Ya puede ser un reto facilitar retrospectivas en un equipo o grupo pequeño. O con muy poco tiempo. Pero, ¿qué pasa con las retrospectivas en equipos grandes? Suelen ser mucho más exigentes.
Antes de desarrollar nuestra herramienta para las retrospectivas, adquirimos varias experiencias con grupos más grandes –eníamos a menudo exigencias de los clientes de que toda un área (no pocas veces más de 15 personas) participara en una retro.
Por tanto, me gustaría compartir en un primer paso los retos que han surgido en nuestra experiencia en estos equipos o grupos más grandes.
Retos de las retrospectivas en equipos o grupos grandes
1. Ambiente de debate
Con un gran número de participantes, éstos suelen conocerse sólo ligeramente en la vida cotidiana. Mientras que los equipos pequeños suelen poder contar con un ambiente de debate abierto y de confianza, esto suele ser más difícil con los equipos grandes. Aunque precisamente esta atmósfera de confianza es uno de los factores más importantes para el éxito de los equipos: La seguridad psicológica del equipo.
2. Compromiso y distribución de la conversación
Al mismo tiempo, es más fácil que cada individuo de esta constelación se retire de los debates. Como moderador, tienes que tener mucho más cuidado de que todos los participantes se comprometan, de que puedan contribuir y de que la distribución del debate sea razonablemente equilibrada.
3. Gestión del tiempo
Cuantos más miembros haya en el equipo, más temas se podrán poner sobre la mesa. Por lo tanto, la distribución del tiempo es esencial para poder dar cabida a todos los temas adecuadamente.
Ocasiones de retrospectivas en grandes equipos o grupos
Sin embargo, a veces no tienes elección y tienes que enfrentarte a estos retos. En la práctica, solemos ver las siguientes ocasiones de retrospectivas en equipos grandes:
- Un equipo grande simplemente no se divide en otros grupos subdivididos a largo plazo. Según la Guía Scrum, un equipo con 9 o más miembros se consideraría "demasiado grande".
- Un área formada por varios equipos pequeños que también quieren llevar a cabo una retro conjunta. Esto se denomina "Retrospectiva general" o "Retro de Retros".
Los siguientes consejos son útiles para ambos casos.
Consejos para retrospectivas en equipos o grupos grandes
¡Aquí tienes nuestros consejos para las retrospectivas en equipos grandes!
Consejo 1: Cuestiona el círculo de participantes en la retrospectiva
Una retrospectiva en un gran círculo debería cuestionarse sin duda. ¿Son realmente inmutables las condiciones marco? ¿No hay ninguna alternativa sensata?
Por tanto, con equipos o grupos grandes, la primera pregunta sería si el equipo puede dividirse temáticamente. No somos partidarios de plantearlo todo estrictamente según el libro de texto (o, en este caso, la Guía Scrum), pero el límite de 9 miembros del equipo no es una coincidencia – hasta este tamaño, una retrospectiva productiva puede tener lugar sin restricciones. Así que, especialmente si estás muy por encima de esta cifra, deberías cuestionarte la constelación del equipo.
En las "Retros Generales" con varios equipos, un "truco" muy utilizado es que cada equipo sólo envía representantes del mismo a la gran ronda. De este modo, la gran ronda puede mantenerse manejable, al menos en cuanto al número de participantes. El nombramiento de representantes de los equipos para las "Retros generales" también se denomina "Scrum de Scrums" en otro marco, concretamente aquí: Marco LesS.
Consejo 2: Observa una relación de confianza
- Aunque el equipo sea muy grande, el contenido (salvo las medidas) sigue siendo confidencial. → Esto debe señalarse en la moderación.
- Utiliza un registro breve para crear un ambiente informal – incluso con poco tiempo.
Consejo 3: Ten en cuenta el tamaño del equipo en el calendario
Cuanto mayor sea el equipo, más temas y más prolongados serán los debates.
Así, mientras que un equipo pequeño puede estar acostumbrado a poder completar una retrospectiva en una hora, esto no será posible con grupos más grandes de participantes.
El periodo de tiempo necesario depende en gran medida del formato y el método elegidos para la retrospectiva. Según nuestra experiencia, los plazos son los siguientes:
Plazos habituales para las retrospectivas en función del tamaño del equipo
- 5 o menos participantes → 45 – 90 minutos
- 6 a 10 participantes → 60 – 120 minutos
- 10 a 20 o más participantes → 90 – 180 minutos
Siéntete libre de experimentar tú mismo con el timeboxing para hacerte una idea. Sin embargo, es mejor tomarse más tiempo que demasiado poco, sobre todo al principio, y luego ver qué pasos se pueden optimizar – ¡Los siguientes consejos pueden ser útiles!
Consejo 4: Paralelización en la recopilación de temas e ideas
Pueden utilizarse formatos o métodos como "1-2-4-Todos" para paralelizar el proceso de búsqueda de temas e ideas. ¿Cómo funciona?
Cada persona reflexiona primero sobre un tema o pregunta de forma individual – por ejemplo durante 2 minutos (1). A continuación, cada participante busca un compañero para compartir las ideas recopiladas (2) antes de reunirse en grupos de cuatro (4) y, finalmente, presentar las ideas recopiladas de forma priorizada al grupo (Todos).
Puedes encontrar instrucciones más detalladas para 1-2-4-Todos en esta página: Estructuras liberadoras.
La mayoría de los entrenadores ágiles dan vueltas en círculos....
...y tratar síntomas superficiales. Es hora de utilizar la psicología – para un cambio de mentalidad sostenible.
Consejo 5: Haz retrospectivas de health check
- Se presentan declaraciones concretas.
- Cada miembro del equipo valora las afirmaciones de forma breve y nítida de forma anónima en una escala de encuesta – ¿cuánto estás de acuerdo del 1 al 7?
- Opcional: Se discuten los resultados. Se recogen ejemplos positivos y negativos que podrían explicar los resultados. Esta parte puede llevar un tiempo relativamente largo.
- Ahora tiene lugar una priorización directa, en la que cada miembro del equipo vota de forma anónima sobre cuáles de las afirmaciones tienen mayor necesidad de acción (leer más: La mejor herramienta gratuita para retrospectivas anónimas).
- Sólo se registrará como acción la declaración con más votos.
En primer lugar, no dudes en echar un vistazo a nuestro kit de construcción gratuito, que puede servirte de inspiración: Kit de Team Health Check.
Nota: Este formato solicita la concordancia con los elementos de Health Check en una escala.
- Agradecimiento: Valoramos los logros y aportes de nuestros colegas.
- Espíritu de equipo: Hay un ambiente de trabajo de confianza en nuestro equipo.
- Transparencia: Todos en mi equipo saben quién está trabajando en qué.
- Recuperación y descansos: tengo suficiente espacio para los descansos en los que puedo extraer nuevas energías.
- Cultura de reuniones: Nuestras reuniones están bien estructuradas y aún dejan espacio para la creatividad y la innovación.
- Apoyo: En mi equipo, cada miembro del equipo transmite su conocimiento y experiencia individual.
¿Quieres que tu jefe te ame? Luego lleve a su equipo a nuevos máximos de rendimiento. ¡Conviértalo de un automóvil promedio – en un cohete explosivo!
¿Cómo? Descargue mi libro electrónico gratuito y psicológicamente bien fundado sobre el tema "En 12 sencillos pasos para el flujo de equipo' y léelo. Mucho por adelantado – pero ahora al tema real de este texto.
Consejo 6: Prueba Echometer
Un gran apoyo para realizar retros en grandes grupos son unas buenas herramientas retro (consulta nuestra lista): 14 Herramientas Retro en comparación). Pueden quitarte mucho trabajo de encima –, incluida la recogida de opiniones antes de la retro y la priorización de acciones.
En particular, me gustaría mencionar una herramienta que yo mismo ayudé a desarrollar: Echometer. Combina los conocimientos de la psicología con las mejores prácticas ágiles para sacar el máximo partido de los Chequeos de Salud de Equipo y Retros para el desarrollo de equipos.
En la herramienta te damos consejos concretos sobre cómo derivar buenas acciones – y se puede utilizar tanto online a distancia como offline.
Por cierto, puedes hacer una retro en un equipo grande con nuestra herramienta sin que tú o tu equipo tengáis que iniciar sesión.
Con este botón puedes abrir directamente la herramienta, elegir tu método retro e invitar a un equipo mediante un enlace (Más de 30 métodos retrospectivos posibles):
Cuando llegues al final de la retro, puedes crear opcionalmente una cuenta gratuita para guardar tus resultados.
Si quieres saber más de antemano o iniciar una prueba real directamente – más información / empieza aquí gratis.
Consejo 7: Utiliza sesiones de grupo
Ahora se han recogido los problemas y se han priorizado aproximadamente, a pesar del gran equipo o grupo. A continuación, hay que analizar los problemas en detalle para poder deducir qué pequeñas acciones podrían utilizarse para conseguir una mejora.
Aquí es donde la cosa se pone especialmente delicada. Cuanto mayor sea el grupo de participantes, más probable es que los temas debatidos no sean relevantes para todos. En consecuencia, sólo una parte de los miembros del equipo puede contribuir a un tema.
Por lo tanto, la discusión de ciertos temas que no afectan por igual a todos los miembros del equipo debe externalizarse o paralelizarse sistemáticamente.
Hemos tenido muy buenas experiencias utilizando sesiones de grupo para ello: Estableces los temas y dejas que pequeños grupos autoorganizados trabajen en ellos. Cada participante es libre de entrar y salir de un grupo, como aquí: Formato Espacio Abierto.
De este modo, todo el mundo tiene la oportunidad de participar en los debates en los que puede contribuir activamente. Cuando se presentan los resultados de las sesiones de trabajo, en el mejor de los casos surge una medida tangible que puede aplicarse directamente en el siguiente sprint. Si las medidas propuestas parecen plausibles y dignas de ser aplicadas por todo el grupo de participantes, se considera que las medidas han sido decididas.
Sin embargo, también puede ser que el pequeño grupo aún no haya sido capaz de llegar a una propuesta final de acción. En estos casos, puede decidirse continuar la sesión de trabajo fuera de la retrospectiva, si los participantes lo consideran útil.
Cuidado con las medidas "a medias"
No hay nada más molesto que una medida a medio pensar que se creó bajo presión y de la que luego nadie quiere ocuparse. Por eso, según nuestra experiencia, es muy importante señalar en la moderación de tu gran equipo o grupo que la decisión de celebrar otra sesión de trabajo fuera de la retrospectiva puede ser una medida legítima para arrojar más luz sobre el tema si aún no se ha podido analizar de forma concluyente en el plazo de la retro.
Consejo 8: Recoge opiniones por adelantado
La recogida de opiniones, es decir, la fase de "recopilación de datos", puede ocupar un tiempo valioso en la retrospectiva, que en realidad se podría externalizar de antemano solicitando opiniones en el período previo a la retrospectiva.
Para estructurar de antemano esta solicitud de feedback, suele ser buena idea combinar preguntas cerradas con preguntas abiertas. De este modo, recibes un feedback cuantitativo sobre aspectos concretos y, como miembro del equipo, sigues teniendo la oportunidad de aportar abiertamente tus propios temas a través de las preguntas abiertas. Spotify, como pionero, también utiliza preguntas cerradas específicas, a cuyos resultados han dado el siguiente nombre: Chequeo de la Escuadra.
Por cierto, hemos desarrollado una herramienta que puede ayudarte en tu retrospectiva en equipos grandes. Puedes encontrar más información al respecto directamente a continuación.
Los retros en grupos pequeños son la mejor solución
Conclusión
Probablemente habrás deducido que no recomendamos las retrospectivas con un número demasiado elevado de participantes por las razones explicadas al principio. El reto: Para acoger la Retro.
Al mismo tiempo, esperamos que puedas sacar el máximo partido de las grandes retrospectivas con los consejos sobre paralelización & co. Porque sobre todo cuando te acostumbras a la constelación del retro como un gran equipo, puede resultar cada vez más fácil con el tiempo y hacer que el formato – sea un éxito a pesar de los obstáculos.
Por cierto: si sigues buscando variedad en tus retros en general, también puedes echar un vistazo a este artículo: 3 Métodos retro con efecto sorpresa.
Si quieres preguntas más variadas para tus retrospectivas, consulta nuestro post: 54 nuevos métodos retrospectivos para principiantes y profesionales (con, entre otros, el Mario Kart Retro, el Marathon Retro y el Elon Musk Retro).
Si todavía estás buscando una tabla retro adecuada (con más de 60 métodos retro), nuestro artículo puede ayudarte con el tema: Las mejores tablas retro en comparación.
