Erfolgreiche Eins-zu-Eins-Gespräche sind ein wichtiges Werkzeug für Führungskräfte, um eine starke Beziehung zu ihren Mitarbeitenden aufzubauen und um Mitarbeitende zu fördern und zu entwickeln. In diesem Artikel erhältst du eine umfassende Anleitung, die dir erklärt, was 1-zu-1-Gespräche überhaupt sind, was deren Zweck ist, wie du sie durchführst und welche Tipps du dabei beachten solltest.
Was ist ein One-On-One-Meeting mit Mitarbeitenden?
Was ist ein Eins-zu-Eins-Gespräch mit Mitarbeitenden überhaupt? Ein 1-On-1-Meeting ist ein regelmäßiges, persönliches Gespräch zwischen einer Führungskraft bzw. dem Team Lead und einem einzelnen Mitarbeitenden. Diese Meetings bieten einen Raum, in dem Anliegen besprochen, Feedback ausgetauscht und gemeinsame Ziele definiert werden können.
Der Fokus liegt auf der individuellen Entwicklung des Mitarbeitenden sowie auf der Klärung von Hindernissen und der Festlegung von Prioritäten. Anders als allgemeine Team-Meetings sind (zumindest erfolgreiche) One-On-One-Meetings bzw. Mitarbeitergespräche individuell und auf die Bedürfnisse der jeweiligen Person zugeschnitten.
Wichtig: Das Eins-zu-Eins-Gespräch ist weiterhin ein Business Meeting. Natürlich darf es auch mal informeller sein, aber es sollte zu jeder Zeit klar sein, welchen Mehrwert ihr mit dem Eins-zu-Eins-Format erreicht.
Jetzt sollte dir klar sein, was ein Eins-zu-Eins-Meeting ist. Kommen wir zu dem nächsten Schritt unserer Anleitung für erfolgreiche 1-zu-1s: dem Ziel und Zweck von Eins-zu-Eins-Gesprächen.
Mehrwerte, Ziele und Zweck von Eins-zu-Eins-Gespräche
Zweck von One-On-One-Meetings
Der Zweck von erfolgreichen One-On-One-Meeting ist es, ein privates und vertrauensvolles Gesprächsformat zwischen Mitarbeitendem und Führungskraft dem Team Lead zu schaffen. Wenn Vertrauen herrscht, trauen sich Mitarbeitende viel eher, ihre Ideen und Hindernisse offen zu kommunizieren.
Durch die Regelmäßigkeit der 1-zu-1 Gespräche wird außerdem die Kommunikation über aktuelle Aufgaben im Team wesentlich beschleunigt und eventuell falsch ausgerichtete Initiativen von Mitarbeitenden werden früh erkannt. Teil von erfolgreichen Eins-zu-Eins-Gesprächen ist also auch eine regelmäßige Kadenz – mehr dazu unten.
Ziel von Eins-zu-Eins-Gesprächen
Neben dem allgemeinen Zweck ist das Ziel eines One-On-One-Meetings individuell von der Situation abhängig. Typische Ziele eines erfolgreichen Eins-zu-Eins- bzw. regelmäßigen Mitarbeitergesprächs sind:
- Einarbeitung eines neuen Mitarbeitenden
- Bindung eines Mitarbeitenden an das Unternehmen (oder das Team)
- Beheben von Leistungsproblemen (siehe “Performance Improvement Plan”)
- Förderung der Entwicklung des Mitarbeitenden im Unternehmen
- Feedback und allgemeine Verbesserung der Zusammenarbeit
Erfolgreiche Eins-zu-Eins-Gespräche sollten sowohl auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch zur Zielerreichung des Unternehmens beitragen, wenn sie allen Regeln der Kunst folgen wollen.
Mehrwert von Eins-zu-Eins-Gesprächen
Unabhängig von dem konkreten Ziel für deine konkreten One-On-One-Meetings bzw. Mitarbeitergespräch, gibt es vielfältige Mehrwerte, von denen du profitieren kannst:
- Beziehungsaufbau: Eine enge Verbindung zwischen Führungskraft bzw. dem Team Lead und Mitarbeitendem schafft Vertrauen, Kommunikation wird wesentlich verbessert.
- Motivation steigern: Regelmäßige Aufmerksamkeit signalisiert Wertschätzung und stärkt das Engagement.
- Zufriedenheit & Kündigungsabsicht kennen: Die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu kennen, um eventuellen Kündigungsabsichten frühzeitig begegnen zu können, ist in Zeiten eines “Kriegs um Talente” sehr wertvoll.
- Chance für Coaching: Führungskräfte bzw. Team Leads können die Mitarbeitergespräche für Coaching nutzen und Mitarbeitenden Anstöße für deren Entwicklung geben.
Alles klar, jetzt kommt der nächste Schritt unserer Anleitung für 1-zu-1s: Wie führt man erfolgreiche Eins-zu-Eins Gespräche durch? Fangen wir mit einer einfachen Frage an: Was ist eigentlich eine gute Eins-zu-Eins-Gesprächs Kadenz, wie oft sollten sie stattfinden?
Tipp 1: Kadenz von Eins-zu-Eins-Gesprächen: Wie häufig sollte man One-On-One Meetings haben?
Beantworten wir die Frage, wie man Eins-zu-Eins Gespräche durchführt, erstmal damit, wie oft sie passieren sollen.
Wie oft ein regelmäßiges Mitarbeitergespräch bzw. One-On-One-Meeting stattfinden sollte, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe des Teams und des inhaltlichen Abstimmungsbedarfs. Es gibt keine eindeutige Regel hierfür. Hier eine typische Empfehlung für erfolgreiche Eins-zu-Eins-Gespräche, die ihren Zweck auch erfüllen:
- Wöchentlich: Ideal für schnelllebige Arbeitsumfelder oder für neue Mitarbeitende.
- Zweiwöchentlich: Häufig ein ausgewogenes Intervall für die meisten Teams. Guter Startpunkt für Eins-zu-Eins-Gespräche.
- Monatlich: Für erfahrene Mitarbeitende mit klaren Zielen und einer stabilen Leistung.
Eine Umfrage hat übrigens gefragt, wie oft sich Mitarbeitende sich 1-zu-1-Meetings mit ihren Managern wünschen. Die Antwort ist wöchentlich! Quelle: Umfrage zu 1:1-Meeting-Frequenz
Grundsätzlich ist der folgende Tipp also offensichtlich: Häufigere 1-zu-1s Meetings können einen exponentiell positiven Effekt auf die Entwicklung von Mitarbeitenden haben, wie diese Grafik zeigt:
Führungskräfte sollten zu jeder Zeit eine feste Kadenz für die regelmäßigen Mitarbeiter- bzw. Eins-zu-Eins-Gespräche definieren und diese Kadenz dann kontinuierlich im Dialog mit dem Mitarbeitenden der Situation anpassen, damit der Zweck von Eins-zu-Eins Gesprächen optimal erfüllt werden kann.
Du als Führungskraft weißt also jetzt, wie oft 1-zu-1 Gespräche passieren sollten. Im nächsten Schritt unserer Anleitung “Wie man erfolgreiche Eins-zu-Eins Gespräche durchführt” geht es um die richtige Dauer dieses Gesprächs.
Tipp 2: Wie lange sollte ein One-On-One Meeting dauern?
Auch hier gibt es keine klare Regel für erfolgreiche 1-1s. Die typische Dauer eines erfolgreichen Eins-zu-Eins-Gesprächs liegt zwischen 15 und 60 Minuten:
- 15 Minuten: Genügend Zeit für einen regelmäßigen Check-In bei einem vertrauten Format mit einer fixen Agenda. Für besondere Themen außerhalb der fixen Agenda sollten ggfs. separate Termine eingestellt werden.
- 60 Minuten: Lässt neben der fixen Agenda auch Raum für tiefere Gespräche, wie etwa Entwicklungs- oder Karrierethemen.
Eine klare Agenda und effiziente Notizen zur Vorbereitung helfen, die Zeit optimal zu nutzen. Unser Tipp ist, bei den ersten regelmäßigen Mitarbeitergesprächen erstmal etwas mehr Zeit einzuplanen und die Dauer anschließend gegebenenfalls zu reduzieren.
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Laut einer Umfrage ist die durchschnittliche Dauer von 1-zu-1-Meetings 43 Minuten – wir können aber nicht beurteilen, ob diese im Schnitt auch erfolgreich sind.
Quelle: Report 1:1-Meeting Statistiken
Es besteht eine große Nachfrage nach Eins-zu-Eins-Gesprächs Vorlagen. Deshalb gebe ich dir im nächsten Schritt unserer Anleitung eine kurze Vorlage, damit der Zweck deines 1-zu-1 Gesprächs optimal erfüllt werden kann. Damit nähern wir uns auch dem Kern der Frage, wie man erfolgreiche Eins-zu-Eins-Gespräche durchführen kann.
Tipp 3: Ein einfaches Starter-Template für One-On-One-Meeting-Agenda
Bei der Vorlage bist du grundsätzlich flexibel, es gibt hier aber ein paar Regeln für erfolgreiche 1-1 Meetings. Um den Einstieg zu erleichtern, hier ein bewährte Vorlage für erfolgreiche One-On-One-Gespräche beziehungsweise deren Agenda:
- Check-in: Wie geht es dir? Informeller Austausch auch zu persönlichen Dingen.
- Rückblick: Woran hast du zuletzt gearbeitet? Welche Themen beschäftigen dich aktuell?
- Blocker & Herausforderungen: Mit welchen Blockern oder Herausforderungen hast du zu kämpfen? Wie kann ich dich unterstützen?
- Ziele: Welche Ziele hast du dir für die nächste(n) Woche(n) gesetzt?
- Weitere Punkte des Mitarbeitenden bzw. des Direct Reports (z.B. Feedback oder Ideen)
- Weitere Punkte der Führungskraft bzw. des Team Leads (z.B. Feedback oder persönlicher Austausch zu Updates aus dem Unternehmen)
- Umfragen-Stimmungsabfrage (optional): Regelmäßig die Zufriedenheit von Teammitgliedern zu verschiedenen Aspekten (zum Beispiel allgemeine Zufriedenheit, Feedbackkultur, Führung) auch in Zahlen abzufragen und messbar zu machen professionalisiert deine Führung.
Die Nutzung einer Agenda schafft Struktur und gibt Sicherheit für beide Seiten in der Vorbereitung des Eins-zu-Eins- bzw. Mitarbeitergesprächs. Somit ist die Wahrscheinlichkeit für ein erfolgreiches Gespräch, das den eigentlichen Zweck des Meetings auch erfüllt, drastisch erhöht.
Übrigens bietet das 1-zu-1-Meeting Tool Echometer verschiedene Vorlagen für eure Meeting-Routine an. Hier ist nur ein Beispiel von vielen – schau gerne mal in unser Tool:
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Kommunikation
Wo siehst du dein Team: Wie sind Redebeiträge verteilt?
Wo siehst du dich selbst: Welche Rolle spielst du, abhängig vom Meeting?
Was wäre ein erster Schritt, damit Redebeiträge sich gleicher im Team verteilen?
1:1 Meeting Tool Template: Vorwärts scheitern
Wann hattest du das letzte Mal das Gefühl, dass du bei etwas einen Fehler gemacht hast?
Wie hast du auf diesen Fehler reagiert?
Was wäre ein konstruktiver Blick auf diesen „Fehler“?
Was sind die nächsten wichtigen Fehler, die du machen musst, um deinen Zielen näher zu kommen?
1:1 Meeting Tool Template: Von den Besten lernen
Zu wem in deinem Team siehst du auf und warum?
Was sind die Dinge, die du lernen möchtest, wenn du an deine Kolleg*innen im Unternehmen und darüber hinaus denkst?
Nimm Kontakt auf zu den Personen, von denen du lernen möchtest.
1:1 Meeting Tool Template: Konflikttypen
Nenne einen Konflikt, den du vor kurzem in deinem Team hattest.
Wirf einen Blick auf die 5 verschiedenen Konfliktstile: Kann man dein Verhalten und deine Gesinnung in eine oder mehrere der Konfliktstile einordnen?
Wie hättest du den Konflikt besser bewältigen können?
Noch zwei konkrete Tipps zur Eins-zu-Eins-Agenda, falls du überlegst, die Eins-zu-Eins-Vorlage anzupassen:
- Wenn du erfolgreich sein willst, überspringe bitte den Check-In bei deinem Eins-zu-Eins-Gespräch nicht. Wahrscheinlich kommt ihr gerade beide aus anderen Terminen oder Kontexten und braucht ein paar Minuten, um euch gedanklich auf das Eins-zu-Eins-Gespräch einzustellen. Der Check-In ist außerdem eine gute Chance, um die Beziehung mit dem Mitarbeitenden zu stärken und gegenseitiges persönliches Interesse und Wertschätzung zu vermitteln.
- Der Agendapunkt “Weitere Punkte des Mitarbeitenden” des Eins-zu-Eins-Gesprächs ist als Sammelbecken gedacht, damit dein*e Mitarbeitende*r hier alle Themen einbringen kann, bei denen sie*er sich unsicher ist, wo die Punkte platziert werden sollen. Mein Tipp ist, ihn daher nicht aus der Agenda zu streichen und immer proaktiv nachzufragen, ob es diesbezüglich Themen gibt. Falls nicht, könnt ihr den Punkt im Business Meeting immer noch überspringen, und dem Erfolg deines 1-zu-1 Meetings stand dieser Punkt zumindest nicht im Weg.
Eine gute Anleitung arbeitet auch mit Frameworks. Deshalb möchte ich dir auch unser kurzes Framework für Eins-zu-Eins-Gespräche nicht vorenthalten. Es wird dir dabei helfen, den Zweck eurer neuen Meeting-Routine optimal zu erfüllen.
Tipp 4: Wie man entwicklungsorientierte Eins-zu-Eins-Gespräche durchführt: Ein einfaches Framework für One-On-Ones
Wenn sich deine Eins-zu-Eins- bzw. Mitarbeitergespräche wie Zeitverschwendung anfühlen und alles andere als erfolgreich sind, ist der folgende Abschnitt für dich.
Viele Eins-zu-Eins- bzw. Mitarbeitergespräche enden in einseitigen Status-Updates von Mitarbeitenden an deren Führungskräfte bzw. Team Leads. Solche Eins-zu-Eins-Gespräche mit Reporting-Charakter haben häufig für den Mitarbeitenden kaum Mehrwert, sie erfüllen ihren Zweck nicht und bedeuten vor allem Mehraufwand. Deshalb sind diese “Status-Report 1-1-Meetings” aus unserer Sicht Zeitverschwendung und entsprechen nicht dem Anspruch einer modernen Führungskraft als “Servant Leader”.
Siehe auch: Servant Leadership im agilen Arbeitskontext
Wir plädieren daher stark dafür, dass erfolgreiche Eins-zu-Eins-Meetings immer auch einen entwicklungsorientierten Fokus haben sollten, um ihren Zweck gänzlich zu erfüllen.
Entwicklungsorientierte One-On-Ones bzw. Mitarbeitergespräche folgen einem klaren Framework, um den Erfolg zu maximieren:
- Kontinuierliche Reflexion: Gemeinsam vergangene Erfolge und Herausforderungen reflektieren. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden Muster identifizieren.
- Entwicklungsziele: Die Erarbeitung von ansprechenden, individuellen Entwicklungszielen, die zu den Karrierezielen des Mitarbeitenden passen, erhöht die Mitarbeiterbindung und Motivation.
- Entwicklungsmaßnahmen: Konkrete Schritte definieren und aktiv unterstützen, um die Fähigkeiten des Mitarbeitenden zu entwickeln, damit diese*r ihre*seine Ziele erreichen kann.
Ein solches Framework für erfolgreiche Eins-zu-Eins-Gespräche gibt Orientierung und fördert die Weiterentwicklung. Der erste Schritt dabei ist die Definition eines Entwicklungsziels – was der nächste Teil unserer Eins-zu-Eins-Gesprächs Anleitung ist.
Tipp 5: Wie man Ziele für Mitarbeitende in Eins-zu-Eins-Gesprächen definiert und nachverfolgt
Entwicklungsziele können ein weiteres Werkzeug sein, um euren Eins-zu-Eins- bzw. Mitarbeitergesprächen eine Struktur und Richtung zu geben und so deren Erfolg zu maximieren. Die Entwicklungsziele sollten immer in den Kontext passen, um ihren Zweck zu erfüllen:
- Inwiefern passt das Entwicklungsziel des Mitarbeitenden zu den Zielen des Teams oder die des Unternehmens? Wenn dieser Aspekt des Ineinandergreifens von Zielen für dich relevant ist, kann ich das Framework von “Objectives und Key Results” als Tipp empfehlen.
- Wie passt das Entwicklungsziel zu den persönlichen Interessen und der Motivationslage des Mitarbeitenden?
Studien zeigen, dass klare Entwicklungsziele – komplett ohne finanzielle Vergütung – die Performance von Mitarbeitenden um 12% bis 15% steigern können. Siehe: Der Einfluss von Zielsetzungen auf Arbeitsleistung
Die Basis für erfolgreiche Eins-zu-Eins-Gespräche: Das Entwicklungsziel für Mitarbeitende definieren
Deshalb solltet ihr vor der Definition von Entwicklungszielen in euren 1-1-Meetings auch einmal aus dem Alltag herauszoomen, um über die langfristigen Vorstellungen des Mitarbeitenden zu reden und auch darüber, in welcher Rolle sich der Mitarbeitende mittel- oder langfristig sieht. Versuche die Motivatoren des Mitarbeitenden gut zu verstehen, bevor ihr euch darauf stürzt, gemeinsam Entwicklungsziele festzulegen.
Die Entwicklungsziele sollten klar, messbar und erreichbar sein, damit sie ihren Zweck erfüllen. Mit der SMART-Methode könnt ihr die Formulierung prüfen:
- Spezifisch: Ist das Entwicklungsziel klar und konkret genug? Falls es zu weit in der Zukunft entfernt scheint: Könnte man ein früheres Zwischenziel definieren?
- Messbar: Es sollte messbare Indikatoren geben, um den Fortschritt zu bewerten. Wie werdet ihr diese Messungen in eure One-On-One-Meetings bzw. regelmäßigen Mitarbeitergespräche integrieren?
- Attraktiv: Das Ziel sollte für den Mitarbeitenden sinnvoll und motivierend sein.
- Realistisch: Das Entwicklungsziel muss für den Mitarbeiten erreichbar sein. Ist es mit der Arbeitslast realistisch es zu erreichen, oder müsste man dafür die Verantwortungsbereiche verändern?
- Terminiert: Es sollte einen klaren Zeitrahmen geben und am besten Meilensteine geben, sodass Fortschritt bereits in den kommenden Eins-zu-Eins- bzw. Mitarbeitergesprächen erzielbar sein wird.
Entwicklungsziele in Eins-zu-Eins-Gesprächen tracken
Behaltet das Entwicklungsziel möglichst sichtbar in euren One-On-One-Notizen, damit ihr regelmäßig daran erinnert werdet.
Das Entwicklungsziel wird in erfolgreichen One-On-Ones bzw. Mitarbeitergesprächen regelmäßig hinterfragt und gegebenenfalls angepasst. Außerdem sollten aus dem Entwicklungsziel möglichst kurzfristig umsetzbare Maßnahmen abgeleitet werden, damit man kontinuierlich den Fortschritt spürt und der Zweck der Eins-zu-Eins-Gespräche erfüllt werden kann.
Optimalerweise habt ihr kontinuierlich ein oder zwei aktive Maßnahmen zu dem Entwicklungsziel, die ihr im Rahmen eurer Eins-zu-Eins- bzw. Mitarbeitergespräche besprechen könnt.
Tipp 6: Eins-zu-Eins Business Meeting Tools
Fühlst du dich als Führungskraft bzw. Team Lead immer noch unsicher und weißt nicht so wirklich, wie man erfolgreiche Eins-zu-Eins-Gespräche durchführt? Ich habe oben schon darauf hingewiesen, dass es natürlich Software dafür gibt, Eins-zu-Eins Gespräche durchzuführen. Das Schöne an 1-zu-1 Online Tools ist, dass sie die Grundlagen der vorliegenden Anleitung naturgemäß berücksichtigen.
Wenn du dich im Detail für existierende Tools interessierst, kann ich dir unseren Artikel dazu als zusätzlichen Tipp empfehlen: Die 3 besten 1-zu-1 Meeting Tools im Vergleich. Falls du direkt Lust hast, das aus unserer Sicht beste Tool für erfolgreiche 1-zu-1-Gespräche auszuprobieren, kannst du über das folgende Template direkt loslegen. Das Tool kann viel mehr, als nur Gesprächsnotizen festzuhalten – es hat viele Templates, Automatisierungen, Maßnahmenvorschläge und hilft dir dabei, KPIs für die Mitarbeiterentwicklung zu haben:
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Kommunikation
Wo siehst du dein Team: Wie sind Redebeiträge verteilt?
Wo siehst du dich selbst: Welche Rolle spielst du, abhängig vom Meeting?
Was wäre ein erster Schritt, damit Redebeiträge sich gleicher im Team verteilen?
1:1 Meeting Tool Template: Vorwärts scheitern
Wann hattest du das letzte Mal das Gefühl, dass du bei etwas einen Fehler gemacht hast?
Wie hast du auf diesen Fehler reagiert?
Was wäre ein konstruktiver Blick auf diesen „Fehler“?
Was sind die nächsten wichtigen Fehler, die du machen musst, um deinen Zielen näher zu kommen?
1:1 Meeting Tool Template: Von den Besten lernen
Zu wem in deinem Team siehst du auf und warum?
Was sind die Dinge, die du lernen möchtest, wenn du an deine Kolleg*innen im Unternehmen und darüber hinaus denkst?
Nimm Kontakt auf zu den Personen, von denen du lernen möchtest.
1:1 Meeting Tool Template: Konflikttypen
Nenne einen Konflikt, den du vor kurzem in deinem Team hattest.
Wirf einen Blick auf die 5 verschiedenen Konfliktstile: Kann man dein Verhalten und deine Gesinnung in eine oder mehrere der Konfliktstile einordnen?
Wie hättest du den Konflikt besser bewältigen können?
Die 5 wichtigsten Tipps für erfolgreiche One-On-One Meetings zusammengefasst
Also, fassen wir nochmal zusammen, was du als Führungskraft hoffentlich bezüglich erfolgreicher Eins-zu-Eins-Gespräche und deren Zweck mitnehmen konntest (abgesehen von dem Wissen, was ein 1-zu-1-Gespräch überhaupt ist):
- Regelmäßigkeit sicherstellen: Eine konstante Kadenz, wie wöchentlich oder zweiwöchentlich, ist essenziell.
- Vorbereitung & saubere Dokumentation: Eine klare Agenda und strukturierte Notizen machen Eins-zu-Eins-Gespräche effizienter.
- Zuhören: Gib dem Mitarbeitenden Raum, ihre/seine Anliegen zu äußern.
- Entwicklung fördern: Nutze die One-On-Ones bzw. regelmäßigen Mitarbeitergespräche, um langfristige Entwicklungsziele für Mitarbeitende zu definieren und deren Erreichung aktiv zu unterstützen.
- Nachverfolgen: Halte Ergebnisse und Aufgaben schriftlich fest und schaffe gemeinsam Verbindlichkeit, was die Umsetzung der Follow-ups angeht.
Mit diesen Tipps und Guidelines werden deine Eins-zu-Eins-Meetings bzw. Regelmäßigen Mitarbeitergespräche zu einem wertvollen Instrument für Führung und Entwicklung.
