Що таке ретроспектива?

Якщо ви хочете отримати більше пунктів дій з ретроспектив, вам потрібно добре робити дві речі: по-перше, зробити достатньо відповідних проблем видимими, а по-друге, свідомо відкрити простір рішень у команді.

Спочатку зберіть проблеми, які варто вирішити

Якщо вашій команді важко відкрито говорити про проблеми, то це часто є першим вузьким місцем на шляху до значущих дій з ретроспективи.

Наступні підходи допоможуть вам отримати більше інформації на етапі «Збір даних»:

• Проведіть опитування перед ретроспективою: це дасть окремим членам команди більше часу на роздуми про свою роботу.
• Дозвольте анонімний зворотний зв’язок: це може знизити бар’єр для відкритого спілкування. Водночас це зменшує тиск, щоб кожен відгук був ідеально сформульований.
• Використовуйте різноманітні та креативні формати ретроспектив. Якщо ви завжди запитуєте лише «Що пройшло добре?» та «Що пройшло погано?», це часто не дуже стимулює. Різноманітні формати допомагають уникнути втоми від ретроспектив та підвищити рівень залученості (дивіться також Втома від ретроспектив ). Щоб уникнути цієї втоми від ретроспектив та підтримувати високу залученість команди, також стане в пригоді наш список форматів ретроспектив: Огляд креативних методів ретроспективи

Якщо ви хочете додатково покращити модерацію вашого ретро, перегляньте також нашу електронну книгу (звичайно, безкоштовно): Електронна книга з ретро-модерації

У цій електронній книзі ви знайдете додаткові поради про те, як вести кращі дискусії та, як результат, отримувати більше якісних пунктів до виконання (Action Items) з ретроспектив.

Потім широко відкрийте простір рішень для можливих дій

Як тільки ретроспектива зробила видимим хороший вибір пріоритетних проблем, наступний крок: зібрати якомога більше ідей для можливих дій.

Подібно до того, як ви не повинні поспішно оцінювати відгуки в ретроспективі, ви також не повинні відразу оцінювати ідеї щодо пунктів дій. Модератору корисно відкрито досліджувати простір рішень для кожної пріоритетної проблеми.

• Ставте гіпотетичні запитання «Що, якби…», щоб стимулювати творчі ідеї.
• Записуйте можливі пункти дій на видному місці, щоб команда могла спиратися на них і комбінувати їх.
• Чим більше ідей ви зберете для вирішення проблеми, тим вища ймовірність того, що в кінцевому підсумку з цього вийде дійсно хороший наступний крок.
• Ставте під сумнів припущення, що лежать в основі кожної ідеї щодо дії, щодо основної причини проблеми. Часто ви можете візуально згрупувати ідеї щодо дій за передбачуваними основними причинами.

Якщо ви також шукаєте конкретні практичні приклади, ви знайдете більше матеріалів для читання тут: Поради та приклади хороших дій з ретроспектив

Свідомо знизьте бар’єр для пункту дій

Якщо ваша команда не може дійти згоди щодо причини або найкращого рішення з певної теми, часто краще не завершувати ретроспективу з напівготовим визначенням для пункту дій. Тоді краще, щоб темою став чіткий наступний крок, наприклад: «Окрема сесія щодо [теми]».

Breakout Session - це хороший наступний крок для подальшої роботи над важливою проблемою, не вдаючись до конкретного рішення в ретроспективі. Обговорення в ретроспективі вже створює хорошу основу для цього.

• Сесія в малих групах (Breakout-Session) дає безпосереднім учасникам більше часу для підготовки своїх точок зору.
• Команді не доведеться витрачати весь час ретроспективи на непродуктивну принципову дискусію, в яку лише небагато хто може зробити свій внесок.
• Результат може бути повернутий команді пізніше, наприклад, на наступній ретроспективі або у визначений час.

Важливо в кінцевому підсумку не ідеальне рішення в самій ретроспективі, а те, щоб у вас був чіткий наступний крок, який дійсно просуне вас вперед.

Якщо ви також хочете зосередитися на якості окремих заходів, прочитайте також цей запис у розділі FAQ: Як отримати кращі заходи у ретроспективах?

Ретроспективи підходять для будь-якої команди, яка хоче покращити свою співпрацю – незалежно від того, чи працює вона за agile-методологією, чи ні.

Особливо корисні ретроспективи, коли:

• існує регулярна співпраця та спільні цілі
• команди можуть відкрито говорити про проблеми або хочуть над цим працювати
• є бажання зробити процеси видимими та покращити їх

Навіть нові команди можуть проводити ретроспективи. Вирішальне значення мають безпечні умови та чітка модерація.

Успіх ретроспектив проявляється в тому, що узгоджені заходи реалізуються і виникають вимірні поліпшення. Для цього команди використовують, окрім показників продуктивності (до яких слід ставитися з обережністю), наприклад, відстеження пунктів дій, тенденції за шкалами зворотного зв’язку в опитуваннях Team Health-Check / Pulse-Check.

Якщо ви хочете мати кращі заходи в ретроспективі, то особливо корисними будуть три речі:

Переконайтеся, що заходи є актуальними для команди

• Після етапу «Збір даних» ретроспективи проведіть голосування крапками за всіма темами ретроспективи та зосередьте обговорення заходів на найбільш обраних темах. Теми без голосів, як правило, слід ігнорувати під час обговорення можливих заходів.
• Намагайтеся якомога менше говорити про можливі заходи до пріоритизації. Якщо ідеї виникають до голосування крапками, запишіть їх, але зачекайте з фактичним обговоренням, поки не буде визначено пріоритети.

Див. також: Фази ретроспективи

Зосередьтеся на конкретному наступному кроці під час визначення заходів

• Захід ретроспективи також може бути невеликим наступним кроком – навіть якщо він не може остаточно вирішити проблему.
• Якщо існують різні думки щодо причин проблеми або найкращого рішення, часто краще не поспішати з конкретним заходом. Замість цього може бути корисним окрема зустріч у малих групах з безпосередньо залученими особами.
• Це дає учасникам більше часу для підготовки своїх аргументів і спільної розробки рішення, не витрачаючи час усієї команди на ретроспективу.
• Також переконайтеся, що кожен захід має чітко помітний результат, який можна досягти до наступної ретроспективи.

Якщо ви хочете додатково покращити модерацію ретроспектив, вам також варто ознайомитися з нашою електронною книгою (звичайно, безкоштовно), в якій ви знайдете додаткові поради щодо того, як структурувати ретроспективи, щоб з обговорень дійсно виникали конкретні заходи: Електронна книга з модерації ретроспектив

У заходах в ретроспективі: менше – краще

• Рекомендовано від одного до максимум трьох заходів на ретроспективу. І навіть якщо регулярно є лише один захід, цього цілком достатньо. У багатьох проблемах цінність ретроспективи полягає просто в тому, що ви спільно обговорили проблему в команді, і не обов’язково потрібен додатковий захід.
• З іншого боку, якщо ви збираєте більше трьох заходів, то більш імовірно, що кожен окремий захід буде менш актуальним для команди і в кінцевому підсумку не буде послідовно реалізований.
• Крім того, діє правило: один дуже хороший захід кращий, ніж три посередні. Тому приділіть достатньо часу кожному окремому заходу.

Ці 3 поради – дуже хороший початок. Для просунутих і зацікавлених читачів ось рекомендована додаткова література: Хороші заходи з ретроспектив .

Для більшої різноманітності у співпраці та більшого залучення команди також варто переглянути наш список методів ретроспективи: Креативні методи ретроспективи

Якщо ви насамперед хочете знати, як отримати більше конкретних пунктів дій з ретроспектив, прочитайте також цей запис: Як отримати більше заходів з ретроспектив

Типовими для ретроспектив є п’ять фаз: створення рамок, збір даних, отримання інсайтів, визначення заходів та завершення. Точний процес може варіюватися, але він завжди повинен приводити до конкретних пунктів дій. Окрім класичних 5 фаз ретроспектив, існує також модель подвійного алмазу для фаз ретроспектив , яка дає модераторам ретроспектив більш інтуїтивне уявлення про успішну та орієнтовану на результат модерацію.

Ретроспективи допомагають командам на ранніх етапах виявляти проблеми, розуміти причини та спільно приймати рішення щодо вдосконалення. Це підвищує прозорість, задоволеність команди та якість результатів.

Ні, вам не потрібно входити в Echometer або реєструватися, щоб протестувати Retro Board і Retro Tool в Echometer.

Ви можете спробувати ретро-плату Echometer за наступним посиланням, не входячи в систему: Почніть пробний запуск

Однією з найбільших переваг Echometer Retro Tool є різноманітні шаблони для ретроспектив, які можна використовувати як зразки для творчого дизайну власних ретроспектив.

Ось короткий перелік зразків для розуміння ретроспективних шаблонів:

• Щасливі, здивовані, сумні
• Троє поросят
• Командний дух Health Check
• Ретроспективні шаблони до Великодня та Різдва
• Ретроспектива DORA
• 5 гнучких цінностей Health Check
• Радар Spotify Squad Health Check
• Психологічна безпека Health Check
• Ретроспектива DORA
• Унікальні ретроспективні шаблони, такі як “Ретроспектива 7 гномів” або “Футбольна ретроспектива”

Якщо ви зацікавлені в шаблонах Retrospective Tools, погляньте на цей інструмент: Echometer Ретро-шаблони та шаблони

Ретроспектива зазвичай проходить у такі етапи:

1. Криголам: коротка сесія запитань і відповідей або вправа для початку роботи
2. Збирайте відгуки (прихований мозковий штурм)
3. Зберіть висновки: Тож презентуйте, згрупуйте та визначте пріоритети зворотного зв’язку
4. Визначтеся з заходами: Якомога конкретніші покращення, які можна впровадити протягом найближчих тижнів
5. Висновок: Підсумок та короткий виїзд учасників

Хорошою ментальною моделлю для фаз ретроспективи є модель “Double Diamond” з дизайн-мислення: Фази ретроспективи за Double Diamond

Особливості ретроспективного процесу в Echometer:

• Зворотний зв’язок також можна отримати заздалегідь до ретроспективи за допомогою опитування. З одного боку, це економить час під час ретроспективи, а з іншого - всі учасники можуть заздалегідь подумати про неї і сформулювати свій фідбек на дозвіллі, що може покращити якість ретроспективи.
• В Echometer є додатковий крок “Перегляд заходів”. Тут команда переглядає всі відкриті заходи з попередніх ретроспектив, коригує статус заходів і коментує їх.
• Після завершення ретроспективи в Echometer інструмент автоматично збирає “ROTI” (Return On Time Invested) і, таким чином, надає вам кількісну основу для аналізу ефективності ваших ретроспектив з часом.

Ретроспектива зазвичай відбувається на рівні команди. Як правило, такі гнучкі команди налічують щонайменше 3 учасники та до 10 учасників. Отже, всі члени команди беруть участь у ретроспективі - незалежно від відповідної ролі членів команди в команді.

Те, чи вважати лідера команди членом команди, залежить від контексту і, зрештою, має вирішуватися самою командою. Чим більше лідер команди залучений до щоденної роботи команди, тим більше сенсу для нього брати участь у ретроспективі команди.

Для того, щоб процес був максимально організованим та ефективним, слід призначити модератора. Це завдання може виконувати, наприклад, Скрам-майстер, а також інший член команди. Ви також можете просто ротувати роль модератора в команді – всі по черзі в певному порядку.

Особливо командам, які мають невеликий досвід роботи з ретроспективами або взагалі не мають такого досвіду, слід бути обережними, щоб уникнути наступних помилок:

• Помилка № 1: Ретроспектива як чат-зустріч. Не кожен відгук у ретроспективі потрібно обговорювати. На додаткову увагу заслуговують лише ті теми, які були визначені пріоритетними разом. Тому всі обговорення деталей до голосування слід скасувати і перенести на час після голосування.
• Помилка № 2: Ретроспектива як пошук винуватців. Ретроспектива існує не для того, щоб перекладати відповідальність або звинувачувати інших у негативних подіях чи явищах. Покращення статус-кво - в руках усіх членів команди!
• Помилка №3: Ретроспектива як скринька для скарг. Ретроспектива - це не просто констатація того, що не працює добре. Більшу частину енергії слід зосередити на перспективному мисленні та визначенні обов’язкових заходів.

Для першої ретроспективи доцільно використовувати спеціальний інструмент для підтримки ретроспектив. Echometer з його інтуїтивно зрозумілим і керованим режимом дуже добре підходить для недосвідчених команд. Тут ви можете спробувати ретроспективу в Echometer: https://my.echometerapp.com/retro-setup

Agile (командні) ретроспективи (скорочено “ретро”) – це регулярні командні воркшопи, на яких команди обмірковують та покращують свою співпрацю.

Ретро пропонують командам можливість поміркувати над поточними результатами роботи і, перш за все, над їхньою співпрацею, комунікацією та методами роботи в коротких ітеративних (спринтових) циклах (наприклад, кожні 2 тижні).

По суті, ретро відповідає на наступні 3 питання:

• Що добре спрацювало за останні кілька тижнів? Ці речі слід продовжувати або розширювати разом з командою.
• Що не вийшло так добре? Ці речі слід покращити або не використовувати.
• Що ми будемо робити по-іншому відтепер? Іншими словами, зафіксуйте конкретні заходи.

Інструменти для ретроспективи, такі як Echometer, спрощують і структурують цей процес рефлексії та вдосконалення.