5 шаблонів для email-запрошень на індивідуальні зустрічі

При запровадженні особистих зустрічей між керівниками та працівниками одним із перших кроків зазвичай є розсилка запрошень членам команди електронною поштою. Формулювання запрошення і навіть тема листа можуть вплинути на успіх перших індивідуальних зустрічей або оцінювання працівників.

Ось кілька шаблонів і прикладів того, як може виглядати електронне запрошення або запит для ваших індивідуальних зустрічей.

До речі, якщо вас цікавлять детальні шаблони для різних зустрічей один на один (наприклад, щотижневих, щорічних, 1-1 зі складними співробітниками…), перегляньте відповідну статтю: 15 перевірених шаблонів зустрічей 1-1 для редагування (безкоштовно) .

Якщо немає конкретної причини, пов’язаної з працівником, для запровадження зустрічей 1 на 1 або регулярних оціночних співбесід, ви можете використати наступний шаблон електронного листа із запрошенням.

Він містить всі пункти, які повинні бути включені в класичний шаблон:

До речі: Якщо ви менеджер розробників програмного забезпечення, то наступна стаття може бути для вас цікавою: 6 Приклади зворотного зв’язку для розробників програмного забезпечення .

Якщо ви хочете адаптувати цей лист, пам’ятайте, що загальна довжина листа не повинна перевищувати 125 слів і має бути розділена на максимально читабельні абзаци, щоб оптимізувати швидкість читання та зрозумілість. Джерело: Оптимальна довжина листа

Однак, якщо причина вашої регулярної оціночної співбесіди має індивідуальний характер, ви також повинні вказати це в електронному листі-запрошенні і, можливо, навіть у темі листа. Ось кілька прикладів і шаблонів того, як це може виглядати в електронному запрошенні або електронному запиті.

Приклад шаблону 1: Електронне запрошення на індивідуальну зустріч з новими працівниками

Найпоширенішою причиною для початку нової серії зустрічей 1 на 1 є введення в курс справи та знайомство з новими колегами. У цьому випадку для запрошення електронною поштою підійде наступний текст або шаблон:

Перш ніж ми підемо далі, я хотів би дати вам коротку пораду про те, як вивести індивідуальні зустрічі на новий рівень самостійно: За допомогою нашого програмного забезпечення для зустрічей 1-1 Echometer. 

Наші інтерактивні шаблони не лише зроблять вашу розмову веселішою та продуктивнішою, але й несподівано органічно запропонують ефективні дії. Спробуйте, наприклад, просто спробувавши шаблон нижче:

Приклад шаблону 2: Електронне запрошення на індивідуальну зустріч для нової ролі співробітника

Внутрішня зміна ролі також часто є причиною запрошення на індивідуальну зустріч або регулярні оціночні співбесіди. У цьому випадку для запрошення на оціночну співбесіду можна використовувати наступний текст або шаблон:

Приклад шаблону 3: Запрошення електронною поштою на особисту зустріч у разі виникнення проблем з продуктивністю

Це може бути особливо делікатним, якщо причиною зустрічі 1 на 1 або оціночної співбесіди є проблеми в роботі співробітника. Наведений нижче приклад тексту електронного листа, ймовірно, слід адаптувати до цієї ситуації:

Приклад шаблону 4: Запрошення електронною поштою на особисту зустріч у разі виникнення конфліктних ситуацій або проблем у спілкуванні

Не лише проблеми з продуктивністю, але й регулярні конфлікти та проблеми з комунікацією можуть бути причиною для запровадження зустрічей 1:1 або регулярних оціночних співбесід. Наступний приклад або шаблон електронного листа із запрошенням безпосередньо стосується цього питання:

Те, чи буде відкрито електронний лист-запрошення, а також рівень уваги, з якою буде прочитано зміст вашого тексту, також залежить від правильного заголовка листа. Тема електронного листа-запрошення для зустрічей 1 на 1 завжди має бути короткою і лаконічною. Оптимальна тема листа має містити від 30 до 50 символів або від 4 до 7 слів. Наприклад, див: Ідеальна довжина рядка теми

Наприклад, тема листа із запрошенням на особисту зустріч або регулярну оцінку співробітників може виглядати так:

У темі листа не обов’язково вказувати індивідуальні причини для зустрічі 1 на 1. Це можна буде зробити пізніше в самому листі або в детальному тексті (див. шаблони).

Останнім фактором, який є надзвичайно важливим для ефективності електронного листа-запрошення для One-One-One або регулярного оцінювання співробітників, я ділюся з вами в останньому розділі: особиста розмова перед офіційним, професійним електронним запитом.

До речі, якщо ви також хочете вивести свої розмови на новий рівень, я можу порекомендувати вам хороші шаблони – дивіться, наприклад, наш пост на цю тему: 7 шаблонів для регулярних перевірок співробітників .

А якщо вас цікавить загальне уявлення про регулярні індивідуальні зустрічі, перегляньте нашу статтю на цю тему: Посібник: 6 порад для успішних розмов 1 на 1.

Перш ніж надсилати шаблон електронного листа для нового оцінювання співробітникам, вам слід заздалегідь оголосити про нього під час особистої зустрічі. Під час особистої зустрічі ви одразу відчуєте, чи розуміють співробітники мету зустрічей один на один, і матимете можливість підкреслити їхню активну роль у формуванні зустрічей 1-1 або регулярних оцінок співробітників.

Під час розмови ви також можете більш ефективно уточнити, в який день тижня, о котрій годині і на який час слід встановити 1:1. Якщо це можливо, прислухайтеся до побажань співробітника або принаймні покажіть, що його точка зору важлива для вас.

Офіційний, професійний електронний лист-запрошення повинен в основному відображати зміст особистої співбесіди і, якщо можливо, безпосередньо відповідати на питання, про які співробітники згадували під час попередньої співбесіди.

До речі, якщо ваша перша зустріч з новим співробітником не за горами, можу порекомендувати нашу статтю на цю тему: 5 порад для індивідуальних зустрічей з новими працівниками .

На додаток до електронного листа, ви, ймовірно, також надішлете низку запрошень на особисту зустріч безпосередньо вашим співробітникам. У запрошення або шаблон календаря слід включити наступний вміст:

• Імена обох учасників повинні бути вказані в темі повідомлення про зустріч
• Тривалість і частоту слід узгодити заздалегідь
• Опис у запрошенні має містити посилання на ваші нотатки 1:1
• Мета 1:1 повинна бути повторена в запрошенні або описі

Офіційний або професійний текст вашого календарного запрошення на зустріч один на один може виглядати, наприклад, так:

Сподіваємось, цей текст дав вам уявлення про те, що можна включити в електронний запит на звичайну зустріч 1 на 1. Ми також навели кілька прикладів і шаблонів для теми листа, які можуть вам допомогти. 

Якщо ви трохи креативніші і хочете придумати незвичайну назву для вашої серії індивідуальних зустрічей, ви можете знайти кілька прикладів на цю тему в нашому блозі. 

У вас є відчуття, що ви можете отримати ще більше від ваших індивідуальних зустрічей? Тоді наше програмне забезпечення Echometer для зустрічей 1 до 1 може вам допомогти. З нашими інтерактивними шаблонами зустрічей ваша зустріч не тільки стане веселішою та продуктивнішою, але й ефективні дії несподівано органічно з’являться на столі. Спробуйте, наприклад, просто спробувавши шаблон нижче: