Hvad ledere ikke forstår: Bæredygtigt tempo i agile teams

Alle, der nogensinde har løbet et maraton, ved, hvorfor bæredygtigt tempo er en kritisk succesfaktor: Når man først har løbet for hurtigt, tager det uforholdsmæssigt lang tid at komme sig over udmattelsen. Holdbart tempo spiller også en vigtig rolle i agile teams.

Kom så!

Hvad er Sustainable Pace?

Sustainable Pace er den hastighed, man i teorien kan opretholde i en uendelig lang periode. For agile teams refererer denne hastighed især til den output, et team kan levere inden for en sprintcyklus - uden at opbygge teknisk gæld eller udbrænde teammedlemmer.

I bund og grund handler Sustainable Pace om at kunne starte hver dag udhvilet og være i stand til at yde sit bedste.

The Agile Manifesto phrase "sustainable development" is usually interpreted as: everybody comes into work every day refreshed, happy, and able to do their absolute best work.

Sleeping under your desk is a good indicator that you don't have that 😄

— Allen Holub. https://linkedIn.com/in/allenholub (@allenholub) November 21, 2022

Hvorfor er Sustainable Pace vigtigt i agile teams?

Bæredygtigt tempo er vigtigt for agile teams, for kun med et bæredygtigt tempo kan teamets trivsel og produktivitet sikres på lang sigt.

Overarbejde i teams over en længere periode har alvorlige konsekvenser:

• Regelmæssigt overarbejde, øget stressniveau og forringet holdmoral

• Forringet kommunikation og mindre gensidig støtte
• Der er ikke meget tid til at sætte sig ind i nye eller innovative emner.
• “Bedste praksis er forsømt
• Mindre drivkraft for forandring fra teamet
• Opbygning af teknisk gæld
• Flere sjuskefejl og en højere fejlrate

At opretholde en bæredygtig hastighed bør derfor være en hjertesag for alle interessenter i et team.

Hvorfor er det svært at holde Sustainable Pace i praksis?

I praksis er det meget let at komme ind i en usund arbejdstilstand og “overpace”. De udløsende faktorer for dette er almindelige:

• Urealistiske forventninger (fra teamets interessenter)
• Overambitiøse sprintmål for teamet
• “Scope creeping”, dvs. efterfølgende udvidelser af arbejdsomfanget i løbet af sprintet, så der kræves mere arbejde end oprindeligt planlagt.
• Korte deadlines, der kræver overarbejde

Problemet: Når et team er “overpaced”, opstår de ovennævnte negative konsekvenser, og man fokuserer på at løse symptomerne og overser den underliggende kerneårsag: uholdbart tempo.

Det kan være meget vanskeligt for agile teams at komme ud af en ikke-bæredygtig rutine - især hvis det på grund af den naturlige driftsblindhed er svært at genkende Unsustainable Pace som de grundlæggende årsager.

Men der er selvfølgelig veje tilbage:

Tips til at opnå og fastholde Sustainable Pace i agile teams

Tip 1 til bæredygtigt tempo: Opnåelige sprintmål

Teams bør ikke gøre det til en vane at sætte overambitiøse sprintmål. I OKRs er der såkaldte “stretch goals”, hvor man forsøger at opnå mindst 80% (Strækmål i OKR). Sådanne strækmål bør undgås, når man definerer sprintmål. Det skal være muligt at nå sprintmålet på 100%.

Teams mangler ofte styrken til at sige “nej”, når ledelsen eller interessenter stiller for høje krav til indholdet af det næste sprint. Som Scrum Master eller Agile Coach kan du støtte teamet i at kræve deres ret over for interessenterne.

Ved slutningen af sprintet er det desuden vigtigt at reflektere over, om sprintmålet kunne være nået uden overarbejde. Hvis overarbejde var nødvendigt, bør sprintmålet betragtes som ikke opnået. Baseret på dette kan teamet løbende lære, hvor meget arbejde der faktisk kan udføres i almindelig arbejdstid.

Tip 2 til bæredygtigt tempo: Ledelsesbevidsthed

Ledere kender ofte til såkaldte “stretch goals” fra OKR-sammenhæng, hvor de forsøger at opnå mindst 80%. Sådanne strækmål bør dog ikke bruges, når man definerer sprintmål. Det bør altid være muligt at nå sprintmålet på 100%.

Agile Coaches og Scrum Masters bør kommunikere til ledelsen, hvor vigtigt et bæredygtigt tempo er for organisationens langsigtede succes. Ledere er normalt enige i, at kortsigtede succeser ikke er værd at sætte på spil for teamets produktivitet på mellemlang og lang sigt.

Tip 3 til bæredygtigt tempo: Cooldown-perioder

Især når du kommer ud af en stresset periode, har du brug for en restitutionsperiode for at få nyt momentum.

Det er ikke tilfældigt, at ShapeUp-frameworket f.eks. planlægger regelmæssige nedkølingsperioder. I disse perioder kan holdene arbejde med emner, de selv vælger. Tiden kan bruges til at rette fejl, udvikle nye ideer eller afprøve nye tekniske muligheder (se ShapeUp)

Tip 4 til bæredygtigt tempo: Sprint-retrospektiver

Har du på fornemmelsen, at “bæredygtigt tempo” kan være et problem? Det er bedst at reflektere over det sammen med dit team. Med disse spørgsmål kan du starte en diskussion i retrospektiv:

• Som et check-in: “På en skala fra 0 til 10, hvor vil du så placere os som team fra 0 = Underpaced, 5 = Sustainable Pace til 10 = Overpaced?”
• Hvilke symptomer på overbelastning (høj stress) kan vi observere i vores team?
• Hvad har vi som team ikke taget os nok tid til for nylig?
• Hvad ville du gøre, hvis du helt selv kunne bestemme, hvad du arbejdede med i en uge?

Tip 5 til bæredygtigt tempo: Team Health Check’er

For løbende overvågning kan du også lave en regelmæssig sundhedsundersøgelse af teamet. Følgende Health Check-elementer er velegnede til dette formål:

• Vi har ikke brug for overarbejde for at nå vores sprintmål.
• Vi er forsigtige nok til ikke at love for meget, men samtidig ambitiøse.
• Vi har modet til at sige “nej”, når vi er nødt til det.
• Jeg kan ryste stress af mig på arbejdet og få hovedet fri til nye opgaver.
• Jeg er fri til at planlægge mit arbejde, som det passer mig.
• I mit arbejde er der tid nok til at forfølge innovative ideer.

Tip 6 til bæredygtigt tempo: Udveksl med ligesindede (vores meetup)

For at reflektere hjælper intet mere end en udveksling med kolleger fra andre teams og helst endda andre virksomheder.

Derfor afholder vi vores Echometer Meetup den 15. juni 2023 om “Nailing Sustainable Pace in Agile Teams”.

På den måde skaber vi en åben platform for udveksling af erfaringer med ligesindede. Vær en del af det!

Få mere at vide, og tilmeld dig Meetup

---

Bonus: Kloge-åge-viden om Sustainable Pace

Lidt historie: Sustainable Pace er ikke noget nyt

Tidligt i de agile arbejdsmetoders historie begyndte folk at tænke på Sustainable Pace. Ja, selv længe før den første Scrum Guide blev udgivet i 2010 (Scrum-guidens historie).

Oprindelsen til Sustainable Pace ligger i XP (eXtremeProgramming) af Kent Beck fra 1996. Det optræder også i det agile manifest:

“Agile-processer fremmer bæredygtig udvikling. Sponsorer, udviklere og brugere bør være i stand til at opretholde et konstant tempo på ubestemt tid.”

Princip 8 i det agile manifest

Sustainable Pace blev sandsynligvis oprindeligt opkaldt efter Ron Jeffries (også en af underskriverne af det agile manifest).