Örnekler de dahil olmak üzere iyi geriye dönük ölçümler için 10 ipucu

Retrospektiflerde çok konuşulur - ancak ekip retrodaki tartışmadan iyi önlemler alıyor mu? İyi önlemler almak genellikle retrospektiflerin ekip tarafından “gevezelik toplantısı” olarak mı yoksa ekibin sprintinde değer yaratan bir zaman olarak mı algılandığını belirler. Bu nedenle, çevik yöntemlerden ne kadar faydalandıklarıyla yakından ilgilidir: Çevik ekip ve kurum kültürü .

Bu nedenle, bu makalede ekibinize gerçekten yardımcı olacak, gerçekten anlamlı eylemleri nasıl üretebileceğinize dair 7 pratik ipucunu paylaşmak istiyoruz. Ve hangi hatalardan kaçınmanız gerektiğini. İlk önce bir şey:

Geriye dönük incelemeleriniz için daha çeşitli sorular istiyorsanız, bu konudaki yazımıza göz atın: 54 yeni başlayanlar ve profesyoneller için yeni retrospektif yöntemler (diğerlerinin yanı sıra Mario Kart Retro, Marathon Retro ve Elon Musk Retro ile).

Retrospektiflerden iyi önlemler için 1. İpucu: Önlemlerde nicelik yerine nitelik geçerlidir

Bir retrospektifin amacı, her ekip üyesinin bundan en az bir yapılacak iş çıkarması değildir. Bunun yerine, bir retrospektifin amacı, ekip için en merkezi sorunların ne olduğu konusunda ekip içinde ortak bir anlayış geliştirmek olmalıdır. 

Tedbirlerin sayısı arttıkça, tedbirlerin sadece bireyleri ilgilendirmesi ancak bir bütün olarak ekip için nispeten önemsiz olması riski de artar. Bu gibi durumlarda, ekibin uygulama ve etkinliği birlikte izlemek için zaman ayırma olasılığı azalır. Zamanla önlemler gözden düşer ve geriye dönük incelemelerden elde edilen önlemlerin bağlayıcı bir gücü olmadığı hissi ortaya çıkar.

Daha iyi bir yaklaşım: Geçmişe bakışınızda, harekete geçmeye değer en önemli 3 konuyu belirlemeyi ve bunları, uygulanmaları gerçekten ekiple ilgili olacak şekilde formüle etmeyi hedefleyin.

İpucu 2: Retrospektiflerde önce önceliklendirin, sonra önlemleri tanımlayın

Peki önlemlerin kalitesini artırmayı nasıl başarıyorsunuz?

Geriye dönük bir incelemenin farklı aşamalardan oluşmasının iyi bir nedeni vardır: Retro’nun 5 aşaması . Ölçülerin türetilmesinin en sonda gelmesi tesadüf değildir. Bununla birlikte, biz de geribildirimin netleştirilmesi sürecinin başlarında düzenli olarak ölçütler açısından düşünmeye ve bunları kaydetmek istemeye meyilliyiz. 

Bir retroda ölçümlerin çok erken kaydedilmesi hızla bir sorun haline gelebilir. Bunun nedeni, toplanan geri bildirimlerin ve konuların önceliklendirilmesi gibi önemli bir adımın atılmamış olmasıdır. Ancak önceliklendirmeden sonra hangi konuların ekip için en acil olduğunu bilir ve uygun bir ilk 3 öncelik listesi oluşturabilirsiniz.

Bu nedenle bizim tavsiyemiz, retro’nun ilk yarısında nihai bir tedbir tanımlamadan tedbir fikirlerini not etmektir. Tedbirlerin tanımlanması ancak önceliklendirmeden sonra yapılmalıdır. Hoş bir yan etki: retro’nun ilk yarısında önlemleri tartışmayı sürekli olarak reddetmek de zaman kısıtlaması için büyük bir avantajdır.

İpucu 3: Sadece somut önlemler (örneklere bakın)

Belki siz de aynı şeyi duymuşsunuzdur: “Pekala, ‘Herkes daha nazik olmaya dikkat etsin’ ifadesini bir ölçü olarak yazalım”. Ölçütler bu kadar muğlak ve acımasızca formüle edildiğinde retrospektiflerin değer katmadığının düşünülmesine şaşmamalı.

Eğer bir konu önceliklendirmede ilk 3’e girecek kadar önemliyse, o zaman önlemi SMART olarak formüle etmek için de çaba gösterilmelidir. Bunu artık herkes biliyor ve retrospektiflerden elde edilen ölçümlere de uygulamak standart olmalıdır: SMART kriterleri.

Bazı konularda somut tedbirler formüle etmek zor görünebilir. İşte önlemleri formüle ederken yapılması ve yapılmaması gerekenlere birkaç örnek:

Öyle değil:	Ama bunun gibi:
Herkes birbirine karşı daha nazik olmaya özen gösterir.	Gelecek hafta: Her randevudan sonra teşekkür etmek ve tartışma üzerine düşünmek için bir çıkış.
Görüntülü görüşmelerde daha fazla empati	Gelecek hafta herkes kamerasını açacak.
Daha iyi iş tanımı	Gelecek hafta, “Hazır Tanımımızı” genişletmek için bir atölye çalışması düzenleyin.
Daily’de konuya daha hızlı ulaşın	Bir sonraki retroya kadar, günlük olarak kişi başına 2 dakikalık bir zaman kutusunu deneyin.

Tedbirler formüle edilirken önemlidir: 

• Önlemler aşırı iddialı olmamalıdır. Örneğin, örnekte sadece “bir atölye ayarlamak” ile ilgili olduğunu görüyorsunuz. Bu nedenle, bu atölyede hangi kararın alınacağı tamamen belirsizdir. Retro’daki zaman, en önemli konuları belirlemeye hizmet etmeli, bunları hemen çözmeye değil. Bir takip randevusunun koordine edilmesi (bizde “Breakout Session” olarak adlandırılır) de iyi bir önlem olabilir - her durumda “Daha iyi görev tanımı”ndan 10 kat daha iyidir ;-)
• Tedbirler küçük deneyler de olabilir: Belki herkes tedbirin meyve verip vermediği konusunda hemfikir olmayabilir. Buradaki kural şudur: “Pudingin kanıtı yemenin içindedir”. Buna karşı önemli bir neden yoksa, önlemi öyle bir şekilde formüle edin ki, bir değişiklik sadece bir sonraki hafta veya bir sonraki ay için denenmiş olsun.

İpucu 4: Hedef ve önlemi ayrı ayrı tanımlayın (örnekle)

Genellikle ekip, ortak hedefin ne olduğu konusunda hızlı bir şekilde anlaşır. Bu hedefe nasıl ulaşılacağına ilişkin fikirler elbette yine de büyük ölçüde farklılaşabilir.

Bu nedenle, öncelikle ortak bir hedef üzerinde anlaşmaya varmak genellikle yararlı olur. Ancak net bir hedef belirlendikten sonra olası tedbirler tasarlanmaya başlanmalıdır.

Önlemin daha sonraki incelemesinde, hedef bir önlemin etkinliğini değerlendirmek için bir dayanak noktası olarak yardımcı olur. Bir hedefe ulaşılırsa, bir önlem tamamlanabilir. Önlem uygulanmış olsa da hedefe henüz ulaşılmamışsa, bir takip önlemi tanımlamak mantıklı olabilir. Yeni çerçeve koşulları nedeniyle bir hedef geçersiz hale gelirse, bir önlem, zaten uygulanmış olsun ya da olmasın, atılabilir.

Daha yapılandırılmış bir ifadeyle, eylem incelemesi şeması şu şekilde olabilir:

	Hedefe ulaşıldı	Hedefe ulaşılamadı
Tedbir hala açık	Önlemi reddet	Tedbiri yeniden sunuma yerleştirin
Ölçüm tamamlandı	Tam önlem	Gerekirse, bir takip önlemi planlayın

Peki bir tedbir için iyi formüle edilmiş bir hedef neye benzeyebilir? Burada yine birkaç uygun önlem örneği ve bunlara karşılık gelen hedefler yer almaktadır:

Ölçü	Hedef
Gelecek hafta: Her randevudan sonra teşekkür etmek ve tartışma üzerine düşünmek için bir çıkış.	Görüşmelerde daha keyifli bir çalışma ortamı yaratmak
Gelecek hafta herkes kamerasını açacak.	Video görüşmelerinde tüm katılımcıların daha iyi entegrasyonu
Gelecek hafta, “Hazır Tanımımızı” genişletmek için bir atölye çalışması düzenleyin.	Görevleri uygularken daha az sorgu ve bekleme süresi.
Günlük olarak kişi başına 2 dakikalık zaman kısıtlamasını deneyin	Dengeli konuşma bölümleriyle daha kısa günlükler.

İpucu 5: Aksiyon incelemesini retrospektiflerde sabit bir gündem maddesi olarak belirleyin

Somut önlemleri ve ilgili hedefi formüle etme zahmetine zaten katlanıyorsanız, pastanın üzerindeki krema kısmını da atlamamalısınız: Sprint döngünüzde düzenli bir eylem gözden geçirmesi oluşturun.

Şahsen, eylemlerin gözden geçirilmesinin Scrum Kılavuzu’nda sprint retrospektifleri için (henüz) sabit bir gündem maddesi olmamasına şaşırdım. Her halükarda, benim tavsiyem bunu buraya eklemek olacaktır: Scrum Kılavuzu.

Retrospektiflerinizin sıklığına bağlı olarak, eylem incelemesini günlük/haftalık ekip toplantısında tartışmak da faydalı olabilir.

İpucu 6: Retroda zaman kutulama ile iyi aksiyonların tanımlanması için gerekli alanı yaratın

Retrospektif genellikle çok fazla enerji çeker ve 60 dakikalık tartışmalardan sonra ekipler genellikle kendilerini tekrar toparlamakta ve iyi eylemleri tanımlamak için gerekli enerjiyi toplamakta zorlanırlar.

Bu nedenle, bir retrospektifin moderatörü olarak, zaman kutusuna dikkat etmeli ve eylemleri türetmek için önceliklendirme / oylamadan sonra yeterli zaman ayırmalısınız. Bir retrospektifin sonunda 5 dakika iyi önlemler almak için yeterli değildir. Özellikle de ekip üyeleri zaten bir sonraki toplantıyı düşünüyorsa.

Kişisel görüşüm: 90 dakika veya daha uzun süreli retro maratonlardan kaçının. Hiçbir ekip üyesini bu kadar uzun randevulardan sonra iyi önlemler almak için yeterli konsantrasyona sahip olmadığı için suçlayamam. Retrolar 30, 45 veya 60 dakika içinde de çok değerli olabilir. Aynı zamanda, benim deneyimlerime göre, ölçümler daha iyi. 

Şahsen ben, ayda bir 90 dakika yerine iki haftada bir 45 dakikayı bir retroya yatırmayı her zaman tercih ederim. Bu elbette ekibin sprint döngüsüyle de ilgili. Belki sizin ekibiniz de böyle düşünüyordur. Onlara bir sorun - ve eğer emin değilseniz, deneyin :-)

Retrolardan bağımsız olarak bir şey eklemek istiyorum: Meslektaşlarınızla düzenli bire bir toplantılar veya koçluklar, ekip performansınız üzerinde belirleyici bir etkiye sahip olabilir. Ve hatta veri odaklı olarak bile yapılabilirler! Eğer bu konuyla daha fazla ilgileniyorsanız, buraya göz atın: Burada 129 bire bir görüşme (veya değerlendirme mülakatı) sorusu bulacaksınız , işte çalışan görüşmeleri için karşılaştırmalı olarak en iyi 3 araç ve hızlı bir genel bakış için 1:1 Toplantı Yazılımı Karşılaştırması .

İpucu 7: Retrospektiflerde eylemler için bir backlog oluşturmayın

“Ah, ilk 3’e giremeyen pek çok güzel eylem fikrimiz vardı - bunun için bir backlog oluşturalım mı?” - Hayır.

Retrospektifler her zaman iyi bir nedenden dolayı ekipten yeni geri bildirimler alarak başlar. Dolayısıyla, bir konu gerçekten önemliyse, ekipten gelen geri bildirimlerle otomatik olarak bir retrospektifin gündemine geri getirilir. Deneyimlerimize göre, ayrı bir iş listesi tutmak ters etki yaratır. Retrospektifte, yeni fikirlerinizi ve geri bildirimlerinizi yuvarlak içine yerleştirmek istersiniz. Bir retrospektifte, hiç kimse ekibin mevcut zorluklarıyla genellikle çok az ilgisi olan önlemler için geçmiş fikirlerin uzun bir listesine bakmak istemez. 

Kural şudur: Ekip için önemli olan şeyler, yalnızca ekibin geri bildirimleri yoluyla bir retrospektifin gündemine gelir. Retrospektiflerin bir önlemler birikimine ihtiyacı yoktur.

İpucu 8: Eylem maddelerinin kalitesini ekiple birlikte değerlendirin

Düzenli olarak, örneğin üç ayda bir, eylem maddelerinin kalitesi üzerinde bilinçli bir şekilde düşünmeli ve ekiple birlikte yeniden gözden geçirmelisiniz. 

Eylem maddeleri ve bir bütün olarak retros bizi ileriye taşıdı mı? Getirmediyse neden getirmedi? Nedenleri nelerdir (bunun için 5 Neden yöntemi kullanılabilir)? 

Bu konuyla ilgili bir Health Check retrospektifi de faydalı olabilir. Health Check retrospektiflerinde, ekipten 1 ila 7 arasında bir ölçekte bir ifadeye katılmalarını istersiniz. Ekipten geçerli geri bildirim almak için yalnızca kesin ifadelere ihtiyacınız vardır.

Örneğin, aracımızda (aşağıda daha fazlası) bu kabaca böyle görünüyor. Elbette ifadeleri de özelleştirebilirsiniz. Göz atmaktan çekinmeyin - belki ekibinizle denersiniz: Echometer - Giriş yapmadan

İpucu 9: Echometer’ı deneyin

İyi önlemler türetmek için basit bir destek, Retro Araçlarıdır. Size epeyce iş yükünden kurtarabilirler - önlem incelemesi, timeboxing ve aynı zamanda önlemlerin niteliksel olarak türetilmesi dahil. Retro artık bir monolog değil, canlı bir tartışma - ve siz bir moderatör olarak parlayabilirsiniz 🙂

Size somut önlemlerin nasıl türetileceğine dair araçta size özel talimatlar veriyoruz ve hem çevrimiçi uzaktan hem de çevrimdışı olarak kullanılabilir. Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa, ” başlıklı makalemize göz atın. Karşılaştırmalı 7 Akıllı Retro Tahta ”.

Bu arada, aracımızla sizden veya ekibinizden bir giriş yapmadan bir retro gerçekleştirebilirsiniz.

Bu düğme ile aracı doğrudan açabilir, retro yönteminizi seçebilir ve bir ekibi bağlantı yoluyla davet edebilirsiniz:

Retro Yöntemi Seçin ve Başlatın

Eğer ilgileniyorsanız birçok farklı yöntem mümkündür: 30’dan fazla retrospektif yöntem .

Hala emin değilseniz, kullanıcılarımızdan birinin sizi burada ikna etmesine izin verebilirsiniz: Agile Koç Holger’in aracımızla ilgili deneyimi .

Sonuç: İyi önlemler, iyi retrospektifler

Siz ve ekibiniz retrospektiflerden iyi eylemler çıkarma sanatında ustalaşırsanız, ekibinizin retrospektifleri ne kadar takdir edeceğine şaşıracaksınız.
Echometer’de ekiplere her retrospektiften sonra “Zaman Yatırımının Geri Dönüşü” hakkında sorular soruyoruz ve şu sonuca varabiliyoruz: İyi formüle edilmiş önlemler, ekiplerin retrospektiflerden memnuniyetini önemli ölçüde artırıyor.

Yukarıdaki ipuçlarını takip ederseniz, hiçbir şey yanlış gidemez! Bir sonraki retrospektifiniz için önlemler türetirken iyi şanslar!

Çevik zihniyeti ekip üyelerinde sürdürülebilir bir şekilde geliştirmenin en iyi yöntemlerinden biri, çevik bir Sağlık Kontrolü uygulamaktır. Ücretsiz ekip Sağlık Kontrolü araç setimiz, doğru soruları sormanıza yardımcı olabilir - sadece tıklayın ve göz atın: Team-Health Check Yapım Kiti

Krediler

” fotoğrafıLuis Villasmil üzerinde Unsplash”