Hvordan kan du forbedre kommunikationen i et eksternt softwareudviklingsteam?

Der er forskellige tiltag og tilgange til at forbedre kommunikationen i virtuelle eller eksterne teams af softwareudviklere og softwareingeniører. Det er irrelevant, om de er front-end, back-end eller andre mere specialiserede softwareudviklere.

Her er en tabel med min personlige vurdering af, hvor effektive tiltagene er i hvert enkelt tilfælde. Det vil hjælpe dig med at vælge de rigtige tiltag.

	Værdiansættelse	Sammenhæng
Styrke individuelle personlige relationer i 1-1 møder	3: Høj effekt	Det gode personlige forhold hjælper med at lære medarbejderne kommunikationsfærdigheder (kan understøttes med værktøjer som Echometer).
Styrk den asynkrone kommunikation	2: Medium effekt	Kan øge medarbejdernes arbejdsfokus, men kræver gode relationer og faste regler
Indfør klare retningslinjer for kommunikation	2: Medium effekt	Hjælper med at forbedre sig sammen i denne henseende, men kræver et vist niveau af motivation og modenhed i teamet.
Brug gode kommunikationsværktøjer	2: Medium effekt	En forudsætning for god kommunikation, men ikke nok
Gennemfør gode Agile-retrospektiver	3: Høj effekt	Kan være ekstremt effektive til løbende at forbedre kommunikationen - især ved brug af softwareværktøjer som Echometer
At være et godt eksempel	3: Høj effekt	Let at implementere og meget effektivt, hvis du gør forventningerne gennemsigtige parallelt i teamet.
Rotation af parprogrammering	3: Høj effekt	Peer-to-peer-kommunikation skaber gode tilsvarende relationer og mere tillid til at åbne op i teamet
Retningslinjer for kodegennemgang	1: Lav effekt	Erfaringsmæssigt sjældent set på igen efter oprettelsen - her er målrettede agile retrospektiver som en “vane” mere effektive
“Launch Fridays” - Demo af det senest udgivne	2: Medium effekt	Hjælper specifikt med at fremme kommunikation om opgaver, men ikke med at fremme de grundlæggende elementer i god kommunikation (f.eks. psykologisk sikkerhed).
Månedlig “Tech Show & Tell” - Udviklere deler noget, de har bygget/lært	2: Medium effekt	Afslappet atmosfære fører til relationsopbygning, men fører ikke nødvendigvis til umiddelbare forbedringer i hverdagen
En #wins- eller #gratitude-kanal med “tak”, hjælp og vejledning	1: Lav effekt	I starten nyttigt, men senere ofte ikke længere aktivt brugt i teamet, fordi der ikke er nogen regelmæssig udløser (som med retrospektiver)
“Remote Kaffee” - en bot parrer teammedlemmer ugentligt til afslappede samtaler	3: Høj effekt	Peer-to-peer-kommunikation skaber gode tilsvarende relationer og mere tillid til at åbne op i teamet

For at give dig lidt mere baggrund for min vurdering af tiltagene, så er her, hvad jeg havde i tankerne:

• Hvor let er foranstaltningen at implementere?
• Hvor bæredygtig er foranstaltningen?
• Hvad er den potentielle effekt af dette tiltag?
• Hvor meget bidrager foranstaltningen til grundlaget for god kommunikation: et motiveret team med tillidsfulde, positive relationer til hinanden?

Dernæst har jeg en kort trin-for-trin-guide, der kronologisk kategoriserer tiltagene.

Trin-for-trin-guide: Forbedring af kommunikationen i IT-teams

Her er en kort trin-for-trin-guide, hvis du vil forbedre kommunikationen i dit team med udgangspunkt i de ovennævnte tiltag.

1. RelationSom leder skal du opbygge et positivt forhold til dine medarbejdere eller direkte underordnede. Softwareværktøjer som Echometer kan hjælpe dig med en-til-en-møder hver 14. dag.
2. Uformelle aftalerUformelle aftaler som fælles frokoster (på afstand eller virtuelt) og gåture er også meget nyttige til at forbedre forholdet i teamet.
3. Sæt forventningerSå snart relationerne i teamet er etableret, kan I sammen definere retningslinjer for kommunikation og kodegennemgang osv. for at reflektere over dem regelmæssigt senere i jeres retrospektiver.
4. At være et godt eksempelNår du har etableret klarere arbejdsregler, er det din opgave som leder at demonstrere dem på en eksemplarisk og gennemsigtig måde og at kræve dem af teamet.
5. Rotation af parprogrammeringParprogrammering hjælper med både den faglige og personlige udvikling af medarbejderne og styrker netværket af relationer yderligere.
6. Agile-retrospektiver med Echometer: Sprint retrospektiver er garantien for, at I regelmæssigt reflekterer over jeres kommunikationsmål og dermed forbedrer dem bæredygtigt - især Echometer softwareværktøjet har gode skabeloner til at forbedre kommunikationen

Med denne proces bør du have en klarere fornemmelse af, hvordan du skal gå frem, når du som IT-chef skal forbedre kommunikationen i dit software engineering-team eller udviklingsteam.

Ofte stillede spørgsmål: Ofte stillede spørgsmål

Her er nogle ofte stillede spørgsmål i denne sammenhæng.

Hvad er den mest effektive måde at forbedre kommunikationen på i eksterne ingeniørteams?

Det afhænger i høj grad af dit team og dets modenhedsniveau. Grundlæggende er kombinationen af forskellige ingredienser afgørende:

1. At skabe psykologisk sikkerhed i teamet, kombineret med
2. Skabelse af klare forventninger til kommunikationsprocesserne, kombineret med
3. Regelmæssig anledning til at reflektere over og yderligere forbedre kommunikationen, som agile retrospektiver er ideelt egnede til.

Retrospektive softwareværktøj Echometer har endda skabeloner, der hjælper dig med at reflektere over kommunikationen i dit team - her kan du kigge: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Hvad er de mindst anbefalede tiltag til at forbedre kommunikationen i virtuelle eller eksterne softwareudviklingsteams?

Min erfaring er, at noget som retningslinjer for kodegennemgang eller #aknemmelighedskanaler kan have kortsigtede effekter, men uden regelmæssige refleksionsudløsere fører de ikke til nogen bæredygtige forbedringer. Kun i forbindelse med regelmæssige agile retrospektiver udvikler de en vis styrke.

Hvilke tricks eller værktøjer er der til at forbedre kommunikationen i virtuelle, eksterne softwareudviklingsteams?

Et “trick” er på en måde, især for teams, der ikke kender hinanden godt, i starten at lægge stor vægt på at opbygge psykologisk sikkerhed i teamet. Dette kan især gøres gennem en god fejlkultur hos lederen - vis dig sårbar og tal om dine fejl!

Det retrospektive sprint-softwareværktøj Echometer er et værktøj, der hjælper med at forbedre kommunikationen i softwareudviklingsteams på en bæredygtig måde. Ved hjælp af forskellige psykologisk baserede skabeloner hjælper det med regelmæssigt at reflektere over og forbedre de grundlæggende elementer i god kommunikation, som f.eks. psykologisk sikkerhed og klare processer.