Впровадити семінари з вивчення досвіду для моєї команди або проєкту

Якщо ваша мета - безперервний процес вдосконалення в проектах або командах, семінари з вивчення уроків - хороший варіант для вас. 

Частим приводом для вступу є досягнення віх проекту або його завершення. У такі моменти команді потрібно щонайменше від 60 до 180 хвилин, залежно від розміру команди, щоб обміркувати "як" і зробити висновки, а також, можливо, заходи на майбутнє.

У гнучких командах, які працюють разом на довгостроковій основі, такий формат навіть міцно інтегрований у щоденну робочу рутину і відбувається з періодичністю від тижня до місяця, залежно від ритму спринту.

Ми бачимо, що все більше і більше команд адаптують ці безперервні формати з великим успіхом.

Яка користь від семінарів з вивчення досвіду?

Багато менеджерів, ймовірно, зараз відреагували б так: "Інвестувати 60-90 хвилин у роздуми кожні 2 тижні? Який у цьому сенс?!"

На щастя, дослідження дають хорошу відповідь на це питання. Танненбаум і Церасолі (2013) показали в метадослідженні, що ефективність команди підвищилася завдяки цій саморефлексії (при правильному використанні) в середньому між 20% і 25%.

Приклади з практики

Як відбувається підвищення продуктивності? Ось кілька прикладів того, які питання в поєднанні з правильними заходами можуть сприяти підвищенню продуктивності:

• Методи роботи: Досі ми записували кожен прогрес в Excel, оновлення якого різними версіями завжди спричиняло багато роботи і плутанини. Можливі дії: спробувати онлайн-інструменти, такі як Trello або Notion, щоб організувати проекти так, щоб версії більше не потрібно було об'єднувати вручну.
• Самоорганізація та процеси прийняття рішень: Ми навряд чи знаємо один про одного, наскільки далеко хтось знаходиться в роботі над своїм субпроектом на даний момент. Можливо, варто спробувати формат "щоденного стендапу", щоб покращити координацію всередині команди?
• Комунікація всередині команди та зі стейкхолдерами: Проекти нових продуктів доводяться до відома зацікавлених сторін відносно пізно, коли в розробку вже вкладено багато зусиль. Як ми можемо отримувати зворотній зв'язок від наших стейкхолдерів раніше і більш регулярно?
• Визначення пріоритетів: Хоча в ході проекту ми отримали нові знання, ми дотримуємося нашої початкової розстановки пріоритетів. Як ми можемо гарантувати, що в майбутньому ми будемо краще використовувати можливості, отримані завдяки цим новим знанням, у нашому плануванні?

Звісно, ці проблеми можна було б виявити та покращити і без семінару з вивчення уроків. Але завдяки структурованому процесу зворотного зв'язку – без щоденного стресу – такі проблеми часто лише усвідомлюються.

Таким чином, семінар з вивчення уроків є дуже ефективним форматом, коли йдеться про визначення та реалізацію потенціалу для вдосконалення або блокуючих факторів. Ще одним позитивним аспектом є те, що цей процес самоорганізовується в командах, що ще більше підвищує відданість і задоволеність команди.

Як підготувати та провести семінар з обміну досвідом? – шаблон

Впровадження цих семінарів, після того, як команда засвоїла їх, не є складним завданням. Процедура поєднує в собі найкращі практики Модерація воркшопуякий багатьом здасться знайомим. Звичайно, існує незліченна кількість методів для проведення таких семінарів, але 5 кроків з Контрольного списку засвоєних уроків пропонують простий приклад успішного семінару:

Крок 1: Реєстрація з відкритим питанням

Семінар має бути максимально інтерактивним, тому найкраще починати з відкритого запитання, на яке кожен член команди по черзі коротко відповідає. Таким чином усі залучаються до розмови. Наприклад, можливі такі запитання:

• За шкалою 0 – 10, наскільки ви впевнені, що ми досягнемо мети проекту/команди і чому?
• Що стало для вас найбільшою невдачею чи успіхом за останній тиждень (або місяць...)?

Крок 2: Зберіть теми

Хоча першим кроком все ще є забезпечення того, щоб усі приїхали в режимі засвоєння уроків, наступним кроком є збір зворотного зв'язку в структурований спосіб. Для того, щоб Групове мислення Щоб уникнути цього, цей крок слід спочатку виконати в індивідуальній роботі, перш ніж ділитися темами в групі.

Знову ж таки, ви можете використовувати різні формати запитань, щоб стимулювати розмову. Особливо часто ми бачимо такі приклади:

• Добре-Погано (простий варіант для початківців): Що пройшло добре? Що пішло погано?
• Keep-Stop-Start (популярний, краще веде від статус-кво до дії, ніж "Start-Stop-Continue"): Що ми повинні продовжувати робити в команді, як і раніше? Що ми повинні припинити робити в команді? Що варто почати робити в команді, або принаймні спробувати?
• Очікуване-неочікуване (для різноманітності): Що сталося, чого ви очікували заздалегідь? Що сталося позитивного, чого ви не очікували заздалегідь? Що пішло гірше, ніж ви очікували?