Modererer teamleder retrospektiv? 10 vigtige tips

Hey kære teamledere for agile teams! Som psykolog og Scrum Master vil jeg i dag dele nogle vigtige tips til at facilitere agile retrospektiver, når man ikke selv er i Scrum Master-rollen, men snarere har rollen som teamleder eller på en eller anden måde er “chef”. Hvordan kan du som leder og servant leader få mest muligt ud af dette vigtige øjeblik i den agile proces? Lad os sammen søge efter svar!

Først og fremmest: Det siger sig selv, at det ikke er ideelt, hvis du modererer det agile retrospektiv som teamleder, dvs. (afhængigt af din specifikke organisationsform) potentielt endda den officielle beslutningstager for en medarbejder. Hvorfor er det sådan? 

Det skyldes selvfølgelig, at det i høj grad kan hæmme den absolut nødvendige, åbne atmosfære i teamet. Jo mindre åben man er for at dele ærlig feedback, jo mindre frugtbar bliver retrospektivet. Det kan endda ende i et såkaldt zombie-scrum.

Hvis det er muligt, bør du derfor forsøge at få en så neutral moderator som muligt til din retrospektive evaluering. Men hvis det af en eller anden grund ikke er muligt, er her i det mindste et par tips til at få det bedste ud af din situation.

1. Forberedelse er afgørende:

   • Forbered retrospektivet godt ved at sætte dagsordenen på forhånd. Sørg for, at der er planlagt nok tid til hver fase.
   • Indsaml feedback eller emner fra teammedlemmerne på forhånd for at gøre diskussionen mere målrettet. Værktøjer som Echometer kan f.eks. hjælpe dig med at gøre dette via en undersøgelse.

2. Skab en positiv atmosfære:

   • Understreg den konstruktive karakter af retrospektivet. Målet er at identificere forbedringer, ikke at placere skyld. Kort sagt, glem ikke at inkludere spørgsmålet “Hvad gik godt?”.
   • Brug icebreakers eller små lege til at skabe en afslappet atmosfære og bringe teamet tættere sammen.

3. Hold øje med tiden:

   • Sørg for, at retrospektivet holder sig inden for den angivne tidsramme. Respekter teammedlemmernes tid, og hold dig til den planlagte dagsorden.

4. Brug forskellige retrospektive teknikker:

   • Brug forskellige metoder til at skabe variation og fremhæve forskellige aspekter af samarbejdet. Her er 50 agile retrospektive ideer til ethvert team .

5. Fokuser på konkrete tiltag:

   • Sørg for, at der under retrospektivet identificeres konkrete handlinger og foranstaltninger for at adressere de identificerede forbedringsområder - først da vil teamet føle sig taget alvorligt af dig som leder.

6. Tilskynd til aktiv deltagelse:

   • Opfordr alle teammedlemmer til at deltage aktivt. Sørg for, at alle har mulighed for at dele deres perspektiv.

7. Vær neutral og objektiv - din mening kommer til sidst:

   • Som facilitator skal du forsøge at forblive neutral og objektiv. Undgå selv at gribe for meget ind i diskussionen eller dominere med din mening. Som leder kan du med din mening påvirke de andre meget stærkt og bidrage massivt til “gruppetænkning”. En simpel grundregel: Din mening bør nævnes til sidst.

8. Få feedback på processen:

   • Spørg efter feedback efter retrospektivet for også at forbedre din facilitering. Det viser, at du er åben for forslag og støtter løbende forbedringer. For eksempel har “ROTI-scoren” vist sig at være effektiv i Echometer: Et simpelt spørgsmål om, hvor godt tiden var investeret i retroen, “Return On Time Invested”.

9. Registrer resultaterne:

   • Dokumenter resultaterne af retrospektivet, herunder de identificerede handlinger. Det hjælper med at spore og vise fremskridt over tid.

10. Fremme selvorganisering:

    • Tilskynd teamet til at finde selvorganiserede løsninger. Giv dem frihed til at forbedre deres egne processer, og støt dem i at tage ansvar.

11. Muliggør anonym feedback:

    • Giv om nødvendigt mulighed for anonym feedback. Nogle gange føler teammedlemmer sig friere til at udtrykke deres meninger, hvis de er sikre på, at deres identitet er beskyttet. Især hvis du modererer retroen som teamleder. Værktøjer som Echometer kan også hjælpe dig meget her.

"Mange teammedlemmer tør ikke sige deres mening!"

Løs denne udfordring

"Vi opdager for mange uventede problemer og fejl på et sent tidspunkt!"

Løs denne udfordring

"Hvorfor tager det mig nogle gange timer at forberede et simpelt tilbageblik?"

Løs denne udfordring

Mange af de punkter, der er nævnt ovenfor, kan klares med et godt retro- og teamudviklingsværktøj som Echometer. Det er specielt udviklet til, når der ikke er en dedikeret Scrum Master på fuld tid i et team.

Echometer er et digitalt værktøj, der hjælper agile teamledere med agile retrospektiver og team Health Check’er. Uanset om det er remote, hybrid eller on-site: det gør teamcoaching målbart og professionaliserer dit arbejde, samtidig med at det sparer dig for en masse arbejde. Tag et kig på vores hjemmeside for at finde ud af mere: www.echometerapp.com.

Også et eksperiment værd: Du som teamleder lader teamet gennemføre en retro uden dig og spørger, om dette eventuelt foretrækkes af teamet.

Christian Heidemeyer, psykolog og Scrum Master

At moderere agile retrospektiver handler om mere end bare at tale. Aktiv lytning, forskellige perspektiver, konkrete handlingspunkter og mange andre ting (se ovenfor) er nøglen til deres succes på mellemlang sigt.

Til sidst, endnu en gang henvisningen: Hvis du gerne vil prøve, hvordan det føles at videreudvikle dit team med vores værktøj: Du kan starte et agilt retrospektiv uden login i det følgende, i dette tilfælde “Keep, Stop, Start” workshoppen. 

Alternativt kan du blot videresende vores hjemmeside til de ansvarlige kolleger: www.echometerapp.com.

How to

Hold Stop Start Retro: Sådan forløber retroen

1. Random Icebreaker (2-5 minutter)

   Echometer stiller en generator til rådighed med tilfældige check-in-spørgsmål.

2. Gennemgang af åbne tiltag (2-5 minutter)

   Før man går i gang med nye emner, bør man tale om effektivitetskontrol for at se, hvad der er blevet af tiltagene fra tidligere retrospektiver. Echometer viser automatisk alle åbne Action Items fra tidligere retros.

3. Diskuter retro-emner

   Brug de følgende åbne spørgsmål til at samle jeres vigtigste indsigter. Først skjult for hver især. Echometer gør det muligt at afsløre hver kolonne på retro-boardet enkeltvis for derefter at præsentere og gruppere feedbacken.

   • Fortsæt: Hvad skal vi beholde?
   • Stop: Hvad skal vi stoppe med?
   • Start: Hvad skal vi begynde at gøre?

4. Catch-all spørgsmål (Anbefalet)

   For at andre emner også får en plads:

   • Hvad vil du ellers gerne tale om i retroen?

5. Prioritering / Afstemning (5 minutter)

   På retro-boardet i Echometer kan I nemt prioritere feedbacken med afstemningsfunktionen. Afstemningen er naturligvis anonym.

6. Definer tiltag (10-20 minutter)

   Via plus-symbolet ved en feedback kan man oprette et linket tiltag. Er du ikke sikker på, hvilket tiltag der er det rigtige? Så åbn i stedet et whiteboard om emnet via plus-symbolet for at brainstorme kerneårsager og mulige tiltag.

7. Checkout / Afslutning (5 minutter)

   Echometer gør det muligt at indsamle anonym feedback fra teamet om, hvor hjælpsom retroen var. Dette resulterer i en ROTI-score ("Return On Time Invested"), som I kan tracke over tid.

Hold Stop Start Retro

Fortsæt: Hvad skal vi beholde?

Stop: Hvad skal vi stoppe med?

Start: Hvad skal vi begynde at gøre?

Åbn denne retro nu Tilpas...