä taulumallissa on kyse keskeisten syiden tutkimisesta. Toisin kuin "5x Why" -mallissa, tässä pyritään jakamaan keskeiset syyt eri luokkiin mahdollisimman laajan näkökulman luomiseksi.
Miten kalanruotokaavio toimii
Hoidettava ongelma on kalan pää. Ensimmäisessä vaiheessa määritetään luokat, joissa epäillään keskeisiä syitä. Tässä voidaan viitata erilaiset standardit tai ideoi luokkia itse ryhmässä.
Kun kategoriat on määritelty, kukin ryhmän jäsen voi ideoida syitä kyseiseen kategoriaan ja esitellä ne ryhmälle. Kehitettyjen keskeisten syiden perusteella voitte sitten ryhmänä päättää, mitä lähtökohtia haluatte käyttää toiminnassa.
Käytännön esimerkki kalanruotokaaviosta retrossa
Tarkastellaan kalanruotokaaviota junien myöhästymisiä koskevan esimerkin avulla:
Ongelma50% Saksan kaukojunista on yli 60 minuuttia myöhässä.
Aivoriihi keskeisten syiden luokkien määrittämiseksi:
- Reitin suunnittelu
- Rautatieverkko
- Sään vaikutukset
- Itse juna
- Asema ja radat
- Muutokset ja jatkoyhteydet
Luokkien perusteella voidaan nyt ideoida, mitkä Erityiset perimmäiset syyt ovat kussakin tapauksessa piilossa. Esimerkkejä voisivat olla:
- Reitin suunnittelu
- Liian tiheä junavuoroväli linjalla
- Liian vähän vaihtoehtoisia reittejä
- Vaihtoehtoisten reittien hyväksymisprosessit ovat liian pitkiä.
- ...
- Rautatieverkko
- Kunnossapitotöiden aikana syntynyt ruuhka
- Tietyn sarjan virtalähteen viat
- ...
- ...
Kerättyjen syiden perusteella voitte nyt arvioida, mihin toimenpiteisiin voitte tiiminä ryhtyä.
Retro-valkoisen taulun malli #3: Vaikutusvaikutusmatriisi (Effort-Effect Matrix)
Milloin voit käyttää ponnistus-vaikutusmatriisia jälkikäteen tarkasteltuna
Jälkikäteisarvioinneissa käy usein niin, että huoneessa on monia mahdollisia toimenpiteitä. Silloin on tärkeää punnita, mitkä toimenpideideat ovat lupaavimpia. Juuri tällaisessa tilanteessa ponnistus-vaikutusmatriisi on hyödyllinen.
Vaikutus-vaikutusmatriisi toimii näin
Matriisi kuvaa vaakasuoralla X-akselilla olevaa "vaivaa". Mitä kauempana oikealla aihe on, sitä suurempi on oletettu työmäärä. Pystysuora Y-akseli puolestaan kuvaa toimenpiteen oletettua vaikutusta. Tuloksena saaduista kvadranteista saadaan seuraavat toimenpideluokat:
- Täydentävät toimenpiteet (vasemmalla alhaalla): Toimenpiteet, jotka on helppo toteuttaa, mutta joilla ei myöskään ole suurta vaikutusta.
- Pikavoitot (ylhäällä vasemmalla): Helposti toteutettavat toimenpiteet, joilla on suuri vaikutus.
- Suurhankkeet (ylhäällä oikealla): Laajat toimenpiteet, joilla on suuri vaikutus
- Kiitämättömät tehtävät (alhaalla oikealla): Vaikutukseltaan vähäiset ja monimutkaiset toimenpiteet
Tendenssi on siis seuraava: mitä kauempana vasemmalla ylhäällä oleva toimenpide on, sitä parempi. Ehdotettujen toimenpiteiden tarkasta sijoittelusta olisi keskusteltava yhdessä tiimissä.
Käytännön esimerkki ponnistus-vaikutus-matriisista retro-ohjelmassa.
Esimerkin "Liian hidas palaute tukilipuista" avulla vaikutus- ja työmäärämatriisin kvadranttien toimenpiteet voisivat olla seuraavat:
Täydennysmateriaalit (alhaalla vasemmalla):
- Vastaa tukipyyntöihin automaattisella vastaanottoilmoituksella (on yksinkertaista, mutta ei todennäköisesti tyydytä asiakasta erillisenä muutoksena).
Pikavoitot (ylhäällä vasemmalla):
- "ensimmäisen vastaajan" roolin määrittäminen vastuun hajaantumisen välttämiseksi (jos vastuun hajaantuminen on keskeinen syy pitkiin vasteaikoihin, tämä toimenpide voi olla erittäin tehokas).
Suurhankkeet (ylhäällä oikealla):
- Perustetaan tekoäly, joka käsittelee automaattisesti jopa 80% tukipyynnöistä (todennäköisesti suuri hanke, mutta onnistuessaan se voi myös tarjota vastaavaa kestävää lisäarvoa).
Kiitämättömät tehtävät (alhaalla oikealla):
- Luo prosessikartta uudelleen tukipyyntöjä varten (olettaen, että prosessikartta on vanhentunut, mutta sitä tuskin käytetään muutenkaan, joten päivityksellä ei luultavasti olisi suurta vaikutusta).
Retro-valkoisen taulun malli #4: Vaikutuspiirit
Milloin vaikutuspiiriä kannattaa käyttää retrospektiivisessä tarkastelussa
Monet jälkikäteen tarkastelun aikana esiin nousevat ongelmat ovat luonteeltaan tiimikohtaisia. Tämä tarkoittaa, että kaikki ratkaisut eivät kuulu tiimin vaikutuspiiriin. Vaikutuspiirien malli tarjoaa hyvän lähestymistavan sen selvittämiseen, mitkä aloitteet voidaan kuitenkin käynnistää yksilö- tai tiimitasolla.
Miten vaikutuspiirit toimivat
Ongelman määrittelyn jälkeen alkaa aivoriihen ensimmäinen vaihe. Tällöin mietitään ensin, mitä kukin ryhmän jäsen voi tehdä erikseen ongelman ratkaisemiseksi tai ainakin sen kielteisten vaikutusten lieventämiseksi. Samoin toimitaan tiimi- ja organisaatiotasolla.
Tavoitteena on selvittää, mitä tiimi voi itse muuttaa sopeutuakseen mahdollisimman hyvin organisaation toimintaedellytyksiin. Tiimin ulkopuolisten ratkaisujen kannalta on tärkeää ideoida, mitä muutoksia organisaatiossa voitaisiin ehdottaa. Organisaatiokehyksen ongelmien käsittely tiimin ulkopuolella voi myös olla arvokas toimenpide.
Käytännön esimerkki vaikutuspiireistä retrossa
Havainnollistetaan laajuusmallia esimerkillä ongelmasta "tuotteen välitavoitteita ei saavuteta":
Mitä jokainen voi tehdä itsensä hyväksi?
- kyseenalaistetaan aktiivisesti, millaisia edellytyksiä oman panoksen on oltava olemassa ( jotta ulkoisista tekijöistä johtuvat viivästykset voidaan tunnistaa etukäteen).
- Jaa aktiivisesti tiimissä, kuinka paljon epävarmuutta aiheiden toteuttamisessa on vielä (jotta jo varhaisessa vaiheessa voidaan tehdä avoimeksi, että työpaketteja ei voida vielä arvioida tarkasti).
Mitä voimme tehdä tiiminä?
- Pyrkimys aktiiviseen vuorovaikutukseen muiden tuotetiimien kanssa, jotta rajapintaongelmat voidaan tunnistaa varhaisemmassa vaiheessa.
Mitä muutoksia organisaatiossa voidaan edistää?
- Ehdotetaan 1 viikon "jäähdyttelyvaihetta" sprinttien välillä.
- Ehdotetaan parempaa dokumentointilogiikkaa vaatimuksia ja riippuvuuksia varten.
Retro-valkoisen taulun malli #5: Hypoteesi ja koe
Milloin kokeilumallia kannattaa käyttää retrospektiivisessä tutkimuksessa?
Jälkikäteen tarkastellessa on tapana suunnitella toimenpiteitä liian kunnianhimoisesti. Kun näitä suuria toimenpiteitä toteutetaan, päivittäinen liiketoiminta tulee sitten tielle, ja toimenpiteen toteuttaminen pysähtyy, kunnes se pudotetaan pöydän alle. Jos sinulle käy näin, "kokeilu"-malli voisi tukea sinua toimenpiteiden pienentämisessä ja täytäntöönpanon nopeuttamisessa ja todennäköisyyden lisäämisessä.
Näin kokeen malli toimii
Ongelman määrittelyn jälkeen seuraava vaihe on tavoitetilan kuvaaminen. On tärkeää ymmärtää, mikä tarkalleen ottaen muuttuu tavoitetilassa ja miksi se on niin tärkeää. Seuraavaksi ideoidaan hypoteeseja siitä, miksi tavoitetilaa ei ole vielä saavutettu ja mitä esteitä on voitettava, jotta tavoitetilaan päästään.
Nyt on kyse näiden hypoteesien todistamisesta mahdollisimman pienillä kokeilla. Tavoitetilaan ei välttämättä tarvitse vielä päästä. Sen sijaan keskitytään hypoteesin validointiin. Tällä tavoin malli auttaa tiimiä ajattelemaan pienin askelin.
Käytännön esimerkki kokeen mallin käytöstä retrossa
Käytännössä esimerkki kokeiden kanssa työskentelystä voisi näyttää seuraavalta:
OngelmaTuotevisio herättää meissä enemmän kysymyksiä kuin antaa vastauksia.
TavoitetilaTuotevisio antaa meille suunnan ja turvallisuuden tehdä päivittäiset päätöksemme tiimissä itsenäisesti ja tarvitsemme vähemmän koordinointia tuoteomistajan kanssa.
HypoteesiPuhumme liian vähän konkreettisesta etenemissuunnitelmasta, jolla haluamme saavuttaa tuotevision.
Mahdolliset kokeet:
- Lisää uusi kenttä eepoksiin, jossa tuotteen omistaja selittää lyhyesti strategisen merkityksen ja näkökulman.
- Järjestä tuotevisiota ja etenemissuunnitelmaa käsittelevä työpaja tuotteen omistajan kanssa.
Kuten todettiin, aivoriihessä tehtyjen mahdollisten kokeilujen tulisi olla pieniä, helposti toteutettavia toimenpiteitä. Nämä kokeilut eivät välttämättä ratkaise ongelmaa kokonaisvaltaisesti. Siksi kokeilujen tulokset ja kokemukset olisi otettava aktiivisesti uudelleen esille tulevissa jälkikäteen tehtävissä tarkasteluissa, jotta voidaan päättää uusien oppien avulla (hypoteesi vahvistettu vai hylätty?), tarvitaanko jatkotoimenpiteitä ja jos tarvitaan, mitkä toimenpiteet olisivat lupaavia.
Taulupohjien käyttö retrospektiivissä
Muutaman mallin käyttäminen toimenpiteiden ideointiin ei yksin riitä. Sinun on myös arvioitava, mikä malli ja menetelmä sopii kuhunkin tilanteeseen. Toivottavasti esimerkit auttavat sinua arvioimaan tämän helpommin.
Vihje Echometer-käyttäjille
Retron aikana voit yksinkertaisesti valita ehdotetuista valkotaulupohjista jokaisen aiheen retrokankaalle riippumatta siitä, mitä retrospektiivimallia käytät. Jos olet luonut omia valkotaulupohjia, ne ovat myös valittavissa täällä:
