Окрім розваг і командного згуртування під час ретроспективи, важливо також провести мозковий штурм і зафіксувати значущі заходи. Шаблони для дошок можуть стати у пригоді. У цій статті ми познайомимо вас з 5 основними шаблонами дошок та пояснимо, як їх можна використовувати в різних прикладах.
Ретро-шаблон дошки #1: метод "5 причин"
Коли можна використовувати "5x Чому" в ретроспективі
Перш ніж проводити мозковий штурм ретроспективних дій, переконайтеся, що проблема достатньо зрозуміла. Часто члени команди мають різні погляди на проблему. Обмін цими поглядами допомагає виробити спільне розуміння, що підвищує ефективність дій. Шаблон дошки "5x Чому" дозволяє структурувати цей процес. Його можна легко використовувати разом з шаблоном "Ретроспектива" і він чудово його доповнює.
Ось як працює метод "5x Чому"
Ви починаєте з проблеми, яку ви визначили на етапі "Збір даних" ретроспективи, і ставите питання, чому ця проблема існує. Відповідь на це "чому?" записується в шаблон. Потім ми йдемо на один рівень глибше і знову ставимо під сумнів відповідь на питання "чому?". Через цей ланцюжок запитань "чому?" ми наближаємося до справжньої основної причини і можемо знайти різні альтернативні рішення на цьому шляху.
Після повторення питання "Чому?" до 5 разів, команда може провести мозковий штурм, щоб визначити, яке "Чому" пропонує хороший підхід до вирішення проблеми.
Практичний приклад "5x Чому" в ретро
Дуже гарним прикладом появи нових перспектив за допомогою моделі "5x Чому" є високі витрати на очищення Вашингтонського монумента:
ПроблемаВитрати на очищення монумента Вашингтона надзвичайно зростають.
Чому 1: Чому зростають витрати на прибирання? → Тому що дуже багато пташиного посліду.
Чому два?: Чому тут так багато пташиного посліду? → Тому що пам'ятник приваблює так багато птахів.
Чому 3?: Чому пам'ятник приваблює так багато птахів? → Тому що там так багато комах.
Чому 4?Чому на пам'ятнику так багато комах? → Тому що він багато годин підсвічується ввечері.
Чому 5?Чому пам'ятник підсвічується? → Тому що він є більш привабливим для туристів.
Можливі рішення згідно з цим дослідженням основних причин:
- Менше освітлення для пам'ятника
- Використовуйте освітлення, яке приваблює менше комах
Ретро-шаблон для дошки #2: Діаграма "Риб'яча кістка" (Ісікава)
Коли використовувати діаграму "Риб'яча кістка" в ретроспективі
Подібно до шаблону "5x Чому", цей шаблон для дошки присвячений дослідженню основних причин. На відміну від "5x Чому", мета тут - розділити основні причини на різні категорії, щоб створити якомога ширшу перспективу.
Як працює діаграма "риб'яча кістка
Проблема, яку потрібно вирішити, - це голова риби. На першому кроці потрібно визначити категорії, в яких ми підозрюємо основні причини. Тут можна звернутися до різні стандарти або проведіть мозковий штурм категорій самостійно в команді.
Після визначення категорій кожен член команди може провести мозковий штурм причин, що належать до цієї категорії, і представити їх групі. На основі напрацьованих основних причин ви можете вирішити, з яких відправних точок ви хочете почати діяти разом з командою.
Практичний приклад схеми риб'ячої кістки в ретро
Давайте подивимось на діаграму "риб'яча кістка" на прикладі затримок поїздів:
Проблема: 50% поїздів далекого прямування в Німеччині запізнюються більш ніж на 60 хвилин.
Мозковий штурм категорій для основних причин:
- Планування маршруту
- Залізнична мережа
- Вплив погоди
- Поїзд сам по собі
- Станції та колії
- Пересадки та стикування поїздів
Виходячи з категорій, тепер можна провести мозковий штурм щодо того, які Конкретні першопричини приховані тут у кожному конкретному випадку. Прикладами цього можуть бути
- Планування маршруту
- Занадто близька частота руху поїздів на лінії
- Занадто мало можливостей для альтернативних маршрутів
- Надмірно довгі процеси погодження для затвердження альтернативних маршрутів
- ...
- Залізнична мережа
- Відставання під час технічного обслуговування
- Несправності з блоком живлення певної серії
- ...
- ...
На основі зібраних причин ви можете оцінити, які заходи ви можете ефективно вжити як команда.
Ретро-шаблон дошки #3: матриця "зусилля-ефект
Коли можна використовувати матрицю "зусилля-ефект" в ретроспективі
У ретроспективі часто трапляється, що в кімнаті є багато можливих заходів. Тоді важливо зважити, які ідеї щодо заходів є найбільш перспективними. Це саме та ситуація, для якої корисна матриця "зусилля-ефект".
Ось як працює матриця "зусилля-ефект
Матриця описує "зусилля" на горизонтальній осі Х. Чим далі праворуч розміщена тема, тим більшими є передбачувані зусилля. Вертикальна вісь Y, у свою чергу, описує передбачуваний ефект, який матиме захід. З отриманих квадрантів випливають наступні категорії заходів:
- Заповнення (внизу зліва): заходи, які легко реалізувати, але які не мають значного впливу.
- Швидкі перемоги (вгорі ліворуч): прості у впровадженні заходи з великим впливом
- Основні проекти (вгорі праворуч): Розробляйте заходи з великим впливом
- Невдячні завдання (внизу праворуч): Розробити заходи з низьким впливом
Отже, тенденція така: чим далі від лівого верхнього кута знаходиться захід, тим краще. Точне розміщення запропонованих заходів має бути обговорено всією командою.
Практичний приклад матриці "зусилля-ефект" у ретро
На прикладі "Занадто повільний зворотній зв'язок на заявки на підтримку" показники з квадрантів матриці "вплив-зусилля" можуть бути наступними:
Заповнення (внизу зліва):
- Відповідати на тікети підтримки з автоматичним підтвердженням отримання (просто, але, ймовірно, не задовольнить клієнта як окрема зміна)
Швидкі виграші (вгорі ліворуч):
- Призначення ролі "першого реагування", щоб уникнути розпорошення відповідальності (якщо розпорошення відповідальності є основною причиною тривалого часу реагування, цей захід може бути дуже ефективним)
Основні проекти (вгорі праворуч):
- Створити штучний інтелект, який автоматично обробляє до 80% запитів на підтримку (ймовірно, це великий проект, але в разі успіху він також може запропонувати відповідну стійку додану вартість)
Невдячні завдання (внизу праворуч):
- Перебудувати карту процесів для запитів на підтримку (припускаючи, що карта процесів застаріла, але навряд чи використовується в будь-якому випадку, і тому оновлення, ймовірно, не матиме значного впливу)
Ретро шаблон дошки #4: Кола впливу
Коли можна використовувати кола впливу в ретроспективі
Багато проблем, які виникають під час ретроспективи, мають міжкомандний характер. Це означає, що не всі рішення знаходяться у сфері впливу команди. Модель кіл впливу пропонує хороший підхід для з'ясування того, які ініціативи все ж таки можуть бути ініційовані на індивідуальному або командному рівні.
Як працюють кола впливу
Після визначення проблеми починається перша фаза мозкового штурму. Тут насамперед з'ясовується, що кожен член команди може зробити індивідуально, щоб вирішити проблему або принаймні пом'якшити її негативні наслідки. Те саме робиться на командному та організаційному рівнях.
Мета - з'ясувати, що може змінити сама команда, щоб якнайкраще адаптуватися до умов організаційної структури. Щоб знайти рішення за межами команди, важливо провести мозковий штурм, які зміни в організації можна запропонувати. Вирішення проблем в організаційній структурі за межами команди також може бути цінним заходом.
Практичний приклад кіл впливу в ретро
Проілюструємо модель діапазону на прикладі проблеми "віхи продукту не досягнуті":
Що кожен може зробити для себе?
- Активно ставити питання про те, які передумови повинні бути створені для власного внеску (щоб заздалегідь визначити затримки через зовнішні фактори).
- Активно діліться з командою інформацією про те, скільки невизначеності все ще існує в реалізації тем (щоб на ранній стадії зробити прозорим той факт, що робочі пакети ще не можуть бути точно оцінені).
Що ми можемо зробити як команда?
- Прагніть активно обмінюватися досвідом з іншими продуктовими командами, щоб виявити проблеми інтерфейсу на ранній стадії
Які зміни в організації ми можемо стимулювати?
- Запропонуйте 1 тиждень "охолодження" між спринтом
- Запропонувати запровадження кращої логіки документування вимог та залежностей
Ретро шаблон дошки #5: Гіпотеза та експеримент
Коли використовувати шаблон експерименту в ретроспективі
Озираючись назад, ми схильні планувати заходи занадто амбітно. При впровадженні цих великих заходів на заваді стають повсякденні справи, і реалізація заходу буксує, аж поки він не опиняється "під столом". Якщо це трапиться з вами, шаблон "експеримент" може допомогти вам зробити заходи меншими і збільшити швидкість та ймовірність реалізації.
Ось як працює шаблон експерименту
Після визначення проблеми наступним кроком є опис цільового стану. Важливо зрозуміти, що саме зміниться в цільовому стані і чому це так важливо. Наступним кроком є мозковий штурм гіпотез щодо того, чому цей цільовий стан ще не досягнутий і які перешкоди необхідно подолати, щоб його досягти.
Тепер справа за тим, щоб довести ці гіпотези за допомогою якомога менших експериментів. Цільовий стан не обов'язково має бути досягнутий. Натомість основна увага приділяється перевірці гіпотези. Таким чином, шаблон допомагає команді мислити маленькими кроками.
Практичний приклад шаблону експерименту в ретро
На практиці приклад роботи з експериментами може виглядати так:
ПроблемаБачення продукту викликає у нас більше запитань, ніж дає відповідей.
Цільовий станБачення продукту дає нам орієнтир і впевненість у тому, що ми можемо самостійно приймати щоденні рішення в команді та менше координувати свої дії з власником продукту.
ГіпотезаМи занадто мало говоримо про конкретну дорожню карту того, як ми хочемо досягти бачення продукту.
Можливі експерименти:
- Додайте нове поле в епос, де власник продукту коротко пояснює стратегічну важливість і перспективу.
- Проведіть воркшоп щодо бачення продукту та дорожньої карти з власником продукту.
Як уже зазначалося, можливі експерименти в результаті мозкового штурму повинні бути невеликими, простими у виконанні заходами. Ці експерименти не обов'язково вирішать проблему комплексно. Тому результати і досвід експериментів слід активно використовувати в майбутньому, щоб, спираючись на нові знання (гіпотеза підтвердилася чи відхилилася?), вирішити, чи потрібні подальші заходи, і якщо так, то які саме заходи можуть бути перспективними.
Використання шаблонів дошки в ретроспективі
Просто мати кілька шаблонів для проведення мозкового штурму недостатньо. Ви також повинні оцінити для кожної ситуації, який шаблон з якою методологією є доречним. Сподіваємося, приклади допоможуть вам зробити це легше.
Порада для користувачів Echometer
Під час ретро ви можете просто вибрати один із запропонованих шаблонів дошки для кожної теми на полотні ретро, незалежно від того, який шаблон ретроспективи ви використовуєте. Якщо ви створили власні шаблони дошки, вони також доступні для вибору тут:
