При запровадженні особистих зустрічей між керівниками та працівниками одним із перших кроків зазвичай є розсилка запрошень членам команди електронною поштою. Формулювання запрошення і навіть тема листа можуть вплинути на успіх перших індивідуальних зустрічей або оцінювання працівників.
Ось кілька шаблонів і прикладів того, як може виглядати електронне запрошення або запит для ваших індивідуальних зустрічей.
Стандартний шаблон email-запрошень співробітникам на індивідуальні зустрічі
Якщо немає конкретної причини, пов'язаної з працівником, для запровадження зустрічей 1 на 1 або регулярних оціночних співбесід, ви можете використати наступний шаблон електронного листа із запрошенням.
Він містить всі пункти, які повинні бути включені в класичний шаблон:
Доброго дня [ім'я працівника],
Як ми вже обговорювали, я хотів би організувати з вами регулярні зустрічі 1:1, щоб обговорити ваші поточні проекти, виклики та цілі, а також переконатися, що ви отримуєте необхідну підтримку. Ці зустрічі забезпечать відкриту платформу для взаємного зворотного зв'язку та співпраці.
Я хотів би домовитися про нашу першу зустріч на [дата і час]. Зустріч триває приблизно [тривалість] хвилин. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам це підходить. Після цього я додам серію дат до календаря.
Я пропоную зберігати наші спільні нотатки для підготовки зустрічей 1:1 тут, щоб ми обидва мали до них доступ: [Посилання]
З нетерпінням чекаю на спілкування з вами!
З повагою
[Ваше ім'я]
Якщо ви хочете адаптувати цей лист, пам'ятайте, що загальна довжина листа не повинна перевищувати 125 слів і має бути розділена на максимально читабельні абзаци, щоб оптимізувати швидкість читання та зрозумілість. Джерело: Оптимальна довжина листа
Приклади персоналізованих запрошень працівникам на зустрічі 1 на 1
Однак, якщо причина вашої регулярної оціночної співбесіди має індивідуальний характер, ви також повинні вказати це в електронному листі-запрошенні і, можливо, навіть у темі листа. Ось кілька прикладів і шаблонів того, як це може виглядати в електронному запрошенні або електронному запиті.
Приклад шаблону 1: Електронне запрошення на індивідуальну зустріч з новими працівниками
Найпоширенішою причиною для початку нової серії зустрічей 1 на 1 є введення в курс справи та знайомство з новими колегами. У цьому випадку для запрошення електронною поштою підійде наступний текст або шаблон: Доброго дня [ім'я працівника],
Ласкаво просимо до команди! Сподіваюся, ви вже відчули, що з нами ви в надійних руках, і змогли отримати перші позитивні враження.
Щоб надати вам найкращу можливу підтримку під час вашого вступного періоду, я хотів би запровадити регулярні зустрічі з вами 1:1. Ці зустрічі надають можливість прояснити ваші запитання, обговорити ваш прогрес і будь-які проблеми, а також допомогти вам добре освоїтися в нашій команді.
Я хотів би домовитися про нашу першу зустріч на [дата і час]. Зустріч триває приблизно [тривалість] хвилин. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам це підходить. Після цього я додам серію дат до наших календарів.
Пропоную зберігати наші спільні нотатки щодо підготовки зустрічей 1:1 тут, щоб ми обидва мали до них доступ: [посилання].
Я з нетерпінням чекаю на можливість познайомитися з вами ще ближче і попрацювати з вами!
З повагою
[Ваше ім'я]
Перш ніж ми підемо далі, я хотів би дати вам коротку пораду про те, як вивести індивідуальні зустрічі на новий рівень самостійно: За допомогою нашого програмного забезпечення для зустрічей 1-1 Echometer.
Наші інтерактивні шаблони не лише зроблять вашу розмову веселішою та продуктивнішою, але й несподівано органічно запропонують ефективні дії. Спробуйте, наприклад, просто спробувавши шаблон нижче:
Шаблон інструменту для зустрічей 1:1: Настрій як погода
- Якби вам довелося описати свій емоційний стан як погоду, яка погода зараз у вашому проекті або ваших завданнях?
Яка погода по відношенню до вашого роботодавця, вашого особистого життя і вашого особистого життя?
Шаблон інструменту для зустрічей 1:1: Комунікація
Якою ви бачите свою команду: як розподіляються внески?
Де ви себе бачите? Яку роль ви відіграєте в залежності від зустрічі?
Яким був би перший крок для того, щоб забезпечити більш рівномірний розподіл внесків у команді?
Шаблон інструменту для зустрічей 1:1: Передбачити невдачу
Коли востаннє у вас було відчуття, що ви в чомусь помилилися?
Як ви відреагували на цю помилку?
Яким був би конструктивний погляд на цю "помилку"?
Які наступні важливі помилки вам потрібно зробити, щоб наблизитися до своїх цілей?
Шаблон інструменту для нарад 1:1: вчіться у найкращих
На кого у вашій команді ви рівняєтесь і чому?
Чого ви хочете навчитися, коли думаєте про своїх колег у компанії та за її межами?
Зв'яжіться з людьми, у яких ви хочете вчитися.
Шаблон інструменту для зустрічей 1:1: Типи конфліктів
Назвіть нещодавній конфлікт у вашій команді.
Погляньте на 5 різних стилів конфлікту: чи можна віднести вашу поведінку і ставлення до конфлікту до одного або декількох стилів?
Як ви могли б краще впоратися з конфліктом?
Приклад шаблону 2: Електронне запрошення на індивідуальну зустріч для нової ролі співробітника
Внутрішня зміна ролі також часто є причиною запрошення на індивідуальну зустріч або регулярні оціночні співбесіди. У цьому випадку для запрошення на оціночну співбесіду можна використовувати наступний текст або шаблон:
Доброго дня [ім'я працівника],
Оскільки ви нещодавно перейшли на нову посаду [нова посада] (ще раз вітаю!), я хотів би запровадити регулярні зустрічі з вами 1:1. Мета цих зустрічей - підтримати вас на вашій новій посаді та ваших подальших цілях (розвитку), а також обговорити поточні виклики та взаємний зворотній зв'язок.
Я хотів би домовитися про нашу першу зустріч на [дата і час]. Зустріч триває приблизно [тривалість] хвилин. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам це підходить. Після цього я додам серію дат до календаря.
Пропоную зберігати наші спільні нотатки щодо підготовки зустрічей 1:1 тут, щоб ми обидва мали до них доступ: [посилання].
Я з нетерпінням чекаю можливості супроводжувати вас у вашій новій ролі та разом працювати над вашим успіхом!
З повагою
[Ваше ім'я]
Приклад шаблону 3: Запрошення електронною поштою на особисту зустріч у разі виникнення проблем з продуктивністю
Це може бути особливо делікатним, якщо причиною зустрічі 1 на 1 або оціночної співбесіди є проблеми в роботі співробітника. Наведений нижче приклад тексту електронного листа, ймовірно, слід адаптувати до цієї ситуації:
Доброго дня [ім'я працівника],
Я хотів би вести з вами регулярний діалог, щоб обговорювати ваші завдання, виклики та цілі. Я хочу бути впевненим, що ви отримаєте необхідну підтримку для подолання можливих перешкод і досягнення найкращих результатів у роботі.
Я хотів би призначити нашу першу зустріч 1:1 на [дата і час]. Зустріч триває приблизно [тривалість] хвилин. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам це підходить. Після цього я додам серію зустрічей до календаря.
Щоб зробити зустрічі ефективними, пропоную зберігати нотатки та пункти порядку денного тут, щоб ми обидва мали до них доступ: [посилання].
Я з нетерпінням чекаю на те, щоб разом розвивати твій потенціал і підтримувати тебе на твоєму шляху.
З повагою
[Ваше ім'я]
Приклад шаблону 4: Запрошення електронною поштою на особисту зустріч у разі виникнення конфліктних ситуацій або проблем у спілкуванні
Не лише проблеми з продуктивністю, але й регулярні конфлікти та проблеми з комунікацією можуть бути причиною для запровадження зустрічей 1:1 або регулярних оціночних співбесід. Наступний приклад або шаблон електронного листа із запрошенням безпосередньо стосується цього питання:
Доброго дня [ім'я працівника],
Я хотів би вести з вами регулярний діалог про командну роботу та комунікацію. Моя мета - підтримати вас у ефективній роботі з вашими колегами та сприяти створенню відкритого та конструктивного робочого середовища.
Я хотів би призначити нашу першу зустріч 1:1 на [дата і час]. Зустріч триває приблизно [тривалість] хвилин. Будь ласка, дайте мені знати, якщо вам це підходить. Після цього я додам серію зустрічей до календаря.
Для того, щоб зустрічі були ефективними, пропоную фіксувати нотатки та думки тут: [посилання].
Я з нетерпінням чекаю на співпрацю з вами у відкритому діалозі для зміцнення співпраці всередині команди.
З повагою
[Ваше ім'я]
Правильна тема листа із запрошенням співробітників на оціночну співбесіду (4 пропозиції)
Те, чи буде відкрито електронний лист-запрошення, а також рівень уваги, з якою буде прочитано зміст вашого тексту, також залежить від правильного заголовка листа. Тема електронного листа-запрошення для зустрічей 1 на 1 завжди має бути короткою і лаконічною. Оптимальна тема листа має містити від 30 до 50 символів або від 4 до 7 слів. Наприклад, див: Ідеальна довжина рядка теми
Наприклад, тема листа із запрошенням на особисту зустріч або регулярну оцінку співробітників може виглядати так:
Нове: Наші особисті зустрічі 1:1
Початок: зустрічі 1:1, починаючи з наступного тижня
Важлива попередня інформація: зустрічі 1:1 з наступного тижня
1:1 зустрічі ([ім'я співробітника] + [ваше ім'я])
У темі листа не обов'язково вказувати індивідуальні причини для зустрічі 1 на 1. Це можна буде зробити пізніше в самому листі або в детальному тексті (див. шаблони).
Останнім фактором, який є надзвичайно важливим для ефективності електронного листа-запрошення для One-One-One або регулярного оцінювання співробітників, я ділюся з вами в останньому розділі: особиста розмова перед офіційним, професійним електронним запитом.
Важливо: особиста розмова з працівниками перед тим, як ви надішлете лист-запрошення
Перш ніж надсилати шаблон електронного листа для нового оцінювання співробітникам, вам слід заздалегідь оголосити про нього під час особистої зустрічі. Під час особистої зустрічі ви одразу відчуєте, чи розуміють співробітники мету зустрічей один на один, і матимете можливість підкреслити їхню активну роль у формуванні зустрічей 1-1 або регулярних оцінок співробітників.
Під час розмови ви також можете більш ефективно уточнити, в який день тижня, о котрій годині і на який час слід встановити 1:1. Якщо це можливо, прислухайтеся до побажань співробітника або принаймні покажіть, що його точка зору важлива для вас.
Офіційний, професійний електронний лист-запрошення повинен в основному відображати зміст особистої співбесіди і, якщо можливо, безпосередньо відповідати на питання, про які співробітники згадували під час попередньої співбесіди.
Календарне запрошення для співробітників на серію зустрічей 1 до 1
На додаток до електронного листа, ви, ймовірно, також надішлете низку запрошень на особисту зустріч безпосередньо вашим співробітникам. У запрошення або шаблон календаря слід включити наступний вміст:
- Імена обох учасників повинні бути вказані в темі повідомлення про зустріч
- Тривалість і частоту слід узгодити заздалегідь
- Опис у запрошенні має містити посилання на ваші нотатки 1:1
- Мета 1:1 повинна бути повторена в запрошенні або описі
Офіційний або професійний текст вашого календарного запрошення на зустріч один на один може виглядати, наприклад, так:
Назва
Щомісяця 1:1 (Жан та Крістіан)
дата
2024-12-14, щомісяця повторюється
Тривалість
30 хвилин
Опис
Мета: Координація взаємних очікувань, зворотній зв'язок та обговорення цілей розвитку і пов'язаних з ними заходів.
Посилання на наші спільні нотатки: echometerapp.com/one-on-ones/...
Висновок - Вам все ще бракує чогось, щоб підготуватися до зустрічі 1:1?
Сподіваємось, цей текст дав вам уявлення про те, що можна включити в електронний запит на звичайну зустріч 1 на 1. Ми також навели кілька прикладів і шаблонів для теми листа, які можуть вам допомогти.
Якщо ви трохи креативніші і хочете придумати незвичайну назву для вашої серії індивідуальних зустрічей, ви можете знайти кілька прикладів на цю тему в нашому блозі.
У вас є відчуття, що ви можете отримати ще більше від ваших індивідуальних зустрічей? Тоді наше програмне забезпечення Echometer для зустрічей 1 до 1 може вам допомогти. З нашими інтерактивними шаблонами зустрічей ваша зустріч не тільки стане веселішою та продуктивнішою, але й ефективні дії несподівано органічно з'являться на столі. Спробуйте, наприклад, просто спробувавши шаблон нижче:
Шаблон інструменту для зустрічей 1:1: Настрій як погода
- Якби вам довелося описати свій емоційний стан як погоду, яка погода зараз у вашому проекті або ваших завданнях?
Яка погода по відношенню до вашого роботодавця, вашого особистого життя і вашого особистого життя?
Шаблон інструменту для зустрічей 1:1: Комунікація
Якою ви бачите свою команду: як розподіляються внески?
Де ви себе бачите? Яку роль ви відіграєте в залежності від зустрічі?
Яким був би перший крок для того, щоб забезпечити більш рівномірний розподіл внесків у команді?
Шаблон інструменту для зустрічей 1:1: Передбачити невдачу
Коли востаннє у вас було відчуття, що ви в чомусь помилилися?
Як ви відреагували на цю помилку?
Яким був би конструктивний погляд на цю "помилку"?
Які наступні важливі помилки вам потрібно зробити, щоб наблизитися до своїх цілей?
Шаблон інструменту для нарад 1:1: вчіться у найкращих
На кого у вашій команді ви рівняєтесь і чому?
Чого ви хочете навчитися, коли думаєте про своїх колег у компанії та за її межами?
Зв'яжіться з людьми, у яких ви хочете вчитися.
Шаблон інструменту для зустрічей 1:1: Типи конфліктів
Назвіть нещодавній конфлікт у вашій команді.
Погляньте на 5 різних стилів конфлікту: чи можна віднести вашу поведінку і ставлення до конфлікту до одного або декількох стилів?
Як ви могли б краще впоратися з конфліктом?
