Forestil dig, at du står udenfor under en stjerneklar himmel. Et sted i det fjerne ser du et lejrbål flakke – du ved, at der er nogen, men afstanden gør det svært at vide, hvordan de har det.
Det er præcis sådan, ledelse på afstand kan føles: Man ser hinanden i videoopkald, arbejder sammen, men afstanden gør, at man på en eller anden måde føler sig i mørke. En-til-en-møder mellem ledere og fjernmedarbejdere bør være "lejrbålsøjeblikke", hvor begge parter i bedste fald kan varme op – og føle sig bedre tilpas og få en fornemmelse af fremskridt.
Derfor har jeg samlet nogle forfriskende spørgsmål i denne tekst, som du kan stille dine eksterne medarbejdere for at få en god samtale.
Uanset om det er et digitalt eller virtuelt en-til-en-møde, giver en-til-en-møder plads til feedback og dermed personlig udvikling, hvilket er afgørende i dagens arbejdsverden. Og i denne artikel giver jeg dig gode spørgsmål, som du kan bruge i dine ugentlige, 14-dages eller månedlige fjernmøder med dine direkte underordnede for at få gode samtaler.
Først og fremmest: Hvis du stadig er i tvivl om, hvordan gode en-til-en-møder (uanset om de er virtuelle eller på stedet) ser ud, så læs vores guide: Guiden med 6 tips til vellykkede en-til-en-samtaler.
6 praktiske tips til dine eksterne en-til-en-møder
Ifølge Harvard Business Review vurderer næsten halvdelen af medarbejderne, at deres en-til-en-møder ikke er optimale (HBR, 2022). Og forestil dig nu, at du også laver dem eksternt –, det gør det nok ikke nemmere.
Som du kan se på billedet, er der mange ekstra udfordringer i en fjernsituation, når man leder på afstand. For at hjælpe dig med at overvinde dem vil jeg gerne give dig et par praktiske tips, før vi går videre til vores liste med spørgsmål til dine direkte fjernrapporter.
1. Brug kameraets "vejrrapport" 🌤️
I stedet for at starte med "Hvordan har du det?" (som ofte efterfølges af et umotiveret "Fint"), kan du spørge: "Hvordan er dit indre vejr i dag? Solrigt, overskyet eller stormfuldt?" Det letter stemningen, giver plads til ægte følelser og hjælper med til bedre at vurdere dynamikken i samtalen.
2. Ændring af placering for mere klarhed 🚶♂️
Overvej, om et andet sted end din normale arbejdsplads kunne være en mulighed for dit en-til-en-møde. Når alt kommer til alt, hjælper andre steder dig med at blive mere opmærksom på 1:1 og med at komme ud af den daglige trummerum mentalt. Hos Echometer holder vi også en-til-en-møder, der er mindre operationelle og mere strategiske eller til refleksion under walk-through-opkald gennem – - det er meget kreative møder!
3. "Det ene store emne" i stedet for for mange små ting 🎯.
I stedet for at gennemgå en tjekliste, så spørg: "Hvis du kun kunne tage eller afklare én ting i dag –, hvad skulle det så være?" Det vil føre dig direkte til det vigtigste punkt.
4. "Hvis jeg skulle forsvinde i dag ...?" 👀
Stil spørgsmålet: "Hvis jeg pludselig var væk som leder i en måned –, hvad ville du så savne, hvad ville du gøre anderledes? Hvad ville du gerne vide på forhånd?" Det vil også hjælpe dig med at fokusere på de vigtigste punkter med et nyt perspektiv.
5. Aktivér "chat-mode" for generte medarbejdere 💬.
Hvis du har meget generte medarbejdere, kan følgende være et eksperiment værd: Du har din 1:1-samtale som en live-chat. Emnerne behandles skriftligt med færre barrierer. Du kan tænke over spørgsmål i længere tid og uden tidspres. Det er et forsøg værd.
"På mine 1:1-møder er det irriterende at tage noter og koncentrere sig om medarbejderen på samme tid."
"Medarbejderne optimerer simpelthen ikke deres feedbacksløjfer og arbejdsprocesser."
"Ja, 1:1-møder med mine medarbejdere burde være min vigtigste aftale –, men jeg har ikke nogen guide til det."
"Jeg ved ikke, hvordan jeg kan udvikle mine medarbejdere i 1:1-møder over en længere periode."
"Jeg ved ikke, hvordan jeg skal udvikle medarbejdernes bløde færdigheder i 1:1-møder."
"Jeg har ikke tid til at forberede 1:1-møder og er derfor utilfreds med mine resultater."
6. "Jeg gætter din uge"-leg 🎭
Start med: "Lad mig gætte, hvordan din uge føltes ..." Nævn derefter tre muligheder ("Du var superproduktiv", "Alt var kaotisk", "Du havde et lavpunkt"). Det giver en legende indledning og åbner op for samtalen. Du kan selvfølgelig også vende det om og lade din medarbejder gætte din uge – - du kan endda give svarmuligheder.
7. Afslut mødet med en mini-forhåndsvisning 🎬.
I stedet for "Vi ses i næste uge" kan du spørge: "Hvad er den ene ting, du ser frem til indtil næste 1:1?" Det hjælper dig til at forlade mødet med en positiv følelse.
Så disse tips burde gøre dit en-til-en-møde meget lettere for dig som vejleder eller chef. Lad os nu gå videre til vores liste med spørgsmål.
Gode standardspørgsmål til en-til-en-møder
Især ledere af eksterne medarbejdere har en større forpligtelse til at spørge ind til deres direkte underordnedes velbefindende. For i hverdagen er der naturligvis langt færre tegn på dine teammedlemmers velbefindende, hvis du ikke jævnligt støder ind i dem personligt.
Jeg har samlet nogle spørgsmål til denne use case og andre generelle områder her.
✅ Generelle spørgsmål til en-til-en-møder
- Hvordan har du det (egentlig) lige nu?
- På en skala fra et (meget dårligt) til ti (meget godt), hvordan har du det så lige nu?
- Hvor fokuseret er du i øjeblikket på en skala fra 1 til 10? Og hvorfor?
- Hvad går der igennem dit hoved lige nu?
- Hvad holder dig tilbage på arbejdet i øjeblikket?
- Hvad går godt for dig lige nu?
- Hvad går ikke så godt i øjeblikket?
🧑🎨 Spørgsmål til kreative en-til-en-møder
- Hvis du skulle karakterisere dit humør som en vejrudsigt med hensyn til projektet, dit job generelt og dine opgaver, hvordan ville den så se ud?
- Hvor ofte føler du dig overvældet eller stresset på arbejdet? I hvilke situationer?
- Hvordan ser en god pause ud for dig (frisk luft, skærme ...)?
- Hvad laver du lige nu, som faktisk ikke bringer dig nogen vegne?
- Du får en tryllestav og har et ønske i forhold til arbejde: Hvad ville du ønske dig (bortset fra en højere løn)?
- Hvad har du brug for i øjeblikket for at blive bedre?
- Hvad var din største udfordring i går (eller i sidste uge osv.)?
Forfriskende spørgsmål til 1:1-møder for eksterne medarbejdere
Ud over de mere generelle områder ovenfor er der nogle andre emner, som er særligt relevante for fjernansatte.
Det kan f.eks. være emner som kommunikation, værktøjer eller balance mellem arbejdsliv og privatliv. Jeg har også et par forslag til spørgsmål til dig.
🤖 Eksterne 1-til-1-spørgsmål om ressourcer
- Hvor tilfreds er du med dit hjemmekontor?
- Hvilke øjeblikke er der, hvor du føler dig fortabt eller uorganiseret?
- Er der nogen tekniske eller ergonomiske udfordringer, der generer dig?
- Hvilke værktøjer eller processer kan gøre dit arbejde mere effektivt?
- Er der nogen processer, som du synes er unødigt komplicerede?
- Hvilke teamritualer eller -formater savner du i vores eksterne setup?
- Er der nogen holdbegivenheder eller aktiviteter, som du gerne vil prøve?
- Hvilke ressourcer eller støtte har du brug for for at arbejde mere produktivt?
🤩 Eksterne 1-til-1-spørgsmål om den subjektive situation
- Hvor godt føler du dig involveret i teammøder og diskussioner?
- Hvornår har du sidst haft mulighed for at smalltalke med en kollega i fred og ro?
- Hvor godt lykkes det dig at holde balancen mellem dit arbejde og dit privatliv?
- Føler du dig lige nu overanstrengt, underanstrengt eller lige tilpas?
- Hvad giver dig energi, og hvad dræner dig for energi i dit daglige arbejde?
- Hvor meget føler du dig som en del af teamet? Og virksomhedskulturen?
- Hvor godt informeret føler du dig om virksomhedens beslutninger?
- Hvordan oplever du teamånden i vores fjernmiljø?
- Hvad er et emne, der har optaget dig i et stykke tid?
- Hvilket spørgsmål skal jeg stille dig, som jeg ikke har stillet før?
Spørgsmål til en-til-en-møder for fjernansatte om emnet bløde færdigheder
Som leder er du særligt afhængig af, at dine medarbejdere har de nødvendige bløde færdigheder til at kompensere for den manglende personlige kontakt, især når du leder på afstand.
Bløde færdigheder kan også reflekteres over og forbedres ved at stille de rigtige spørgsmål til dine eksterne medarbejdere. Her er nogle eksempler.
🫣 1 til 1 spørgsmål om bløde færdigheder – Refleksion
- Hvornår har du tænkt på at stille et spørgsmål i vores team (møde), men ikke gjort det? Hvad forhindrede dig i at gøre det?
- Hvad ville du gøre anderledes, hvis du havde 100% tillid til dig selv?
- Hvordan ville dit liv ændre sig, hvis du havde mere selvtillid i 20%?
- Hvornår har du sidst haft følelsen af, at du har begået en fejl med noget? Hvad ville være en konstruktiv måde at se på denne "fejl"?
- Hvornår har du sidst haft brug for hjælp på arbejdet? Hvornår bad du faktisk dine kolleger om hjælp? Hvordan spurgte du, og hvordan reagerede de?
- Tænk over det: Hvad er gode grunde til at sige "nej", når nogen beder dig om at gøre noget?
- Hvor ser du dit team: Hvordan er bidragene fordelt? Hvor ser du dig selv? Hvilken rolle spiller du, afhængigt af mødet?
- Hvad kan du gøre i den nærmeste fremtid for at forbedre dit forhold til dine kolleger? Hvilke forbedringer ville have den mest positive indvirkning på dit arbejdsliv?
🤩 1 til 1 spørgsmål om bløde færdigheder – Videreudvikle
- Hvilket råd ville du give dit yngre jeg?
- Hvad er det vigtigste tip, du har lært i dit liv til "god kommunikation"?
- Hvad har du lært for nylig? Hvordan er dine nuværende færdigheder sammenlignet med de færdigheder, du havde for 6 eller 12 måneder siden?
- Hvilke færdigheder ville i øjeblikket hjælpe dig mest på din personlige udviklingsrejse?
- Hvordan kan vi forbedre feedback-loops mellem dig og dine interessenter? (f.eks. dele fremskridt mere proaktivt, bede om feedback tidligere, dokumentere feedback bedre)
- Hvilke emner er du i stand til at coache andre i? Hvem kunne have gavn af din feedback?
- I hvilke situationer har du let ved at sige fra og tage fat på konflikter eller problemer i teamet?
- Hvilken person i teamet vil du gerne lære bedre at kende?
Sundhedsundersøgelser som interaktive 1:1-mødespørgsmål
Efter at have interviewet omkring 100 ledere om deres 1-til-1-møder i løbet af de sidste par måneder, har jeg lagt mærke til et mønster.
Mange supervisorer inddrager af og til små undersøgelser i deres en-til-en-møder. Det betyder, at de blot gennemgår et par spørgsmål på en afslappet måde og spørger medarbejderen a) om han eller hun er enig i et udsagn (f.eks. fra 1 til 7) og derefter b) hvorfor han eller hun svarede på denne måde.
De forventer følgende af disse mikroundersøgelser i 1:1'er:
- Mere variation og engagement i 1-til-1-dialog
- At indtage nye perspektiver
- Målbarhed af (bløde) KPI'er som f.eks. tilfredshed over tid
Og selvfølgelig kan du også bruge denne idé særligt godt i dine en-til-en-møder med eksterne medarbejdere. Jeg har samlet fem udsagn til dig her, som fokuserer på at reflektere over vigtige forudsætninger for enhver succesfuld medarbejder.
Du kan også downloade denne skabelon som et dokument, men endnu bedre er følgende: I vores software til en-til-en-møder har vi et integreret værktøj, der visualiserer resultaterne over tid som en metrik og giver dig tips med en AI-assistent – du er velkommen til at tage et kig uden at logge ind ved hjælp af knappen nedenfor.
⁉️ Humørtjek (enighed fra 1-7): Personlig udvikling
- "Mine arbejdsopgaver skrider som regel meget hurtigt frem, selv om det er nødvendigt med ekstern feedback."
- "Hvis jeg observerer suboptimal adfærd, ved jeg, hvordan jeg konstruktivt kan gøre mine kolleger opmærksomme på det."
- "Jeg modtager konstruktivt Feedback både til mit arbejde og til min personlige udvikling."
- "Jeg ser en attraktiv karrierevej foran mig i virksomheden." #G-vækst
- "I de sidste par uger har jeg meget ofte været i stand til at Styrker på arbejde."
Sådan ser denne undersøgelse ud i Echometer:
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Microsoft Word-skabelon til en-til-en-møde
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Google Docs skabelon til en-til-en-møde
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Sheets
Forhåndsvisning: Skabelon til et en-til-en-møde i Google Sheets
Hvis du gerne vil have en skabelon til ugentlige check-ins som et redigerbart Google Sheet, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du redigere skabelonen fleksibelt og f.eks. printe den ud.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar eller redigerbar XLSX, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du fleksibelt redigere eller udskrive skabelonen.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Som du kan se, omhandler udsagnene vigtige aspekter af en tilfreds medarbejder.
En anden forudsætning for sunde, produktive medarbejdere er selvfølgelig en god leder. Ja, jeg taler om dig her.
Og selvfølgelig er der også udsagn, som du kan tage med dig til dit eksterne en-til-en-møde. Helt konkret er her 4 adfærdsankre, som du regelmæssigt kan reflektere over i et ugentligt eller månedligt en-til-en-møde med din medarbejder, for eksempel.
⁉️ Stemningstjek (enighed fra 1-7): Ledelseskvalitet
- "Jeg er virkelig tilfreds med min teamleder." #Jobtilfredshed
- "Min teamleder zoomer jævnligt ud for at se det højere niveau Teamets målforklare strategien og visionen."
- "Min teamleder stiller spørgsmål til tingene på en konstruktiv måde." #ilbagemelding #Lederskab
- "Min teamleder er et godt eksempel på, hvad han forventer af os som team." #Lederskab
Sådan ser denne undersøgelse ud i Echometer:
Download skabelon som printbar PDF
Forhåndsvisning: PDF-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar PDF, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Word-dokument
Forhåndsvisning: Microsoft Word-skabelon til en-til-en-møde
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som et Word-dokument, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere eller udskrive skabelonen, som du ønsker.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Docs
Forhåndsvisning: Google Docs skabelon til en-til-en-møde
Hvis du vil redigere ovenstående skabelon som Google Docs, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Du kan derefter redigere skabelonen fleksibelt ved at kopiere den.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Google Sheets
Forhåndsvisning: Skabelon til et en-til-en-møde i Google Sheets
Hvis du gerne vil have en skabelon til ugentlige check-ins som et redigerbart Google Sheet, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du redigere skabelonen fleksibelt og f.eks. printe den ud.
🚸 OBS: Du skal være logget ind på Google for at kunne kopiere (og dermed redigere) skabelonen i menuen øverst til venstre.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Download skabelon som Excel eller XLXS
Forhåndsvisning: Excel- eller XLSX-skabelon
Hvis du gerne vil downloade ovenstående skabelon som en printbar eller redigerbar XLSX, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Så kan du fleksibelt redigere eller udskrive skabelonen.
Klik på billedet for at åbne ⬇️
Og kan du næsten ikke vente med at stille disse spørgsmål i dit en-til-en-møde? Meget godt, det er jeg glad for.
Hvis du gerne vil have flere kreative input, kan jeg anbefale vores tilsvarende artikel: 129 Geniale spørgsmål til en-til-en-møder (fra en psykolog).
15 skabeloner til en-til-en-møder (som Doc, PDF osv.)
Du har sikkert næsten gættet det. Der er selvfølgelig mange flere spørgsmål og hele skabeloner til en-til-en-møder, som du får brug for før eller siden.
Jeg fortæller f.eks. om spørgsmål og skabeloner til din en-til-en-samtale om løn, din samtale med en vanskelig medarbejder eller med en helt ny medarbejder.
Vi har flere skabeloner til alle disse brugssituationer, som du kan finde i denne artikel: 1:1-møder: 15 gennemtestede skabeloner til redigering (gratis)
Konklusion: Gode medarbejderspørgsmål i eksterne en-til-en-møder
Succesen med en-til-en-møder måles bedst på lang sigt: Er en medarbejder konsekvent tilfreds og produktiv, udvikler han eller hun sig?
Rutinen sniger sig nogle gange ind, især i mange samtaler, og kvaliteten af en-til-en-møder falder. Det er præcis derfor, jeg har skrevet denne tekst: Forhåbentlig er du blevet inspireret af de forskellige spørgsmål til gode medarbejderudviklingssamtaler med eksterne medarbejdere.
Men der er en visdom, du ikke må glemme: Der er utallige spørgsmål, du kan stille –, men det vigtigste er, at du skræddersyr samtalen til din medarbejder.
Vores AI-mødeassistent til en-til-en-møder kan også hjælpe dig med dette. Hvis du vil vide mere om det, kan du kigge på vores hjemmeside: Den bedste software til 1-til-1-møder.
De fleste Agile Coaches går rundt i cirkler ....
...og behandle overfladiske symptomer. Det er på tide at bruge psykologi – til en bæredygtig holdningsændring.
