Kontinuierliche Verbesserung ist der Prozess der ständigen Suche nach Möglichkeiten zur Weiterentwicklung der Qualität, Effizienz und Effektivität von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen und Verfahren. Der Prozess basiert auf der Idee, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt, egal wie gut man bereits ist.
Dabei ist die agile Strategie der kontinuierlichen Verbesserung, eine Denkweise und eine Methode, die die Prinzipien der „agilen Softwareentwicklung“ auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess anwendet. Agile Softwareentwicklung ist ein Ansatz, bei dem die Zusammenarbeit mit Kunden und das Reagieren auf Veränderungen wichtiger sind als das Befolgen eines festgelegten Plans.
Die Strategien der agilen Softwarentwicklung werden mittlerweile aber auch außerhalb der Softwareentwicklung zur Verbesserung verschiedenster Teams in Unternehmen verwendet.
Die agile Strategie der kontinuierlichen Verbesserung beinhaltet:
- Aufteilung großer Verbesserungsziele in kleine, überschaubare und messbare Aufgaben
- Priorisierung der wertvollsten und dringendsten Verbesserungsaufgaben auf der Grundlage von Kundenfeedback und Geschäftsanforderungen
- Bereitstellung von Verbesserungsaufgaben in kurzen Iterationen oder „Sprints“, die in der Regel zwischen einer und vier Wochen dauern
- Testen und Validieren der Ergebnisse jeder Verbesserungsaufgabe mit Kunden und anderen Interessengruppen
- Überprüfung und Anpassung des Verbesserungsprozesses auf der Grundlage des Feedbacks und der Erkenntnisse aus jeder Iteration
- Befähigung und Einbindung der Teammitglieder zur Übernahme von Verantwortung für den Verbesserungsprozess und zur Zusammenarbeit untereinander und mit den Kunden
Kontinuierliche Verbesserung auf die agile Art
Dein Team hat die besten Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung
Einer der Hauptvorteile der agilen Strategie zur kontinuierlichen Verbesserung besteht darin, dass du die kollektive Weisheit und Kreativität deiner Teammitglieder nutzt. Deine Teammitglieder sind diejenigen, die Ihre Produkte, Dienstleistungen, Prozesse und Verfahren am besten kennen. Sie sind es auch, die am häufigsten mit den Kunden und Stakeholdern interagieren. Daher sind sie am besten in der Lage, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und Verbesserungsideen zu entwickeln.
Um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in deinem Team zu fördern, kannst du folgende Dinge tun:
- Ermutige deine Teammitglieder, ihr Feedback, ihre Vorschläge und Erkenntnisse regelmäßig mitzuteilen.
- Ein sicheres und unterstützendes Umfeld schaffen, in dem Teammitglieder ihre Meinungen und Bedenken äußern können, ohne Angst vor Verurteilung oder Kritik zu haben
- Teammitglieder, die zum Verbesserungsprozess beitragen, anerkennen und belohnen
- Stelle deinen Teammitgliedern die Zeit, die Ressourcen und die Unterstützung zur Verfügung, die sie für die Umsetzung ihrer Verbesserungsideen benötigen.
- Beziehe deine Teammitglieder in den Entscheidungsprozess bezüglich der Verbesserungsprioritäten und -pläne ein.
Werkzeuge und Techniken zur kontinuierlichen Verbesserung
Es gibt viele Werkzeuge und Techniken, die dir bei der Umsetzung der agilen Strategie der kontinuierlichen Verbesserung helfen können. Einige der gängigsten sind:
- Der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act): Eine vierstufige Methode zur Durchführung von Veränderungen. Die Methode umfasst die Planung der Veränderung, die Durchführung der Veränderung, die Überprüfung der Ergebnisse und das Handeln auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse.
- Die 5 Gründe (Whys): Eine Technik, um die Ursache eines Problems zu finden, indem man fünfmal nach dem „Warum“ fragt, bis man zum Kern des Problems gelangt.
- Das Fishbone-Diagramm: Ein visuelles Hilfsmittel zur Identifizierung und Analyse der möglichen Ursachen eines Problems. Es ähnelt einem Fischskelett mit einer Problemstellung als Kopf und verschiedenen Ursachenkategorien als Gräten.
- Das Pareto-Diagramm: Ein grafisches Instrument zur Darstellung der Häufigkeit oder der Auswirkungen verschiedener Faktoren oder Probleme. Es hilft Ihnen, die 20% der Faktoren oder Probleme zu identifizieren, die 80% der Auswirkungen oder Probleme verursachen.
- Die SMART-Kriterien: Eine Reihe von Kriterien für die Festlegung spezifischer, messbarer, erreichbarer, relevanter und zeitgebundener Ziele.
- Die Kanban-Tafel: Ein visuelles Werkzeug zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Es besteht aus einer Tafel mit Spalten, die verschiedene Arbeitsstufen darstellen, und Karten, die einzelne Aufgaben repräsentieren. Es hilft Ihnen, den Fortschritt zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und die laufende Arbeit zu begrenzen.
- Die Retrospektive: Ein Treffen am Ende jeder Iteration oder jedes Sprints, bei dem die Teammitglieder darüber nachdenken, was gut gelaufen ist, was schief gelaufen ist und was verbessert werden kann.
Kontinuierliche Verbesserung auf die agile Art
Feedbackschleife zur kontinuierlichen Verbesserung
Die Feedbackschleife zur kontinuierlichen Verbesserung ist ein Zyklus, in dem Feedback von Kunden, Interessengruppen und Teammitgliedern gesammelt, analysiert und umgesetzt wird. Dieser Zyklus ist wichtig, um sicherzustellen, dass deine Verbesserungsbemühungen mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden sowie mit den Unternehmenszielen und -strategien übereinstimmen.
Die Feedbackschleife zur kontinuierlichen Verbesserung umfasst Folgendes:
- Einholung von Feedback von Kunden, Interessengruppen und Teammitgliedern über verschiedene Kanäle wie Umfragen, Interviews, Bewertungen, Kommentare, Beschwerden, Vorschläge usw.
- Analyse der Feedbackdaten mit quantitativen und qualitativen Methoden wie Statistik, Stimmungsanalyse, Text Mining usw.
- Identifizierung von Mustern, Trends, Lücken, Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen und Erkenntnissen aus Feedbackdaten
- Priorisierung von Feedback-Elementen auf der Grundlage ihres Wertes und ihrer Dringlichkeit
- Kommunikation der Feedback-Ergebnisse an Kunden, Stakeholder und Teammitglieder
- Implementierung von Feedback-Elementen als Verbesserungsaufgaben in Iterationen oder Sprints
- Messung der Auswirkungen von Feedback-Elementen auf Kundenzufriedenheit, Loyalität und Kundenbindung sowie auf die Unternehmensleistung, das Wachstum und die Rentabilität
Übungen zur kontinuierlichen Verbesserung
Übungen zur kontinuierlichen Verbesserung sind Aktivitäten, die dir helfen, deine Fähigkeiten bei der Anwendung der agilen Strategie zur kontinuierlichen Verbesserung zu üben und zu verbessern. Du kannst diese einzeln oder in Gruppen, online oder offline, formell oder informell durchführen.
Wir selbst nutzen dazu zweiwöchige Retrospektiven, um die meisten dieser Übungen, gemeinsam im Team durchzuführen.
Einige Beispiele für Übungen zur kontinuierlichen Verbesserung sind:
- Die Stop-Start-Continue-Retro: Eine einfache und effektive Methode, um herauszufinden, was du und dein Team aufhören, anfangen und fortsetzen sollten, um eure Arbeit zu verbessern. Ihr könnt diese Übung am Ende jeder Iteration oder jedes Sprints anwenden.
- Die SWOT-Analyse: Ein strategisches Instrument zur Bewertung der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eurer Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder Verfahren. Du kannst diese Übung nutzen, um Verbesserungsbereiche und Aktionspläne zu ermitteln.
- Die Brainstorming-Sitzung: Eine kreative Technik, um in kurzer Zeit eine große Anzahl von Ideen zu entwickeln. Du kannst diese Übung nutzen, um Ideen für Verbesserungen oder Lösungen für Probleme zu finden. Du kannst verschiedene Methoden wie Mindmapping, Wortassoziation, Zufallsinput usw. anwenden, um deine Kreativität anzuregen.
- Die Technik der Punktabstimmung: Eine einfache und demokratische Methode zur Priorisierung von Ideen oder Aufgaben. Du kannst diese Übung verwenden, um aus einer Liste von Optionen die wertvollsten und dringendsten Verbesserungsmaßnahmen auszuwählen. Jeder Teilnehmer erhält eine Anzahl von Punkten (in der Regel drei), die er entsprechend seiner Präferenz auf die Optionen verteilen kann.
Wir wenden viele dieser Methoden in unseren retrospektiven an. Wenn du mehr über unsere Retrospektiv-Agenda erfahren willst, kannst du das hier machen: Unsere Retrospektiv-Vorlagen
Kontinuierliche Verbesserung auf die agile Art
Kontinuierliche Verbesserung bewerten
Die Überprüfung der kontinuierlichen Verbesserung ist ein Prozess zur Bewertung der Ergebnisse und Resultate deiner Verbesserungsbemühungen. Dies ist wichtig, um deine Fortschritte zu messen, aus Ihren Erfolgen und Misserfolgen zu lernen und deine Erfolge zu feiern.
Die Überprüfung der kontinuierlichen Verbesserung beinhaltet:
- Vergleich der tatsächlichen Ergebnisse mit den erwarteten Ergebnissen
- Ermittlung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), die die Effektivität und Effizienz Ihrer Verbesserungsbemühungen messen
- Berechnung der Investitionsrendite (ROI oder ROTI) Ihrer Verbesserungsbemühungen
- Analyse der Faktoren, die zu deinen Verbesserungsbemühungen beigetragen oder sie behindert haben
- Dokumentation der Erfahrungen und bewährten Verfahren aus deinen Verbesserungsbemühungen
- Weitergabe der Ergebnisse und Resultate an Kunden, Interessengruppen und Teammitglieder
- Anerkennung und Belohnung der Teammitglieder, die zu den Verbesserungsmaßnahmen beigetragen haben
- Feiern der Meilensteine und Errungenschaften deiner Verbesserungsbemühungen
Kontinuierliche Verbesserung auf die agile Art
- Die Verbesserungsziele und -vorgaben
- Die Verbesserungsaufgaben und Teilaufgaben
- Die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder
- Die für jede Aufgabe benötigten Ressourcen und Werkzeuge
- Den Zeitplan und die Meilensteine für jede Aufgabe
- Die Risiken und Herausforderungen für jede Aufgabe
- Die Notfallpläne für jede Aufgabe
Ziele der kontinuierlichen Verbesserung
Die Ziele der kontinuierlichen Verbesserung sind die gewünschten Ergebnisse eurer Verbesserungsbemühungen. Sie sind das, was dein Team durch die Verbesserung eurer Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder Verfahren erreichen will. Die Ziele der kontinuierlichen Verbesserung sind im Idealfall:- auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden sowie auf die Unternehmensziele und -strategien abgestimmt
- Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART)
- herausfordernd, aber realistisch (110% Prinzip)
- Motivierend und anregend
- klar an alle Stakeholder (Kunden, Interessengruppen und Teammitglieder) kommuniziert
