İçindekiler
Patronunuzun sizi sevmesini mi istiyorsunuz? O zaman ekibinizi performansın yeni zirvelerine taşıyın. Onu ortalama bir – arabadan patlayıcı bir rokete dönüştürün!
Nasıl mı? Konuyla ilgili ücretsiz ve psikolojik açıdan sağlam e-Kitabımı indirin "Ekip akışına giden 12 basit adım"ve baştan sona okuyun. Şimdilik bu kadar – ama şimdi bu metnin asıl konusuna gelelim.
Retrospektiflerde çok fazla konuşma yapılır – ancak ekip retrospektifteki tartışmalardan iyi eylemler türetiyor mu? İyi eylemler türetmek genellikle retrospektiflerin ekip tarafından bir "gevezelik toplantısı" olarak mı yoksa ekibin sprint'inde değer katan bir zaman olarak mı algılandığını belirler. Bu nedenle, çevik yöntemlerden ne kadar yararlandıklarıyla yakından ilgilidirler: Çevik ekip ve kurum kültürü.
Bu nedenle, bu makalede ekibinize gerçekten yardımcı olacak, gerçekten anlamlı eylemleri nasıl üretebileceğinize dair 7 pratik ipucunu paylaşmak istiyoruz. Ve hangi hatalardan kaçınmanız gerektiğini. İlk önce bir şey:
Geriye dönük incelemeleriniz için daha çeşitli sorular istiyorsanız, bu konudaki yazımıza göz atın: 54 yeni başlayanlar ve profesyoneller için yeni retrospektif yöntemler (diğerlerinin yanı sıra Mario Kart Retro, Marathon Retro ve Elon Musk Retro ile).
Retrospektiflerden iyi ölçümler için İpucu 1: Ölçümler için miktar yerine kalite geçerlidir
Bir retrospektifin amacı, her ekip üyesinin bundan en az bir yapılacak iş çıkarması değildir. Bunun yerine, bir retrospektifin amacı, ekip için en merkezi sorunların ne olduğu konusunda ekip içinde ortak bir anlayış geliştirmek olmalıdır.
Tedbirlerin sayısı arttıkça, tedbirlerin sadece bireyleri ilgilendirmesi ancak bir bütün olarak ekip için nispeten önemsiz olması riski de artar. Bu gibi durumlarda, ekibin uygulama ve etkinliği birlikte izlemek için zaman ayırma olasılığı azalır. Zamanla önlemler gözden düşer ve geriye dönük incelemelerden elde edilen önlemlerin bağlayıcı bir gücü olmadığı hissi ortaya çıkar.
Daha iyi bir yaklaşım: Geçmişe bakışınızda, harekete geçmeye değer en önemli 3 konuyu belirlemeyi ve bunları, uygulanmaları gerçekten ekiple ilgili olacak şekilde formüle etmeyi hedefleyin.
İpucu 2: Retrospektiflerde önce önceliklendirin, sonra eylemleri tanımlayın
Peki önlemlerin kalitesini artırmayı nasıl başarıyorsunuz?
Geriye dönük bir incelemenin farklı aşamalardan oluşmasının iyi bir nedeni vardır: Retro'nun 5 aşaması. Ölçülerin türetilmesinin en sonda gelmesi tesadüf değildir. Bununla birlikte, biz de geribildirimin netleştirilmesi sürecinin başlarında düzenli olarak ölçütler açısından düşünmeye ve bunları kaydetmek istemeye meyilliyiz.
Bir retroda ölçümlerin çok erken kaydedilmesi hızla bir sorun haline gelebilir. Bunun nedeni, toplanan geri bildirimlerin ve konuların önceliklendirilmesi gibi önemli bir adımın atılmamış olmasıdır. Ancak önceliklendirmeden sonra hangi konuların ekip için en acil olduğunu bilir ve uygun bir ilk 3 öncelik listesi oluşturabilirsiniz.
Bu nedenle bizim tavsiyemiz, retro'nun ilk yarısında nihai bir tedbir tanımlamadan tedbir fikirlerini not etmektir. Tedbirlerin tanımlanması ancak önceliklendirmeden sonra yapılmalıdır. Hoş bir yan etki: retro'nun ilk yarısında önlemleri tartışmayı sürekli olarak reddetmek de zaman kısıtlaması için büyük bir avantajdır.
İpucu 3: Yalnızca beton ölçüler (örneklere bakın)
Belki siz de aynı şeyi duymuşsunuzdur: "Pekala, 'Herkes daha nazik olmaya dikkat etsin' ifadesini bir ölçü olarak yazalım". Ölçütler bu kadar muğlak ve acımasızca formüle edildiğinde retrospektiflerin değer katmadığının düşünülmesine şaşmamalı.
Eğer bir konu önceliklendirmede ilk 3'e girecek kadar önemliyse, o zaman önlemi SMART olarak formüle etmek için de çaba gösterilmelidir. Bunu artık herkes biliyor ve retrospektiflerden elde edilen ölçümlere de uygulamak standart olmalıdır: SMART kriterleri.
Bazı konularda somut tedbirler formüle etmek zor görünebilir. İşte önlemleri formüle ederken yapılması ve yapılmaması gerekenlere birkaç örnek:
Öyle değil: | Ama bunun gibi: |
Herkes birbirine karşı daha nazik olmaya özen gösterir. | Gelecek hafta: Her randevudan sonra teşekkür etmek ve tartışma üzerine düşünmek için bir çıkış. |
Görüntülü görüşmelerde daha fazla empati | Gelecek hafta herkes kamerasını açacak. |
Daha iyi iş tanımı | Gelecek hafta, "Hazır Tanımımızı" genişletmek için bir atölye çalışması düzenleyin. |
Daily'de konuya daha hızlı ulaşın | Bir sonraki retroya kadar, günlük olarak kişi başına 2 dakikalık bir zaman kutusunu deneyin. |
Tedbirler formüle edilirken önemlidir:
- Tedbirler aşırı iddialı olmamalıdır. Örneğin, örneğin sadece "bir atölye kiralamak" ile ilgili olduğunu görüyorsunuz. Dolayısıyla bu çalıştayda hangi kararın alınacağı tamamen açık kalmaktadır. Retroda geçen zaman, en önemli konuları belirlemek için kullanılmalıdır, hemen çözüme kavuşturmak için değil. Bir takip toplantısı koordine etmek (bizim durumumuzda "ara oturum" olarak adlandırılır) de iyi bir önlem olabilir – Her durumda "Daha iyi görev tanımı" ndan 10 kat daha iyi 😉
- Tedbirler küçük deneyler de olabilir: Belki herkes tedbirin meyve verip vermediği konusunda hemfikir olmayabilir. Buradaki kural şudur: "Pudingin kanıtı yemenin içindedir". Buna karşı önemli bir neden yoksa, önlemi öyle bir şekilde formüle edin ki, bir değişiklik sadece bir sonraki hafta veya bir sonraki ay için denenmiş olsun.
Agile otobüslerinin çoğu daireler halinde dolaşıyor....
...ve yüzeysel semptomları tedavi etmek. Sürdürülebilir bir zihniyet değişimi için psikoloji –'yi kullanma zamanı.
İpucu 4: Hedefi tanımlayın ve ayrı ayrı ölçün (örnekle)
Genellikle ekip, ortak hedefin ne olduğu konusunda hızlı bir şekilde anlaşır. Bu hedefe nasıl ulaşılacağına ilişkin fikirler elbette yine de büyük ölçüde farklılaşabilir.
Bu nedenle, öncelikle ortak bir hedef üzerinde anlaşmaya varmak genellikle yararlı olur. Ancak net bir hedef belirlendikten sonra olası tedbirler tasarlanmaya başlanmalıdır.
Tedbirin daha sonra gözden geçirilmesinde hedef, bir tedbirin etkinliğini değerlendirmek için bir çapa görevi görür. Bir hedefe ulaşılırsa, bir tedbir kapatılabilir. Tedbir uygulanmış ancak hedefe henüz ulaşılamamışsa, bir takip tedbiri tanımlamak faydalı olabilir. Yeni çerçeve koşulları nedeniyle bir hedefin geçerliliğini yitirmesi halinde, halihazırda uygulanmış olup olmadığına bakılmaksızın bir tedbir –'den çıkarılabilir.
Daha yapılandırılmış bir ifadeyle, eylem incelemesi şeması şu şekilde olabilir:
| Hedefe ulaşıldı | Hedefe ulaşılamadı | |
| Tedbir hala açık | Önlemi reddet | Tedbiri yeniden sunuma yerleştirin |
| Ölçüm tamamlandı | Tam önlem | Gerekirse, bir takip önlemi planlayın |
Peki bir tedbir için iyi formüle edilmiş bir hedef neye benzeyebilir? Burada yine birkaç uygun önlem örneği ve bunlara karşılık gelen hedefler yer almaktadır:
| Ölçü | Hedef |
| Gelecek hafta: Her randevudan sonra teşekkür etmek ve tartışma üzerine düşünmek için bir çıkış. | Görüşmelerde daha keyifli bir çalışma ortamı yaratmak |
| Gelecek hafta herkes kamerasını açacak. | Video görüşmelerinde tüm katılımcıların daha iyi entegrasyonu |
| Gelecek hafta, "Hazır Tanımımızı" genişletmek için bir atölye çalışması düzenleyin. | Görevleri uygularken daha az sorgu ve bekleme süresi. |
| Günlük olarak kişi başına 2 dakikalık zaman kısıtlamasını deneyin | Dengeli konuşma bölümleriyle daha kısa günlükler. |
İpucu 5: ölçüm gözden geçirme konusunu retrospektiflerde sabit bir gündem maddesi olarak belirleyin.
Somut önlemleri ve ilgili hedefi formüle etme zahmetine zaten katlanıyorsanız, pastanın üzerindeki krema kısmını da atlamamalısınız: Sprint döngünüzde düzenli bir eylem gözden geçirmesi oluşturun.
Şahsen, eylemlerin gözden geçirilmesinin Scrum Kılavuzu'nda sprint retrospektifleri için (henüz) sabit bir gündem maddesi olmamasına şaşırdım. Her halükarda, benim tavsiyem bunu buraya eklemek olacaktır: Scrum Kılavuzu.
Retrospektiflerinizin sıklığına bağlı olarak, eylem incelemesini günlük/haftalık ekip toplantısında tartışmak da faydalı olabilir.
İpucu 6: İyi eylemleri tanımlamak için gerekli alanı yaratmak üzere retroda timeboxing kullanın
Retrospektif genellikle çok fazla enerji çeker ve 60 dakikalık tartışmalardan sonra ekipler genellikle kendilerini tekrar toparlamakta ve iyi eylemleri tanımlamak için gerekli enerjiyi toplamakta zorlanırlar.
Bu nedenle, bir retrospektifin moderatörü olarak, zaman kutusuna dikkat etmeli ve eylemleri türetmek için önceliklendirme / oylamadan sonra yeterli zaman ayırmalısınız. Bir retrospektifin sonunda 5 dakika iyi önlemler almak için yeterli değildir. Özellikle de ekip üyeleri zaten bir sonraki toplantıyı düşünüyorsa.
Kişisel görüşüm: 90 dakika veya daha uzun süreli retro maratonlardan kaçının. Hiçbir ekip üyesini bu kadar uzun randevulardan sonra iyi önlemler almak için yeterli konsantrasyona sahip olmadığı için suçlayamam. Retrolar 30, 45 veya 60 dakika içinde de çok değerli olabilir. Aynı zamanda, benim deneyimlerime göre, ölçümler daha iyi.
Şahsen, ayda bir 90 dakika yerine her iki haftada bir 45 dakikamı retroya ayırmayı her zaman tercih ederim. Elbette bunun ekibin sprint döngüsüyle de ilgisi var. Belki sizin ekibiniz de aynı şekilde düşünüyordur. Onlara –'yi sorun ve emin değilseniz bir deneyin 🙂 .
Geri dönüşlerden bağımsız olarak bir şey eklemek istiyorum: iş arkadaşlarınızla yapacağınız düzenli bire bir toplantılar veya koçluk seansları ekibinizin performansı üzerinde belirleyici bir etkiye sahip olabilir. Hatta bunlar veri odaklı da olabilir! Konuyla daha ayrıntılı olarak ilgileniyorsanız buraya bir göz atın: Burada 129 bire bir görüşme (veya değerlendirme mülakatı) sorusu bulacaksınız ve İşte karşılaştırmalı olarak en iyi 3 bire bir toplantı aracı.
İpucu 7: Retrospektiflerde eylemler için bir birikim oluşturmayın
"Oh, ilk 3'e giremeyen pek çok güzel tedbir fikrimiz vardı – bunun için bizim için bir birikim oluşturmalı mıyım?" – Hayır.
Retrospektifler her zaman iyi bir nedenden dolayı ekipten yeni geri bildirimler alarak başlar. Dolayısıyla, bir konu gerçekten önemliyse, ekipten gelen geri bildirimlerle otomatik olarak bir retrospektifin gündemine geri getirilir. Deneyimlerimize göre, ayrı bir iş listesi tutmak ters etki yaratır. Retrospektifte, yeni fikirlerinizi ve geri bildirimlerinizi yuvarlak içine yerleştirmek istersiniz. Bir retrospektifte, hiç kimse ekibin mevcut zorluklarıyla genellikle çok az ilgisi olan önlemler için geçmiş fikirlerin uzun bir listesine bakmak istemez.
Kural şudur: Ekip için önemli olan şeyler, yalnızca ekibin geri bildirimleri yoluyla bir retrospektifin gündemine gelir. Retrospektiflerin bir önlemler birikimine ihtiyacı yoktur.
İpucu 8: Eylem maddelerinin kalitesini ekiple birlikte değerlendirin
Düzenli olarak, örneğin üç ayda bir, eylem maddelerinin kalitesi üzerinde bilinçli bir şekilde düşünmeli ve ekiple birlikte yeniden gözden geçirmelisiniz.
Eylem maddeleri ve bir bütün olarak retros bizi ileriye taşıdı mı? Getirmediyse neden getirmedi? Nedenleri nelerdir (bunun için 5 Neden yöntemi kullanılabilir)?
Bu konuyla ilgili bir Health Check retrospektifi de faydalı olabilir. Health Check retrospektiflerinde, ekipten 1 ila 7 arasında bir ölçekte bir ifadeye katılmalarını istersiniz. Ekipten geçerli geri bildirim almak için yalnızca kesin ifadelere ihtiyacınız vardır.
Bizim aracımızda (daha fazlası aşağıda), örneğin, şuna benzer bir şey görünüyor. Elbette ifadeleri siz de uyarlayabilirsiniz. Bir göz atmaktan çekinmeyin – belki ekibinizle birlikte denersiniz: Echometer – giriş yapmadan
Not: Bu format Health Check maddelerine katılımı bir ölçek üzerinde sormaktadır.
- Sürekli iyileştirme: Ekibimizde önemli sürekli iyileştirmeler uyguluyoruz.
- RO(T)I: Retrolarımız için harcadığımız çaba ve zaman iyi bir yatırımdır.
- Odaklanma: Retro'da tartışılan konular herkesi ilgilendirir ve sadece birkaç kişiyi etkileyen konular sürekli olarak dışarıda bırakılır.
- Süreç: Retrospektiflerden elde edilen önlemleri uygulamayı başarıyoruz.
İpucu 9: Echometer'yi deneyin
Retro araçları, iyi ölçümler türetmek için basit bir destektir. Tedbirlerin gözden geçirilmesi, zaman çizelgesi oluşturma ve aynı zamanda tedbirlerin niteliksel olarak türetilmesi de dahil olmak üzere – size çok fazla iş kazandırabilir. Retro artık bir monolog değil, canlı bir tartışmadır – ve moderatör olarak parlayabilirsiniz. 
Araçta size iyi önlemlerin nasıl alınacağına dair somut tavsiyeler veriyoruz – ve hem çevrimiçi uzaktan hem de çevrimdışı olarak kullanılabilir. Daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa, "Karşılaştırmalı 7 Akıllı Retro Tahta".
Bu arada, aracımızla sizden veya ekibinizden bir giriş yapmadan bir retro gerçekleştirebilirsiniz.
Bu düğme ile aracı doğrudan açabilir, retro yönteminizi seçebilir ve bir ekibi bağlantı yoluyla davet edebilirsiniz:
Eğer ilgileniyorsanız birçok farklı yöntem mümkündür: 30'dan fazla retrospektif yöntem.
Hala emin değilseniz, kullanıcılarımızdan birinin sizi burada ikna etmesine izin verebilirsiniz: Agile Koç Holger'in aracımızla ilgili deneyimi.
Sonuç: İyi önlemler, iyi retrospektifler
Siz ve ekibiniz retrospektiflerden iyi eylemler çıkarma sanatında ustalaşırsanız, ekibinizin retrospektifleri ne kadar takdir edeceğine şaşıracaksınız.
Echometer'de ekiplere her retrospektiften sonra "Zaman Yatırımının Geri Dönüşü" hakkında sorular soruyoruz ve şu sonuca varabiliyoruz: İyi formüle edilmiş önlemler, ekiplerin retrospektiflerden memnuniyetini önemli ölçüde artırıyor.
Yukarıdaki ipuçlarını takip ederseniz, hiçbir şey yanlış gidemez! Bir sonraki retrospektifiniz için önlemler türetirken iyi şanslar!
Bu arada, ekip üyelerinin çevik zihniyetini sürdürülebilir bir şekilde geliştirmenin en iyi yollarından biri çevik bir Health Check uygulamaktır. Ücretsiz ekip Health Check kitimiz doğru soruları sormanıza yardımcı olabilir – için tıklamanız yeterli: Team-Health Check Yapım Kiti
Krediler
Fotoğraf: "Luis Villasmil üzerinde Unsplash"
