Tips til at fremme åben kommunikation

Ærlig feedback er et af de absolutte fundamenter for effektivt teamwork. Især hvis du lægger stor vægt på løbende forbedringer. Efter min mening giver det kun mening at holde et godt sprint-retrospektiv, hvis der er garanti for en vis grad af åbenhed. For at sikre, at der gives ærlig feedback i sprint-retrospektiver, er det vigtigt, at teammedlemmerne virkelig føler sig trygge. Jo mere "frygt" teammedlemmerne føler for at blive dømt, jo mindre produktive vil retrospektiver og andre feedbacksessioner være. Så her er nogle pragmatiske tips til at øge den psykologiske sikkerhed:

Skab et afslappet og tillidsfuldt miljø:

• • Det er lettere sagt end gjort, for atmosfæren er selvfølgelig en vigtig faktor, der påvirker følelsen af tryghed. Vær opmærksom på dynamikken i, hvordan vanskelige situationer håndteres i teamet. Hvis du bemærker, at hele teamet har en tendens til at blive stresset i disse situationer, er det et tegn på, at der er for lidt "grundlæggende tillid" i teamet. For når der opleves spændinger i vanskelige situationer, følger det som regel automatisk, at folk viger tilbage for at tage følsomme emner op, fordi de ikke ønsker at vise den følelse i teamet, som ellers opfattes i disse situationer. Afslapning og tillid skal derfor blive teamets modus operandi.

Ledernes rollemodel-funktion (gå foran med et godt eksempel):

• • Selv om ledere ofte ønsker at optræde som ligeværdige med deres teams, orienterer (især uerfarne) teammedlemmer sig efter deres leder: Hvordan håndterer lederen vanskelige situationer?

    Spørg dig selv, hvornår du som leder sidst har stillet dig op foran dit team og sagt noget i retning af: "Gutter, jeg har virkelig kvajet mig ..."
    Hvis man tænker over det, sker det ofte sjældnere, end det burde. Hvis du som leder selv føler dig skamfuld, når du håndterer problematiske spørgsmål, er det ikke ualmindeligt, at denne følelse overføres (om end ubevidst) til de andre medlemmer af teamet.
    Du kan tage proaktive modforanstaltninger her, for eksempel ved at tage initiativ til retrospektiver, når du bliver spurgt "Hvad gik ikke så godt", og håndtere dine fejl på en positiv måde.

Mulighed for anonym feedback:

• • I vores arbejde med mange virksomheder har vi fundet ud af, at muligheden for at give "anonym feedback" ofte fører til, at der bliver taget fat på ting, som ellers ville forblive skjult. Selv om der hurtigt opstår det problem, at feedbacken ikke kan henføres til en person og derfor i første omgang virker værdiløs, kan den alligevel øge opmærksomheden på det underliggende problem.

    Først når denne bevidsthed er til stede, kan du, som i trin 1 og 2, sikre, at du igen stiller spørgsmålstegn ved, hvorfor denne feedback kun blev givet anonymt.

Alt i alt kan man sige, at det ikke er nogen dans på roser at skabe en kultur, der er præget af sikkerhed og tillid. Men at forstå, hvordan denne kultur fungerer, og derefter dyrke den i teamet over tid, er en ægte game changer.