Vellykkede en-til-en-samtaler er et vigtigt redskab for ledere til at opbygge et stærkt forhold til deres medarbejdere og til at forfremme og udvikle medarbejdere. I denne artikel får du en omfattende guide, der forklarer, hvad 1-til-1-samtaler er, hvad formålet er, hvordan du gennemfører dem, og hvilke tips du skal huske på.
Hvad er et en-til-en-møde med medarbejderne?
Hvad er et en-til-en-møde med medarbejdere egentlig? Et 1-til-1-møde er en regelmæssig samtale ansigt til ansigt mellem en leder eller teamleder og en enkelt medarbejder. Disse møder giver et rum, hvor bekymringer kan diskuteres, feedback udveksles og fælles mål defineres.
Fokus er på medarbejderens individuelle udvikling samt på at afklare forhindringer og fastsætte prioriteter. I modsætning til generelle teammøder er (i hvert fald vellykkede) en-til-en-møder eller medarbejdersamtaler individualiserede og skræddersyede til den pågældende persons behov.
Vigtigt: En-til-en-mødet er stadig et forretningsmøde. Selvfølgelig kan det nogle gange være mere uformelt, men det skal hele tiden være klart, hvilken merværdi du opnår med en-til-en-formatet.
Nu bør du være klar over, hvad et en-til-en-møde er. Lad os gå videre til næste trin i vores guide til vellykkede en-til-en-møder: målet og formålet med en-til-en-møder.
Merværdi, mål og formål med en-til-en-møder
Formålet med en-til-en-møder
Formålet med et vellykket en-til-en-møde er at skabe et privat og tillidsfuldt dialogformat mellem medarbejderen og lederen eller teamlederen. Når der er tillid, er medarbejderne meget mere tilbøjelige til at kommunikere åbent om deres ideer og forhindringer.
Regelmæssigheden af en-til-en-møderne fremskynder også kommunikationen om aktuelle opgaver i teamet betydeligt, og eventuelle skæve initiativer fra medarbejderne bliver opdaget på et tidligt tidspunkt. En del af vellykkede en-til-en-møder er derfor også en regelmæssig kadence – mere om dette nedenfor.
Målet med en-til-en-samtaler
Ud over det generelle formål afhænger formålet med en individuel samtale af den enkelte situation. Typiske mål for en vellykket individuel eller regelmæssig medarbejderudviklingssamtale er
- Introduktion af en ny medarbejder
- Binde en medarbejder til virksomheden (eller teamet)
- Løsning af præstationsproblemer (se "Plan for præstationsforbedring")
- Fremme af medarbejdernes udvikling i virksomheden
- Feedback og generel forbedring af samarbejdet
Succesfulde en-til-en-møder skal både fokusere på medarbejderens individuelle behov og bidrage til opfyldelsen af virksomhedens mål, hvis de skal følge alle kunstens regler.
Merværdien af en-til-en-samtaler
Uanset hvad det specifikke mål med dine en-til-en-møder eller medarbejderudviklingssamtaler er, er der mange ekstra værdier, du kan drage fordel af:
- Opbygning af relationer: En tæt forbindelse mellem lederen eller teamlederen og medarbejderen skaber tillid og forbedrer kommunikationen betydeligt.
- Øg motivationen: Regelmæssig opmærksomhed signalerer påskønnelse og styrker engagementet.
- Kend tilfredshed og intention om at annullere: I tider med "krig om talenter" er det meget værdifuldt at kende medarbejdernes tilfredshed for at kunne imødegå eventuelle intentioner om afskedigelse på et tidligt tidspunkt.
- Mulighed for coaching: Ledere og teamledere kan bruge medarbejdersamtaler til coaching og give medarbejderne impulser til deres udvikling.
Okay, nu kommer næste skridt i vores guide til en-til-en-samtaler: Hvordan får man succes med en-til-en-samtaler? Lad os starte med et simpelt spørgsmål: Hvad er egentlig en god kadence for en-til-en-samtaler, og hvor ofte bør de finde sted?
Tip 1: Kadencen af en-til-en-møder: Hvor ofte skal du have en-til-en-møder?
Lad os starte med at besvare spørgsmålet om, hvordan man har en-til-en-samtaler, ved at spørge, hvor ofte de bør finde sted.
Hvor ofte en regelmæssig evaluering eller et personligt møde skal finde sted, afhænger af forskellige faktorer, f.eks. teamets størrelse og behovet for koordinering af indholdet. Der er ingen klar regel for dette. Her er en typisk anbefaling til vellykkede en-til-en-møder, som opfylder deres formål:
- Ugentligt: Ideel til arbejdsmiljøer med højt tempo eller til nye medarbejdere.
- Hver anden uge: Ofte et afbalanceret interval for de fleste teams. Godt udgangspunkt for en-til-en-diskussioner.
- Månedligt: For erfarne medarbejdere med klare mål og stabile resultater.
I øvrigt blev der i en undersøgelse spurgt, hvor ofte medarbejderne gerne vil have 1-til-1-møder med deres ledere. Svaret er ugentligt! Kilde: Undersøgelse om 1:1-mødefrekvens
Så i bund og grund er følgende tip indlysende: hyppigere 1-til-1-møder kan have en eksponentiel positiv effekt på medarbejdernes udvikling, som denne grafik viser:
Ledere bør til enhver tid definere en fast kadence for regelmæssige medarbejder- eller en-til-en-møder og derefter løbende tilpasse denne kadence til situationen i dialog med medarbejderen, så formålet med en-til-en-møder kan opfyldes optimalt.
Som leder ved du nu, hvor ofte 1-til-1-samtaler bør finde sted. Det næste trin i vores guide "Sådan fører du vellykkede en-til-en-samtaler" handler om den rigtige varighed af denne samtale.
Tip 2: Hvor længe skal et en-til-en-møde vare?
Igen er der ingen klar regel for vellykkede 1-1-møder. Den typiske varighed af et vellykket en-til-en-møde er mellem 15 og 60 minutter:
- 15 minutter: Tilstrækkelig tid til et regelmæssigt check-in i et velkendt format med en fast dagsorden. Hvis det er nødvendigt, bør der fastsættes separate datoer for særlige emner uden for den faste dagsorden.
- 60 minutter: Det giver plads til mere dybtgående diskussioner, f.eks. om udvikling eller karriere, ud over den faste dagsorden.
En klar dagsorden og effektive noter til forberedelse hjælper med at udnytte tiden bedst muligt. Vores tip er at sætte lidt mere tid af til de første regelmæssige udviklingssamtaler og derefter reducere varigheden, hvis det er nødvendigt.
💡
Ifølge en undersøgelse er den gennemsnitlige varighed af 1-til-1-møder 43 minutter –, men vi kan ikke bedømme, om de er vellykkede i gennemsnit.
Kilde: Rapporter 1:1-mødestatistik
Der er stor efterspørgsel efter skabeloner til en-til-en-samtaler. Derfor vil jeg i næste trin af vores guide give dig en kort skabelon, så formålet med din en-til-en-samtale kan opfyldes optimalt. Dette bringer os også tættere på kernen i spørgsmålet om, hvordan man gennemfører vellykkede en-til-en-samtaler.
Tip 3: En simpel startskabelon til dagsordener for en-til-en-møder
Du er grundlæggende fleksibel, når det gælder skabelonen, men der er nogle få regler for vellykkede 1-1-møder. For at hjælpe dig i gang er her en gennemprøvet skabelon for vellykkede 1-1-møder og deres dagsorden:
- Check-in: Hvordan går det med dig? Uformel udveksling også om personlige forhold.
- Anmeldelse: Hvad har du arbejdet med for nylig? Hvilke emner arbejder du med i øjeblikket?
- Blokkere og udfordringer: Hvilke blokeringer eller udfordringer kæmper du med? Hvordan kan jeg støtte dig?
- Målsætninger: Hvilke mål har du sat dig for de(n) næste uge(r)?
- Yderligere punkter fra medarbejderen eller den direkte rapport (f.eks. feedback eller ideer)
- Yderligere punkter fra lederen eller teamlederen (f.eks. feedback eller personlig udveksling af opdateringer fra virksomheden)
- Stemningsundersøgelse (valgfrit): Hvis du regelmæssigt undersøger teammedlemmernes tilfredshed med forskellige aspekter (f.eks. generel tilfredshed, feedbackkultur, ledelse) i tal og gør det målbart, professionaliserer du dit lederskab.
Brugen af en dagsorden skaber struktur og giver sikkerhed for begge parter i forberedelsen af en-til-en- eller medarbejdermødet. Det øger drastisk sandsynligheden for en vellykket diskussion, der opfylder det egentlige formål med mødet.
I øvrigt tilbyder 1-til-1-mødeværktøjet Echometer forskellige skabeloner til din møderutine. Her er blot et eksempel ud af mange – - se vores værktøj:
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Kommunikation
Hvor ser du dit team: Hvordan er bidragene fordelt?
Hvor ser du dig selv? Hvilken rolle spiller du, afhængigt af mødet?
Hvad ville være et første skridt til at sikre, at bidragene fordeles mere jævnt i teamet?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Fejl fremad
Hvornår har du sidst haft en fornemmelse af, at du har begået en fejl med noget?
Hvordan reagerede du på denne fejltagelse?
Hvad ville være et konstruktivt syn på denne "fejltagelse"?
Hvad er de næste vigtige fejl, du skal begå for at komme tættere på dine mål?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Lær af de bedste
Hvem i dit team ser du op til, og hvorfor?
Hvad er det, du gerne vil lære, når du tænker på dine kolleger i og uden for virksomheden?
Tag kontakt til de mennesker, du gerne vil lære af.
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Konflikttyper
Nævn en konflikt, du har haft i dit team for nylig.
Tag et kig på de 5 forskellige konfliktstile: Kan din adfærd og holdning klassificeres i en eller flere af konfliktstilene?
Hvordan kunne du have håndteret konflikten bedre?
To mere specifikke tips til en-til-en-dagsordenen, hvis du overvejer at tilpasse en-til-en-skabelonen:
- Hvis du vil have succes, må du ikke springe check-in over under din en-til-en-samtale. I kommer sikkert begge lige fra andre aftaler eller sammenhænge og har brug for et par minutter til at omstille jer mentalt til en-til-en-mødet. Indtjekningen er også en god mulighed for at styrke forholdet til medarbejderen og formidle gensidig personlig interesse og påskønnelse.
- Dagsordenspunktet "Andre punkter fra medarbejderen" i én-til-én-samtalen er tænkt som en catch-all, så din medarbejder kan tage emner op her, som han/hun er i tvivl om, hvor skal placeres. Mit tip er derfor ikke at fjerne det fra dagsordenen, men altid proaktivt at spørge, om der er emner i den forbindelse. Hvis ikke, kan du altid springe punktet over i forretningsmødet, og i det mindste vil dette punkt ikke stå i vejen for succesen med dit 1-til-1-møde.
En god guide arbejder også med rammer. Derfor vil jeg ikke fratage dig vores korte ramme for en-til-en-møder. Den vil hjælpe dig med at opfylde formålet med din nye møderutine optimalt.
Tip 4: Sådan afholder du udviklingsorienterede en-til-en-møder: En enkel ramme for en-til-en-møder
Hvis dine en-til-en- eller personalemøder føles som spild af tid og er alt andet end vellykkede, er det følgende afsnit noget for dig.
Mange medarbejderudviklingssamtaler ender med ensidige statusopdateringer fra medarbejderne til deres ledere eller teamledere. Sådanne en-til-en-møder med en rapporterende karakter har ofte ringe merværdi for medarbejderen, de opfylder ikke deres formål og betyder frem for alt ekstra arbejde. Efter vores mening er disse "statusrapport 1-1-møder" derfor spild af tid og opfylder ikke kravene til en moderne leder som en "tjenende leder".
Se også her: Tjenende ledelse i en agil arbejdskontekst
Vi er derfor stærke fortalere for, at vellykkede en-til-en-møder altid skal have et udviklingsorienteret fokus for at kunne opfylde deres formål fuldt ud.
Udviklingsorienterede en-til-en-samtaler eller medarbejdersamtaler følger en klar ramme for at maksimere succesen:
- Kontinuerlig refleksion: Reflektere sammen over tidligere succeser og udfordringer. Identificere mønstre sammen med medarbejderne.
- Udviklingsmål: Udvikling af attraktive, individuelle udviklingsmål, der matcher medarbejderens karrieremål, øger medarbejdernes loyalitet og motivation.
- Udviklingsforanstaltninger: Definér og støt aktivt konkrete skridt til at udvikle medarbejderens færdigheder, så de kan nå deres mål.
En sådan ramme for vellykkede en-til-en-møder giver orientering og fremmer yderligere udvikling. Det første skridt er at definere et udviklingsmål –, som er den næste del af vores guide til en-til-en-dialog.
Tip 5: Sådan definerer og sporer du mål for medarbejderne i en-til-en-møder
Udviklingsmål kan være et andet værktøj til at give struktur og retning til dine individuelle samtaler eller udviklingssamtaler og dermed maksimere deres succes. Udviklingsmål skal altid passe til konteksten for at opfylde deres formål:
- I hvor høj grad matcher medarbejderens udviklingsmål teamets eller virksomhedens mål? Hvis dette aspekt af sammenfaldende mål er relevant for dig, kan jeg anbefale rammerne for "Mål og nøgleresultater" som et tip.
- Hvordan matcher udviklingsmålet medarbejderens personlige interesser og motivation?
Undersøgelser viser, at klare udviklingsmål – kan øge medarbejdernes præstationer med 12% til 15% uden nogen form for økonomisk kompensation –. Se her: Målsætningers indflydelse på arbejdspræstationer
Grundlaget for vellykkede en-til-en-møder: Definition af udviklingsmål for medarbejderne
Før I definerer udviklingsmål på jeres 1-1-møder, bør I derfor også zoome ud fra hverdagen og tale om medarbejderens langsigtede vision og den rolle, som medarbejderen ser sig selv i på mellemlang eller lang sigt. Prøv at forstå medarbejderens motivationsfaktorer godt, før I går i gang med at definere udviklingsmål sammen.
Udviklingsmål skal være klare, målbare og opnåelige, så de opfylder deres formål. Du kan bruge SMART-metoden til at tjekke formuleringen:
- Specifik: Er udviklingsmålet klart og specifikt nok? Hvis det virker for langt ude i fremtiden, kan man så definere et tidligere delmål?
- Målbar: Der bør være målbare indikatorer til at evaluere fremskridt. Hvordan vil du integrere disse målinger i dine en-til-en-møder eller regelmæssige medarbejdersamtaler?
- Attraktivt: Målet skal være meningsfuldt og motiverende for medarbejderen.
- Realistisk: Udviklingsmålet skal være opnåeligt for medarbejderen. Er det realistisk at nå det med den nuværende arbejdsbyrde, eller skal ansvarsområderne ændres?
- Afsluttet: Der skal være en klar tidsramme og helst milepæle, så der allerede kan opnås fremskridt i de kommende en-til-en- eller medarbejdermøder.
Spor udviklingsmål i en-til-en-møder
Hold udviklingsmålet så synligt som muligt i dine One-on-One-noter, så du jævnligt bliver mindet om det.
Udviklingsmålet undersøges regelmæssigt i vellykkede en-til-en-samtaler eller medarbejdervurderinger og justeres om nødvendigt. Desuden bør der udledes tiltag af udviklingsmålet, som kan implementeres så hurtigt som muligt, så man hele tiden kan mærke fremskridt og opfylde formålet med en-til-en-møderne.
Ideelt set bør du altid have et eller to aktive tiltag for udviklingsmålet, som du kan diskutere som en del af dine individuelle samtaler eller medarbejdersamtaler.
Tip 6: Værktøjer til en-til-en forretningsmøder
Føler du dig stadig usikker som leder eller teamleder og ved ikke rigtig, hvordan du skal gennemføre vellykkede en-til-en-samtaler? Jeg har allerede påpeget ovenfor, at der selvfølgelig findes software til at gennemføre en-til-en-møder. Det smukke ved 1-til-1-onlineværktøjer er, at de naturligvis tager højde for det grundlæggende i denne guide.
Hvis du er interesseret i eksisterende værktøjer i detaljer, kan jeg anbefale vores artikel som et ekstra tip: De 3 bedste 1-til-1 mødeværktøjer i sammenligning. Hvis du vil prøve, hvad vi mener er det bedste værktøj til vellykkede 1-til-1-møder, kan du komme i gang med det samme ved hjælp af følgende skabelon. Værktøjet kan meget mere end bare at optage mødenotater –, det har mange skabeloner, automatiseringer, foreslåede foranstaltninger og hjælper dig med at få KPI'er til medarbejderudvikling:
1:1-mødeværktøjsskabelon: Stemning som vejr
- Hvis du skulle beskrive din følelsesmæssige tilstand som vejret, hvordan er vejret så i dit projekt eller dine opgaver i øjeblikket?
Hvordan er vejret i forhold til din arbejdsgiver, dit personlige liv og dit privatliv?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Kommunikation
Hvor ser du dit team: Hvordan er bidragene fordelt?
Hvor ser du dig selv? Hvilken rolle spiller du, afhængigt af mødet?
Hvad ville være et første skridt til at sikre, at bidragene fordeles mere jævnt i teamet?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Fejl fremad
Hvornår har du sidst haft en fornemmelse af, at du har begået en fejl med noget?
Hvordan reagerede du på denne fejltagelse?
Hvad ville være et konstruktivt syn på denne "fejltagelse"?
Hvad er de næste vigtige fejl, du skal begå for at komme tættere på dine mål?
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Lær af de bedste
Hvem i dit team ser du op til, og hvorfor?
Hvad er det, du gerne vil lære, når du tænker på dine kolleger i og uden for virksomheden?
Tag kontakt til de mennesker, du gerne vil lære af.
Skabelon til 1:1-mødeværktøj: Konflikttyper
Nævn en konflikt, du har haft i dit team for nylig.
Tag et kig på de 5 forskellige konfliktstile: Kan din adfærd og holdning klassificeres i en eller flere af konfliktstilene?
Hvordan kunne du have håndteret konflikten bedre?
De 5 vigtigste tips til vellykkede en-til-en-møder opsummeret
Så lad os opsummere, hvad jeg håber, at du som leder har lært om vellykkede en-til-en-samtaler og deres formål (ud over at vide, hvad en en-til-en-samtale er):
- Sørg for regelmæssighed: En fast kadence, f.eks. hver uge eller hver 14. dag, er afgørende.
- Forberedelse og ren dokumentation: En klar dagsorden og strukturerede noter gør en-til-en-møder mere effektive.
- Hør her: Giv medarbejderen plads til at udtrykke sine bekymringer.
- Fremme udvikling: Brug en-til-en-samtaler og regelmæssige medarbejdersamtaler til at definere langsigtede udviklingsmål for medarbejderne og aktivt støtte dem i at nå dem.
- Sporing: Skriv resultater og opgaver ned, og skab en fælles forpligtelse til at gennemføre opfølgningen.
Med disse tips og retningslinjer vil dine personlige møder og regelmæssige medarbejdersamtaler blive et værdifuldt værktøj til ledelse og udvikling.
