Так звані "віддалені команди", тобто розподілені команди, які працюють разом з різних місць і, можливо, навіть з різних часових поясів, входять у моду: багато компаній хочуть скористатися можливістю залучити таланти до своєї компанії по всьому світу або скористатися перевагами місцевої вартості робочої сили. Актуально Дослідження також показують, що 99% працівників хотіли б мати принаймні можливість працювати віддалено з дому або коворкінгу.

Насправді, в середньому, віддалені працівники, очевидно, є 80% менш напружений і 57% більш задоволений зі своєю роботою, ніж колеги, які завжди працюють на місці. Це пояснює, чому працівники так цінують цю можливість.

Але ця тенденція також створює нові виклики для команд. Тож як координувати та управляти командами, які розкидані по різних локаціях?

Заздалегідь хороші новини:

Google зміг придумати внутрішнє дослідження продемонструвати, що розподілені команди також можуть робити в Опитування може стверджувати: розподілені віддалені команди в принципі можуть бути такими ж успішними, як і команди в одному місці. У той же час, Google опублікував свої найкращі практики в англомовному П'єса поділився. 

Для того, щоб комунікація та продуктивність працювали у віддаленій команді, потрібно пам'ятати про декілька речей. Цікаво, що психологічні фактори, такі як психологічна безпекакомандний дух та Довіра важливу роль.

 

Ось наші поради про те, як ваша віддалена команда може реалізувати свій потенціал:

Порада 1: Дистанційний підхід означає надмірну комунікацію

У віддалених командах потрібно переосмислити комунікацію. Менеджери, напевно, вже знайомі з концепцією надмірної комунікації, оскільки в багатьох книгах з менеджменту йдеться про те, що ви не можете надмірно повідомляти про корпоративну стратегію. Ця концепція надмірної комунікації також актуальна для віддалених команд.

Приклад: команда в основному базується в одному місці, і лише кілька її членів працюють віддалено звідкись ще. Це загрожує створенням дворівневого суспільства, яке може підірвати відчуття команди: Значна частина спілкування відбувається віч-на-віч в офісі, і як віддалений член команди ви регулярно отримуєте інформацію останнім. А саме, лише тоді, коли має відбутися наступний відеодзвінок (наприклад, щоденний або щотижневий) або хтось записує цю інформацію в письмовому вигляді (наприклад, електронною поштою, через Slack, Confluence, Trello/ Jira тощо).

Тому рекомендація: значну частину формальної та неформальної комунікації слід проактивно зберігати в Інтернеті, щоб усі могли її бачити, відповідно до емпіричного правила "спочатку віддалене - потім перше". Навіть якщо іноді здається, що інформація вже відома, слід докласти зусиль, щоб детально зафіксувати кожне рішення в цифровому вигляді, щоб зробити його зрозумілим для третіх сторін.

У віддалених командах ще раз підтверджується, що не існує такого поняття, як надмірна комунікація. А навіть якщо і буває: Воно того варте!

Порада 2: Адаптовані рутини у повсякденному житті

Особливо у віддалених командах важливо як члену команди, менеджеру або скрам-майстру створити основу для регулярного обміну інформацією. Це не означає щомісячне оновлення, а набагато тісніший обмін, який дає команді можливість відчувати себе повноцінною. 

Найкраща практика, яка добре працює з нашого досвіду: Просто складайте щоденні плани онлайн у текстовому форматі. Щодня кожен член команди починає з того, що записує в чаті або на каналі Slack свої найважливіші теми та час, доступний на день. Це робить прозорим для всіх, хто над чим зараз працює. Тим не менш, це дає кожному свободу не збиратися на відеоконференцію рівно о 9:00 ранку для щоденної зустрічі. Така форма діалогу особливо вигідна в різних часових поясах.

Щоденні зустрічі у форматі чату слід доповнити, наприклад, щотижневими у форматі відеодзвінків. Це забезпечить раунд, під час якого всі члени команди зможуть бачити один одного (принаймні в цифровому форматі). Цей відеодзвінок не повинен свідомо переростати у формальне оновлення статусу, тому що тоді він втратить свій ефект командоутворення. Можливо, навіть варто використати домовленість про спільний обід, щоб підкреслити неформальний характер – так, спільний обід перед екраном краще, ніж відсутність спільного обіду. Цей обід можна поєднати з відкритими форматами обміну думками, такими як "Коричнева сумка" / "Обід та навчання"можна з'єднати.

Порада 3: Сплануйте простір для неформального спілкування з чекістами та іншими учасниками.

У розподілених віддалених командах зникають можливості для неформального спілкування, наприклад, на кухні біля кавомашини, за столом для гри в настільний футбол тощо. Тому, щоб створити необхідну довіру між членами команди з різних локацій, необхідно активно забезпечувати простір. Таким чином, члени команди також можуть познайомитися один з одним на людському рівні і стати ближчими.

Тому, намагаючись зробити зустрічі ефективними, важливо виділити принаймні перші 5 хвилин для невимушеного обміну думками в якості "криголама" перед тим, як приступити до обговорення основної теми зустрічі. 

Залежно від раунду, окрім відкритого обміну думками, найкращою практикою може бути реєстрація, під час якої кожен по черзі має право висловитися. Останній учасник, який прибув на зустріч, починає привітання. Для раунду привітання можуть підійти такі запитання:

• За шкалою від 1 (=жахливо) до 10 (=чудово), як ви почуваєтеся зараз? А що?
• Що має статися, щоб ви були на 10-ці сьогодні ввечері?

Відповіді на ці запитання також можуть стосуватися особистих питань –, які повинні залишатися на розсуд кожного. Звичайно, питання для реєстрації можуть змінюватися від зустрічі до зустрічі. Важливо зазначити, що питання не повинні бути надто особистими, оскільки це може викликати дискомфорт у окремих членів команди.

Гарний приклад, який підкреслює важливість: кілька тижнів тому ми були на ретро-вечірці у клієнта, і з'ясувалося, що людина, яка відповіла на шкалу реєстрації на 3, не спала всю ніч і страждала від головного болю. Ця інформація, безумовно, має вирішальне значення для того, щоб мати можливість класифікувати і враховувати поведінку людини.

Порада 4: Командоутворення через ретроспективу як найкраща практика

Це, мабуть, найважливіша порада для всіх тих, хто Ретроспективи (або скорочено "ретро") у своїх віддалених командах. Особливо, коли значна частина спілкування відбувається в цифровій текстовій формі, зростає ризик непорозумінь, які можуть поставити під загрозу довіру та командний дух.